Parola di cautela: Se si utilizza Google Fogli per creare il vostro programma, assicurati di controllare le autorizzazioni prima di inviare l’e-mail il link della tua squadra. Vuoi che la pianificazione sia solo vista, il che significa che nessuno può modificare i propri turni.,ing (fino all ‘ 80%)
Svantaggi
- curva di Apprendimento con l’adozione di una nuova piattaforma
- Assistenza clienti su piani liberi può essere limitata
Nota: In aggiunta alle opzioni di cui sopra, ci sono altri di orario di lavoro, le applicazioni progettate per il singolo individuo, come liberi professionisti, piuttosto che per i ristoranti o imprese di vendita al dettaglio.,
Alcune ben note applicazioni di pianificazione del lavoro per utente singolo sul mercato includono Pianificatore di pianificazione e Tempo di lavoro. Poiché queste app non sono progettate per funzionare per più persone o per aziende a turni con esigenze di pianificazione più complesse, non siamo entrati nel nocciolo di queste qui.
Nella maggior parte dei casi, le aziende scelgono di utilizzare fogli Excel o Google come soluzioni alternative a uno strumento di pianificazione dedicato ai dipendenti. Dopo tutto, questi sono familiari e “gratuiti” (come in, non ci sono spese extra fuori budget). Ma ecco la cosa:
I fogli di calcolo non funzionano per la pianificazione dei dipendenti.,
Excel è ottimo per aiutare con calcoli e visualizzazioni dei dati. Ma usarlo per gestire i tuoi orari di lavoro sarà sempre dannoso per la tua produttività, per non parlare della produttività del tuo team.
La verità è che i fogli di calcolo non sono un mezzo efficace per gestire la pianificazione dei tuoi lavoratori, specialmente se sei un’organizzazione a turni. Pianificazione team orari in fogli di calcolo può essere che richiede tempo, inaffidabile, inefficace e si traduce in silos temuto.
Molti di voi probabilmente già lo sanno, soprattutto se si sta attualmente utilizzando fogli di calcolo., Ma se hai bisogno di più convincente, allora copriamo perché è così:
Gestire con successo gli orari del team richiede più di un foglio di calcolo.
Programmi come Excel non possono offrirti le funzionalità chiave di cui hai bisogno per automatizzare molte cose noiose che vanno nella pianificazione dei turni. Il personale non può inserire la loro disponibilità prima del tempo, per esempio. Ciò dovrà avvenire di persona o per telefono, testo o e-mail e dovrai aggiungere questi dati in te stesso.,
Non è inoltre possibile organizzare il personale per skillset o che è attualmente in congedo annuale, sia – questi dovranno essere monitorati separatamente. Ciò significa che si finisce per disperdere i dettagli di pianificazione critici in una suite di strumenti, il che rende tutto fin troppo facile perdere un dettaglio o perdere tempo a caccia di un pezzo chiave di informazioni.
Una buona app di pianificazione del lavoro, tuttavia, può consolidare tutte le comunicazioni e i dati, in modo da poter dire addio allo scorrimento delle vecchie catene di posta elettronica o (peggio ancora) basandosi sulla memoria.
Le pianificazioni sui fogli di calcolo sono lente da costruire e mantenere.,
Anche se usi il nostro modello handy-dandy, perderai comunque un sacco di tempo a personalizzare, formattare e aggiornare i tuoi programmi man mano che i cambiamenti arrivano da altri luoghi.
A differenza dei fogli di calcolo, gli strumenti creati appositamente per la pianificazione del personale faranno tutto il lavoro pesante per te.
I fogli di calcolo non ti aiuteranno a vedere il quadro generale.
Senza un posto dove archiviare tutti i dati del personale e della pianificazione, è difficile sapere quanto efficacemente stai programmando la tua squadra.,
Con uno strumento più potente per la pianificazione dei dipendenti, come Planday, non solo automatizzerai la pianificazione e semplificherai molte attività di amministrazione ripetitive. Potrai anche essere in grado di scoprire se sei troppo personale. È possibile confrontare immediatamente i costi salariali settimanali con le entrate e mantenere il programma snello assegnando solo quante più persone è necessario per soddisfare la domanda dei clienti.
Se ti senti come se non stai facendo la maggior parte di ogni giornata di lavoro, allora abbiamo alcune buone notizie per voi: Aumentare la produttività non è difficile., Si richiede solo di essere più deliberata su come gestire il vostro tempo. Scopri cosa stanno facendo i clienti Planday per rendere più del loro tempo al lavoro:
Per saperne di più
Perché altre aziende si muovono a lavorare software di pianificazione invece di Excel?
Quando le persone e i processi sono disorganizzati, tutto a valle ha la tendenza a cadere a pezzi.
Evitare le insidie descritte di seguito e guidare la tua squadra verso il successo richiede qualcosa da cambiare., Ecco alcuni dei motivi ricorrenti per cui vediamo i clienti passare a uno strumento di pianificazione del turno, come Planday:
- C’è troppo tempo sprecato alla ricerca di cose. Non riesci a trovare i tuoi file? O quella richiesta di time-off nella tua casella di posta? Il tempo trascorso alla ricerca è il tempo trascorso a non fare le cose.
- Le cose vengono perse. Perché non si riusciva a trovare che una e-mail o dimenticato di follow-up su qualcosa, hai accidentalmente programmato quel lavoratore mentre sono in congedo annuale.
- Tutti sono sotto stress. E come tutti sappiamo, lo stress aggiunto porta a problemi aggiunti altrove.,
- È diminuito il morale tra i membri del team. Una volta che il morale inizia a scendere, puoi aspettarti che il fatturato dei dipendenti aumenti.
- Perdere denaro. Derivanti dai precedenti quattro problemi che si aggravano a vicenda.
- Organizzazione: E organizzare la tua squadra inizia con farti organizzare per cominciare!
Iniziare a costruire il vostro programma di lavoro
Prima di iniziare a lavorare sul vostro programma, è necessario effettuare le seguenti operazioni:
Impostare il budget per il libro paga.,
Assicurati di mappare tutte le variabili che causeranno una fluttuazione nel programma (se i periodi occupati, i giorni festivi, ecc.)
Chiedere a tutti i dipendenti di presentare la loro disponibilità e le preferenze di lavoro.
Facilmente, Planday automatizza questo passaggio per tuo conto.
Imposta i dipendenti nella tua piattaforma di pianificazione del lavoro.
Ecco dove è possibile inserire le ore contrattuali stabilite per ciascun dipendente e altre informazioni chiave necessarie., Questi probabilmente includeranno alcune variazioni di quanto segue:
- Competenze
- Qualifiche
- Eventuali restrizioni agli straordinari
Valutano il tipo di turni per cui è necessario coprire.
Probabilmente ci saranno diversi tipi di posizioni di cui hai bisogno per le tue operazioni aziendali, quindi questo passaggio è particolarmente importante se stai consentendo scambi a turni.
Se si utilizza uno strumento di pianificazione del turno come Planday, è possibile limitare automaticamente gli scambi di turno in base a diversi set di abilità. Il che ci porta al punto successivo Form
Formalizzare una politica di shift-swapping.,
Assicurati che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina quando si tratta della tua politica di cambio turno.
Potrebbe valere la pena considerare di limitare le negoziazioni meno di 24 ore prima dell’inizio del turno, poiché è meno probabile che venga prelevato da un altro membro del team in quella fase avanzata.
E assicurati di tenere il potere di veto su qualsiasi cambio di turno – ad esempio, potresti non volere che i tuoi lavoratori più esperti scambino turni con membri del team meno esperti quando anche i nuovi dipendenti lavorano nello stesso turno.,
Una volta che hai tutte queste informazioni nel tuo strumento di pianificazione, puoi iniziare a mappare i turni aperti che devi riempire. Naturalmente, costruire il programma non è un lavoro una tantum.
Utilizzare un modello per risparmiare tempo.
Non è necessario iniziare da zero ogni volta. Una volta stabilito un programma che funziona per il periodo impostato per cui stai lavorando (che si tratti di una settimana, due settimane o un mese), dovresti essere facilmente in grado di utilizzare il tuo programma come modello per tutte le pianificazioni future.,
Che copre il terreno di cui hai bisogno per iniziare (e, si spera, senza essere troppo sopraffatto). Fai le cose un passo alla volta, concediti spazio per apportare modifiche al tuo processo di pianificazione e, se sei così incline, considera di provare anche Planday. Ce la fai!
Niente più fogli di calcolo: saluta il tuo programma di lavoro digitale da Planday.
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