RFI, RFQ, & RFP: Hva er Forskjellen?

Hvis du har jobbet for alle lengden av tid på selger siden av en B2B-bedrift, vil du sannsynligvis vant til å motta RFPs fra kunder som er interessert i dine produkter og tjenester. Forkortelse for «request for proposal,» en RFP er et dokument som et selskap som søker for enterprise-nivå-tjenester kan bruke for å få en oversikt over tilbud og kostnader fra flere leverandører samtidig. Hvis en leverandør deltar i en RFP, det gir svar på en rekke spørsmål om produkter, tjenester, metodikk, og kostnader som vil gå inn å oppfylle selskapets behov.,

Gitt hvor stor rolle den RFP spiller i enterprise-programvare, det burde ikke være overraskende at mange av oss har sterke følelser om hvordan de bør være strukturert. For noen måneder siden, min kollega Chris skrev en artikkel som hevder at mange selskaper er «å få RFP prosessen feil.»Ved å ikke utføre nok due diligence før du sender ut RFP, skrev han, et selskap er å støte fra seg svært leverandører som best kunne tjene sine behov.,

et Annet problem som plager moderne RFP er at, i mange tilfeller, det er ikke en RFP i det hele tatt. Det er blitt et samlebegrep som brukes til å RFPs, RFIs, og RFQs., Alle tre har visse fellestrekk, men det er klare forskjeller, og forstå disse forskjellene vil vesentlig forbedre din utvalget prosessen som du søker etter en leverandør. Her er en oversikt over hvert dokument er forskjeller og veiledning om når du bør bruke den:

RFI

Kort for «anmodning om opplysninger,» den RFI er virkelig et foreløpig dokument som brukes av selskaper som ikke forstår markedet, og de er i ferd med å gå inn., I tilfelle av et selskap søker etter en CRM, for eksempel, ville det å bruke en RFI hvis det ikke hadde noen tidligere erfaring med CRM og ønsket å få en forståelse på rekke alternativer på CRM-plass.

Fordi RFI er mer av et faktum-å finne dokumentet, vil du ønsker å stille åpne spørsmål, de som lar leverandøren for å snakke om sin fulle spekter av tilbud. Vanligvis RFI vil si den brede business utfordringer du har, og så leverandøren kan skreddersy sin respons innenfor rammen av disse utfordringene., Ofte ganger, vil selger forklare sin posisjon i markedet (for eksempel, hvilke næringer det spesialiserer seg i), hvor det lisenser sitt produkt, og hva andre gebyrer som du kan forvente.

RFP

En RFP, «Request for Proposal,» er et dokument som ber leverandører til å foreslå løsninger på kundens problemer eller krav. En RFP er vanligvis det som følger en RFI; faktisk, det er sjelden at et selskap vil gå fra en RFI til en RFQ (for grunner som vil bli klart under)., En RFP skal inneholde mye mer spesifisitet i forhold til hva et selskap er behov ved å skissere de forretningsmessige målene for prosjektet, og å identifisere spesifikke krav som er nødvendig for arbeidet som blir forespurt. Nøkkelen til dette dokumentet er at det er tilstrekkelig detalj til å gi leverandørene konteksten de trenger for å foreslå en gyldig løsning, men det må likevel til at det er nok rom for leverandører til å bruke kreativitet og beste praksis for å oppfylle disse behovene.,

RFQ

Kort for «tilbudsforespørsel,» den RFQ er en enda mer detaljert dokument som driller ned til den eksakte spesifikasjoner som kreves av selskapet. I en situasjon der en RFQ er brukt til en b2b programvare-prosjekt, selskapet vet nok om sine nåværende system og nøyaktig hvordan det ønsker å endre eller forbedre det i fremtiden.,

i Motsetning til den RFP, som gir mulighet for fleksibilitet av leverandøren for å foreslå kreative løsninger på problemet, et selskap distribusjon av en RFQ ikke er ute for kreativitet, men heller for leverandøren til å distribuere programvare ved hjelp av forhåndsbestemte spesifikasjoner. Vanligvis RFQ inneholder en tabell som viser hver kravet, og deretter ber leverandøren om å vurdere sin evne til å møte dette kravet., Leverandøren vil da angi om det kan oppfylle kravet ut av boksen, om det vil kreve noen konfigurasjon, om det vil kreve noe egendefinert kode, eller om det vil kreve å utnytte en tredjeparts leverandør.

Hvilken er best?

Som en leverandør, vil jeg komme til dette problemet med visse skjevheter, men jeg foretrekker RFI-RFP rute i motsetning til en RFQ. Hvorfor? Vanligvis klienter som kommer til oss med en RFQ har en tendens til å være stengt-minded i sin tilnærming., Fordi du ikke åpne deg til kreativitet og akkumulert institusjonelle kunnskap av selgeren, du i utgangspunktet signaliserer at du ikke ønsker å lære noe nytt, heller ikke du vil åpne deg opp for nye tilnærminger.

min erfaring er at mange kunder feilaktig navnet deres RFQ-tallet som en RFP er, men når du går til å svare at du ikke har lov til å «foreslå» en rekke løsninger og har senere samtaler om den foreslåtte alternativer, som er hensikten med en RFP., I slike tilfeller er du rett og slett bedt om å fylle ut en liste over krav og gi detaljerte kostnader for hver artikkel, som i sin definisjon er rett og slett en RFQ. En RFQ er hensiktsmessig for et prosjekt der du skal legge til eller forsterke et eksisterende system. Jeg tror denne tilnærmingen er upassende for et prosjekt der du har planer om å implementere et helt nytt system, som du kan lett falle i den fellen at de ber om at leverandører gi deg et system som gjør akkurat hva din nåværende system gjør., Hvis det er tilfelle, så må du ta en hard titt på hvorfor du er implementering av et nytt system i første omgang, og sørge for at din bedrift målene er i tråd med prosjektets mål.

Vanligvis, du er ute å implementere et nytt system fordi det er hva du bruker i dag ikke oppfyller dine behov. Hvis det virkelig er tilfelle, hvordan kan du vite hvilke systemer der ute som vil møte dine behov, med mindre du gir leverandørene mulighet til å diskutere de aktuelle forretningsprosessene i et samarbeidsprosjekt måte?, Hvis du bare sette ut en detaljert liste over behov basert på hva du gjør i dag, vil du få svar på hvilke leverandører prøve å skohorn sine løsninger for å møte denne listen, og gå glipp av muligheten til å virkelig endre din virksomhet til det bedre.

RFQ mentalitet, i korte, reduserer noen av de positive endringene du kan se i dine forretningsprosesser som en helhet. Og å slå et blindt øye til endring er den raskeste veien til et selskaps foreldelse.

Er du klar til å ta din bedrift til neste nivå med cutting-edge CRM teknologi? Gå hit for å lære mer.