Microsoft Outlook to menedżer informacji osobistych firmy Microsoft, dostępny jako część pakietu Microsoft Office. Chociaż często używany jako aplikacja e-mail, zawiera również kalendarz, Menedżera zadań, menedżera kontaktów, notatek i dziennika. Istnieje od czasów MS-DOS i znajduje się w większości korporacji w całym kraju. Najnowszy wariant znanego pakietu Microsoft, Office ProPlus, jest pakowany z programem Outlook 2016.,
Dyktowanie: tekst na mowę
Microsoft ma ukryty klejnot z dodatkiem o nazwie dyktować. Zaprojektowany przez zespół warsztatowy Microsoftu, ma jeden cel: bardzo dokładną mowę do tekstu.
przejdź do strony głównej: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ I Pobierz, aby rozpocząć.
pamiętaj, aby śledzić
„oznaczając wiadomości e-mail, możesz śledzić odpowiedzi na wysyłane wiadomości., Możesz również upewnić się, że śledzisz otrzymane wiadomości. W obu przypadkach możesz dołączyć alert przypominający.”- Microsoft
alternatywnie możesz oznaczyć wiadomość e-mail wysłaną do innej osoby flagą „follow up odbiorcy”. Po użyciu wiadomość e-mail zostanie dodana do listy zadań odbiorcy. Nie polecam używania FLAG obserwacyjnych odbiorcy. Nie są pospolite i są trochę niegrzeczne.,
- zanim wyślesz wiadomość, znajdź przycisk Follow up na wstążce wiadomości.
- wybierz domyślną flagę do obserwacji lub ustaw niestandardową datę/godzinę i przypomnienie.,
Pokaż flagi i zadania ze skrzynki odbiorczej
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, możesz włączyć pasek zadań, aby zobaczyć wszystkie flagi i zadania bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej.
- na Wstążce widoku kliknij pasek zadań, a następnie wybierz zadania.,
tworzenie zadań z wiadomości e-mail do szybkiego robienia notatek
oznaczanie elementu do obserwacji jest świetne, ale nie pozostawia miejsca na notatki lub dodatkowe informacje. Zamiast oznaczyć wiadomość e-mail do śledzenia, przekonwertuj wiadomość e-mail na zadanie. Tworzenie zadania to łatwy sposób na dodawanie notatek i dodatkowych informacji do wiadomości e-mail i kontynuowanie życia w programie Outlook. Zawsze możesz dodać flagę obserwacyjną do zadania!,
How to Create a Task from an Email
- Drag and drop the email into the task icon. That’s it!
Organize multiple Email Chains with OneNote Integration
OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., Integracja OneNote z programem Outlook jest niesamowita. Możesz robić notatki na spotkaniach, zapisywać wiadomości e-mail w notatnikach OneNote, a nawet tworzyć flagi z programu OneNote, aby pokazać się na pasku zadań programu Outlook.
Jak zapisać wiadomości e-mail w OneNote
- ze swojej skrzynki odbiorczej podświetl e-mail, który chcesz zapisać.
- kliknij ikonę OneNote na wstążce głównej.
- Wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać wiadomość e-mail.,
Po zapisaniu wiadomości e-mail w OneNote możesz dodać notatki, dodatkowe informacje lub utworzyć listę kontrolną. Następnie utwórz flagę ze strony OneNote, aby zawinąć ją z powrotem do programu Outlook!
Jak utworzyć flagę programu Outlook ze strony OneNote
- na stronie OneNote kliknij tytuł.
- Otwórz wstążkę domową, a następnie kliknij Zadania programu Outlook.
- Wybierz flagę, której chcesz użyć i gotowe!,
Wskazówka Pro: możesz oznaczyć wszystko w OneNote, w tym akapity. Mam tendencję do utraty tych flag, więc zalecam trzymanie flagi na tytule.
Webinar/integracja z konferencjami
Jeśli nie używasz jeszcze narzędzia do konferencji internetowych, takiego jak Teams, Webex lub GoToMeeting, powinieneś zacząć od razu. Narzędzia te integrują się bezpośrednio z programem Outlook i oferują połączenia konferencyjne wideo i audio, udostępnianie ekranu, prezentacje i wiele więcej.,
jak utworzyć spotkanie zespołów
- w kalendarzu programu Outlook kliknij nowe spotkania zespołów znajdujące się na wstążce głównej.
jak utworzyć spotkanie WebEx
- jeśli Twoja organizacja ma WebEx, Pobierz i zainstaluj pakiet integracji programu Outlook.,
- z kalendarza znajdź przycisk zaplanuj spotkanie na wstążce głównej
Usuń bałagan i pozostań skupiony
funkcja bałaganu uczy się, jak ustalasz priorytety poczty, a następnie pomaga, umieszczając wiadomości o niskim priorytecie w oddzielnym folderze (jednocześnie dając Ci codzienne podsumowanie, abyś niczego nie przegapił). Gdy jesteś w podróży, możesz również skorzystać z tej możliwości, korzystając z „skupionej skrzynki odbiorczej” w aplikacji mobilnej Outlook (dla urządzeń z systemem iOS i Android).
folder clutter znajdziesz w swojej skrzynce pocztowej., Możesz również znaleźć zakładkę”Inne”, patrząc na swoją skrzynkę odbiorczą
oto jak to działa
- clutter analizuje Twoje wiadomości e-mail i na podstawie twojego dotychczasowego zachowania określa wiadomości, które najprawdopodobniej zignorujesz.
- następnie automatycznie przenosi te wiadomości do folderu o nazwie Clutter, abyś mógł je później przejrzeć.,
Zarządzanie folderem Clutter
Możesz pomóc Clutter szybciej poznać swoje preferencje, ręcznie przenosząc elementy do folderu Clutter lub z niego
Przenieś ze skrzynki odbiorczej do folderu Clutter
przeciągnij i upuść wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej do folderu clutter, a program Outlook automatycznie nauczy się przenosić te wiadomości do folderu clutter w przyszłości. Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy element, kliknąć Przenieś- > Przenieś do Clutter.,
przenieść z clutter do inbox
coś ważnego ląduje w folderze clutter? Nie ma problemu, postępuj zgodnie z powyższymi krokami „Przejdź ze skrzynki odbiorczej do bałaganu” i możesz zaczynać. Outlook dowie się, gdzie te elementy należą w przyszłości.,
Turning Off/On Clutter Tool
- You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
- Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,
Automatyzacja skrzynki odbiorczej za pomocą reguł skrzynki pocztowej
„reguła to działanie, które program Outlook dla Windows uruchamia automatycznie na wiadomościach przychodzących lub wychodzących. Ty wybierasz, co wyzwala regułę, a także czynności, które ona wykonuje. Na przykład możesz utworzyć regułę, aby przenieść wszystkie wiadomości z menedżera do folderu lub usunąć wszystkie wiadomości za pomocą opcji ” Kup teraz!”w temacie.
korzystając z reguł, możesz ograniczyć ręczne i powtarzalne czynności potrzebne do zarządzania wiadomościami e-mail. Po włączeniu reguł działają one w sposób ciągły i automatyczny.,
reguły dzielą się na dwie kategorie — organizację lub powiadomienie. Kreator reguł pomoże Ci zaprojektować reguły zarządzania wiadomościami.
Kreator reguł zawiera szablony najczęściej używanych reguł.,
How to Create a Rule
- Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
- w oknie dialogowym reguły i alerty na karcie Reguły poczty e-mail wybierz nową regułę.
- w Kreatorze reguł, w Kroku 1: Wybierz szablon, wybierz jeden z domyślnych szablonów w obszarze zachowaj porządek, Bądź na bieżąco lub zacznij od pustej reguły.
skróty
Outlook ma mnóstwo klawiszy skrótów! Pełna lista znajduje się na stronie pomocy technicznej firmy Microsoft.,
Frequently Used Shortcuts
Quickly Move Between Views
Email Templates
Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Skomponuj i zapisz wiadomość jako szablon,a następnie użyj jej ponownie, gdy chcesz. Nowe informacje można dodać przed wysłaniem szablonu jako wiadomości e-mail.
Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail
- Utwórz nową wiadomość e-mail i wypełnij temat i treść, aby przygotować szablon.
- w oknie wiadomości kliknij przycisk Plik w lewym górnym rogu.
- kliknij Zapisz jako.
- w oknie dialogowym Zapisz jako na liście Zapisz jako typ kliknij Szablon programu Outlook.
- w polu Nazwa pliku wpisz nazwę szablonu, a następnie kliknij Zapisz.,
przechowuj powszechnie używane słowa
Autotekst to treści wielokrotnego użytku, które można przechowywać i uzyskiwać do nich dostęp. Możesz zapisać Autotekst do galerii Autotekstu, wybierając tekst, który chcesz ponownie użyć, Kliknij Autotekst, a następnie kliknij Zapisz wybór do galerii Autotekstu. Wypełniając nowe informacje o elementach składowych, zapisujesz zapisaną zawartość do wielokrotnego użycia.,
Jak zapisać & użyj zawartości z Autotekstu
- wybierz zawartość w wiadomości e-mail, którą chcesz zapisać jako wielokrotnego użytku.
- na Wstążce Wstaw w grupie Tekst, kliknij szybkie części, a następnie kliknij Autotekst, aby uzyskać dostęp do galerii Autotekstu.
- następnie możesz zapisać żądany tekst w galerii, klikając Autotekst, a następnie kliknij Zapisz wybór do galerii Autotekstu.
- wypełniając nowe informacje o elementach składowych, zawartość jest zapisywana w celu wielokrotnego użycia.,
Informuj członków projektu za pomocą grup kontaktów
jedną z pierwszych rzeczy, które robię, gdy zaczynam nowy projekt, jest utworzenie grupy kontaktów w programie Outlook. Za każdym razem, gdy wysyłam e-mail dotyczący projektu, dołączam grupę i wszyscy są informowani. Ponieważ ludzie nie są już częścią projektu, usuwam ich z grupy. To takie proste.
Jak utworzyć grupę kontaktów
- przejdź do kontaktów programu Outlook.,
- na wstążce głównej Kliknij New Contact Group.
- Nazwij grupę.
- użyj przycisku Dodaj członków, aby dodać członków do grupy.
- Po zakończeniu kliknij Zapisz& Zamknij.
Smart Lookup
sprawdzaj fakty lub przeglądaj terminy w wiadomościach e-mail za pomocą Smart Lookup. Po prostu wyróżnij terminy w dokumencie i użyj tej funkcji, aby wprowadzić wyniki wyszukiwania z internetu bezpośrednio do środowiska czytania lub tworzenia.
panel Insights oferuje więcej niż tylko definicje., Po zaznaczeniu słowa lub frazy, kliknięciu go prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Inteligentne wyszukiwanie otworzy się okienko insights z definicjami, artykułami Wiki i wyszukiwaniami powiązanymi z sieci. Możesz również przejść do Smart Lookup w dowolnym momencie, przechodząc do przeglądu> Smart Lookup i wpisując tam zapytanie.
Uwaga: Jeśli korzystasz z urządzenia dotykowego, dwukrotnie stuknij słowo, aby je zaznaczyć, a następnie stuknij opcję Inteligentne wyszukiwanie.,
oswoić swoją skrzynkę odbiorczą z czystością
Czyszczenie folderów może pomóc.
ze swojej skrzynki odbiorczej (lub dowolnego innego folderu e-mail) wybierz Home > Wyczyść. Możesz wyczyścić konwersację, wyczyścić Folder lub wyczyścić Folder & podfoldery. Outlook automatycznie przeniesie redundantne, odczytywane Wiadomości do folderu Usunięte elementy., Czyszczenie folderów nigdy nie usunie nieprzeczytanych wiadomości.
Leave a Reply