Agradecimientos de regalos: decir ‘gracias’ a los donantes

los agradecimientos de regalos rápidos y reflexivos son fundamentales para la recaudación de fondos efectiva. Las regulaciones del IRS rigen qué documentación necesitan los donantes para reclamar una deducción por su contribución caritativa. El sitio web del IRS proporciona una sección completa sobre la justificación de regalos.

• ¿Qué debe incluir un «gracias» a los donantes?, No hay palabras mágicas que cada organización sin fines de lucro debe incluir en las notas de «agradecimiento» a los donantes; sin embargo, es importante estar familiarizado con lo que los donantes esperan, así como lo que el IRS requiere que las organizaciones sin fines de lucro incluyan en el mensaje de «justificación de regalos». También le animamos a pensar en cómo decir «gracias» de una manera personal y significativa.
• ¿cuándo se debe enviar un acuse de recibo de regalo? Pronto! Los donantes esperan recibir un «gracias» por cualquier cantidad de Contribución, y también lo esperan poco después de hacer su donación., Enviar el acuse de recibo en un corto período de tiempo asegura al donante que la donación fue recibida y consolida las relaciones con el donante. Técnicamente, los donantes no necesitan la justificación hasta algún momento antes de presentar sus declaraciones de impuestos personales para el año en que se hizo el regalo.
• hay otras formas de reconocer un regalo además de un acuse de recibo por escrito que se envía al donante, ya sea por correo electrónico o correo postal., Muchas organizaciones sin fines de lucro incluyen una lista de donantes actuales en un informe anual o en su sitio web; los donantes a menudo buscan sus nombres en esas listas y pueden sentirse desconcertados si no se ven en la lista. También pueden ser infelices si han pedido permanecer en el anonimato y su nombre está en la lista. Asegúrese de saber si y cómo un donante apreciaría el reconocimiento público de un regalo.

antecedentes sobre «gift substantiation»

las organizaciones sin fines de lucro quieren asegurarse de que los donantes se sientan apreciados y reconocidos por su generosidad., Además, las regulaciones del IRS requieren que antes de que un donante reclame una deducción de impuestos por una contribución caritativa, el donante debe tener un registro bancario o una comunicación escrita de la organización caritativa sin fines de lucro que documente la contribución. Como resultado, los donantes esperan que una organización sin fines de lucro proporcione un recibo por su contribución. Las regulaciones del IRS ponen la responsabilidad en los donantes para asegurarse de que tienen un acuse de recibo de regalo por escrito «para cualquier contribución de $250 o más.,»No hay ningún requisito legal para acuses de recibo de donaciones por contribuciones de menos de $250 a menos que el donante reciba algo de valor a cambio del regalo, lo que desencadena reglas especiales para las contribuciones «quid pro quo». Para obtener más información, consulte la publicación 1771 del IRS – Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements

¿qué debe contener el reconocimiento de regalo?,l bienes o servicios a cambio de la donación, como, «No se recibieron bienes o servicios a cambio de este regalo»; o (b) si el regalo fue de 7 75 o más, y la organización sin fines de lucro proporcionó algo más que un beneficio insustancial a cambio del regalo (como boletos para un evento especial o asistencia a un evento donde los donantes reciben una comida), entonces la organización sin fines de lucro debe proporcionar una estimación de buena fe del valor de los bienes/servicios proporcionados por la organización la comida fue donada a la caridad).,

¿qué pasa si el regalo se hace a través de un fondo asesorado por un donante?

generalmente, si el donante dirige una subvención a su organización a través de un fondo asesorado por donantes (DAF) como Fidelity Charitable o Vanguard Charitable, un DAF mantenido en una fundación comunitaria, o a través de uno de los DAF que están configurados para recibir donaciones en línea como Network for Good o PayPal Giving Fund, se le dará el nombre del donante y la información de contacto junto con la subvención., Usted querrá enviar un acuse de recibo agradeciendo al donante por el regalo, pero no es necesario incluir un lenguaje acerca de que el regalo es deducible de impuestos, porque el DAF ya proporcionó un recibo de impuestos al donante. Algunos expertos recomiendan que su reconocimiento diga algo como,»Gracias por recomendar la generosa donación de 5 500.00, que recibimos en <date>, a través de su fondo asesorado por donantes en Fidelity Charitable.,»

si la donación viene sin información de contacto del donante, no hay mucho que pueda hacer al respecto, porque el donante optó por hacer la contribución de forma anónima.

punteros de práctica

• en muchos estados, las regulaciones de registro de organizaciones benéficas requieren una declaración de divulgación en solicitudes escritas y reconocimientos de regalos, así que asegúrese de incluir cualquier declaración de divulgación requerida cuando su organización sin fines de lucro envíe un reconocimiento de cualquier regalo/promesa, según corresponda. Lea más sobre los requisitos estatales de registro y divulgación de obras benéficas.
• obtener todo su personal(y la Junta!,) involucrado con un » Thank-a-thon.»(Lapa recomienda hacer esto en la semana antes de acción de Gracias.)
• Es útil tener una plantilla lista para enviar que se puede personalizar a medida que llegan las donaciones, y es imperativo tener un buen sistema para registrar quién dio qué, cuándo y cuánto. Existen muchas soluciones de software de gestión de donantes que pueden ayudar con el seguimiento de regalos.
• Lleve un registro de las promesas también, ya que deben contabilizarse en el año en que se hace la promesa, incluso si la donación no llega en ese año fiscal.
• ¿ha considerado una llamada telefónica de «Gracias»?, 5 Mejores Prácticas Para llamadas telefónicas de» Gracias » (Joanne Fritz)
• A veces un donante le pedirá a una organización sin fines de lucro que escriba una carta que respalde el valor en dólares de un regalo que no sea en efectivo. No es el papel de las organizaciones sin fines de lucro colocar un valor de mercado en las contribuciones, y las organizaciones sin fines de lucro no quieren quedar atrapadas entre el IRS y el donante si se disputa el valor de mercado de un regalo, por lo que la respuesta más apropiada es redactar un mensaje de reconocimiento de regalo que solo describa lo que fue aportado, sin ponerle un valor en dólares., En el caso de las contribuciones no en efectivo o regalos en especie con un valor reclamado de más de 5.000 dólares, los donantes generalmente necesitan una tasación preparada por un tasador calificado para reclamar la deducción. (Las organizaciones sin fines de lucro caritativas no deben actuar como tasador.) Ver aviso del IRS 2006-96.
• si los donantes no están seguros de lo que necesitan, o por qué necesitan fundamentación para su contribución, la organización sin fines de lucro puede compartir con el donante cómo el IRS explica qué donantes necesitan documentar las donaciones para reclamar una deducción de impuestos.,

Resources

• IRS Publication 1771: Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements
• All about quid pro quo contributions (National Council of Nonprofits)
• Tip Sheet on Saying Thank You to Donors (National Council of Nonprofits)
• IRS video de YouTube: Charitable Contributions (IRS)
• Para los donantes: ¿puedo deducir mi contribución caritativa?, (IRS)
• agradeciendo a los donantes por regalos no en efectivo, como regalos en especie/bienes donados (IRS)
• orientación sobre los requisitos de evaluación para contribuciones no en efectivo de 5 5,000 o más (IRS)
• Cómo valorar los regalos comprados en subastas de caridad (IRS)
• guía de donaciones de vehículos de una organización benéfica (IRS)
• ¿te sientes atascado?, Cómo escribir un agradecimiento que funciona (manos en la recaudación de fondos)
• 20 maneras de decir gracias (Jerry Panas / Penelope Burke)
• infografía: personalizando su «gracias» a los donantes (con clase)
• ¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro son tan terribles en reconocer los regalos? (Franco)