Geschenk Danksagungen: Sagen ‚Danke‘ an die Spender

Schnelle und durchdachte Geschenk Danksagungen sind von zentraler Bedeutung für eine effektive Fundraising. IRS-Vorschriften regeln, welche Dokumentation Spender benötigen, um einen Abzug für ihren gemeinnützigen Beitrag zu beanspruchen. Die IRS-Website bietet einen umfassenden Abschnitt zur Begründung von Geschenken.

• Was sollte ein“ Dankeschön “ an die Spender beinhalten?, Es gibt keine magischen Worte, die jede gemeinnützige Organisation in „Danke“ – Notizen an Spender aufnehmen muss; Es ist jedoch wichtig, mit den Erwartungen der Spender vertraut zu sein und was die IRS von gemeinnützigen gemeinnützigen Organisationen verlangt, um sie in die Nachricht „Geschenkbegründung“ aufzunehmen. Wir ermutigen Sie auch, darüber nachzudenken, wie Sie sich persönlich und sinnvoll bedanken können.
• Wann sollte eine Geschenkbestätigung gesendet werden? Bald! Spender erwarten ein „Dankeschön“ für jede Beitragsgröße, und sie erwarten es auch bald nach ihrem Geschenk., Das Senden der Bestätigung innerhalb kurzer Zeit versichert dem Spender, dass die Spende eingegangen ist, und verfestigt die Spenderbeziehungen. Technisch gesehen brauchen Spender die Begründung erst, bevor sie ihre persönlichen Steuererklärungen für das Jahr, in dem das Geschenk gemacht wurde, einreichen.
• Es gibt andere Möglichkeiten, ein Geschenk zusätzlich zu einer schriftlichen Geschenkbestätigung anzuerkennen, die an den Spender gesendet wird, sei es per E-Mail oder per Post., Viele gemeinnützige Organisationen enthalten eine Liste der aktuellen Spender in einem Jahresbericht, oder auf ihrer Website; Spender suchen oft nach ihren Namen auf diesen Listen und können verwirrt sein, wenn sie sich nicht aufgeführt sehen. Sie können auch unglücklich sein, wenn sie gebeten haben, anonym zu bleiben und ihr Name aufgeführt ist. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob und wie ein Spender die öffentliche Anerkennung eines Geschenks schätzen würde.

Hintergrund zu „gift substantiation“

Gemeinnützige Organisationen möchten sicherstellen, dass sich Spender für ihre Großzügigkeit geschätzt und anerkannt fühlen., Darüber hinaus verlangen die IRS-Vorschriften, dass der Spender, bevor ein Spender einen Steuerabzug für einen gemeinnützigen Beitrag beansprucht, über eine Bankaufzeichnung oder eine schriftliche Mitteilung der gemeinnützigen Organisation verfügen muss, die den Beitrag dokumentiert. Infolgedessen erwarten Spender, dass eine gemeinnützige Organisation eine Quittung für ihren Beitrag ausstellt. Die IRS-Vorschriften legen die Verantwortung auf die Spender, um sicherzustellen, dass sie eine schriftliche Geschenkbestätigung „für jeden einzelnen Beitrag von $250 oder mehr haben.,“Es gibt keine gesetzliche Anforderung für Geschenkbelege für Beiträge von weniger als 250 US-Dollar, es sei denn, der Spender erhält als Gegenleistung für das Geschenk etwas Wertvolles, was besondere Regeln für „quid pro quo“ – Beiträge auslöst. Weitere Hintergründe finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 1771-Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements

Was sollte die Geschenkbestätigung enthalten?,l Waren oder Dienstleistungen als Gegenleistung für die Spende, z. B. „Keine Waren oder Dienstleistungen wurden als Gegenleistung für dieses Geschenk erhalten“; oder (b) wenn das Geschenk 75 USD oder mehr betrug und die gemeinnützige Organisation als Gegenleistung für das Geschenk mehr als einen unwesentlichen Nutzen erbracht hat (z. B. Tickets für eine besondere Veranstaltung oder Teilnahme an einer Veranstaltung, bei der die Spender eine Mahlzeit erhalten), muss die gemeinnützige Organisation in gutem Glauben den Wert der Waren/Dienstleistungen schätzen, die die gemeinnützige Organisation dem Spender zur Verfügung stellt, z. B. den Marktwert der Tickets für die kosten für das Abendessen (auch wenn das Essen an die Wohltätigkeitsorganisation gespendet wurde).,

Was ist, wenn das Geschenk über einen Spenderfonds gemacht wird?

Im Allgemeinen erhalten Sie den Namen und die Kontaktinformationen des Spenders zusammen mit dem Zuschuss, wenn der Spender einen Zuschuss an Ihre Organisation über einen Spender Advised Fund (DAF) wie Fidelity Charitable oder Vanguard Charitable, einen DAF in einer Community Foundation oder über eines der DAFs, die eingerichtet sind, um Online-Spenden wie Network for Good oder PayPal Giving Fund zu erhalten, an Ihre Organisation weiterleitet., Sie möchten eine Bestätigung senden, in der Sie dem Spender für das Geschenk danken, aber Sie müssen keine Angaben darüber machen, dass das Geschenk steuerlich absetzbar ist, da der DAF dem Spender bereits eine Steuerquittung zur Verfügung gestellt hat. Einige Experten empfehlen, dass Ihre Bestätigung so etwas wie „Danke, dass Sie den großzügigen Zuschuss von $500.00 empfohlen haben, den wir auf <date> erhalten haben.,“

Wenn der Zuschuss ohne Kontaktinformationen des Spenders erfolgt, können Sie nicht viel dagegen tun, da der Spender den Beitrag anonym geleistet hat.

Practice Pointers

• In vielen Staaten erfordern die gemeinnützigen Registrierungsvorschriften eine Offenlegungserklärung zu schriftlichen Aufforderungen und Geschenkbestätigung, so sicher sein, alle erforderlichen Offenlegungserklärung enthalten, wenn Ihre gemeinnützige Organisation eine Bestätigung eines Geschenks / Verpfändung sendet, wie anwendbar. Lesen Sie mehr über staatliche gemeinnützige Registrierung und Offenlegungspflichten.
• Holen Sie sich Ihr gesamtes Personal (und Board!,) beteiligt mit einem “ Thank-a-thon.“(LAPA empfiehlt, dies in der Woche vor Thanksgiving zu tun.)
• Es ist hilfreich, eine Vorlage zum Versenden bereit zu haben, die bei Ankunft der Spenden angepasst werden kann, und es ist unerlässlich, ein gutes System für die Aufzeichnung zu haben, wer was wann und wie viel gegeben hat. Es gibt viele Spenderverwaltungssoftwarelösungen, die bei der Geschenkverfolgung helfen können.
• Verfolgen Sie auch die Zusagen, da sie in dem Jahr berücksichtigt werden müssen, in dem die Zusage gemacht wird, auch wenn das Geschenk nicht in diesem Geschäftsjahr eintrifft.
• Haben Sie über einen „Danke“ – Anruf nachgedacht?, 5 Best Practices für „Danke“ – Anrufe (Joanne Fritz)
• Manchmal bittet ein Spender eine gemeinnützige Organisation, einen Brief zu schreiben, in dem er für den Dollarwert eines bargeldlosen Geschenks bürgt. Es ist nicht die Non-Profit-Rolle einen Marktwert auf Beiträge zu setzen,und Non-Profit-Organisationen wollen nicht zwischen dem IRS und dem Spender gefangen werden, wenn der Marktwert eines Geschenks umstritten ist, so dass die am besten geeignete Antwort ist ein Geschenk Bestätigung Nachricht zu verfassen, die nur beschreibt, was es war, die beigetragen wurde, ohne einen Dollar-Wert auf sie., Für Sachleistungen / Sachspenden mit einem beanspruchten Wert von über 5.000 USD benötigen Spender in der Regel eine von einem qualifizierten Gutachter erstellte Bewertung, um den Abzug in Anspruch zu nehmen. (Gemeinnützige Organisationen sollten nicht als Gutachter fungieren.) Siehe IRS-Mitteilung 2006-96.
• Wenn Spender unsicher sind, was sie brauchen oder warum sie eine Begründung für ihren Beitrag benötigen, kann die gemeinnützige Organisation dem Spender mitteilen, wie das IRS erklärt, welche Spender Geschenke dokumentieren müssen, um einen Steuerabzug zu beantragen.,

Quellen

• IRS-Publikation 1771: Spenden für Wohltätige Zwecke: Begründung und Offenlegung Anforderungen
• Alles über quid pro quo Beiträge (National Council of Nonprofits)
• Tipp-Blatt-Sagen Dankeschön an die Spender (National Council of Nonprofits)
• IRS YouTube-Video: Gemeinnützige Beiträge (IRS)
• Für Spender: Kann ich abziehen, meine Beiträge?, (IRS)
• Dank an Spender für bargeldlose Geschenke, wie In-kind-Geschenke/gespendetes Eigentum (IRS)
• Anleitung zur Bewertung der Anforderungen für bargeldlose Beiträge von $5,000 oder mehr (IRS)
• Wie man Geschenke bewertet, die bei Wohltätigkeitsauktionen (IRS) gekauft wurden
• Ein Leitfaden für Wohltätigkeitsorganisationen für Fahrzeugspenden (IRS)
• Ein Leitfaden für Verbraucher zu kostengünstigen Spendermanagementsystemen (NTEN und Idealware)
• Sich festgefahren fühlen?, Wie schreibe ich ein Dankeschön, das funktioniert (Hands on Fundraising)
• 20 Möglichkeiten, Danke zu sagen (Jerry Panas / Penelope Burke)
• Infografik: Personalisieren Sie Ihr „Dankeschön“ an Spender (nobel)
• Warum sind gemeinnützige Organisationen so schrecklich darin, Geschenke anzuerkennen? (1)