RFI, RFQ, & RFP: Vad är Skillnaden?

om du har arbetat under en längre tid på leverantörssidan för ett B2B-företag är du sannolikt van att ta emot RFP från kunder som är intresserade av dina produkter och tjänster. Kort för ”begäran om förslag”, en RFP är ett dokument som ett företag som söker efter företagsnivå tjänster kan använda för att få en översikt över erbjudanden och kostnader från flera leverantörer på en gång. Om en leverantör deltar i en RFP, svarar den en rad frågor om produkter, tjänster, metodik och kostnader som kommer att gå in i att uppfylla företagets behov.,

Med tanke på hur stor roll RFP spelar i företagsprogramvaran, borde det inte vara förvånande att många av oss har starka känslor för hur de ska struktureras. För några månader sedan skrev min kollega Chris en artikel som hävdade att många företag ”får RFP-processen fel.”Genom att inte utföra tillräckligt due diligence innan du skickar ut RFP, skrev han, ett företag alienerar de mycket leverantörer som bäst kan tillgodose sina behov.,

ett annat problem som plågar den moderna RFP är att det i många fall inte är en RFP alls. Det har blivit en paraplyterm som tillämpas på RFP, RFI och RFQs., Alla tre har vissa funktioner gemensamt, men var och en har tydliga skillnader, och förstå dessa skillnader kommer kraftigt förbättra din urvalsprocess när du söker efter en leverantör. Här är en genomgång av varje dokuments distinktioner och vägledning om när du ska använda den:

RFI

kort för ”begäran om information”, RFI är verkligen ett preliminärt dokument som används av företag som inte förstår marknaden de är på väg att komma in., I fallet med ett företag som söker efter en CRM, till exempel, det skulle använda en RFI om det inte hade någon tidigare erfarenhet av CRM och ville få en förståelse för utbudet av alternativ i CRM utrymme.

eftersom RFI är mer av ett faktasökande dokument vill du ställa öppna frågor, de som tillåter leverantören att prata om sitt fulla utbud av erbjudanden. Vanligtvis kommer RFI att ange de breda affärsutmaningarna du har, och sedan kan leverantören skräddarsy sitt svar inom ramen för dessa utmaningar., Ofta kommer säljaren att förklara sin position på marknaden (till exempel vilka branscher det specialiserar sig på), hur det licensierar sin produkt och vilka andra avgifter du kan förvänta dig.

RFP

en RFP, ”begäran om förslag”, är ett dokument som ber leverantörer att föreslå lösningar på kundens problem eller affärskrav. En RFP är vanligtvis vad som följer en RFI; i själva verket är det sällsynt att ett företag kommer att gå från en RFI till en RFQ (av skäl som kommer att bli tydliga nedan)., En RFP bör innehålla mycket mer specificitet när det gäller vad ett företags behov är genom att beskriva affärsmålen för projektet och identifiera specifika krav som är nödvändiga för det arbete som begärs. Nyckeln till detta dokument är att det finns tillräckligt med detaljer för att ge leverantörer det sammanhang de behöver för att föreslå en giltig lösning, men det behöver fortfarande tillåta tillräckligt utrymme för leverantörerna att tillämpa kreativitet och bästa praxis för att uppfylla dessa behov.,

RFQ

kort för ”begäran om offert”, är RFQ ett ännu mer detaljerat dokument som borrar ner till de exakta specifikationer som krävs av företaget. I en situation där en RFQ används för ett B2B-programvaruprojekt vet företaget tillräckligt om sitt nuvarande system och exakt hur det vill ändra eller förbättra det i framtiden.,

Till skillnad från RFP, vilket gör det möjligt för leverantörens flexibilitet att föreslå kreativa lösningar på problemet, är ett företag som distribuerar en RFQ inte ute efter kreativitet, utan snarare för leverantören att distribuera Programvaran med förutbestämda SPECIFIKATIONER. Typiskt innehåller RFQ en tabell som listar varje krav och sedan ber säljaren att bedöma dess förmåga att uppfylla detta krav., Säljaren kommer då att ange om det kan uppfylla kravet ur lådan, om det kommer att kräva viss konfiguration, om det kommer att kräva någon anpassad kod, eller om det kommer att kräva att utnyttja en tredje part leverantör.

vilken är bäst?

som leverantör kommer jag till det här problemet med vissa fördomar, men jag föredrar RFI-RFP-rutten i motsats till en RFQ. Varför? Vanligtvis tenderar kunder som kommer till oss med en RFQ att vara slutna i sitt tillvägagångssätt., Eftersom du inte öppnar dig för kreativiteten och den ackumulerade institutionella kunskapen hos leverantören, signalerar du i princip att du inte vill lära dig något nytt, och du vill inte öppna dig för nya tillvägagångssätt.

enligt min erfarenhet namnger många kunder felaktigt deras RFQ som en RFP: s, men när du går för att svara får du inte ”föreslå” en mängd olika lösningar och har efterföljande samtal om dina föreslagna alternativ, vilket är syftet med en RFP., I dessa fall är du helt enkelt ombedd att fylla i en lista med krav och ge detaljerade kostnader för varje linjeobjekt, som enligt definitionen helt enkelt är en RFQ. En RFQ är lämplig för ett projekt där du lägger till eller förstärker ett befintligt system. Jag tror att detta tillvägagångssätt är olämpligt för ett projekt där du planerar att genomföra ett helt nytt system, eftersom du enkelt kan falla i fällan att begära att leverantörer ger dig ett system som gör exakt vad ditt nuvarande system gör., Om så är fallet, måste du ta en ordentlig titt på varför du genomför ett nytt system i första hand och se till att dina affärsmål är i linje med dina projektmål.

vanligtvis vill du implementera ett nytt system eftersom det du använder idag inte uppfyller dina behov. Om så verkligen är fallet, hur kan du veta vilka system där ute kommer att möta dina behov om du inte ger leverantörerna flexibilitet att diskutera dina nuvarande affärsprocesser i ett samarbete?, Om du helt enkelt lägga ut en lista över detaljerade behov baserat på vad du gör idag, du kommer att få svar där leverantörer försöker skohorn sina lösningar för att möta den listan och missa chansen att verkligen ändra ditt företag till det bättre.

den RFQ mentalitet, kort sagt, undercuts några av de positiva förändringar du kan se i dina affärsprocesser som helhet. Och att blunda för förändring är den snabbaste vägen till ett företags inkurans.

är du redo att ta ditt företag till nästa nivå med banbrytande CRM-teknik? Gå hit för att lära dig mer.