RFI, RF,, & RFP: Hvad er forskellen?

Hvis du har arbejdet i længere tid på sælgers side af en B2B-virksomhed, er du sandsynligvis vant til at modtage rfp ‘ er fra kunder, som er interesseret i dine produkter og tjenester. Forkortelse for “re .uest for proposal” er en RFP et dokument, som en virksomhed, der søger efter tjenester på virksomhedsniveau, kan bruge til at få et overblik over tilbud og omkostninger fra flere leverandører på .n gang. Hvis en leverandør deltager i en RFP, besvarer den en række spørgsmål om de produkter, tjenester, metodologi og omkostninger, der vil gå i opfyldelse af virksomhedens behov.,i betragtning af hvor stor en rolle RFP spiller i virksomhedssoft .are, bør det ikke være overraskende, at mange af os har stærke følelser for, hvordan de skal struktureres. For et par måneder siden skrev min kollega Chris en artikel, der argumenterede for, at mange virksomheder “får RFP-processen forkert.”Ved ikke at udføre nok due diligence før han sendte RFP, skrev han, at et firma fremmedgør de meget leverandører, der bedst kunne tjene sine behov.,

et andet problem, der plager den moderne RFP, er, at det i mange tilfælde ikke er en RFP overhovedet. Det er blevet et paraplybegrep, der anvendes til RFP ‘er, RFI’ er og RF. ‘ er., Alle tre har visse funktioner til fælles, men hver har klare sondringer, og forståelse af disse sondringer vil i høj grad forbedre din udvælgelsesproces, når du søger efter en leverandør. Her er en gennemgang af hvert dokument sondringer og vejledning om, hvornår du skal bruge det:

RFI

en forkortelse for “anmodning om oplysninger,” RFI er virkelig et foreløbigt dokument, der anvendes af virksomheder, der ikke forstår markedet, de er ved at indtaste., I tilfælde af en virksomhed, der søger efter en CRM, ville den for eksempel bruge en RFI, hvis den ikke havde nogen tidligere erfaring med CRM og ønskede at få en forståelse af udvalget af muligheder i CRM-rummet.

fordi RFI er mere af en fact-finding dokument, du ønsker at stille åbne spørgsmål, dem, der tillader sælgeren at tale om sin fulde vifte af tilbud. Typisk vil RFI angive de brede forretningsudfordringer, du har, og så kan sælgeren skræddersy sit svar inden for rammerne af disse udfordringer., Ofte gange, sælgeren vil forklare sin position på markedet (for eksempel, hvilke brancher det har specialiseret sig i), hvordan det licenser sit produkt, og hvilke andre gebyrer, du kan forvente.

RFP

En RFP, “Request for proposal”, er et dokument, der opfordrer leverandører til at foreslå løsninger på kundens problemer eller forretningsmæssige krav. En RFP er normalt det, der følger en RFI; faktisk er det sjældent, at et firma vil gå fra en RFI til en RF. (af grunde, der bliver tydelige nedenfor)., En RFP skal indeholde meget mere specificitet med hensyn til, hvad en virksomheds behov er ved at skitsere forretningsmæssige mål for projektet og identificere specifikke krav, der er nødvendige for det arbejde, der anmodes om. Nøglen til dette dokument er, at der er tilstrækkelige detaljer til at give leverandører den kontekst, de har brug for for at foreslå en gyldig løsning, men det skal stadig give tilstrækkelig spillerum til, at leverandørerne kan anvende kreativitet og bedste praksis for at opfylde disse behov.,

RF.

kort for “anmodning om tilbud” er RF. et endnu mere detaljeret dokument, der borer ned til de nøjagtige specifikationer, som virksomheden kræver. I en situation, hvor en RF.bruges til et b2b-soft .areprojekt, ved virksomheden nok om sit nuværende system og nøjagtigt, hvordan det ønsker at ændre eller forbedre det i fremtiden.,

i Modsætning til RFP, som giver mulighed for fleksibilitet for sælger at foreslå kreative løsninger på problemet, at en virksomhed implementerer en RFQ ikke er leder for kreativitet, men i stedet for sælgeren til at installere software ved hjælp af forudbestemte specifikationer. Typisk indeholder RF.en tabel, der viser hvert krav og derefter beder sælgeren om at vurdere dens evne til at opfylde dette krav., Sælgeren derefter vil angive, om det kan opfylde kravet ud af boksen, hvorvidt det vil kræve nogle konfiguration, uanset om det vil kræve nogle brugerdefineret kode, eller om det vil kræve at udnytte en tredjeparts leverandør.

hvilken er bedst?

som leverandør kommer jeg til dette problem med visse forstyrrelser, men jeg foretrækker RFI-RFP-ruten i modsætning til en RF.. Hvorfor? Kunder, der kommer til os med en RF., har typisk en tendens til at være lukkede i deres tilgang., Fordi du ikke åbner dig for kreativiteten og den akkumulerede institutionelle viden hos sælgeren, signaliserer du dybest set, at du ikke ønsker at lære noget nyt, og du vil heller ikke åbne dig for nye tilgange.

det er min erfaring, at mange kunder fejlagtigt navngiver deres RF. ‘er som en RFP’ er, men når du svarer, Har du ikke lov til at “foreslå” en række forskellige løsninger og have efterfølgende samtaler om dine foreslåede muligheder, hvilket er formålet med en RFP., I disse tilfælde bliver du simpelthen bedt om at udfylde en liste over krav og give detaljerede omkostninger for hver linjepost, som ved sin definition simpelthen er en RF.. En RF.er passende til et projekt, hvor du tilføjer til eller forstærker et eksisterende system. Jeg mener, at denne tilgang er upassende for et projekt, hvor du planlægger at implementere et helt nyt system, da du nemt kan falde i fælden med at anmode om, at leverandører giver dig et system, der gør nøjagtigt, hvad dit nuværende system gør., Hvis det er tilfældet, så er du nødt til at tage et hårdt kig på hvorfor du gennemfører et nyt system i første omgang og sørg for din virksomhed mål er i overensstemmelse med dit projekt mål.

typisk søger du at implementere et nyt system, fordi det, du bruger i dag, ikke opfylder dine behov. Hvis det virkelig er tilfældet, hvordan kan du vide, hvilke systemer derude, der imødekommer dine behov, medmindre du giver leverandørerne fleksibiliteten til at diskutere dine nuværende forretningsprocesser på en samarbejdsmæssig måde?, Hvis du blot lægger en liste over detaljerede behov baseret på, hvad du gør i dag, får du svar, hvor leverandører prøver at skohorn deres løsninger for at imødekomme denne liste og gå glip af muligheden for virkelig at ændre din virksomhed til det bedre.

RF. – mentaliteten undergraver kort sagt nogle af de positive ændringer, du kan se i dine forretningsprocesser som helhed. Og at vende det blinde øje til forandring er den hurtigste vej til en virksomheds forældelse.

er du klar til at tage din virksomhed til det næste niveau med avanceret CRM-teknologi? Gå her for at lære mere.