Presentbekräftelser: att säga ”tack” till givare

snabba och tankeväckande presentbekräftelser är centrala för effektiv insamling. IRS regler reglerar vad dokumentation donatorer behöver för att göra anspråk på ett avdrag för deras välgörande bidrag. IRS webbplats ger en omfattande avsnitt om gåva underbyggnad.

• Vad ska ett” tack ” till donatorer inkludera?, Det finns inga magiska ord som varje ideell måste innehålla I” tack ” anteckningar till givare; det är dock viktigt att vara bekant med vad givare förväntar sig, liksom vad IRS kräver välgörenhet ideella organisationer att inkludera i ”gåva underbyggnad” meddelande. Vi uppmuntrar dig också att tänka på hur du säger ”tack” på ett personligt och meningsfullt sätt.
• När ska en gåva bekräftelse skickas? Snart! Donatorer förväntar sig att få ett ”tack” för alla storlekar av bidrag, och de förväntar sig också det snart efter att ha gjort sin gåva., Att skicka bekräftelsen inom en kort tidsperiod försäkrar givaren om att donationen mottogs och stärker givarrelationerna. Tekniskt donatorer behöver inte underbyggnaden förrän någon gång innan de lämnar in sina personliga skattedeklarationer för året presenten gjordes.
• Det finns andra sätt att bekräfta en gåva utöver en skriftlig gåva bekräftelse som skickas till givaren, antingen via e-post eller vanlig post., Många ideella organisationer inkluderar en lista över nuvarande givare i en årsrapport, eller på deras hemsida; givare söker ofta efter deras namn på dessa listor och kan vara förbryllad om de inte ser sig själva listade. De kan också vara olyckliga om de har bett om att förbli anonym och deras namn är listat. Se till att du vet om och hur en givare skulle uppskatta allmänhetens erkännande av en gåva.

Bakgrund på ”gift substantiation”

ideella organisationer vill se till att donatorer känner sig uppskattade och erkända för sin generositet., Dessutom kräver IRS-reglerna att innan en givare hävdar ett skatteavdrag för ett välgörenhetsbidrag måste givaren ha en bankrekord eller en skriftlig kommunikation från den välgörenhetsfientliga ideella som dokumenterar bidraget. Som ett resultat donatorer förväntar sig en ideell att ge ett kvitto för deras bidrag. IRS regler placera ansvaret för givare att se till att de har en skriftlig gåva bekräftelse ” för varje enskilt bidrag på $250 eller mer.,”Det finns inget rättsligt krav på presentkort för bidrag på mindre än $ 250 om inte givaren får något av värde i gengäld för gåvan, vilket utlöser särskilda regler för” quid pro quo ” bidrag. För mer bakgrund, se IRS publikation 1771-välgörenhetsbidrag: Underbyggnads-och upplysningskrav

Vad ska gåvobekräftelsen innehålla?,l varor eller tjänster i utbyte mot donationen, till exempel ”inga varor eller tjänster mottogs i utbyte mot denna gåva”; eller (b) om gåvan var $75 eller mer, och den ideella tillhandahöll något av mer än obetydlig fördel i utbyte mot gåvan (till exempel biljetter till en särskild händelse, eller närvaro vid en händelse där givare får en måltid), måste idealen ge en god tro uppskattning av värdet av de varor/tjänster som den ideella givaren tillhandahåller, till exempel marknadsvärdet av biljetter till evenemanget, eller den faktiska kostnaden för middagen (även om maten donerades till välgörenhet).,

vad händer om gåvan görs via en donator rådde fond?

i Allmänhet, om givaren leder ett bidrag göras för att din organisation om en Givare Rekommenderas Fond (DAF) som Trohet Välgörande eller Vanguard Välgörande, en DAF hållas på en community foundation, eller genom en av de DAFs som är inställd för att ta emot donationer på nätet såsom Nätverk för Bra eller PayPal Ger Fonden, du kommer att ges givarens namn och kontaktuppgifter tillsammans med bidraget., Du vill skicka en bekräftelse tacka givaren för gåvan, men du behöver inte inkludera språk om gåvan är avdragsgill, eftersom DAF redan lämnat ett skattekvitto till givaren. Vissa experter rekommenderar att din bekräftelse läsa något i stil med, ” Tack för att rekommendera den generösa bidrag på $ 500,00, som vi fick på <datum>, genom din donator rådde fond på Fidelity Charitable.,”

om bidraget kommer med ingen donator kontaktuppgifter, det finns inte mycket du kan göra åt det, eftersom givaren valde att göra bidraget anonymt.

Practice pekare

• i många stater kräver välgörenhetsregistreringsreglerna en upplysning om skriftliga uppmaningar och presentkvittringar, så var noga med att inkludera eventuella obligatoriska upplysningskrav när din ideella organisation skickar ett erkännande av någon gåva / pant, beroende på vad som är tillämpligt. Läs mer om statliga välgörenhetsregistrering och upplysningskrav.
• få hela din personal(och ombord!,) involverad med en ” tack-a-thon.”(LAPA rekommenderar att göra dessa i veckan före Thanksgiving.)
• Det är bra att ha en mall redo att skicka ut som kan anpassas som donationer anländer, och det är absolut nödvändigt att ha ett bra system för inspelning som gav vad, när och hur mycket. Många donator management mjukvarulösningar finns som kan hjälpa till med gåva spårning.
• Håll koll på löften också, eftersom de måste redovisas under det år då löftet görs, även om gåvan inte kommer fram under det räkenskapsåret.
• har du funderat på ett” tack ” telefonsamtal?, 5 bästa praxis för” tack ” telefonsamtal (Joanne Fritz)
• ibland kommer en givare att be en ideell att skriva ett brev som bekräftar dollarvärdet av en icke-kontantgåva. Det är inte ideell roll att placera ett marknadsvärde på bidrag, och ideella organisationer vill inte fångas mellan IRS och givaren om marknadsvärdet av en gåva ifrågasätts, så det lämpligaste svaret är att komponera en gåva bekräftelse meddelande som bara beskriver vad det var som bidrog, utan att placera ett dollarvärde på det., För icke-kontanter /gåvor-in-kind bidrag med ett påstått värde på $ 5,000 + donatorer behöver i allmänhet en bedömning som utarbetats av en kvalificerad värderingsman för att göra anspråk på avdrag. (Välgörenhets ideella organisationer bör inte fungera som värderingsman. Se IRS Meddelande 2006-96.
• om givarna är osäkra på vad de behöver, eller varför de behöver underlag för sitt bidrag, kan ideella organisationer dela med givaren hur IRS förklarar vad givarna behöver dokumentera gåvor för att göra anspråk på ett skatteavdrag.,

resurser

• IRS publikation 1771: välgörenhetsbidrag: styrkande och upplysningskrav
• allt om quid pro quo bidrag (National Council of Nonprofits)
• tipsblad om att säga tack till givare (National Council of Nonprofits)
• IRS YouTube Video: välgörenhetsbidrag (IRS)
• för givare: kan jag dra av mitt välgörande bidrag?, (IRS)
• tacka givare för icke-kontanta gåvor, till exempel in-kind-gifts/donated property (IRS)
• vägledning om bedömningskrav för icke-kontanta bidrag på $5,000 eller mer (IRS)
• hur man värderar gåvor som köpts på välgörenhetsauktioner (IRS)
• en välgörenhetsguide till fordonsdonationer (IRS)
• en konsumentguide till Lågkostnadsgivarhanteringssystem (nten och Idealware)
• li >
• känsla fastnat?, Hur man skriver ett tack som fungerar (händer på Fundraising)
• 20 sätt att säga tack (Jerry Panas / Penelope Burke)
• Infographic: anpassa din ”tack” till givare (Classy)
• Varför är ideella så hemskt att erkänna gåvor? (Uppriktig)