mise en garde: Si vous utilisez Google Sheets pour créer votre horaire, assurez-vous de vérifier les autorisations avant d’envoyer le lien e-mail à votre équipe. Vous souhaitez que le calendrier soit affiché uniquement, ce qui signifie que personne ne peut modifier ses propres quarts de travail.,(jusqu’à 80%)
inconvénients
- courbe d’apprentissage avec l’adoption/li>
remarque: en plus des options ci-dessus, il existe d’autres applications d’horaire de travail conçues pour les personnes seules, telles que les pigistes, plutôt que pour les restaurants ou les commerces de détail.,
certaines applications de planification de travail mono-utilisateur bien connues sur le marché incluent Schedule Planner et WorkTime. Comme ces applications ne sont pas conçues pour fonctionner pour plusieurs personnes ou pour les entreprises basées sur des quarts de travail avec des besoins de planification plus complexes, nous ne sommes donc pas entrés dans les détails.
dans la plupart des cas, les entreprises choisissent D’utiliser Excel ou Google Sheets comme solutions de contournement à un outil de planification des employés dédié. Après tout, ceux-ci sont familiers et « gratuits” (comme dans, Il n’y a pas de dépenses supplémentaires hors budget). Mais voici la chose:
les feuilles de calcul ne fonctionnent tout simplement pas pour la planification des employés.,
Excel est idéal pour aider avec les calculs et les visualisations de données. Mais l’utiliser pour gérer vos horaires de travail sera toujours préjudiciable à votre propre productivité – sans parler de la productivité de votre équipe.
la vérité est que les feuilles de calcul ne sont pas un moyen efficace de gérer la planification de vos travailleurs – surtout si vous êtes une organisation basée sur des quarts de travail. La planification des horaires d’équipe dans les feuilles de calcul peut prendre beaucoup de temps, être peu fiable, inefficace et entraîner des silos redoutables.
beaucoup d’entre vous le savent probablement déjà, surtout si vous utilisez actuellement des feuilles de calcul., Mais si vous avez besoin de plus de conviction, alors couvrons pourquoi c’est le cas:
gérer avec succès les horaires d’équipe nécessite plus qu’une feuille de calcul.
des programmes comme Excel ne peuvent tout simplement pas vous offrir les fonctionnalités clés dont vous avez besoin pour automatiser beaucoup de choses fastidieuses qui entrent dans la planification des quarts de travail. Le personnel ne peut pas entrer leur disponibilité à l’avance, par exemple. Cela devra se produire en personne ou par téléphone, texte ou e-mail et vous devrez ajouter ces données vous-même.,
Vous ne pouvez pas non plus organiser votre personnel en fonction des compétences ou des personnes actuellement en congé annuel – celles-ci devront être suivies séparément. Cela signifie que vous finissez par disperser les détails de planification critiques dans une suite d’outils, ce qui rend tout trop facile de manquer un détail ou de perdre du temps à rechercher une information clé.
Une bonne application de planification du travail, cependant, peut consolider toutes les communications et les données, de sorte que vous pouvez dire adieu à faire défiler les anciennes chaînes de messagerie ou (pire encore) compter sur la mémoire.
les plannings sur les feuilles de calcul sont lents à construire et à gérer.,
même si vous utilisez notre modèle handy-dandy, vous perdrez toujours beaucoup de temps à personnaliser, à formater et à mettre à jour vos horaires à mesure que les changements arrivent d’autres endroits.
Contrairement aux feuilles de calcul, les outils conçus spécialement pour la planification du personnel feront tout ce travail pour vous.
les feuilles de calcul ne vous aideront pas à voir la grande image.
Sans un seul endroit pour stocker toutes vos données de personnel et de planification, il est difficile de savoir avec quelle efficacité vous planifiez votre équipe.,
avec un outil plus puissant pour la planification de vos employés, comme Planday, vous automatiserez non seulement votre planification et rationaliserez de nombreuses tâches administratives répétitives. Vous serez également en mesure de découvrir si vous êtes en sureffectif. Vous pouvez comparer instantanément vos coûts salariaux hebdomadaires par rapport aux revenus et maintenir le calendrier allégé en n’affectant que le nombre de personnes dont vous avez besoin pour répondre à la demande des clients.
Si vous avez l’impression de ne pas tirer le meilleur parti de chaque journée de travail, nous avons de bonnes nouvelles pour vous: augmenter votre productivité n’est pas difficile., Cela vous oblige simplement à être plus délibéré sur la façon dont vous gérez votre temps. Découvrez ce que les clients de Planday font pour optimiser leur temps de travail:
en savoir plus
pourquoi d’autres entreprises optent-elles pour un logiciel de planification du travail au lieu D’Excel?
lorsque les personnes et les processus sont désorganisés, tout ce qui se trouve en aval a tendance à s’effondrer.
éviter les pièges décrits ci-dessous et guider votre équipe vers le succès nécessite quelque chose à changer., Voici quelques-unes des raisons récurrentes pour lesquelles nous voyons des clients passer à un outil de planification par équipes, comme Planday:
- Il y a trop de temps perdu à chercher des choses. Ne pouvez pas trouver vos fichiers? Ou cette demande de congé dans votre boîte de réception? Le temps passé à chercher est le temps passé à ne pas faire avancer les choses.
- les Choses se manquer. Parce que vous n’avez pas trouvé ce courriel ou que vous avez oublié de donner suite à quelque chose, vous avez accidentellement programmé ce travailleur pendant son congé annuel.
- tout le monde est sous le stress accru. Et comme nous le savons tous, le stress supplémentaire entraîne des problèmes supplémentaires ailleurs.,
- baisse du moral des membres de l’équipe. Une fois que le moral commence à baisser, vous pouvez vous attendre à ce que le roulement des employés augmente.
- Perdre de l’argent. Découlant des quatre problèmes précédents qui s’aggravent les uns les autres.
- Organisation: et organiser votre équipe commence par vous organiser pour commencer!
commencer à établir votre horaire de travail
avant de commencer à travailler sur votre horaire, vous devez faire ce qui suit:
établissez votre budget pour la paie.,
assurez-vous de cartographier toutes les variables qui provoqueront une fluctuation dans le calendrier (que ce soit les périodes de pointe, les jours fériés, etc.)
demandez à tous les employés de soumettre leurs disponibilités et leurs préférences de travail.
haut la main, Planday automatise cette étape en votre nom.
configurez les employés dans votre plate-forme de planification du travail.
Voici où vous pouvez entrer les heures contractuelles définies pour chaque employé et d’autres informations clés dont vous avez besoin., Ceux-ci incluront probablement certaines variantes des éléments suivants:
- compétences
- Qualifications
- toute restriction relative aux heures supplémentaires
évaluez les types de quarts de travail dont vous avez besoin.
Il y aura probablement différents types de postes dont vous avez besoin pour vos opérations commerciales, donc cette étape est particulièrement importante si vous autorisez les transactions par équipes.
Si vous utilisez un outil de planification des quarts de travail comme Planday, vous pouvez automatiquement limiter les échanges de quarts de travail en fonction de différents ensembles de compétences. Ce qui nous amène au point suivant
formaliser une politique d’échange de décalage.,
assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont sur la même page en ce qui concerne votre politique d’échange de postes.
Il pourrait être utile d’envisager de limiter les transactions moins de 24 heures avant le début du quart de travail, car il est moins susceptible d’être repris par un autre membre de l’équipe à ce stade tardif.
et assurez – vous de détenir un droit de veto sur tout échange de postes-par exemple, vous ne voudrez peut-être pas que vos travailleurs les plus chevronnés échangent des postes avec des membres d’équipe moins expérimentés lorsque de nouveaux employés travaillent également ce même poste.,
une Fois que vous avez toutes ces informations dans votre outil de planification, vous pouvez alors commencer à cartographier les changements ouverts que vous devez remplir. Bien sûr, la construction du calendrier n’est pas un travail unique.
utilisez un modèle pour gagner du temps.
Vous n’avez pas besoin de recommencer à zéro à chaque fois. Une fois que vous avez établi un horaire qui fonctionne pour la période définie pour laquelle vous travaillez (que ce soit une semaine, deux semaines ou un mois), vous devriez facilement pouvoir utiliser votre horaire comme modèle pour tous les horaires futurs.,
qui couvre le terrain dont vous avez besoin pour commencer (et espérons-le, sans être trop submergé). Prenez les choses une étape à la fois, donnez-vous de la place pour apporter des modifications à votre processus de planification, et si vous êtes si enclin, envisagez également D’essayer Planday. Vous avez cette!
plus de feuilles de calcul: Dites bonjour à votre horaire de travail numérique de Planday.
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