Uwaga: Jeśli używasz Arkuszy Google do tworzenia harmonogramu, upewnij się, że sprawdzasz uprawnienia przed wysłaniem łącza e-mail do zespołu. Chcesz, aby harmonogram był tylko wyświetlany, co oznacza, że nikt nie może edytować własnych zmian.,ing (do 80%)
wady
- krzywa uczenia się z przyjęciem nowej platformy
/li>
uwaga: oprócz powyższych opcji istnieją inne aplikacje do harmonogramu pracy przeznaczone dla pojedynczych osób, takich jak freelancerzy, a nie dla restauracji lub firm handlowych.,
niektóre dobrze znane aplikacje do planowania pracy dla jednego użytkownika na rynku obejmują planowanie harmonogramu i czasu pracy. Ponieważ te aplikacje nie są zaprojektowane do pracy dla wielu osób lub dla firm zmianowych z bardziej złożonymi potrzebami planowania, więc nie wpadliśmy w sedno tych problemów tutaj.
w większości przypadków firmy wybierają arkusze Excel lub Google jako obejścia dedykowanego narzędzia do planowania pracowników. W końcu są one znane i” darmowe ” (jak w, nie ma dodatkowych wydatków poza budżetem). Ale oto rzecz:
arkusze kalkulacyjne po prostu nie działają na Planowanie pracowników.,
Excel świetnie pomaga w obliczeniach i wizualizacjach danych. Jednak używanie go do zarządzania harmonogramami pracy zawsze będzie szkodliwe dla własnej produktywności – nie wspominając o produktywności zespołu.
prawda jest taka, że arkusze kalkulacyjne nie są skutecznym środkiem do zarządzania harmonogramem pracowników-zwłaszcza jeśli jesteś organizacją zmianową. Planowanie harmonogramów zespołu w arkuszach kalkulacyjnych może być czasochłonne, zawodne, nieskuteczne i skutkuje przerażającymi silosami.
Wielu z Was pewnie już to wie, zwłaszcza jeśli obecnie używacie arkuszy kalkulacyjnych., Ale jeśli potrzebujesz bardziej przekonującego, zastanówmy się, dlaczego tak jest:
skuteczne zarządzanie harmonogramami zespołów wymaga czegoś więcej niż arkusza kalkulacyjnego.
programy takie jak Excel po prostu nie oferują kluczowych funkcji, których potrzebujesz, aby zautomatyzować wiele żmudnych rzeczy, które wchodzą w planowanie zmian. Na przykład pracownicy nie mogą podać swojej dostępności z wyprzedzeniem. Musisz to zrobić osobiście lub telefonicznie, SMS-em lub e-mailem i musisz dodać te dane samodzielnie.,
nie można też organizować pracowników według umiejętności lub osób przebywających obecnie na rocznym urlopie – będą one musiały być monitorowane oddzielnie. Oznacza to, że w końcu rozpraszasz krytyczne szczegóły planowania w zestawie narzędzi, co sprawia, że łatwo przeoczyć jeden szczegół lub zmarnować czas na szukanie jednej z kluczowych informacji.
dobra aplikacja do planowania pracy może jednak skonsolidować całą komunikację i dane, dzięki czemu można pożegnać się z przewijaniem starych łańcuchów e-mail lub (co gorsza) poleganiem na pamięci.
harmonogramy w arkuszach kalkulacyjnych są powolne w budowie i utrzymaniu.,
nawet jeśli korzystasz z naszego szablonu handy-dandy, nadal będziesz marnować mnóstwo czasu na dostosowywanie, formatowanie i aktualizowanie harmonogramów, ponieważ zmiany napływają z innych miejsc.
w przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, narzędzia stworzone specjalnie do planowania personelu wykonają za Ciebie wszystko.
arkusze kalkulacyjne nie pomogą Ci zobaczyć szerszego obrazu.
bez jednego miejsca do przechowywania wszystkich pracowników i danych dotyczących planowania, trudno jest wiedzieć, jak skutecznie planujesz swój zespół.,
dzięki bardziej wydajnemu narzędziu do planowania pracowników, takim jak Planday, nie tylko zautomatyzujesz planowanie i usprawnisz wiele powtarzalnych zadań administracyjnych. Będziesz także w stanie odkryć, czy masz zbyt dużo pracowników. Możesz natychmiast porównać tygodniowe koszty wynagrodzenia z przychodami i utrzymać harmonogram lean, przypisując tylko tyle osób, ile potrzebujesz, aby spełnić wymagania klientów.
Jeśli czujesz, że nie wykorzystujesz w pełni każdego dnia pracy, mamy dla ciebie dobrą wiadomość: zwiększenie wydajności nie jest trudne., To po prostu wymaga, aby być bardziej przemyślane o tym, jak zarządzać swoim czasem. Dowiedz się, co robią klienci Planday, aby poświęcić więcej czasu w pracy:
Dowiedz się więcej
dlaczego inne firmy przenoszą się do oprogramowania do planowania pracy zamiast Excela?
Kiedy ludzie i procesy są niezorganizowane, wszystko w dół rzeki ma tendencję do rozpadu.
unikanie pułapek opisanych poniżej i kierowanie zespołem ku sukcesowi wymaga zmiany., Oto niektóre z powtarzających się powodów, dla których widzimy, że klienci przechodzą na narzędzie do planowania zmian, takie jak Planday:
- zbyt dużo czasu marnuje się na szukanie rzeczy. Nie możesz znaleźć swoich plików? Czy ta prośba o czas wolny w Twojej skrzynce odbiorczej? Czas spędzony na szukaniu to czas spędzony na nie załatwianiu spraw.
- rzeczy można pominąć. Ponieważ nie mogłeś znaleźć tego e-maila lub zapomniałeś czegoś sprawdzić, przypadkowo zaplanowałeś tego pracownika, gdy jest on na rocznym urlopie.
- wszyscy są pod wzmożonym stresem. I jak wszyscy wiemy, dodatkowy stres prowadzi do dodatkowych problemów gdzie indziej.,
- Gdy morale zacznie spadać, możesz oczekiwać, że obroty pracowników wzrosną.
- utrata pieniędzy. Wynika z poprzednich czterech problemów, które się ze sobą łączą.
- Organizacja: a zorganizowanie zespołu zaczyna się od zorganizowania siebie!
pierwsze kroki z budowaniem harmonogramu pracy
zanim zaczniesz pracować nad harmonogramem, musisz wykonać następujące czynności:
Określ swój budżet na płace.,
pamiętaj, aby mapować wszelkie zmienne, które spowodują wahania w harmonogramie (czy pracowite okresy, święta itp.)
poproś wszystkich pracowników o podanie swoich preferencji dotyczących dostępności i pracy.
Skonfiguruj pracowników w swojej platformie planowania pracy.
tutaj możesz wprowadzić godziny umowne określone dla każdego pracownika i inne kluczowe informacje, których potrzebujesz., Będą one prawdopodobnie obejmować pewne odmiany następujących:
- umiejętności
- Kwalifikacje
- wszelkie ograniczenia w nadgodzinach
Oceń rodzaje zmian, których potrzebujesz.
prawdopodobnie będą różne rodzaje pozycji potrzebnych do prowadzenia działalności biznesowej, więc ten krok jest szczególnie ważny, jeśli zezwalasz na transakcje zmianowe.
Jeśli używasz narzędzia do planowania zmian, takiego jak Planday, możesz automatycznie ograniczyć swapy zmian w oparciu o różne zestawy umiejętności. Co prowadzi nas do następnego punktu …
sformalizować politykę zmiany zmiany.,
upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie, jeśli chodzi o politykę wymiany zmian.
warto rozważyć ograniczenie transakcji na mniej niż 24 godziny przed rozpoczęciem zmiany, ponieważ jest mniej prawdopodobne, że zostanie odebrana przez innego członka zespołu na tym późnym etapie.
i upewnij się, że posiadasz prawo weta w odniesieniu do wszelkich swapów zmian – na przykład możesz nie chcieć, aby Twoi najbardziej doświadczeni pracownicy handlowali zmianami z mniej doświadczonymi członkami zespołu, gdy nowi pracownicy również pracują na tej samej zmianie.,
gdy już znajdziesz wszystkie te informacje w swoim narzędziu planowania, możesz rozpocząć mapowanie otwartych zmian, które musisz wypełnić. Oczywiście, tworzenie harmonogramu nie jest jednorazową pracą.
Użyj szablonu, aby zaoszczędzić czas.
nie musisz za każdym razem zaczynać od zera. Po ustaleniu harmonogramu, który działa na określony okres, na który pracujesz (niezależnie od tego, czy jest to tydzień, dwa tygodnie czy miesiąc), powinieneś z łatwością używać harmonogramu jako szablonu dla wszystkich przyszłych harmonogramów.,
który obejmuje ziemię, musisz zacząć (i mam nadzieję, że bez zbytniego przytłoczenia). Zrób krok po kroku, daj sobie miejsce na wprowadzenie poprawek do procesu planowania, a jeśli jesteś tak skłonny, rozważ również wypróbowanie Planday. Dasz radę!
koniec z arkuszami kalkulacyjnymi: przywitaj się z cyfrowym harmonogramem pracy od Planday.
rozpocznij bezpłatną 30-dniową wersję próbną lub zaplanuj demo już dziś.
Leave a Reply