RFI, RFQ, & RFP: Wat is het verschil?

Als u gedurende enige tijd aan de leverancierszijde van een B2B-bedrijf hebt gewerkt, bent u waarschijnlijk gewend om RFP ‘ s te ontvangen van klanten die geïnteresseerd zijn in uw producten en diensten. Kort voor “request for proposal,” een RFP is een document dat een bedrijf op zoek naar enterprise-level diensten kan gebruiken om een overzicht van het aanbod en de kosten van verschillende leveranciers tegelijk te krijgen. Als een leverancier deelneemt aan een RFP, beantwoordt het een reeks vragen over de producten, diensten, methodologie en kosten die zullen gaan in het voldoen aan de behoeften van het bedrijf.,

gegeven de grote rol die de RFP speelt in bedrijfssoftware, zou het niet verwonderlijk moeten zijn dat velen van ons sterke gevoelens hebben over hoe ze moeten worden gestructureerd. Een paar maanden geleden schreef mijn collega Chris een artikel met het argument dat veel bedrijven ” het RFP-proces verkeerd krijgen.”Door niet genoeg due diligence uit te voeren voorafgaand aan het verzenden van de RFP, schreef hij, een bedrijf vervreemdt de leveranciers die het beste aan zijn behoeften kunnen voldoen.,

een ander probleem dat de moderne RFP teistert, is dat het in veel gevallen helemaal geen RFP is. Het is uitgegroeid tot een overkoepelende term die wordt toegepast op RFP ‘s, RFI’ s en RFQ ‘ s., Alle drie hebben bepaalde functies gemeen, maar elk heeft duidelijke verschillen, en het begrijpen van die verschillen zal enorm verbeteren van uw selectieproces als u zoekt naar een leverancier. Hier volgt een overzicht van de onderscheidingen van elk document en richtlijnen over wanneer je het moet gebruiken:

RFI

kort voor “verzoek om informatie,” de RFI is echt een voorlopig document dat wordt gebruikt door bedrijven die de marktplaats die ze op het punt staan te betreden niet begrijpen., In het geval van een bedrijf op zoek naar een CRM, bijvoorbeeld, het zou een RFI gebruiken als het had geen eerdere ervaring met CRM en wilde een begrip te krijgen over het bereik van de opties in de CRM ruimte.

omdat de RFI meer een fact-finding document is, zult u open vragen willen stellen, die de leverancier in staat stellen om te praten over zijn volledige aanbod. Typisch, de RFI zal de brede zakelijke uitdagingen die je hebt, en dan kan de leverancier zijn reactie op maat binnen de context van deze uitdagingen., Vaak zal de leverancier zijn positie in de markt uitleggen (bijvoorbeeld in welke industrieën hij gespecialiseerd is), hoe hij zijn product in licentie geeft en welke andere kosten u kunt verwachten.

RFP

een RFP, “Request for Proposal”, is een document dat leveranciers vraagt om oplossingen voor de problemen of zakelijke behoeften van een klant voor te stellen. Een RFP is meestal wat volgt op een RFI; in feite is het zeldzaam dat een bedrijf zal gaan van een RFI naar een RFQ (om redenen die hieronder duidelijk zullen worden)., Een RFP moet veel meer specificiteit bevatten in termen van wat de behoeften van een bedrijf zijn door het schetsen van de zakelijke doelstellingen voor het project en het identificeren van specifieke eisen die nodig zijn voor het werk dat wordt gevraagd. De sleutel tot dit document is dat er voldoende details zijn om verkopers de context te geven die ze nodig hebben om een geldige oplossing voor te stellen, maar het moet nog steeds voldoende speelruimte bieden voor de verkopers om creativiteit en best practices toe te passen om aan die behoeften te voldoen.,

RFQ

kort voor “offerteaanvraag”, de RFQ is een nog gedetailleerder document dat tot op de exacte specificaties van het bedrijf doordringt. In een situatie waarin een RFQ wordt gebruikt voor een B2B-softwareproject, weet het bedrijf genoeg over zijn huidige systeem en precies hoe het het in de toekomst wil veranderen of verbeteren.,

In tegenstelling tot de RFP, die zorgt voor de flexibiliteit van de leverancier om creatieve oplossingen voor het probleem te suggereren, is een bedrijf dat een RFQ implementeert niet op zoek naar creativiteit, maar eerder naar de leverancier om de software te implementeren met behulp van vooraf bepaalde specificaties. Gewoonlijk bevat de RFQ een tabel waarin elke eis wordt weergegeven en vervolgens de leverancier wordt gevraagd te beoordelen of hij aan die eis kan voldoen., De leverancier zal dan aangeven of het kan voldoen aan de eis out of the box, of het vereist enige configuratie, of het vereist een aantal aangepaste code, of dat het vereist gebruik te maken van een derde partij leverancier.

welke is het beste?

als leverancier kom ik tot dit probleem met bepaalde vooroordelen, maar ik geef de voorkeur aan de RFI-RFP route in tegenstelling tot een RFQ. Waarom? Klanten die bij ons komen met een RFQ hebben meestal de neiging om gesloten te zijn in hun aanpak., Omdat je jezelf niet openstelt voor de creativiteit en de geaccumuleerde institutionele kennis van de verkoper, geef je aan dat je niets nieuws wilt leren, noch jezelf wilt openstellen voor nieuwe benaderingen.

in mijn ervaring noemen veel klanten hun RFQ ’s ten onrechte als een RFP’ s, maar wanneer je gaat om te reageren is het niet toegestaan om een verscheidenheid aan oplossingen “voor te stellen” en daaropvolgende gesprekken te voeren over uw voorgestelde opties, wat het doel is van een RFP., In deze gevallen wordt u gewoon gevraagd om een lijst van eisen in te vullen en gedetailleerde kosten voor elk item, dat door zijn definitie is gewoon een RFQ. Een RFQ is geschikt voor een project waarin je een bestaand systeem toevoegt of uitbreidt. Ik ben van mening dat deze aanpak niet geschikt is voor een project waarin u van plan bent om een geheel nieuw systeem te implementeren, omdat u gemakkelijk in de val kunt lopen van het aanvragen van Leveranciers die u een systeem bieden dat precies doet wat uw huidige systeem doet., Als dat het geval is, dan moet je een harde blik op waarom u de uitvoering van een nieuw systeem in de eerste plaats en zorg ervoor dat uw zakelijke doelen zijn in lijn met uw project doelen te nemen.

gewoonlijk bent u op zoek naar een nieuw systeem omdat wat u vandaag gebruikt niet aan uw behoeften voldoet. Als dat echt het geval is, hoe kunt u weten welke systemen die er zullen voldoen aan uw behoeften, tenzij u de leveranciers de flexibiliteit om uw huidige bedrijfsprocessen te bespreken in een collaboratieve manier te geven?, Als je gewoon uit een lijst van gedetailleerde behoeften op basis van wat je vandaag doet, krijgt u reacties waarin leveranciers proberen te shoehorn hun oplossingen aan die lijst te voldoen en missen de kans om echt veranderen van uw bedrijf ten goede.

De RFQ mentaliteit, kortom, ondermijnt enkele positieve veranderingen die u kunt zien in uw bedrijfsprocessen als geheel. En een oogje dichtknijpen voor verandering is de snelste weg naar de veroudering van een bedrijf.

bent u klaar om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen met geavanceerde CRM-technologie? Ga hier voor meer informatie.