Cum de a Crea un Program de Lucru: Ghidul Complet

Cuvânt de precauție: Dacă utilizați Foi de calcul Google pentru a crea programul dvs., asigurați-vă că pentru a verifica permisiunile înainte de a trimite e-mail link-ul de la echipa ta. Doriți ca programul să fie doar vizualizare, ceea ce înseamnă că nimeni nu își poate edita propriile schimburi.,poate crea programe bazate pe set de calificare

dezavantaje

• curba de învățare cu adoptarea unei noi platforme
• Suportul pentru clienți pe planuri gratuite poate fi limitat

notă: în plus față de opțiunile de mai sus, există și alte aplicații de program de lucru concepute pentru persoane singure, cum ar fi freelanceri, mai degrabă decât pentru restaurante sau întreprinderi de vânzare cu amănuntul.,unele aplicații cunoscute, cu un singur utilizator, de pe piață, includ Planificatorul de program și timpul de lucru. Deoarece aceste aplicații nu sunt proiectate să funcționeze pentru mai multe persoane sau pentru companii bazate pe schimburi, cu nevoi de programare mai complexe, așa că nu am intrat în spatele acestora.

în majoritatea cazurilor, companiile optează să utilizeze foile de calcul Excel sau Google ca soluții pentru un instrument dedicat de planificare a angajaților. La urma urmei, acestea sunt familiare și „gratuite” (ca și în, nu există cheltuieli suplimentare în afara bugetului). Dar aici e lucru:

foi de calcul pur și simplu nu funcționează pentru programarea angajat.,

Excel este excelent pentru a ajuta la calcule și vizualizări de date. Dar utilizarea acestuia pentru a vă gestiona programele de lucru va fi întotdeauna în detrimentul propriei dvs. productivități – ca să nu mai vorbim de productivitatea echipei dvs.

adevărul este că foile de calcul nu sunt un mijloc eficient prin care să gestionați planificarea angajaților – mai ales dacă sunteți o organizație bazată pe schimburi. Planificarea programărilor echipei în foile de calcul poate fi consumatoare de timp, nesigură, ineficientă și are ca rezultat silozuri temute.mulți dintre voi probabil știți deja acest lucru, mai ales dacă utilizați în prezent foi de calcul., Dar dacă aveți nevoie de mai multă convingere, atunci să acoperim de ce este cazul:

gestionarea cu succes a programelor echipei necesită mai mult decât o foaie de calcul.

programe precum Excel nu vă pot oferi caracteristicile cheie de care aveți nevoie pentru a automatiza o mulțime de lucruri plictisitoare care intră în planificarea schimburilor. Personalul nu poate introduce disponibilitatea lor înainte de timp, de exemplu. Acest lucru va trebui să se întâmple personal sau prin telefon, text sau e-mail și va trebui să adăugați aceste date în tine.,de asemenea, nu vă puteți organiza personalul în funcție de competențe sau de persoanele aflate în concediu anual – acestea vor trebui urmărite separat. Acest lucru înseamnă că ajungeți să împrăștiați detaliile critice de programare într-o suită de instrumente, ceea ce face ca totul să fie prea ușor să pierdeți un detaliu sau să pierdeți timpul vânând o informație cheie.cu toate acestea ,o aplicație bună de programare a muncii poate consolida toate comunicațiile și datele, astfel încât să vă puteți lua rămas bun de la derularea lanțurilor de e-mail vechi sau (și mai rău) bazându-vă pe memorie.

programele de pe foile de calcul sunt greu de construit și de întreținut.,

Chiar dacă ai la îndemână-dandy șablon, veți haldelor de timp personalizarea, formatarea și actualizarea de programe și modificări firicel din alte locuri.

spre deosebire de foile de calcul, instrumentele create special pentru programarea personalului vor face tot ceea ce este greu pentru dvs.

foile de calcul nu te vor ajuta să vezi imaginea de ansamblu.

fără un singur loc pentru a stoca tot personalul și datele de planificare, este greu de știut cât de eficient vă planificați echipa.,

cu un instrument mai puternic pentru programarea angajaților, cum ar fi Planday, nu numai că vă veți automatiza programarea și veți simplifica o mulțime de sarcini repetitive de administrare. Veți putea, de asemenea, să descoperiți dacă sunteți suprasolicitat. Puteți compara instantaneu costurile salariale săptămânale cu veniturile și puteți menține programul slab, atribuind doar cât mai multe persoane de care aveți nevoie pentru a satisface cererea clienților.dacă simțiți că nu profitați la maximum de fiecare zi de lucru, atunci avem câteva vești bune pentru dvs.: creșterea productivității nu este greu., Este nevoie doar să fie mai deliberată cu privire la modul în care vă gestionați timpul. Aflați ce fac clienții Planday pentru a-și face mai mult timp la locul de muncă:

Aflați mai multe

de ce alte companii se mută la software de programare în loc de Excel?

când oamenii și procesele sunt dezorganizate, totul în aval are tendința de a se destrăma.evitarea capcanelor prezentate mai jos și ghidarea echipei spre succes necesită ceva de schimbat., Iată câteva motive recurente de ce ne văd clienții trecerea la o schimbare-instrument de programare, cum ar fi Planday:

• Nu e prea mult timp pierdut în căutarea de lucruri. Nu puteți găsi fișierele? Sau acea cerere de timp liber în căsuța de e-mail? Timpul petrecut în căutare este timpul petrecut pentru a nu face lucrurile.
• lucrurile se pierd. Deoarece nu ați putut găsi acel e-mail sau ați uitat să urmați ceva, ați programat accidental acel lucrător în timp ce se află în concediul anual.
• toată lumea este sub stres crescut. Și, după cum știm cu toții, stresul adăugat duce la probleme adăugate în altă parte.,
• a scăzut moralul în rândul membrilor echipei. Odată ce moralul începe să scadă, vă puteți aștepta ca cifra de afaceri a angajaților să crească.
• pierderea de bani. Care rezultă din cele patru probleme anterioare care se compun reciproc.
• organizare: și organizarea echipei începe cu organizarea pentru început!

Noțiuni de bază pentru construirea programului de lucru

înainte de a începe să lucrați la programul dvs., va trebui să faceți următoarele:

stabiliți bugetul pentru salarizare.,

asigurați-vă că pentru a mapa orice variabile care vor provoca o fluctuație în programul (dacă perioadele de ocupat, sărbători legale, etc.)

cereți tuturor angajaților să își prezinte disponibilitatea și preferințele de lucru.

Handily, Planday automatizează acest pas în numele dvs.

configurați angajații în platforma dvs. de programare a muncii.

aici puteți introduce orele contractuale stabilite pentru fiecare angajat și alte informații cheie de care aveți nevoie., Acestea vor include probabil unele variații ale următoarelor:

• competențe
• calificări
• orice restricții suplimentare

evaluați tipurile de schimburi pentru care aveți nevoie de acoperire.

probabil că vor exista diferite tipuri de poziții de care aveți nevoie pentru operațiunile dvs. de afaceri, deci acest pas este deosebit de important dacă permiteți tranzacții de schimb.

dacă utilizați un instrument de programare a schimburilor precum Planday, puteți limita automat swap-urile de schimburi pe baza diferitelor seturi de abilități. Ceea ce ne aduce la următorul punct…

formalizați o politică de schimbare a schimbării.,

asigurați-vă că toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină atunci când vine vorba de politica dvs. de schimbare a schimburilor.ar putea merita să luați în considerare limitarea tranzacțiilor cu mai puțin de 24 de ore înainte de începerea turei, deoarece este mai puțin probabil să fie preluat de un alt membru al echipei în acea etapă târzie.și asigurați – vă că dețineți dreptul de veto asupra oricăror schimburi de schimburi-de exemplu, este posibil să nu doriți ca lucrătorii dvs. cei mai experimentați să facă schimburi cu membri ai echipei mai puțin experimentați atunci când angajații nou-nouți lucrează și ei în aceeași tură.,

după ce ai toate aceste informații în instrumentul de planificare, poți începe apoi să cartografiezi turele deschise pe care trebuie să le completezi. Desigur, construirea programului nu este un loc de muncă o singură dată.

utilizați un șablon pentru a economisi timp.

nu trebuie să începeți de la zero de fiecare dată. După ce ați stabilit un program care funcționează pentru perioada stabilită pentru care lucrați (fie că este vorba de o săptămână, două săptămâni sau lună), ar trebui să puteți utiliza cu ușurință programul dvs. ca șablon pentru toate programele viitoare.,

care acoperă terenul de care aveți nevoie pentru a începe (și sperăm, fără a fi prea copleșit). Faceți lucrurile un pas la un moment dat, dați-vă loc pentru a face modificări procesului dvs. de programare și, dacă sunteți atât de înclinat, luați în considerare să încercați și Planday. Ai asta!

nu mai există foi de calcul: salutați programul dvs. de lucru digital din Planday.

începeți o încercare gratuită de 30 de zile sau programați o demonstrație astăzi.