cómo crear un horario de trabajo: la guía completa

advertencia: si estás utilizando hojas de cálculo de Google para crear tu horario, asegúrate de comprobar los permisos antes de enviar el enlace de correo electrónico a tu equipo. Desea que el horario sea solo para ver, lo que significa que nadie puede editar sus propios turnos.,

desventajas

• curva de aprendizaje con la adopción de una nueva plataforma
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nota: además de las opciones anteriores, hay otras aplicaciones de horario de trabajo diseñadas para personas individuales, como freelancers, en lugar de para restaurantes o negocios minoristas.,

algunas conocidas aplicaciones de programación de trabajo de un solo usuario en el mercado incluyen Schedule Planner y WorkTime. Como estas aplicaciones no están diseñadas para funcionar para varias personas o para empresas basadas en turnos con necesidades de programación más complejas, no hemos entrado en el meollo detrás de estas aquí.

en la mayoría de los casos, las empresas optan por usar Excel o Google Sheets como soluciones alternativas a una herramienta de programación de empleados dedicada. Después de todo, estos son familiares y «gratis» (como en, no hay gastos adicionales fuera del presupuesto). Pero aquí está la cosa:

las hojas de cálculo simplemente no funcionan para la programación de empleados.,

Excel es ideal para ayudar con cálculos y visualizaciones de datos. Pero usarlo para administrar sus horarios de trabajo siempre será perjudicial para su propia productividad, por no mencionar la productividad de su equipo.

la verdad es que las hojas de cálculo no son un medio eficaz para gestionar la programación de sus trabajadores, especialmente si se trata de una organización basada en turnos. Los horarios del equipo de planificación en hojas de cálculo pueden llevar mucho tiempo, ser poco fiables, ineficaces y dar lugar a temidos silos.

muchos de ustedes probablemente ya saben esto, especialmente si actualmente están usando hojas de cálculo., Pero si necesitas más convencimiento, entonces vamos a cubrir por qué ese es el caso:

administrar con éxito los horarios del equipo requiere más que una hoja de cálculo.

Los programas como Excel simplemente no pueden ofrecerle las características clave que necesita para automatizar muchas de las cosas tediosas que entran en la planificación de turnos. El personal no puede ingresar su disponibilidad con anticipación, por ejemplo. Eso tendrá que suceder en persona o por teléfono, texto o correo electrónico y tendrá que agregar estos datos en usted mismo.,

tampoco puede organizar a su personal por habilidades o quién está actualmente de vacaciones anuales, ya que deberán rastrearse por separado. Esto significa que termina dispersando detalles críticos de programación en un conjunto de herramientas, lo que hace que sea demasiado fácil perderse un detalle o perder el tiempo buscando una pieza clave de información.

una buena aplicación de programación de trabajo, sin embargo, puede consolidar todas las comunicaciones y datos, por lo que puede decir adiós al desplazamiento a través de viejas cadenas de correo electrónico o (peor aún) confiar en la memoria.

las programaciones en hojas de cálculo son lentas de construir y mantener.,

incluso si utilizas nuestra plantilla práctica, perderás mucho tiempo personalizando, formateando y actualizando tus programas a medida que los cambios llegan de otros lugares.

a diferencia de las hojas de cálculo, las herramientas creadas especialmente para la programación del personal harán todo ese trabajo pesado por usted.

las hojas de cálculo no te ayudarán a ver el panorama general.

sin un lugar para almacenar todo el personal y los datos de programación, es difícil saber con qué eficacia está programando a su equipo.,

con una herramienta más poderosa para la programación de sus empleados, como Planday, no solo automatizará su programación y simplificará muchas tareas de administración repetitivas. También podrás descubrir si tienes exceso de personal. Puede comparar instantáneamente sus costos salariales semanales con los ingresos y mantener el calendario AJUSTADO asignando solo tantas personas como necesite para satisfacer la demanda del cliente.

si siente que no está aprovechando al máximo cada día de trabajo, tenemos algunas buenas noticias para usted: aumentar su productividad no es difícil., Solo requiere que seas más deliberado sobre cómo manejas tu tiempo. Descubra lo que los clientes de Planday están haciendo para aprovechar más su tiempo en el trabajo:

Aprenda más

¿por qué otras empresas se mueven al software de programación de trabajo en lugar de Excel?

cuando las personas y los procesos están desorganizados, todo en las aguas abajo tiene una tendencia a desmoronarse.

evitar las trampas que se describen a continuación y guiar a su equipo hacia el éxito requiere algo que cambiar., Estas son algunas de las razones recurrentes por las que vemos a los clientes cambiar a una herramienta de programación de turnos, como Planday:

• Hay demasiado tiempo perdido buscando cosas. ¿No puedes encontrar tus archivos? ¿O esa solicitud de tiempo libre en tu bandeja de entrada? El tiempo dedicado a la búsqueda es el tiempo dedicado a no hacer las cosas.
• las Cosas perdidas. Debido a que no pudo encontrar ese correo electrónico u olvidó hacer un seguimiento de algo, accidentalmente programó a ese trabajador mientras estaba de vacaciones anuales.
• Todo el mundo está bajo mayor estrés. Y como todos sabemos, el estrés adicional conduce a problemas adicionales en otros lugares.,
• Disminución de la moral entre los miembros del equipo. Una vez que la moral comienza a caer, puede esperar que la rotación de empleados aumente.
• Perder dinero. Derivados de los cuatro problemas anteriores que se agravan entre sí.
• Organización: ¡y organizar a tu equipo comienza con organizarte a ti mismo para empezar!

comenzar a construir su horario de trabajo

antes de comenzar a trabajar en su horario, deberá hacer lo siguiente:

Establezca su presupuesto para nómina.,

asegúrese de mapear cualquier variable que cause una fluctuación en el horario (ya sean períodos ocupados, días festivos, etc.).)

pida a todos los empleados que envíen su disponibilidad y preferencias de trabajo.

fácilmente, Planday automatiza este paso en su nombre.

configure empleados en su plataforma de programación de trabajo.

Aquí es donde puede ingresar las horas contractuales establecidas para cada empleado y otra información clave que necesita., Estos probablemente incluirán alguna variación de lo siguiente:

• Skills
• Qualifications
• cualquier restricción de horas extras

evalúe los tipos de turnos para los que necesita cobertura.

es probable que haya diferentes tipos de posiciones que necesita para sus operaciones comerciales, por lo que este paso es especialmente importante si está permitiendo operaciones por turnos.

Si utiliza una herramienta de programación de turnos como Planday, puede limitar automáticamente los intercambios de turnos en función de diferentes conjuntos de habilidades. Lo que nos lleva al siguiente punto

formalizar una política de cambio de turno.,

asegúrese de que todos los miembros del equipo están en la misma página cuando se trata de su política de cambio de turnos.

podría valer la pena considerar limitar las operaciones menos de 24 horas antes del comienzo del turno, ya que es menos probable que sea recogido por otro miembro del equipo en esa etapa tardía.

y asegúrese de tener poder de veto sobre cualquier cambio de turno – por ejemplo, es posible que no desee que sus trabajadores más experimentados intercambien turnos con miembros del equipo menos experimentados cuando los nuevos empleados también trabajan ese mismo turno.,

una vez que tenga toda esta información en su herramienta de programación, puede comenzar a mapear los turnos abiertos que necesita llenar. Por supuesto, construir el horario no es un trabajo de una sola vez.

Utilice una plantilla para ahorrar tiempo.

no es necesario empezar de cero cada vez. Una vez que haya establecido un horario que funcione para el período establecido para el que está trabajando por adelantado (ya sea una semana, dos semanas o un mes), debería poder usar fácilmente su horario como una plantilla para todos los horarios futuros.,

que cubre el terreno que necesita para comenzar (y con suerte, sin sentirse demasiado abrumado). Tome las cosas un paso a la vez, dése espacio para hacer ajustes en su proceso de programación, y si está tan inclinado, considere darle una oportunidad a Planday también. ¡Lo tienes!

No más hojas de cálculo: saluda tu horario de trabajo digital desde Planday.

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