Microsoft Outlook is een persoonlijke informatiebeheerprogramma van Microsoft, toegankelijk als onderdeel van de Microsoft Office-suite. Zij het vaak gebruikt als een e-mailtoepassing, het bevat ook een kalender, task manager, contact manager, notities maken, en dagboek. Het bestaat al sinds MS-DOS en is te vinden in de meeste bedrijven in het hele land. De meest recente variant van Microsoft ‘ s bekende suite, Office ProPlus, komt verpakt met Outlook 2016.,
dicteren: tekst naar spraak
Microsoft heeft een verborgen edelsteen met een invoegtoepassing genaamd dicteren. Ontworpen door Microsoft ‘ s Garage team, het heeft een doel: zeer nauwkeurige spraak naar tekst.
Ga naar de startpagina: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ en download om te beginnen.
vergeet niet
“op te volgen door e-mailberichten te markeren, kunt u reacties volgen op berichten die u verzendt., U kunt er ook voor zorgen dat u de berichten die u ontvangt opvolgt. In beide gevallen kunt u een herinneringswaarschuwing toevoegen.”- Microsoft
als alternatief kunt u een e-mail markeren die u naar iemand anders stuurt met een ‘Recipient follow up flag’. Bij gebruik wordt de e-mail toegevoegd aan de takenlijst van de ontvanger. Ik raad het gebruik ontvanger follow-up vlaggen niet aan. Ze komen niet vaak voor en komen een beetje onbeleefd over.,
Vlag een e-mail om u eraan te herinneren om de follow-up
- Voordat u een e-mail sturen, vinden de Follow-Up-knop in het Bericht Lint.
- selecteer een standaard vlag voor follow-up of stel een aangepaste datum/tijd en herinnering in.,
Toon Vlaggen en Taken van de Inbox
Als je dat nog niet hebt gedaan, kunt u de To-Do balk om al uw vlaggen en taken die direct uit je postvak in.
- klik op de werkbalk en selecteer vervolgens taken.,
Taken aanmaken van e-Mails voor Snelle aantekeningen maken
het Markeren van een artikel voor een follow-up is geweldig, maar het laat geen ruimte voor opmerkingen of aanvullende informatie. In plaats van het markeren van een e-mail voor follow-up, converteer een e-mail naar een taak. Het maken van een taak is een eenvoudige manier om notities en extra informatie toe te voegen aan de e-mail en verder te leven in Outlook. U kunt altijd een vervolgvlag aan de taak toevoegen!,
How to Create a Task from an Email
- Drag and drop the email into the task icon. That’s it!
Organize multiple Email Chains with OneNote Integration
OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., De integratie van OneNote in Outlook is geweldig. U kunt notities maken over vergaderingen, e-mails opslaan in OneNote-notebooks en zelfs vlaggen maken vanuit OneNote om te worden weergegeven in uw Outlook-To-Do-Balk.
How To Save e-mails in OneNote
- markeer in uw postvak in de e-mail die u wilt opslaan.
- klik op het OneNote-pictogram in het thuislint.
- Selecteer waar u de e-mail wilt opslaan.,
zodra de e-mail is opgeslagen in OneNote, kunt u notities toevoegen, aanvullende informatie toevoegen of een controlelijst maken. Maak vervolgens een vlag van uw OneNote-pagina om deze terug in Outlook te wikkelen!
een Outlook-vlag maken van een OneNote-pagina
- klik op uw OneNote-pagina op de titel.
- Open het thuislint en klik vervolgens op Outlook-taken.
- Selecteer de vlag die u wilt gebruiken en u bent helemaal klaar!,
Pro Tip: Je kunt zowat alles markeren in OneNote inclusief alinea ‘ s. Ik heb de neiging om deze vlaggen te verliezen, dus ik adviseer het houden van de vlag op de titel.
webinar/Conferencing Integration
Als u nog geen web conferencing tool zoals Teams, WebEx of GoToMeeting gebruikt, moet u meteen beginnen. Deze tools integreren rechtstreeks in Outlook en bieden video-en audio-conferentiegesprekken, schermdeling, weergavepresentaties en nog veel meer.,
Hoe maak ik een teamvergadering aan
- klik in uw Outlook-agenda op nieuwe teams die zich op het thuislint bevinden.
Hoe maak ik een WebEx-vergadering aan
- als uw organisatie WebEx heeft, Download en installeer het Outlook-integratiepakket.,
- in uw agenda vindt u de knop Planning Meeting in het thuislint
Wis de rommel en blijf gefocust
de rommel-functie leert hoe u prioriteit geeft aan uw e-mail, en helpt u vervolgens door berichten met lage prioriteit in een aparte map te plaatsen (terwijl u nog steeds een dagelijkse samenvatting krijgt zodat u niets mist). Wanneer u onderweg bent, kunt u ook profiteren van deze mogelijkheid met behulp van de “gerichte Inbox” in de Outlook mobiele app (voor iOS en Android-apparaten).
u vindt de rommel map in uw mailbox., U vindt ook het tabblad ‘andere’ tijdens het bekijken van uw Inbox
zo werkt het
- clutter analyseert uw e-mails en bepaalt op basis van uw gedrag in het verleden welke berichten u het meest waarschijnlijk negeert.
- deze berichten worden dan automatisch verplaatst naar een map genaamd rommel, zodat u ze later kunt bekijken.,
de rommel-map beheren
U kunt rommel helpen uw voorkeuren sneller te leren door items handmatig in of uit de rommel-map te verplaatsen
van Postvak IN naar rommel
Sleep e-mails van uw postvak IN naar de rommel-map en Outlook zal automatisch leren om die berichten in de toekomst naar de rommel-map te verplaatsen. U kunt ook met de rechtermuisknop op het item klikken, klik op Move-> Move to Clutter.,
verplaatsen van rommel naar Postvak IN
land iets belangrijks in de map rommel? Geen probleem, volg de’ Verplaatsen van Postvak IN naar rommel ‘ stappen hierboven en je bent goed om te gaan. Outlook zal leren waar die items in de toekomst thuishoren.,
Turning Off/On Clutter Tool
- You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
- Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,
Automatiseer uw Postvak IN met Postbusregels
“een regel is een actie die Outlook voor Windows automatisch uitvoert op inkomende of uitgaande berichten. U kiest wat de regel triggert, evenals de acties die de regel neemt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken om alle berichten van uw manager naar een map te verplaatsen of om alle berichten te verwijderen met “Koop nu!”in het onderwerp.
door regels te gebruiken, kunt u handmatige en repetitieve handelingen verminderen die nodig zijn om uw e-mailberichten te beheren. Wanneer u regels inschakelt, worden ze continu en automatisch uitgevoerd.,
regels vallen over het algemeen in een van twee categorieën — organisatie of kennisgeving. Met de wizard Regels kunt u regels ontwerpen om uw berichten te beheren.
De wizard Regels bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels.,
How to Create a Rule
- Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
- kies in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels nieuwe regel.
- in de wizard Regels, onder Stap 1: Selecteer een sjabloon, kies een van de standaardsjablonen onder georganiseerd blijven, Up-to-Date blijven, of Start met een lege regel.
sneltoetsen
Outlook heeft sneltoetsen in overvloed! Voor een volledige lijst kijk op Microsoft ‘ s support pagina.,
Frequently Used Shortcuts
Quickly Move Between Views
Email Templates
Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Stel een bericht samen en sla het op als een sjabloon en gebruik het opnieuw wanneer u het wilt. Nieuwe informatie kan worden toegevoegd voordat de sjabloon wordt verzonden als een e-mailbericht.
Hoe maak ik een e-mailsjabloon
- Maak een nieuwe e-mail en vul het onderwerp en de inhoud in om de sjabloon voor te bereiden.
- klik in het berichtenvenster op de knop Bestand in de linkerbovenhoek.
- klik op Opslaan als.
- in de Opslaan als dialoogvenster, in de Opslaan als type lijst, klik Outlook-sjabloon.
- typ in het vak Bestandsnaam een naam voor uw sjabloon en klik op Opslaan.,
Opslaan van Vaak Gebruikte Woorden
Autotekst-fragment is herbruikbare content die u kunt opslaan en openen opnieuw en opnieuw. U kunt AutoTekst opslaan in de AutoTekst-galerij door de tekst te selecteren die u wilt hergebruiken, op AutoTekst te klikken en vervolgens op Selectie opslaan in AutoTekst-galerij. Door het invullen van de nieuwe bouwsteen informatie slaat u de inhoud die u opslaat steeds opnieuw te gebruiken.,
opslaan & gebruik inhoud uit AutoTekst
- Selecteer de inhoud in uw e-mailbericht die u wilt opslaan als herbruikbaar.
- klik op het lint invoegen in de Tekstgroep op snelle onderdelen en klik vervolgens op AutoTekst om toegang te krijgen tot de AutoTekst-galerij.
- u kunt vervolgens de gewenste tekst in de galerij opslaan door op AutoTekst te klikken en vervolgens op Selectie opslaan in AutoTekst-galerij te klikken.
- door de nieuwe bouwsteeninformatie in te vullen, wordt de inhoud opgeslagen om steeds opnieuw te gebruiken.,
houd projectleden op de hoogte met contactgroepen
een van de eerste dingen die ik doe wanneer ik een nieuw project start, is het maken van een contactgroep in Outlook. Elke keer als ik een e-mail stuur met betrekking tot het project voeg ik de groep toe en iedereen wordt op de hoogte gebracht. Omdat mensen niet langer deel uitmaken van het project verwijder ik ze uit de groep. Zo simpel is het.
een contactgroep aanmaken
- ga naar uw Outlook-contactpersonen.,
- klik in het thuislint op nieuwe Contactgroep.
- Geef de groep een naam.
- gebruik de knop Leden toevoegen om leden aan de groep toe te voegen.
- Als u klaar bent, klikt u op Opslaan & sluiten.
Smart Lookup
Fact-check of verken termen in uw e-mails met Smart Lookup. Markeer gewoon termen in uw document en gebruik deze functie om zoekresultaten van het web direct in uw lees-of authoring-omgeving te brengen.
het deelvenster inzichten biedt meer dan alleen definities., Wanneer u een woord of zin selecteert, er met de rechtermuisknop op klikt en Smart Lookup kiest, wordt het deelvenster inzichten geopend met definities, Wiki-artikelen en top gerelateerde zoekopdrachten van het web. U kunt ook op elk gewenst moment naar Smart Lookup gaan door > Smart Lookup te bekijken en daar een query in te voeren.
Opmerking: Als u op een touch-apparaat bent, dubbeltikt u op het woord om het te selecteren en tikt u vervolgens op Smart Lookup.,
Temm uw postvak IN met opschonen
overweldigd proberen Postvak nul te bereiken? Het opruimen van mappen kan helpen.
vanuit uw Inbox (of een andere e-mailmap) selecteert u Home > opruimen. U kunt een gesprek opschonen, map opschonen of map opschonen & submappen. Outlook verplaatst automatisch overtollig, leest berichten naar de map Verwijderde Items., Het opruimen van de map zal nooit ongelezen berichten verwijderen.
Leave a Reply