RFI, ODM, & RFP: Was ist der Unterschied?

Wenn Sie längere Zeit auf der Anbieterseite eines B2B-Geschäfts gearbeitet haben, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, RFPs von Kunden zu erhalten, die an Ihren Produkten und Dienstleistungen interessiert sind. Kurz für „Antrag auf Vorschlag“ ist ein RFP ein Dokument, das ein Unternehmen, das nach Diensten auf Unternehmensebene sucht, verwenden kann, um einen Überblick über Angebote und Kosten von mehreren Anbietern gleichzeitig zu erhalten. Wenn ein Anbieter an einem RFP teilnimmt, beantwortet er eine Reihe von Fragen zu den Produkten, Dienstleistungen, Methoden und Kosten, die zur Erfüllung der Anforderungen des Unternehmens beitragen.,

Angesichts der großen Rolle, die RFP in Unternehmenssoftware spielt, sollte es nicht verwunderlich sein, dass viele von uns starke Gefühle dafür haben, wie sie strukturiert sein sollten. Vor ein paar Monaten schrieb mein Kollege Chris einen Artikel, in dem er argumentierte, dass viele Unternehmen “ den RFP-Prozess falsch machen.“Indem ein Unternehmen nicht genügend Due Diligence durchführt, bevor es den RFP aussendet, entfremdet es genau die Anbieter, die seinen Bedürfnissen am besten entsprechen könnten.,

ein Weiteres problem plagt die moderne RFP ist, dass in vielen Fällen, es ist nicht eine RFP an alle. Es ist zu einem Oberbegriff geworden, der auf RFPs, RFIs und RFQs angewendet wird., Alle drei haben bestimmte Merkmale gemeinsam, aber jeder hat klare Unterschiede, und das Verständnis dieser Unterschiede wird Ihren Auswahlprozess erheblich verbessern, wenn Sie nach einem Anbieter suchen. Hier ist ein Überblick über die Unterschiede und Anleitungen jedes Dokuments, wann Sie es verwenden sollten:

RFI

Kurz für „Informationsanfrage“, das RFI ist wirklich ein vorläufiges Dokument, das von Unternehmen verwendet wird, die den Markt, den sie betreten werden, nicht verstehen., Im Falle eines Unternehmens, das beispielsweise nach einem CRM sucht, würde es ein RFI verwenden, wenn es keine Erfahrung mit CRM hat und ein Verständnis für das Spektrum der Optionen im CRM-Bereich gewinnen möchte.

Da der RFI eher ein Dokument zur Feststellung von Fakten ist, sollten Sie offene Fragen stellen, die es dem Anbieter ermöglichen, über das gesamte Angebot zu sprechen. In der Regel gibt der RFI die umfassenden geschäftlichen Herausforderungen an, die Sie haben, und dann kann der Anbieter seine Antwort im Kontext dieser Herausforderungen anpassen., Oft erklärt der Anbieter seine Position auf dem Markt (z. B. auf welche Branchen er sich spezialisiert hat), wie er sein Produkt lizenziert und welche anderen Gebühren Sie erwarten können.

RFP

Ein RFP, „Antrag auf Vorschlag“, ist ein Dokument, das Anbieter auffordert, Lösungen für die Probleme oder Geschäftsanforderungen eines Kunden vorzuschlagen. Ein RFP ist normalerweise das, was einem RFI folgt; Tatsächlich ist es selten, dass ein Unternehmen von einem RFI zu einer Ausschreibung wechselt (aus Gründen, die unten deutlich werden)., Ein RFP sollte viel mehr Spezifität in Bezug auf die Bedürfnisse eines Unternehmens enthalten, indem die Geschäftsziele für das Projekt skizziert und spezifische Anforderungen identifiziert werden, die für die angeforderte Arbeit erforderlich sind. Der Schlüssel zu diesem Dokument ist, dass es genügend Details gibt, um den Anbietern den Kontext zu geben, den sie benötigen, um eine gültige Lösung vorzuschlagen, aber es muss immer noch genügend Spielraum für die Anbieter geben, Kreativität und Best Practices anzuwenden, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.,

AUSSCHREIBUNG

Kurz für „Angebotsanfrage“ ist die Ausschreibung ein noch detaillierteres Dokument, das die genauen Spezifikationen des Unternehmens erfüllt. In einer Situation, in der eine Ausschreibung für ein B2B-Softwareprojekt verwendet wird, weiß das Unternehmen genug über sein aktuelles System und genau darüber, wie es es in Zukunft ändern oder verbessern möchte.,

Im Gegensatz zum RFP, der die Flexibilität des Anbieters ermöglicht, kreative Lösungen für das Problem vorzuschlagen, sucht ein Unternehmen, das ein Angebot bereitstellt, nicht nach Kreativität, sondern nach dem Anbieter, der die Software mithilfe vorgegebener Spezifikationen bereitstellt. In der Regel enthält die Ausschreibung eine Tabelle, in der jede Anforderung aufgeführt ist, und fordert den Anbieter dann auf, seine Fähigkeit zu bewerten, diese Anforderung zu erfüllen., Der Anbieter gibt dann an, ob er die Anforderung sofort erfüllen kann, ob eine Konfiguration erforderlich ist, ob ein benutzerdefinierter Code erforderlich ist oder ob ein Drittanbieter verwendet werden muss.

Welches ist das Beste?

Als Anbieter komme ich mit bestimmten Vorurteilen auf dieses Problem, aber ich bevorzuge die RFI-RFP-Route im Gegensatz zu einer ANFRAGE. Warum? In der Regel neigen Kunden, die mit einer Ausschreibung zu uns kommen, dazu, in ihrem Ansatz geschlossen zu sein., Da Sie sich nicht der Kreativität und dem angesammelten institutionellen Wissen des Anbieters öffnen, signalisieren Sie im Grunde genommen, dass Sie nichts Neues lernen und sich auch nicht für neue Ansätze öffnen möchten.

Meiner Erfahrung nach benennen viele Kunden fälschlicherweise ihre Angebote als RFPs, aber wenn Sie antworten, dürfen Sie keine Vielzahl von Lösungen „vorschlagen“ und führen anschließend Gespräche über Ihre vorgeschlagenen Optionen, was der Zweck eines RFP ist., In diesen Fällen werden Sie einfach aufgefordert, eine Liste der Anforderungen auszufüllen und detaillierte Kosten für jede Position anzugeben, die nach ihrer Definition einfach eine ANFRAGE ist. Eine Ausschreibung ist für ein Projekt geeignet, in dem Sie ein bestehendes System hinzufügen oder erweitern. Ich glaube, dieser Ansatz ist für ein Projekt, in dem Sie die Implementierung eines völlig neuen Systems planen, ungeeignet, da Sie leicht in die Falle tappen können, dass Anbieter Ihnen ein System bereitstellen, das genau das tut, was Ihr aktuelles System tut., Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sich genau ansehen, warum Sie überhaupt ein neues System implementieren, und sicherstellen, dass Ihre Geschäftsziele mit Ihren Projektzielen übereinstimmen.

Normalerweise möchten Sie ein neues System implementieren, da das, was Sie heute verwenden, nicht Ihren Anforderungen entspricht. Wenn dies wirklich der Fall ist, wie können Sie dann wissen, welche Systeme Ihre Anforderungen erfüllen, wenn Sie den Anbietern nicht die Flexibilität geben, Ihre aktuellen Geschäftsprozesse auf kollaborative Weise zu diskutieren?, Wenn Sie einfach eine Liste detaillierter Anforderungen erstellen, die auf Ihren heutigen Aktivitäten basieren, erhalten Sie Antworten, in denen Anbieter versuchen, ihre Lösungen zu verbessern, um diese Liste zu erfüllen, und die Gelegenheit verpassen, Ihr Unternehmen wirklich zum Besseren zu verändern.

Die COMPLIANCE-Mentalität, kurz gesagt, unterbietet einige der positiven Veränderungen, die Sie in Ihren Geschäftsprozessen als Ganzes sehen können. Und ein Auge zudrücken für Veränderungen ist der schnellste Weg zur Überalterung eines Unternehmens.

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