So erstellen Sie einen Arbeitsplan: Die vollständige Anleitung

Vorsicht: Wenn Sie Google Sheets zum Erstellen Ihres Zeitplans verwenden, überprüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie den E-Mail-Link an Ihr Team senden. Sie möchten, dass der Zeitplan nur angezeigt wird, dh niemand kann seine eigenen Schichten bearbeiten.,(bis zu 80%)

Nachteile

• Lernkurve mit einer neuen Plattform
• Der Kundensupport für kostenlose Pläne kann begrenzt sein

Hinweis: Zusätzlich zu den oben genannten Optionen gibt es andere Arbeitsplan-Apps, die für Einzelpersonen wie Freiberufler und nicht für Restaurants oder Einzelhandelsunternehmen entwickelt wurden.,

Einige bekannte, Single-User – Work Scheduling-Apps auf dem Markt sind Schedule Planner und WorkTime. Da diese Apps nicht für mehrere Personen oder für schichtbasierte Unternehmen mit komplexeren Planungsanforderungen konzipiert sind, haben wir uns hier nicht mit dem Kern der Probleme befasst.

In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen für die Verwendung von Excel oder Google Sheets als Workarounds für ein dediziertes Mitarbeiterplanungstool. Schließlich sind diese vertraut und“ kostenlos “ (wie in, es gibt keine zusätzlichen Out-of-Budget-Ausgaben). Aber hier ist die Sache:

Tabellenkalkulationen funktionieren einfach nicht für die Mitarbeiterplanung.,

Excel eignet sich hervorragend für Berechnungen und Datenvisualisierungen. Die Verwendung zur Verwaltung Ihrer Arbeitspläne wirkt sich jedoch immer nachteilig auf Ihre eigene Produktivität aus – ganz zu schweigen von der Produktivität Ihres Teams.

Die Wahrheit ist, dass Tabellenkalkulationen kein wirksames Mittel sind, um die Planung Ihrer Mitarbeiter zu verwalten-insbesondere wenn Sie eine schichtbasierte Organisation sind. Die Planung von Teamplänen in Tabellenkalkulationen kann zeitaufwendig, unzuverlässig, ineffektiv sein und zu gefürchteten Silos führen.

Viele von Ihnen wissen dies wahrscheinlich bereits, insbesondere wenn Sie derzeit Tabellenkalkulationen verwenden., Wenn Sie jedoch überzeugender sind, lassen Sie uns erläutern, warum dies der Fall ist:

Das erfolgreiche Verwalten von Teamplänen erfordert mehr als eine Tabelle.

– Programme wie Excel können nicht nur bieten Ihnen die wichtigsten Funktionen, die Sie benötigen zu automatisieren viel von dem langweiligen Zeug, das geht in die Personaleinsatzplanung. Die Mitarbeiter können zum Beispiel ihre Verfügbarkeit nicht im Voraus eingeben. Das muss persönlich oder per Telefon, TEXT oder E-Mail geschehen und Sie müssen diese Daten in sich selbst hinzufügen.,

Sie können Ihre Mitarbeiter auch nicht nach Fähigkeiten oder Personen organisieren, die sich gerade im Jahresurlaub befinden – diese müssen separat verfolgt werden. Dies bedeutet, dass Sie am Ende kritische Planungsdetails über eine Reihe von Tools streuen, was es allzu einfach macht, ein Detail zu verpassen oder Zeit damit zu verschwenden, eine wichtige Information zu finden.

Eine gute Arbeitsplanungs-App kann jedoch alle Kommunikationen und Daten konsolidieren, sodass Sie sich vom Scrollen durch alte E-Mail-Ketten verabschieden oder sich (noch schlimmer) auf den Speicher verlassen können.

Zeitpläne für Tabellenkalkulationen werden nur langsam erstellt und gewartet.,

Auch wenn Sie mit einem unserer handy-dandy-Vorlage, werden Sie noch Abraumhalden der Zeit anpassen, formatieren und aktualisieren Sie Ihre Termine, änderungen Rinnsal aus anderen Orten.

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen werden Tools, die speziell für die Personalplanung entwickelt wurden, all das schwere Heben für Sie erledigen.

Tabellenkalkulationen helfen Ihnen nicht, das Gesamtbild zu sehen.

Ohne einen Ort, an dem Sie alle Ihre Mitarbeiter und Planungsdaten speichern können, ist es schwierig zu wissen, wie effektiv Sie Ihr Team planen.,

Mit einem leistungsfähigeren Tool für Ihre Mitarbeiterplanung, wie Planday, automatisieren Sie nicht nur Ihre Planung und rationalisieren viele sich wiederholende Admin-Aufgaben. Sie können auch herausfinden, ob Sie überbesetzt sind. Sie können Ihre wöchentlichen Gehaltskosten sofort mit den Einnahmen vergleichen und den Zeitplan schlank halten, indem Sie nur so viele Personen zuweisen, wie Sie benötigen, um die Kundennachfrage zu befriedigen.

Wenn Sie das Gefühl haben, nicht jeden Arbeitstag optimal zu nutzen, haben wir gute Nachrichten für Sie: Die Steigerung Ihrer Produktivität ist nicht schwer., Es erfordert nur, dass Sie bewusster darüber sind, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Finden Sie heraus, was Planday-Kunden tun, um mehr Zeit bei der Arbeit zu verbringen:

Erfahren Sie mehr

Warum wechseln andere Unternehmen zu Arbeitsplanungssoftware anstelle von Excel?

Wenn Menschen und Prozesse unorganisiert sind, neigt alles stromabwärts zum Auseinanderfallen.

Um die unten beschriebenen Fallstricke zu vermeiden und Ihr Team zum Erfolg zu führen, muss sich etwas ändern., Hier sind einige der wiederkehrenden Gründe, warum Kunden zu einem Schichtplanungstool wechseln, wie Planday:

• Es wird zu viel Zeit verschwendet, um nach Dingen zu suchen. Kann Ihre Dateien nicht finden? Oder dass Time-off-Anfrage in Ihrem Posteingang? Zeit für die Suche ist Zeit, die nicht damit verbracht wird, Dinge zu erledigen.
• Dinge werden vermisst. Da Sie diese eine E-Mail nicht finden konnten oder vergessen haben, etwas zu verfolgen, haben Sie diesen Mitarbeiter versehentlich geplant, während er seinen Jahresurlaub hat.
• Jeder ist unter erhöhtem Stress. Und wie wir alle wissen, führt zusätzlicher Stress an anderer Stelle zu zusätzlichen Problemen.,
• Verminderte Moral unter den Teammitgliedern. Sobald die Moral zu sinken beginnt, können Sie erwarten, dass die Fluktuation der Mitarbeiter steigt.
• Geld verlieren. Aus den vorherigen vier Problemen resultierend, die sich gegenseitig verstärken.
• Organisation: Und die Organisation Ihres Teams beginnt damit, dass Sie sich zunächst selbst organisieren!

Erste Schritte mit dem Erstellen Ihres Arbeitsplans

Bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Zeitplan beginnen, müssen Sie Folgendes tun:

Legen Sie Ihr Budget für die Gehaltsabrechnung fest.,

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Variablen abbilden, die eine Fluktuation im Zeitplan verursachen (ob Stoßzeiten, Feiertage usw.)

Bitten Sie alle Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeit und Arbeitseinstellungen einzureichen.

Handlich automatisiert Planday diesen Schritt in Ihrem Namen.

Richten Sie Mitarbeiter in Ihrer Arbeitsplanplattform ein.

Hier können Sie die für jeden Mitarbeiter festgelegten Vertragsstunden und andere wichtige Informationen eingeben, die Sie benötigen., Dazu gehören wahrscheinlich einige Variationen der folgenden:

• Fähigkeiten
• Qualifikationen
• Alle Überstunden Einschränkungen

Bewerten Sie die Arten von Schichten, die Sie Abdeckung benötigen für.

Es wird wahrscheinlich verschiedene Arten von Positionen, die Sie für Ihren Geschäftsbetrieb, so wird dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn Sie erlauben shift-trades.

Wenn Sie ein Schichtplanungstool wie Planday verwenden, können Sie Schichtwechsel basierend auf verschiedenen Fähigkeiten automatisch einschränken. Das bringt uns zum nächsten Punkt…

Formalisieren Sie eine Shift-Swapping-Richtlinie.,

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder auf derselben Seite befinden, wenn es um Ihre Shift-Swapping-Richtlinie geht.

Es könnte sich lohnen, Trades weniger als 24 Stunden vor Schichtbeginn einzuschränken, da es in diesem späten Stadium weniger wahrscheinlich ist, dass sie von einem anderen Teammitglied abgeholt werden.

Und stellen Sie sicher, dass Sie ein Vetorecht über Schichtwechsel haben – zum Beispiel möchten Sie möglicherweise nicht, dass Ihre erfahrensten Mitarbeiter Schichten mit weniger erfahrenen Teammitgliedern tauschen, wenn brandneue Mitarbeiter auch in derselben Schicht arbeiten.,

Sobald Sie alle diese Informationen in Ihrem Planungstool haben, können Sie mit der Zuordnung der offenen Schichten beginnen, die Sie ausfüllen müssen. Natürlich ist das Erstellen des Zeitplans keine einmalige Aufgabe.

Verwenden Sie eine Vorlage, um Zeit zu sparen.

Sie müssen nicht jedes Mal von vorne anfangen. Sobald Sie einen Zeitplan erstellt haben, der für den festgelegten Zeitraum funktioniert, für den Sie im Voraus arbeiten (unabhängig davon, ob es sich um eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat handelt), sollten Sie Ihren Zeitplan problemlos als Vorlage für alle zukünftigen Zeitpläne verwenden können.,

Das bedeckt den Boden, den Sie brauchen, um loszulegen (und hoffentlich, ohne zu überwältigt zu werden). Machen Sie die Dinge Schritt für Schritt, geben Sie sich Raum, um Ihren Planungsprozess zu optimieren, und wenn Sie so geneigt sind, sollten Sie Planday auch ausprobieren. Du hast das hier!

Keine Tabellenkalkulationen mehr: Sag Hallo zu deinem digitalen Arbeitsplan von Planday.

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