si ha trabajado durante algún tiempo en el lado del proveedor de un negocio B2B, es probable que esté acostumbrado a recibir RFP de clientes interesados en sus productos y servicios. Abreviatura de» solicitud de propuesta», una RFP es un documento que una empresa que busca servicios de nivel empresarial puede usar para obtener una visión general de las ofertas y los costos de varios proveedores a la vez. Si un proveedor participa en una solicitud de propuestas, responde a una serie de preguntas sobre los productos, servicios, metodología y costos que se utilizarán para satisfacer las necesidades de la empresa.,
dado el gran papel que desempeña la RFP en el software empresarial, no debería sorprendernos que muchos de nosotros tengamos fuertes sentimientos sobre cómo deben estructurarse. Hace unos meses, mi colega Chris escribió un artículo argumentando que muchas empresas están » malinterpretando el proceso de solicitud de propuestas.»Al no realizar suficiente diligencia debida antes de enviar la solicitud de propuestas, escribió, una empresa está alienando a los mismos proveedores que podrían servir mejor a sus necesidades.,
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otro problema que afecta a la RFP moderna es que, en muchos casos, no es una RFP en absoluto. Se ha convertido en un término general que se aplica a las RFP, RFI y RFQ., Los tres tienen ciertas características en común, pero cada uno tiene distinciones claras, y comprender esas distinciones mejorará enormemente su proceso de selección a medida que busca un proveedor. Aquí hay un resumen de las distinciones de cada documento y una guía sobre cuándo debe usarlo:
RFI
abreviatura de «solicitud de Información», La RFI es realmente un documento preliminar utilizado por empresas que no entienden el mercado al que están a punto de ingresar., En el caso de una empresa que busca un CRM, por ejemplo, utilizaría una RFI si no tenía experiencia previa con CRM y quería comprender la gama de opciones en el espacio CRM.
debido a que el RFI es más un documento de investigación, querrá hacer preguntas abiertas, que le permitan al proveedor hablar sobre su gama completa de ofertas. Por lo general, la RFI indicará los desafíos comerciales generales que está teniendo, y luego el proveedor puede adaptar su respuesta dentro del contexto de esos desafíos., Muchas veces, el proveedor explicará su posición en el mercado (por ejemplo, en qué industrias se especializa), cómo otorga licencias a su producto y qué otras tarifas puede esperar.
RFP
una RFP,» solicitud de propuesta», es un documento que pide a los proveedores que propongan soluciones a los problemas o requisitos comerciales de un cliente. Una RFP suele ser lo que sigue a una RFI; de hecho, es raro que una empresa pase de una RFI a una RFQ (por razones que se aclararán a continuación)., Una RFP debe contener mucha más especificidad en términos de cuáles son las necesidades de una empresa al delinear los objetivos comerciales para el proyecto e identificar los requisitos específicos que son necesarios para el trabajo que se solicita. La clave de este documento es que hay suficiente detalle para dar a los proveedores el contexto que necesitan para proponer una solución válida, sin embargo, todavía necesita permitir suficiente margen para que los proveedores apliquen la creatividad y las mejores prácticas para satisfacer esas necesidades.,
RFQ
abreviatura de» solicitud de presupuesto», el RFQ es un documento aún más detallado que se ajusta a las especificaciones exactas requeridas por la empresa. En una situación en la que se utiliza una RFQ para un proyecto de software b2b, la empresa sabe lo suficiente sobre su sistema actual y exactamente cómo quiere cambiarlo o mejorarlo en el futuro.,
a diferencia de la RFP, que permite la flexibilidad del proveedor para sugerir soluciones creativas al problema, una empresa que implementa una RFQ no busca creatividad, sino que el proveedor implemente el software utilizando especificaciones predeterminadas. Por lo general, la RFQ contiene una tabla que enumera cada requisito y luego le pide al proveedor que evalúe su capacidad para cumplir con ese requisito., El proveedor especificará entonces si puede cumplir el requisito de inmediato, si requerirá alguna configuración, si requerirá algún código personalizado o si requerirá aprovechar un proveedor externo.
¿Cuál es el mejor?
como proveedor, llego a este problema con ciertos sesgos, pero prefiero la ruta RFI-RFP en lugar de una RFQ. ¿Por qué? Por lo general, los clientes que acuden a nosotros con un RFQ tienden a ser de mente cerrada en su enfoque., Debido a que no te estás abriendo a la creatividad y el conocimiento institucional acumulado del proveedor, básicamente estás señalando que no quieres aprender nada nuevo, ni quieres abrirte a nuevos enfoques.
en mi experiencia, muchos clientes nombran erróneamente sus RFQ como RFP, pero cuando va a responder no se le permite «proponer» una variedad de soluciones y tener conversaciones posteriores sobre sus opciones propuestas, que es el propósito de una RFP., En estos casos, simplemente se le pide que complete una lista de requisitos y proporcione costos detallados para cada línea, que por su definición es simplemente una RFQ. Una RFQ es apropiada para un proyecto en el que está agregando o aumentando un sistema existente. Creo que este enfoque es inapropiado para un proyecto en el que está planeando implementar un sistema completamente nuevo, ya que puede caer fácilmente en la trampa de solicitar que los proveedores le proporcionen un sistema que haga exactamente lo que hace su sistema actual., Si ese es el caso, entonces debe analizar detenidamente Por qué está implementando un nuevo sistema en primer lugar y asegurarse de que sus objetivos comerciales estén en línea con los objetivos de su proyecto.
normalmente, está buscando implementar un nuevo sistema porque lo que está utilizando hoy no satisface sus necesidades. Si ese es realmente el caso, ¿cómo puede saber qué sistemas satisfarán sus necesidades a menos que brinde a los proveedores la flexibilidad para discutir sus procesos comerciales actuales de manera colaborativa?, Si simplemente pone una lista de necesidades detalladas basadas en lo que hace hoy, obtendrá respuestas en las que los proveedores tratan de herrar sus soluciones para cumplir con esa lista y perder la oportunidad de cambiar REALMENTE su negocio para mejor.
la mentalidad de RFQ, En resumen, socava algunos de los cambios positivos que puede ver en sus procesos de negocio en su conjunto. Y hacer la vista gorda ante el cambio es el camino más rápido hacia la obsolescencia de una empresa.
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