var försiktig: om du använder Google Sheets för att skapa ditt schema, se till att kontrollera behörigheterna innan du skickar e-postlänken till ditt team. Du vill att schemat ska vara visa endast, vilket innebär att ingen kan redigera sina egna Skift.,till 80%)
nackdelar
- inlärningskurva med att anta ny plattform
- kundsupport på fria planer kan begränsas
- /li>
Obs: förutom alternativen ovan, det finns andra arbetsschema program avsedda för enskilda individer, såsom frilansare, snarare än för restauranger eller detaljhandeln företag.,
några välkända arbetsschemaläggningsprogram för enskilda användare på marknaden inkluderar Schemaläggningsplanerare och arbetstid. Eftersom dessa appar inte är utformade för att fungera för flera personer eller för skiftbaserade företag med mer komplexa schemaläggningsbehov, så har vi inte gått in i nitty-gritty bakom dessa här.
i de flesta fall väljer företag att använda Excel eller Google Sheets som lösningar till ett dedikerat schemaläggningsverktyg för anställda. När allt kommer omkring är dessa bekanta och” fria ” (som i, det finns inga extra utgifter utanför budgeten). Men här är saken:
kalkylblad fungerar bara inte för anställd schemaläggning.,
Excel är bra för att hjälpa till med beräkningar och datavisualiseringar. Men att använda den för att hantera dina arbetsscheman kommer alltid att vara skadligt för din egen produktivitet – för att inte tala om produktiviteten i ditt lag.
Sanningen är att kalkylblad inte är ett effektivt sätt att hantera schemaläggning av dina arbetare – speciellt om du är en skiftbaserad organisation. Planering team scheman i kalkylblad kan vara tidskrävande, opålitliga, ineffektiva och resulterar i fruktade silor.
många av er vet förmodligen redan detta, särskilt om du för närvarande använder kalkylblad., Men om du behöver mer övertygande, låt oss täcka varför så är fallet:
framgångsrikt hantera team scheman kräver mer än ett kalkylblad.
program som Excel kan bara inte erbjuda dig de viktigaste funktionerna du behöver för att automatisera en hel del tråkiga saker som går in i skift planering. Personalen kan inte mata in sin tillgänglighet i förväg, till exempel. Det måste ske personligen eller via telefon, text eller e-post och du måste lägga till dessa data i dig själv.,
Du kan inte heller organisera din personal av skillset eller som för närvarande är på årlig ledighet, heller-dessa måste spåras separat. Detta innebär att du hamnar spridning kritiska schemaläggning detaljer över en uppsättning verktyg, vilket gör alla alltför lätt att missa en detalj eller slösa tid jakt ner en viktig bit av information.
en bra arbetsschemaläggningsapp kan dock konsolidera all kommunikation och data, så du kan säga farväl till att bläddra igenom gamla e-postkedjor eller (ännu värre) förlita sig på minne.
scheman på kalkylblad är långsamma att bygga och underhålla.,
även om du använder vår mall handy-dandy, kommer du fortfarande slösa massor av tid anpassa, formatera och uppdatera dina scheman som förändringar sippra in från andra platser.
Till skillnad från kalkylblad, verktyg byggda speciellt för personal schemaläggning kommer att göra allt som tunga lyft för dig.
kalkylblad hjälper dig inte att se helheten.
utan en plats för att lagra all din personal och schemalägga data är det svårt att veta hur effektivt du schemalägger ditt team.,
med ett mer kraftfullt verktyg för din anställd schemaläggning, som Planday, du kommer inte bara att automatisera din schemaläggning och effektivisera en hel del repetitiva admin uppgifter. Du kommer också att kunna upptäcka om du är överbelastad. Du kan omedelbart jämföra dina veckovisa lönekostnader mot intäkter och hålla schemat mager genom att tilldela endast så många människor som du behöver för att möta kundernas efterfrågan.
om du känner att du inte gör det mesta av varje arbetsdag, så har vi några goda nyheter för dig: att öka din produktivitet är inte svårt., Det kräver bara att du är mer avsiktlig om hur du hanterar din tid. Ta reda på vad Planday-kunder gör för att göra mer av sin tid på jobbet:
Läs mer
varför flyttar andra företag till arbetsplaneringsprogram istället för Excel?
När människor och processer är oorganiserade har allt nedströms en tendens att falla ifrån varandra.
För att undvika de fallgropar som beskrivs nedan och styra ditt team mot framgång krävs något att ändra., Här är några av de återkommande anledningarna till att vi ser kunder byta till ett skift-schemaläggningsverktyg, som Planday:
- Det finns för mycket tid bortkastad letar efter saker. Kan du inte hitta dina filer? Eller som ledighet begäran i din inkorg? Tid att söka är tid att inte få saker gjorda.
- saker missas. Eftersom du inte kunde hitta ett e-postmeddelande eller glömde att följa upp något, har du av misstag planerat den arbetstagaren medan de är på sin årliga ledighet.
- alla är under ökad stress. Och som vi alla vet, extra stress leder till extra problem någon annanstans.,
- minskad moral bland lagmedlemmar. När moralen börjar sjunka kan du förvänta dig att personalomsättningen ska gå upp.
- förlora pengar. Härstammar från de tidigare fyra problem som kompoundering varandra.
- Organisation: och att få ditt team organiserat börjar med att få dig organiserad till att börja med!
komma igång med att bygga ditt arbetsschema
innan du börjar arbeta med ditt schema måste du göra följande:
ange din budget för löneavgift.,
var noga med att kartlägga alla variabler som kommer att orsaka fluktuationer i schemat (om upptagna perioder, helgdagar etc.)
be alla anställda att lämna in sina tillgänglighet och arbetspreferenser.
Handily automatiserar Planday detta steg för din räkning.
konfigurera anställda i din arbetsplaneringsplattform.
Här kan du mata in de avtalade timmar som anges för varje anställd och annan viktig information du behöver., Dessa kommer sannolikt att innehålla en viss variation av följande:
- färdigheter
- kvalifikationer
- eventuella övertidsbegränsningar
bedöma vilka typer av skift du behöver täckning för.
det kommer sannolikt att finnas olika typer av positioner du behöver för din affärsverksamhet, så det här steget är särskilt viktigt om du tillåter shift-affärer.
om du använder ett skift schemaläggningsverktyg som Planday kan du automatiskt begränsa Skift swappar baserat på olika kompetensuppsättningar. Vilket leder oss till nästa punkt…
formalisera en skiftbytespolicy.,
se till att alla teammedlemmar är på samma sida när det gäller din shift-swapping-policy.
det kan vara värt att överväga att begränsa affärer mindre än 24 timmar innan skiftet börjar, eftersom det är mindre sannolikt att hämtas av en annan lagmedlem vid det sena skedet.
och se till att du håller vetorätt över alla skift swappar – till exempel, Du kanske inte vill att dina mest erfarna arbetstagare att handla SKIFT med mindre erfarna gruppmedlemmar när helt nya anställda också arbetar samma skift.,
När du har all denna information i ditt schemaläggningsverktyg kan du sedan börja mappa ut de öppna skift du behöver fylla i. Att bygga schemat är förstås inte ett engångsjobb.
använd en mall för att spara tid.
du behöver inte börja om från början varje gång. När du har fastställt ett schema som fungerar för den inställda perioden du arbetar framåt för (oavsett om det är en vecka, två veckor eller månad), bör du enkelt kunna använda ditt schema som en mall för alla framtida scheman.,
som täcker marken måste du komma igång (och förhoppningsvis utan att bli för överväldigad). Ta saker ett steg i taget, ge dig själv utrymme att göra tweaks till din schemaläggning process, och om du är så benägen, överväga att ge Planday ett försök också. Du klarar det här!
inga fler kalkylblad: säg hej till ditt digitala arbetsschema från Planday.
starta en gratis 30-dagars testversion eller schemalägga en demo idag.
Leave a Reply