Palavra de precaução: se estiver a usar as folhas do Google para criar o seu programa, certifique-se de verificar as permissões antes de enviar a ligação de E-mail para a sua equipa. Você quer que a programação seja apenas vista, o que significa que ninguém pode editar seus próprios turnos.,ing (até 80%)
Desvantagens
- curva de Aprendizagem com a adoção de uma nova plataforma
- Apoio ao cliente em planos de livre pode ser limitado
Nota: além das opções acima, existem outros horário de trabalho de aplicativos desenvolvidos para os indivíduos, como profissionais liberais, em vez de para restaurantes ou empresas de varejo.,
alguns aplicativos de programação de trabalho de um único usuário conhecidos no mercado incluem Planificador de horários e tempo de trabalho. Como estes aplicativos não são projetados para trabalhar para várias pessoas ou para negócios baseados em turnos com necessidades de agendamento mais complexas, então nós não temos ido para o Pitty-gritty por trás destes aqui.
na maioria dos casos, as empresas optam por usar o Excel ou o Google Sheets como base de trabalho para uma ferramenta de agendamento de funcionários dedicada. Afinal, estes são familiares e “livres” (como em, não há despesas extra fora do orçamento). Mas aqui está a coisa:
planilhas simplesmente não funcionam para a programação de funcionários.,
Excel é ótimo para ajudar com cálculos e visualizações de dados. Mas usá – lo para gerenciar seus horários de trabalho será sempre prejudicial à sua própria produtividade-para não mencionar a produtividade de sua equipe.
A verdade é que as planilhas não são um meio eficaz para gerenciar a programação de seus trabalhadores – especialmente se você é uma organização baseada em turnos. Planning team schedules in spreadsheets can be time-consuming, unreliable, ineffective and results in dreaded silos.
muitos de vocês provavelmente já sabem disso, especialmente se você estiver usando planilhas., Mas se você precisar de mais convincente, então vamos cobrir por que isso é o caso:
gerenciando com sucesso horários de equipe requer mais do que uma planilha.
programas como o Excel simplesmente não podem oferecer-lhe as principais características que você precisa para automatizar um monte de coisas tediosas que vai para o planejamento de deslocamento. A equipe não pode introduzir sua disponibilidade antes do tempo, por exemplo. Isso vai precisar acontecer em pessoa ou por telefone, texto ou e-mail e você vai precisar adicionar esses dados em si mesmo.,
Você também não pode organizar o seu pessoal por skillset ou quem está atualmente em férias anuais, ou-estes terão de ser rastreados separadamente. Isso significa que você acaba espalhando detalhes de agendamento crítico em um conjunto de ferramentas, o que torna tudo-muito-fácil de perder um detalhe ou perder tempo caçando uma peça chave de informação.
um bom aplicativo de agendamento de trabalho, no entanto, pode consolidar todas as comunicações e dados, de modo que você pode dizer adeus ao deslocamento através de velhas cadeias de E-mail ou (ainda pior) confiando na memória.
os horários das folhas de cálculo são lentos de construção e manutenção.,
mesmo que use o nosso modelo handy-dandy, continuará a perder montes de tempo a personalizar, a formatar e a actualizar os seus horários à medida que as alterações surgirem de outros locais.
Ao contrário das folhas de cálculo, as ferramentas construídas especialmente para a programação de pessoal farão todo o trabalho pesado para si.
as folhas de cálculo não o ajudarão a ver o quadro geral.
sem um lugar para armazenar toda a sua equipe e dados de Agendamento, é difícil saber quão eficaz você está agendando sua equipe.,
com uma ferramenta mais poderosa para a sua programação de funcionários, como o Planday, você não só estará automatizando a sua programação e simplificando um monte de tarefas administrativas repetitivas. Você também será capaz de descobrir se você está sobrecarregado. Você pode comparar instantaneamente seus custos salariais semanais com a receita e manter o horário magro, atribuindo apenas o número de pessoas que você precisa para atender a demanda do cliente.
Se você sente que não está tirando o máximo proveito de cada dia de trabalho, então temos algumas boas notícias para você: aumentar sua produtividade não é difícil., Só requer que sejas mais deliberado sobre como Geres o teu tempo. Descubra o que os clientes do Planday estão fazendo para fazer mais do seu tempo no trabalho:
Saiba mais
por que outras empresas se mudam para o programa de trabalho em vez do Excel?quando as pessoas e os processos estão desorganizados, tudo a jusante tem tendência a desmoronar-se.evitar as armadilhas abaixo descritas e orientar a sua equipa para o sucesso requer algo para mudar., Aqui estão algumas das razões recorrentes por que vemos os clientes mudando para uma ferramenta de agendamento por turnos, como Planday:
- há muito tempo desperdiçado à procura de coisas. Não consegues encontrar os teus ficheiros? Ou aquele pedido de tempo livre na tua caixa de entrada? Tempo gasto à procura é tempo gasto a não fazer as coisas.as coisas perdem-se. Porque não conseguiste encontrar um e-mail ou Esqueceste-te de seguir alguma coisa, marcaste acidentalmente aquele trabalhador enquanto eles estão de férias anuais.todos estão sob stress aumentado. E como todos sabemos, o estresse adicional leva a problemas adicionais em outros lugares.,a moral diminuiu entre os membros da equipa. Uma vez que a moral começa a cair, você pode esperar que a rotação de funcionários para subir.perder dinheiro. Devido aos quatro problemas anteriores que se agravaram.organização: organizar a sua equipa começa por organizar-se!
começando com a construção do seu programa de trabalho
Antes de começar a trabalhar no seu programa, terá de fazer o seguinte:
Defina o seu orçamento para os salários.,
certifique-se de mapear quaisquer variáveis que causem uma flutuação no cronograma (seja períodos ocupados, feriados, etc.)
peça a todos os funcionários para submeter a sua disponibilidade e preferências de trabalho.
facilmente, Planday automatiza este passo em seu nome.
configure os funcionários na sua plataforma de programação de trabalho.
Aqui é onde você pode inserir as horas contratuais estabelecidas para cada empregado e outras informações chave que você precisa., Estas irão provavelmente incluir alguma variação do seguinte:
- competências
- quaisquer restrições às horas extraordinárias
qualificações
avalie os tipos de turnos para os quais necessita de cobertura.
provavelmente haverá diferentes tipos de posições que você precisa para suas operações de Negócio, Então este passo é especialmente importante se você está permitindo trocas de turnos.
Se usar uma ferramenta de escalonamento por turnos como o Planday, poderá limitar automaticamente os swaps de deslocamento com base em diferentes conjuntos de competências. O que nos leva ao próximo ponto…
formalizar uma política de troca de turnos.,
certifique-se de que todos os membros da equipe estão na mesma página quando se trata de sua política de troca de turnos.pode valer a pena considerar limitar as trocas menos de 24 horas antes do início do turno, uma vez que é menos provável que seja recolhido por outro membro da equipa nessa fase tardia.
e garantir que você detém o poder de veto sobre qualquer troca de turnos-por exemplo, você pode não querer que seus trabalhadores mais experientes para negociar turnos com membros de equipe menos experientes quando novos funcionários também estão trabalhando nessa mesma mudança.,
Uma vez que tenha todas estas informações na sua ferramenta de escalonamento, poderá então começar a mapear os turnos abertos que necessita de preencher. Claro que construir a agenda não é um trabalho único.
utilize um modelo para poupar tempo.
Você não precisa começar do zero todas as vezes. Uma vez estabelecido um horário que funciona para o período definido para o qual você está trabalhando antecipadamente (seja uma semana, duas semanas ou mês), você deve facilmente ser capaz de usar o seu horário como um modelo para todos os futuros horários.,
que cobre o terreno que você precisa para começar (e espero, sem ficar muito sobrecarregado). Dê um passo de cada vez, dê a si mesmo espaço para fazer ajustes no seu processo de agendamento, e se você está tão inclinado, considere dar Planday uma tentativa, também. Tu consegues!
acabaram-se as folhas de cálculo: diga olá ao seu programa de trabalho digital a partir do Planday.
iniciar um teste gratuito de 30 dias ou agendar uma demonstração hoje.
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