RFI, RFQ e RFP: qual è la differenza?

Se hai lavorato per un certo periodo di tempo sul lato vendor di un’attività B2B, probabilmente sei abituato a ricevere RFP da clienti interessati ai tuoi prodotti e servizi. Abbreviazione di “richiesta di proposta”, una RFP è un documento che un’azienda alla ricerca di servizi di livello enterprise può utilizzare per ottenere una panoramica delle offerte e dei costi da più fornitori contemporaneamente. Se un fornitore partecipa a una RFP, risponde a una serie di domande sui prodotti, i servizi, la metodologia e i costi che andranno a soddisfare le esigenze dell’azienda.,

Dato il ruolo che la RFP svolge nel software aziendale, non dovrebbe sorprendere che molti di noi abbiano forti sentimenti su come dovrebbero essere strutturati. Alcuni mesi fa, il mio collega Chris ha scritto un articolo sostenendo che molte aziende stanno “sbagliando il processo di RFP.”Non eseguendo abbastanza due diligence prima di inviare la RFP, ha scritto, una società sta alienando gli stessi venditori che potrebbero servire al meglio le sue esigenze.,

Un altro problema che affligge la RFP moderna è che, in molti casi, non è affatto una RFP. È diventato un termine generico applicato a RFP, RFIS e RFQ., Tutti e tre hanno alcune caratteristiche in comune, ma ognuno ha chiare distinzioni, e la comprensione di tali distinzioni migliorerà notevolmente il processo di selezione, come si cerca un fornitore. Ecco una carrellata delle distinzioni e delle indicazioni di ogni documento su quando dovresti usarlo:

RFI

Abbreviazione di “richiesta di informazioni”, RFI è in realtà un documento preliminare utilizzato da aziende che non capiscono il mercato in cui stanno per entrare., Nel caso di un’azienda alla ricerca di un CRM, ad esempio, utilizzerebbe un RFI se non avesse precedenti esperienze con il CRM e volesse acquisire una comprensione sulla gamma di opzioni nello spazio CRM.

Poiché RFI è più un documento di accertamento dei fatti, ti consigliamo di porre domande aperte, quelle che consentono al fornitore di parlare della sua gamma completa di offerte. In genere, l’RFI indicherà le grandi sfide di business che stai affrontando e quindi il fornitore può adattare la sua risposta nel contesto di tali sfide., Spesso, il venditore spiegherà la sua posizione sul mercato (ad esempio, in quali settori è specializzato), come concede in licenza il suo prodotto e quali altre commissioni ci si può aspettare.

RFP

Una RFP, “Request for Proposal”, è un documento che chiede ai fornitori di proporre soluzioni ai problemi o alle esigenze aziendali di un cliente. Una RFP è di solito ciò che segue una RFI; infatti, è raro che una società passerà da una RFI a una RFQ (per ragioni che diventeranno chiare di seguito)., Una RFP dovrebbe contenere molta più specificità in termini di quali sono le esigenze di un’azienda delineando gli obiettivi di business per il progetto e identificando i requisiti specifici necessari per il lavoro richiesto. La chiave di questo documento è che ci sono dettagli sufficienti per dare ai venditori il contesto di cui hanno bisogno per proporre una soluzione valida, ma deve ancora consentire ai venditori di applicare creatività e best practice per soddisfare tali esigenze.,

RFQ

Abbreviazione di “richiesta di preventivo”, la RFQ è un documento ancora più dettagliato che esegue il drill-down alle specifiche esatte richieste dall’azienda. In una situazione in cui una RFQ viene utilizzata per un progetto software b2b, l’azienda conosce abbastanza il suo sistema attuale e esattamente come vuole cambiarlo o migliorarlo in futuro.,

A differenza della RFP, che consente la flessibilità del fornitore di suggerire soluzioni creative al problema, un’azienda che distribuisce una RFQ non è alla ricerca di creatività, ma piuttosto per il fornitore di distribuire il software utilizzando specifiche predeterminate. In genere, l’RFQ contiene una tabella che elenca ogni requisito e quindi chiede al fornitore di valutare la sua capacità di soddisfare tale requisito., Il fornitore specificherà quindi se può soddisfare il requisito immediatamente, se richiederà alcune configurazioni, se richiederà un codice personalizzato o se richiederà l’utilizzo di un fornitore di terze parti.

Quale è il migliore?

Come fornitore, vengo a questo problema con alcuni pregiudizi, ma preferisco la rotta RFI-RFP piuttosto che una RFQ. Perché? In genere, i clienti che vengono da noi con una richiesta di offerta tendono ad essere chiusi nel loro approccio., Poiché non ti stai aprendo alla creatività e alla conoscenza istituzionale accumulata del venditore, stai fondamentalmente segnalando che non vuoi imparare nulla di nuovo, né vuoi aprirti a nuovi approcci.

Nella mia esperienza molti clienti chiamano erroneamente i loro RFQ come RFP, ma quando vai a rispondere non ti è permesso “proporre” una varietà di soluzioni e avere conversazioni successive sulle opzioni proposte, che è lo scopo di una RFP., In questi casi, ti viene semplicemente chiesto di compilare un elenco di requisiti e fornire costi dettagliati per ogni elemento pubblicitario, che per sua definizione è semplicemente un RFQ. Un RFQ è appropriato per un progetto in cui si sta aggiungendo o aumentando un sistema esistente. Credo che questo approccio sia inappropriato per un progetto in cui si sta pianificando l’implementazione di un sistema completamente nuovo, poiché si può facilmente cadere nella trappola di richiedere ai fornitori di fornire un sistema che faccia esattamente ciò che fa il sistema attuale., Se questo è il caso, allora avete bisogno di dare un’occhiata difficile perché si sta implementando un nuovo sistema, in primo luogo e assicurarsi che i vostri obiettivi di business sono in linea con gli obiettivi del progetto.

In genere, stai cercando di implementare un nuovo sistema perché ciò che stai usando oggi non soddisfa le tue esigenze. Se questo è veramente il caso, come puoi sapere quali sistemi là fuori soddisferanno le tue esigenze a meno che tu non dia ai venditori la flessibilità di discutere i tuoi attuali processi aziendali in modo collaborativo?, Se si mette semplicemente fuori un elenco di esigenze dettagliate in base a quello che fai oggi, si otterrà risposte in cui i fornitori cercano di calzascarpe loro soluzioni per soddisfare tale elenco e perdere l’opportunità di cambiare veramente il vostro business per il meglio.

La mentalità RFQ, in breve, sottovaluta alcuni dei cambiamenti positivi che puoi vedere nei tuoi processi aziendali nel loro complesso. E chiudere un occhio al cambiamento è il percorso più rapido verso l’obsolescenza di un’azienda.

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