RFI, RFQ i RFP: Jaka jest różnica?

kolejnym problemem nękającym współczesne RFP jest to, że w wielu przypadkach nie jest to w ogóle RFP. Stało się to terminem parasolowym stosowanym do zapytań ofertowych, zapytań ofertowych i zapytań ofertowych., Wszystkie trzy mają pewne wspólne cechy, ale każda z nich ma wyraźne rozróżnienia, a zrozumienie tych rozróżnień znacznie poprawi proces wyboru podczas wyszukiwania dostawcy. Oto zestawienie wyróżnień każdego dokumentu i wskazówek dotyczących tego, kiedy należy go używać:

RFI

skrót od „Prośba o informacje”, RFI jest tak naprawdę wstępnym dokumentem używanym przez firmy, które nie rozumieją rynku, na który mają wejść., W przypadku firmy poszukującej CRM, na przykład, użyłaby RFI, gdyby nie miała wcześniejszego doświadczenia z CRM i chciała uzyskać zrozumienie zakresu opcji w przestrzeni CRM.

ponieważ RFI jest bardziej dokumentem informacyjnym, będziesz chciał zadawać pytania otwarte, takie, które pozwolą sprzedawcy porozmawiać o jego pełnej ofercie. Zazwyczaj RFI określa ogólne wyzwania biznesowe, z którymi masz do czynienia, a następnie sprzedawca może dostosować swoją odpowiedź w kontekście tych wyzwań., Często sprzedawca wyjaśnia swoją pozycję na rynku (na przykład, w jakich branżach się specjalizuje), w jaki sposób udziela licencji na swój produkt i jakich innych opłat można się spodziewać.

RFP

RFP, „zapytanie ofertowe”, jest dokumentem, który prosi sprzedawców o zaproponowanie rozwiązań problemów klienta lub wymagań biznesowych. RFP jest zwykle tym, co następuje po RFI; w rzeczywistości rzadko zdarza się, że firma przechodzi z RFI do RFQ (z powodów, które staną się jasne poniżej)., Zapytanie ofertowe powinno zawierać znacznie więcej szczegółów w zakresie potrzeb firmy poprzez określenie celów biznesowych projektu i określenie konkretnych wymagań, które są niezbędne do żądanej pracy. Kluczem do tego dokumentu jest to, że istnieją wystarczające szczegóły, aby dać sprzedawcom kontekst, którego potrzebują, aby zaproponować poprawne rozwiązanie, ale nadal musi on umożliwić sprzedawcom wystarczająco dużo swobody, aby mogli zastosować kreatywność i najlepsze praktyki w celu spełnienia tych potrzeb.,

RFQ

skrót od „zapytanie ofertowe”, RFQ jest jeszcze bardziej szczegółowym dokumentem, który wierci się dokładnym specyfikacjom wymaganym przez firmę. W sytuacji, gdy zapytanie ofertowe jest używane do projektu oprogramowania b2b, firma wie wystarczająco dużo o swoim obecnym systemie i dokładnie, jak chce go zmienić lub ulepszyć w przyszłości.,

W przeciwieństwie do zapytania ofertowego, które pozwala na elastyczność dostawcy w proponowaniu kreatywnych rozwiązań problemu, firma wdrażająca zapytanie ofertowe nie szuka kreatywności, ale raczej dla dostawcy, aby wdrożyć oprogramowanie przy użyciu wcześniej określonych specyfikacji. Zazwyczaj zapytanie ofertowe zawiera tabelę, która zawiera listę każdego wymogu, a następnie prosi sprzedawcę o ocenę jego zdolności do spełnienia tego wymogu., Następnie sprzedawca określi, czy może spełnić wymóg po wyjęciu z pudełka, czy będzie wymagał pewnej konfiguracji, czy będzie wymagał kodu niestandardowego, czy będzie wymagał wykorzystania zewnętrznego dostawcy.

który jest najlepszy?

jako sprzedawca przychodzę do tego problemu z pewnymi uprzedzeniami, ale wolę trasę RFI-RFP w przeciwieństwie do RFQ. Dlaczego? Zazwyczaj klienci, którzy przychodzą do nas z zapytaniem ofertowym, są zazwyczaj zamknięci w swoim podejściu., Ponieważ nie otwierasz się na kreatywność i zgromadzoną wiedzę instytucjonalną dostawcy, w zasadzie sygnalizujesz, że nie chcesz się uczyć niczego nowego, ani nie chcesz otworzyć się na nowe podejścia.

z mojego doświadczenia wynika, że wielu klientów błędnie nazywa swoje zapytania ofertowe jako zapytania ofertowe, ale kiedy idziesz do odpowiedzi, nie możesz „zaproponować” różnych rozwiązań i prowadzić kolejnych rozmów na temat proponowanych opcji, co jest celem zapytania ofertowego., W takich przypadkach po prostu prosimy o wypełnienie listy wymagań i podanie szczegółowych kosztów dla każdej pozycji liniowej, która z definicji jest po prostu zapytaniem ofertowym. Zapytanie ofertowe jest odpowiednie dla projektu, w którym dodajesz lub rozszerzasz istniejący system. Uważam, że takie podejście jest nieodpowiednie dla projektu, w którym planujesz wdrożenie całkowicie nowego systemu, ponieważ możesz łatwo wpaść w pułapkę żądania, aby dostawcy zapewnili Ci system, który robi dokładnie to, co robi twój obecny system., Jeśli tak jest, musisz dokładnie przyjrzeć się, dlaczego wdrażasz nowy system i upewnić się, że Twoje cele biznesowe są zgodne z celami projektu.

zazwyczaj chcesz zaimplementować nowy system, ponieważ to, czego dziś używasz, nie spełnia Twoich potrzeb. Jeśli tak jest naprawdę, skąd możesz wiedzieć, jakie systemy będą spełniać Twoje potrzeby, chyba że dasz dostawcom elastyczność w celu omówienia bieżących procesów biznesowych we współpracy?, Jeśli po prostu opublikujesz listę szczegółowych potrzeb w oparciu o to, co robisz dzisiaj, otrzymasz odpowiedzi, w których sprzedawcy starają się wyprowadzić swoje rozwiązania, aby spełnić tę listę i przegapić okazję, aby naprawdę zmienić twoją firmę na lepsze.

mentalność zapytań ofertowych, krótko mówiąc, zanika niektóre z pozytywnych zmian, które można zobaczyć w procesach biznesowych jako całości. A przymykanie oka na zmiany to najszybsza droga do starzenie się firmy.

czy jesteś gotowy, aby przenieść swoją firmę na wyższy poziom dzięki najnowocześniejszej technologii CRM? Przejdź tutaj, aby dowiedzieć się więcej.