Cadeaubonnen: ‘Dank u wel’ zeggen tegen donateurs

snelle en doordachte cadeaubonnen staan centraal bij effectieve fondsenwerving. IRS regelgeving regelt wat documentatie donoren nodig hebben om een aftrek voor hun charitatieve bijdrage te claimen. De IRS website biedt een uitgebreide sectie over schenking onderbouwing.

• Wat moet een “dank u” aan donoren bevatten?, Er zijn geen magische woorden die elke non-profit moet opnemen in” Dank u “notities aan donoren; het is echter belangrijk om bekend te zijn met wat donoren verwachten, evenals wat de IRS vereist charitatieve non-profitorganisaties op te nemen in de” gift onderbouwing ” boodschap. We moedigen u ook aan om na te denken over hoe u “Dank u” op een persoonlijke en betekenisvolle manier kunt zeggen.
• Wanneer moet een cadeaubon worden verzonden? Binnenkort! Donoren verwachten een “bedankje” te ontvangen voor elke omvang van de bijdrage, en ze verwachten het ook snel na het maken van hun gift., Het verzenden van de bevestiging binnen een korte periode verzekert de donor dat de donatie is ontvangen, en stolt donorrelaties. Technisch gezien hebben donateurs de onderbouwing pas nodig voordat ze hun persoonlijke belastingaangifte indienen voor het jaar dat de gift werd gedaan.
• er zijn andere manieren om een gift te bevestigen naast een schriftelijke geschenkbevestiging die naar de donor wordt gestuurd, hetzij via e-mail of gewone post., Veel non-profitorganisaties bevatten een lijst van huidige donoren in een jaarverslag of op hun website; donoren zoeken vaak naar hun namen op die lijsten en kunnen verbaasd zijn als ze zichzelf niet in de lijst zien staan. Ze kunnen ook ongelukkig zijn als ze hebben gevraagd om anoniem te blijven en hun naam wordt vermeld. Zorg ervoor dat je weet of en hoe een donor publieke erkenning van een gift zou waarderen.

achtergrond over “schenking onderbouwing”

non-profitorganisaties willen ervoor zorgen dat donors zich gewaardeerd en erkend voelen voor hun vrijgevigheid., Bovendien, IRS regelgeving vereist dat voordat een donor een belastingaftrek voor een charitatieve bijdrage claimt, de donor moet beschikken over een bankdossier of een schriftelijke mededeling van de charitatieve non-profit documenteren van de bijdrage. Als gevolg hiervan verwachten donoren van een non-profit een ontvangstbewijs voor hun bijdrage. IRS verordeningen plaatsen de verantwoordelijkheid op donoren om ervoor te zorgen dat ze een schriftelijke gift bevestiging “voor een enkele bijdrage van $250 of meer.,”Er is geen wettelijke verplichting voor geschenkbevestigingen voor bijdragen van minder dan $ 250, tenzij de donor ontvangt iets van waarde in ruil voor de gift, die speciale regels voor “quid pro quo” bijdragen triggers. Voor meer achtergrondinformatie, zie IRS Publication 1771-Charitable Contributions: onderbouwing and Disclosure Requirements

wat moet de geschenkbevestiging bevatten?,l goederen of diensten in ruil voor de donatie, zoals “Geen goederen of diensten die werden ontvangen in ruil voor dit geschenk”; of (b) als de gift was $75 of meer, en de non-profit geleverd iets van meer dan geringe voordeel in ruil voor een geschenk (zoals tickets voor een speciale gebeurtenis, of deelname aan een evenement waar donateurs krijgen een maaltijd), dan is de non-profit moeten zorgen voor een goed geloof schatting van de waarde van de goederen/diensten geleverd door de non-profit aan de donor, zoals de marktwaarde van de tickets voor het evenement, of de werkelijke kosten van het diner (zelfs als het voedsel werd geschonken aan het goede doel).,

wat als de gift wordt gedaan via een Donorfonds?

in het algemeen, als de donor een subsidie aan uw organisatie stuurt via een Donor Advised Fund (DAF), zoals Fidelity Charitable of Vanguard Charitable, een DAF die wordt gehouden bij een gemeenschapsstichting, of via een van de DAF ‘ s die zijn opgezet om online donaties te ontvangen, zoals Network for Good of PayPal Giving Fund, krijgt u de naam en contactgegevens van de donor samen met de subsidie., U wilt een dankbetuiging sturen aan de donor voor het geschenk, maar u hoeft geen taal te vermelden over het feit dat het geschenk fiscaal aftrekbaar is, omdat de DAF al een belastingbewijs aan de donor heeft verstrekt. Sommige experts raden aan dat uw bevestiging iets leest als,”dank u voor het aanbevelen van de genereuze subsidie van $500,00, die we ontvingen op <date>, via uw donor geadviseerd fonds bij Fidelity Charitable.,”

als de subsidie geen donorcontactgegevens bevat, kun je daar niet veel aan doen, omdat de donor ervoor koos om de bijdrage anoniem te doen.

Practice Pointers

• in veel staten vereisen de charitatieve registratievoorschriften een openbaarmakingsverklaring over schriftelijke verzoeken en geschenkbevestigingen, dus zorg ervoor dat elke vereiste openbaarmakingsverklaring wordt opgenomen wanneer uw non-profitorganisatie een bevestiging van een gift / pandrecht stuurt, indien van toepassing. Lees meer over State charitatieve registratie en openbaarmaking eisen.
• krijg je hele staf (en board!,) betrokken bij een ” Thank-a-thon.”(LAPA beveelt aan om deze in de week voor Thanksgiving te doen.)
• het is handig om een sjabloon klaar te hebben om uit te zenden dat kan worden aangepast als donaties binnenkomen, en het is noodzakelijk om een goed systeem te hebben voor het vastleggen van wie wat, wanneer en hoeveel gaf. Veel donor management software oplossingen bestaan die kunnen helpen met gift tracking.
• houd ook de verpandingen bij, aangezien zij moeten worden verantwoord in het jaar waarin de verpanding wordt gedaan, zelfs als de gift niet in dat fiscale jaar aankomt.
• heeft u een bedankje overwogen?, 5 Best Practices voor “dank u” telefoongesprekken (Joanne Fritz)
• soms zal een donor een non-profit vragen om een brief te schrijven waarin de waarde van een niet-contante gift in dollar wordt vermeld. Het is niet de rol van de non-profitorganisatie om een marktwaarde op bijdragen te plaatsen, en non-profitorganisaties willen niet worden gevangen tussen de IRS en de donor als de marktwaarde van een gift wordt betwist, dus de meest geschikte reactie is om een geschenk bevestigingsbericht dat alleen beschrijft wat het was dat werd bijgedragen, zonder het plaatsen van een dollar waarde op., Voor non-cash /gifts-in-kind bijdragen met een geclaimde waarde van $5.000+ donoren hebben over het algemeen een beoordeling opgesteld door een gekwalificeerde taxateur om de aftrek te claimen. (Charitatieve non-profitorganisaties moeten niet fungeren als de taxateur.) Zie IRS-mededeling 2006-96.
• als donors niet zeker weten wat ze nodig hebben, of waarom ze een onderbouwing nodig hebben voor hun bijdrage, kan de non-profitorganisatie met de donor delen hoe de IRS uitlegt welke donors giften moeten documenteren om een belastingaftrek te kunnen aanvragen.,

middelen

• IRS publicatie 1771: charitatieve bijdragen: onderbouwing en openbaarmakingsvereisten
• alles over quid pro quo bijdragen (Nationale Raad van non-profitorganisaties)
• Tip Sheet on say Thank You to Donors (Nationale Raad van non-profitorganisaties)
• IRS YouTube Video: charitatieve bijdragen (IRS)
• voor donoren: kan ik mijn charitatieve bijdrage Aftrekken?, (IRS)
• donors bedanken voor giften in natura, zoals giften in natura/donated property (IRS)
• Guidance regarding taxation requirements for non-cash contributions of $5.000 or more (IRS)
• Hoe waarde te geven aan giften die zijn gekocht op liefdadigheidsveilingen
• a charity ’s guide to vehicle donations (IRS)
• A Consumer’ s Guide to Low Cost Donor Management Systems (NTEN and Idealware)
• zit je vast?, Hoe schrijf je een bedankje dat werkt (Hands on Fundraising)
• 20 manieren om bedankje te zeggen (Jerry Panas / Penelope Burke)
• Infographic: personaliseren van je bedankje aan donateurs (Classy)
• Waarom zijn non-profitorganisaties zo slecht in het erkennen van geschenken? (Candid)