Hoe maak je een werkschema aan: de Complete Guide

waarschuwing: als u Google Sheets gebruikt om uw schema aan te maken, controleer dan de rechten voordat u de e-maillink naar uw team verzendt. Je wilt dat het schema alleen view is, wat betekent dat niemand zijn eigen diensten kan bewerken.,ing (tot 80%)

Nadelen

• leercurve met het toepassen van nieuwe platform
• De klantenservice op het gratis plannen kunnen worden beperkt

Opmerking: naast de bovenstaande opties, er zijn andere werk plannen apps ontworpen voor de individuen, zoals freelancers, eerder dan voor de horeca of de detailhandel.,

sommige bekende, single-user work scheduling apps op de markt omvatten Schedule Planner en WorkTime. Aangezien deze apps niet zijn ontworpen om te werken voor meerdere mensen of voor shift-based bedrijven met meer complexe planning behoeften, dus we hebben niet gegaan in de nitty-gritty achter deze hier.

in de meeste gevallen kiezen bedrijven ervoor om Excel of Google Spreadsheets te gebruiken als workarounds voor een speciaal programma voor het plannen van werknemers. Immers, deze zijn vertrouwd en “gratis” (zoals in, er zijn geen extra out-of-budget uitgaven). Maar hier is het ding:

Spreadsheets werken gewoon niet voor werknemersplanning.,

Excel is geweldig voor het helpen met berekeningen en data visualisaties. Maar het gebruik ervan om uw werkschema ‘ s te beheren zal altijd nadelig zijn voor uw eigen productiviteit – om nog maar te zwijgen van de productiviteit van uw team.

de waarheid is dat spreadsheets geen effectief middel zijn om de planning van uw werknemers te beheren – vooral als u een shift-gebaseerde organisatie bent. Planning team schema ’s in spreadsheets kan tijdrovend, onbetrouwbaar, ineffectief en resulteert in gevreesde silo’ s.

velen van u weten dit waarschijnlijk al, vooral als u momenteel spreadsheets gebruikt., Maar als je overtuigender nodig hebt, laten we dan uitleggen waarom dat het geval is:

het succesvol beheren van teamschema ‘ s vereist meer dan een spreadsheet.

programma ‘ s zoals Excel kunnen je gewoon niet de belangrijkste functies bieden die je nodig hebt om veel van de vervelende dingen die in shift planning gaan te automatiseren. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid bijvoorbeeld niet van tevoren invoeren. Dat moet gebeuren in persoon of per telefoon, sms of e-mail en je moet deze gegevens toe te voegen in jezelf.,

u kunt uw personeel ook niet organiseren op basis van vaardigheden of wie op dit moment met vakantie is – deze moeten afzonderlijk worden bijgehouden. Dit betekent dat je uiteindelijk het verstrooien van kritische planning details over een suite van tools, waardoor al-te-gemakkelijk om een detail te missen of tijd te verspillen jacht op een belangrijk stuk informatie.

een goede werkplanning app kan echter alle communicatie en gegevens consolideren, zodat u afscheid kunt nemen van het scrollen door oude e-mailketens of (nog erger) vertrouwen op het geheugen.

schema ‘ s op spreadsheets zijn traag te bouwen en te onderhouden.,

zelfs als u onze handige sjabloon gebruikt, zult u nog steeds hopen tijd verspillen aan het aanpassen, formatteren en bijwerken van uw schema ‘ s als veranderingen van andere plaatsen binnenkomen.

In tegenstelling tot spreadsheets, zullen gereedschappen die speciaal zijn gebouwd voor personeelsplanning al dat zware werk voor u doen.

Spreadsheets zullen u niet helpen het grote plaatje te zien.

zonder één plaats om al uw medewerkers en planningsgegevens op te slaan, is het moeilijk om te weten hoe effectief u uw team planner.,

met een krachtigere tool voor het plannen van uw medewerkers, zoals Planday, zult u niet alleen uw planning automatiseren en veel repetitieve beheertaken stroomlijnen. Je zult ook in staat zijn om te ontdekken of je overbezet bent. U kunt direct vergelijken uw wekelijkse salariskosten tegen de omzet en houd het schema mager door het toewijzen van slechts zo veel mensen als je nodig hebt om de vraag van de klant te voldoen.

Als u het gevoel hebt dat u niet het beste haalt uit elke werkdag, dan hebben we goed nieuws voor u: het verhogen van uw productiviteit is niet moeilijk., Het vereist alleen dat je meer bewust te zijn over hoe je je tijd te beheren. Ontdek wat klanten van Planday doen om meer van hun tijd op het werk te maken:

meer informatie

waarom verhuizen andere bedrijven naar werkplanningssoftware in plaats van Excel?

wanneer mensen en processen ongeorganiseerd zijn, heeft alles downstream de neiging om uit elkaar te vallen.

het vermijden van de hieronder beschreven valkuilen en het begeleiden van uw team naar succes vereist iets te veranderen., Hier zijn enkele van de terugkerende redenen waarom we klanten zien overschakelen naar een shift-scheduling tool, zoals Planday:

• Er wordt te veel tijd verspild aan het zoeken naar dingen. Kunt u uw bestanden niet vinden? Of dat time-off verzoek in je inbox? Tijd besteed aan Zoeken is tijd besteed aan het niet krijgen van dingen gedaan.
• dingen worden gemist. Omdat je die ene e-mail niet kon vinden of iets vergat op te volgen, heb je per ongeluk die werknemer ingepland terwijl ze op hun jaarlijkse vakantie.
• iedereen staat onder verhoogde stress. En zoals we allemaal weten, leidt extra stress elders tot extra problemen.,
• verminderde moraal onder teamleden. Zodra het moreel begint te dalen, kun je verwachten dat het personeelsverloop omhoog gaat.
• verlies van geld. Voortkomend uit de vorige vier problemen die elkaar compounden.
• organisatie: en je team organiseren begint met jezelf organiseren om te beginnen!

aan de slag met het opbouwen van uw werkschema

voordat u aan uw schema begint te werken, moet u het volgende doen:

Stel uw budget voor de loonadministratie vast.,

zorg ervoor dat u alle variabelen in kaart brengt die een fluctuatie in het schema veroorzaken (of drukke periodes, feestdagen, enz.)

Vraag alle werknemers om hun beschikbaarheid en werkvoorkeuren in te dienen.

handig, Planday automatiseert deze stap namens u.

stel medewerkers op in uw werkplanningsplatform.

Hier kunt u de contractuele uren invoeren die voor elke werknemer zijn vastgelegd en andere belangrijke informatie die u nodig hebt., Deze zullen waarschijnlijk enige variatie van de volgende omvatten:

• vaardigheden
• kwalificaties
• eventuele overwerkbeperkingen

Beoordeel de soorten ploegen waarvoor u dekking nodig hebt.

Er zullen waarschijnlijk verschillende soorten posities zijn die u nodig hebt voor uw bedrijfsvoering, dus deze stap is vooral belangrijk als u shift-transacties toestaat.

Als u een shift scheduling tool zoals Planday gebruikt, kunt u automatisch shift swaps beperken op basis van verschillende vaardigheden. Dat brengt ons bij het volgende punt…

formaliseren van een shift-swapping beleid.,

zorg ervoor dat alle teamleden op dezelfde pagina zitten als het gaat om uw shift-swapping beleid.

Het zou de moeite waard zijn om te overwegen de handel minder dan 24 uur voor het begin van de dienst te beperken, omdat het minder waarschijnlijk is dat een ander teamlid in dat late stadium wordt opgepikt.

en zorg ervoor dat u vetorecht hebt over elke shift swaps – bijvoorbeeld, u wilt misschien niet dat uw meest doorgewinterde werknemers diensten ruilen met minder ervaren teamleden wanneer gloednieuwe werknemers ook in dezelfde shift werken.,

zodra u al deze informatie in uw planning tool hebt, kunt u dan beginnen met het in kaart brengen van de open diensten die u moet invullen. Natuurlijk, het maken van het schema is niet een eenmalige taak.

gebruik een sjabloon om tijd te besparen.

u hoeft niet elke keer opnieuw te beginnen. Zodra u een schema hebt opgesteld dat werkt voor de ingestelde periode waarvoor u vooruit werkt (of dat nu een week, twee weken of maand is), moet u uw schema gemakkelijk kunnen gebruiken als een sjabloon voor alle toekomstige schema ‘ s.,

dat dekt de basis die je nodig hebt om aan de slag te gaan (en hopelijk, zonder te overweldigd te worden). Neem dingen stap voor stap, geef jezelf de ruimte om tweaks te maken aan uw planning proces, en als je zo geneigd bent, overwegen het geven van Planday een keer te proberen, te. Je kunt dit!

geen spreadsheets meer: Zeg hallo tegen uw digitale werkschema van Planday.

Start vandaag nog een gratis proefperiode van 30 dagen of plan een demo.