Riconoscimenti regalo: Dire ‘grazie’ ai donatori

I riconoscimenti regalo tempestivi e premurosi sono fondamentali per una raccolta fondi efficace. Regolamenti IRS governano ciò che i donatori di documentazione hanno bisogno al fine di rivendicare una detrazione per il loro contributo di beneficenza. Il sito web IRS fornisce una sezione completa sulla motivazione regalo.

• Cosa dovrebbe includere un “grazie” ai donatori?, Non ci sono parole magiche che ogni no-profit deve includere nelle note di “grazie” ai donatori; tuttavia, è importante avere familiarità con ciò che i donatori si aspettano, così come ciò che l’IRS richiede organizzazioni non profit di beneficenza da includere nel messaggio di “motivazione del dono”. Ti incoraggiamo anche a pensare a come dire “grazie” in modo personale e significativo.
• Quando deve essere inviato un riconoscimento regalo? Presto! I donatori si aspettano di ricevere un “grazie” per qualsiasi dimensione del contributo, e si aspettano anche subito dopo aver fatto il loro dono., L’invio del riconoscimento entro un breve periodo di tempo rassicura il donatore che la donazione è stata ricevuta e solidifica i rapporti dei donatori. Tecnicamente i donatori non hanno bisogno della prova fino a qualche tempo prima di presentare le loro dichiarazioni dei redditi personali per l’anno in cui è stato fatto il regalo.
• Ci sono altri modi per riconoscere un regalo oltre a un riconoscimento regalo scritto che viene inviato al donatore, sia via e-mail o posta ordinaria., Molte organizzazioni non profit includono un elenco dei donatori attuali in un rapporto annuale, o sul loro sito web; i donatori spesso cercano i loro nomi su tali elenchi e possono essere perplessi se non si vedono elencati. Essi possono anche essere infelice se hanno chiesto di rimanere anonimi e il loro nome è elencato. Assicurati di sapere se e come un donatore apprezzerebbe il riconoscimento pubblico di un dono.

Background on “gift substantiation”

Le organizzazioni non profit vogliono assicurarsi che i donatori si sentano apprezzati e riconosciuti per la loro generosità., Inoltre, i regolamenti IRS richiedono che prima che un donatore rivendichi una detrazione fiscale per un contributo di beneficenza, il donatore deve avere un record bancario o una comunicazione scritta dal no-profit di beneficenza che documenta il contributo. Di conseguenza i donatori si aspettano che un’organizzazione no-profit fornisca una ricevuta per il loro contributo. I regolamenti IRS attribuiscono la responsabilità ai donatori di assicurarsi di avere un riconoscimento regalo scritto ” per ogni singolo contributo di $250 o più.,”Non vi è alcun requisito legale per i riconoscimenti regalo per i contributi inferiori a $250 a meno che il donatore non riceva qualcosa di valore in cambio del dono, che innesca regole speciali per i contributi “quid pro quo”. Per ulteriori informazioni, vedere la pubblicazione IRS 1771-Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements

Cosa dovrebbe contenere il riconoscimento del dono?,l di beni o servizi in cambio di una donazione, ad esempio, “i beni o servizi sono stati ricevuti in cambio di questo dono”; o (b) se il dono è stato di $75 o più, e il no-profit qualcosa di più inconsistente beneficio in cambio del regalo (come i biglietti per un evento speciale, o la partecipazione a un evento in cui i donatori ricevono un pasto), quindi l’associazione deve fornire una stima in buona fede del valore dei beni/servizi forniti dall’senza scopo di lucro per il donatore, come il valore di mercato di biglietti per l’evento o l’effettivo costo della cena (anche se il cibo è stato donato in beneficenza).,

Che cosa succede se il dono è fatto attraverso un donatore consigliato fondo?

In generale, se il donatore indirizza una sovvenzione alla tua organizzazione attraverso un Fondo di consulenza del donatore (DAF) come Fidelity Charitable o Vanguard Charitable, un DAF detenuto presso una fondazione della comunità o attraverso uno dei DAF istituiti per ricevere donazioni online come Network for Good o PayPal Giving Fund, ti verranno forniti il nome del donatore e le informazioni di contatto insieme alla sovvenzione., Ti consigliamo di inviare un riconoscimento ringraziando il donatore per il dono, ma non è necessario includere la lingua circa il dono è deducibile dalle tasse, perché il DAF già fornito una ricevuta fiscale al donatore. Alcuni esperti raccomandano che il tuo riconoscimento legga qualcosa come ” Grazie per aver raccomandato la generosa sovvenzione di $500.00, che abbiamo ricevuto su <date>, attraverso il tuo fondo consigliato dai donatori a Fidelity Charitable.,”

Se la sovvenzione viene fornito senza informazioni di contatto del donatore, non c’è molto che si può fare al riguardo, perché il donatore ha scelto di dare il contributo in modo anonimo.

Puntatori di pratica

• In molti stati i regolamenti di registrazione caritatevole richiedono una dichiarazione di divulgazione su sollecitazioni scritte e riconoscimenti regalo, in modo da essere sicuri di includere qualsiasi dichiarazione di divulgazione richiesta quando il non-profit invia un riconoscimento di qualsiasi dono / impegno, a seconda dei casi. Per saperne di più stato di registrazione di beneficenza e requisiti di divulgazione.
• Ottieni tutto il tuo staff (e pensione!,) coinvolto con un ” Thank-a-thon.”(LAPA consiglia di farlo nella settimana prima del Ringraziamento.)
• È utile avere un modello pronto per l’invio che può essere personalizzato man mano che arrivano le donazioni, ed è imperativo avere un buon sistema per registrare chi ha dato cosa, quando e quanto. Esistono molte soluzioni software di gestione dei donatori che possono aiutare con il monitoraggio dei regali.
• Tieni traccia anche dei pegni, poiché devono essere contabilizzati nell’anno in cui viene fatto il pegno, anche se il dono non arriva in quell’anno fiscale.
• Hai preso in considerazione una telefonata di “grazie”?, 5 Buone pratiche per le telefonate di “grazie” (Joanne Fritz)
• A volte un donatore chiederà a un’organizzazione no-profit di scrivere una lettera che garantisca il valore in dollari di un regalo non in denaro. Non è il ruolo del non profit di mettere un valore di mercato sui contributi, e le organizzazioni non profit non vogliono essere intrappolate tra l’IRS e il donatore se il valore di mercato di un dono è contestato, quindi la risposta più appropriata è quella di comporre un messaggio di riconoscimento del dono che descrive solo ciò che è stato contribuito, senza mettere un valore in dollari su di esso., Per i contributi non in contanti / regali in natura con un valore dichiarato di donors 5.000 + i donatori hanno generalmente bisogno di una valutazione preparata da un perito qualificato per richiedere la detrazione. (Organizzazioni non profit di beneficenza non dovrebbero agire come il perito.) Vedi l’avviso IRS 2006-96.
• Se i donatori sono incerti di cosa hanno bisogno, o perché hanno bisogno di prove per il loro contributo, l’organizzazione no-profit può condividere con il donatore come l’IRS spiega ciò che i donatori hanno bisogno di documentare i regali al fine di richiedere una detrazione fiscale.,

Risorse

• IRS Publication 1771: Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements
• All about quid pro quo contributions (National Council of Nonprofits)
• Tip Sheet on Saying Thank You to Donors (National Council of Nonprofits)
• IRS YouTube Video: Charitable Contributions (IRS)
• Per i donatori: Posso detrarre il mio contributo di beneficenza?, (IRS)
• Ringraziare i donatori per donazioni non monetarie, come in natura-regali/donato proprietà (IRS)
• Guida in materia di criteri di valutazione per i non-contributi in denaro di 5.000 $o più (IRS)
• Come valore regali acquistati presso le aste di beneficenza (IRS)
• Una carità guida del veicolo donazioni (IRS)
• Un Consumatore Guida a Basso Costo Donatore di Sistemi di Gestione (DICE e Idealware)
• Sentirsi bloccato?, Come scrivere un grazie che funziona (Hands on Fundraising)
• 20 modi per dire grazie (Jerry Panas/Penelope Burke)
• Infografica: personalizzare il tuo “grazie” ai donatori (Classy)
• Perché le organizzazioni non profit sono così terribili nel riconoscere i regali? (Candido)