RFI, RFQ et RFP: Quelle est la différence?

Si vous avez travaillé pendant un certain temps du côté des fournisseurs D’une entreprise B2B, vous êtes probablement habitué à recevoir des appels d’offres de clients intéressés par vos produits et services. Abréviation de  » demande de proposition”, une DP est un document qu’une entreprise à la recherche de services au niveau de l’entreprise peut utiliser pour obtenir un aperçu des offres et des coûts de plusieurs fournisseurs à la fois. Si un fournisseur participe à un appel d’offres, il répond à une série de questions sur les produits, les services, la méthodologie et les coûts qui serviront à répondre aux besoins de l’entreprise.,

compte tenu de l’importance du rôle de la DP dans les logiciels d’entreprise, il ne devrait pas être surprenant que beaucoup d’entre nous aient des sentiments forts sur la façon dont ils devraient être structurés. Il y a quelques mois, mon collègue Chris a écrit un article affirmant que de nombreuses entreprises « se trompent dans le processus de DP. »En n’effectuant pas suffisamment de diligence raisonnable avant d’envoyer la DP, a-t-il écrit, une entreprise s’aliène les fournisseurs qui pourraient le mieux répondre à ses besoins.,

Un autre problème qui afflige la DP moderne est que, dans de nombreux cas, ce n’est pas du tout une DP. C’est devenu un terme générique qui s’applique aux demandes de propositions, aux demandes de propositions et aux demandes de propositions., Tous les trois ont certaines caractéristiques en commun, mais chacun a des distinctions claires, et la compréhension de ces distinctions améliorera considérablement votre processus de sélection lorsque vous recherchez un fournisseur. Voici un aperçu des distinctions de chaque document et des conseils sur le moment où vous devez l’utiliser:

RFI

abréviation de « demande d’information”, la RFI est vraiment un document préliminaire utilisé par les entreprises qui ne comprennent pas le marché sur lequel elles s’apprêtent à entrer., Dans le cas d’une entreprise à la recherche d’un CRM, par exemple, elle utiliserait une DDR si elle n’avait aucune expérience préalable avec CRM et voulait acquérir une compréhension sur la gamme d’options dans L’espace CRM.

parce que la DDR est plus un document d’enquête, vous voudrez poser des questions ouvertes, celles qui permettent au fournisseur de parler de sa gamme complète d’offres. En règle générale, la DDR énonce les grands défis commerciaux que vous rencontrez, puis le fournisseur peut adapter sa réponse dans le contexte de ces défis., Souvent, le fournisseur expliquera sa position sur le marché (par exemple, dans quels secteurs il se spécialise), comment il accorde des licences à son produit et à quels autres frais vous pouvez vous attendre.

RFP

Une RFP, « demande de proposition”, est un document qui demande aux fournisseurs de proposer des solutions aux problèmes ou aux exigences commerciales d’un client. Une DP est généralement ce qui suit une DDR; en fait, il est rare qu’une entreprise passe d’une DDR à une DDR (pour des raisons qui deviendront claires ci-dessous)., Une DP devrait contenir beaucoup plus de précision en ce qui concerne les besoins d’une entreprise en décrivant les objectifs opérationnels du projet et en identifiant les exigences spécifiques nécessaires pour le travail demandé. La clé de ce document est qu’il y a suffisamment de détails pour donner aux fournisseurs le contexte dont ils ont besoin pour proposer une solution valide, mais il doit encore laisser suffisamment de marge de manœuvre aux fournisseurs pour appliquer la créativité et les meilleures pratiques pour répondre à ces besoins.,

RFQ

abréviation de « demande de devis”, La RFQ est un document encore plus détaillé qui se base sur les spécifications exactes requises par l’entreprise. Dans une situation où un appel d’offres est utilisé pour un projet de logiciel b2b, l’entreprise en sait assez sur son système actuel et exactement comment elle veut le changer ou l’améliorer à l’avenir.,

contrairement à la RFP, qui permet au fournisseur de proposer des solutions créatives au problème, une entreprise déployant une RFQ ne recherche Pas de créativité, mais plutôt que le fournisseur déploie le logiciel en utilisant des spécifications prédéterminées. En règle générale, la demande de devis contient un tableau qui répertorie chaque exigence, puis demande au fournisseur d’évaluer sa capacité à répondre à cette exigence., Le fournisseur spécifiera alors s’il peut répondre à l’exigence dès la sortie de la boîte, s’il nécessitera une configuration, s’il nécessitera un code personnalisé ou s’il nécessitera de tirer parti d’un fournisseur tiers.

Laquelle est la meilleure?

en tant que fournisseur, j’arrive à ce problème avec certains biais, mais je préfère la route RFI-RFP par opposition à une RFQ. Pourquoi? En règle générale, les clients qui viennent à nous avec une demande de devis ont tendance à être fermés d’esprit dans leur approche., Parce que vous ne vous ouvrez pas à la créativité et aux connaissances institutionnelles accumulées par le fournisseur, vous signalez essentiellement que vous ne voulez rien apprendre de nouveau, ni vous ouvrir à de nouvelles approches.

d’après mon expérience, de nombreux clients nomment par erreur leur demande de devis comme une demande de devis, mais lorsque vous répondez, vous n’êtes pas autorisé à « proposer” une variété de solutions et à avoir des conversations ultérieures sur vos options proposées, ce qui est le but d’une demande de devis., Dans ces cas, il vous est simplement demandé de remplir une liste d’exigences et de donner des coûts détaillés pour chaque poste, qui, par sa définition, est simplement une demande de devis. Un appel d’offres est approprié pour un projet dans lequel vous ajoutez ou augmentez un système existant. Je pense que cette approche est inappropriée pour un projet dans lequel vous envisagez de mettre en œuvre un système entièrement nouveau, car vous pouvez facilement tomber dans le piège de demander aux fournisseurs de vous fournir un système qui fait exactement ce que fait votre système actuel., Si tel est le cas, vous devez examiner attentivement pourquoi vous implémentez un nouveau système en premier lieu et vous assurer que vos objectifs commerciaux sont conformes aux objectifs de votre projet.

généralement, vous cherchez à implémenter un nouveau système car ce que vous utilisez aujourd’hui ne répond pas à vos besoins. Si tel est vraiment le cas, comment pouvez-vous savoir quels systèmes répondront à vos besoins, à moins que vous ne donniez aux fournisseurs la flexibilité nécessaire pour discuter de vos processus opérationnels actuels de manière collaborative?, Si vous publiez simplement une liste de besoins détaillés en fonction de ce que vous faites aujourd’hui, vous obtiendrez des réponses dans lesquelles les fournisseurs essaieront de chausse-pied leurs solutions pour répondre à cette liste et manqueront l’occasion de vraiment changer votre entreprise pour le mieux.

la mentalité RFQ, en bref, compromet certains des changements positifs que vous pouvez voir dans vos processus d’affaires dans leur ensemble. Et fermer les yeux sur le changement est le chemin le plus rapide vers l’obsolescence d’une entreprise.

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