13 Outlook on Tuottavuus & Organization Tips

Microsoft Outlook on personal information manager Microsoft, saatavilla kuin osa Microsoft Office suite. Vaikka sitä käytetään usein sähköpostisovelluksena, se sisältää myös kalenterin, Tehtävienhallinnan, yhteyspäällikön, muistiinpanojen ottamisen ja päiväkirjan. Se on ollut olemassa MS-DOS: n jälkeen ja sitä esiintyy useimmissa yhtiöissä eri puolilla maata. Viimeisin variantti Microsoft on tunnettu suite, Office ProPlus on tulossa pakattu Outlook 2016.,

Sanelu: Teksti Puheeksi

Microsoft on piilotettu jalokivi, jolla on add-in kutsutaan Sanella. Microsoftin Autotallitiimin suunnittelemalla sillä on yksi tarkoitus: erittäin tarkka Puhe tekstiin.

Pop over to the home page: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ and download to get started.

Muista Seurata

”liputus sähköpostiviestejä, voit seurata vastauksia viestejä, joita voit lähettää., Voit myös varmistaa, että seuraat saamiasi viestejä. Kummassakin tapauksessa voit lisätä muistutuksen.”- Microsoft

vaihtoehtona voit liputtaa jollekin toiselle lähettämäsi sähköpostin ”vastaanottajan seurantalipulla”. Käytettäessä Sähköposti lisätään vastaanottajan tehtävälistaan. En suosittele vastaanottajan seurantalippujen käyttöä. Ne eivät ole yleisiä, ja ne ovat hieman epäkohteliaita.,

Lippu sähköpostia muistuttaa teitä seurata

1. Ennen kuin lähetät sähköpostia, löytää Seuraa-painiketta Viesti-Nauha.
2. valitse oletuslippu seurattavaksi tai aseta mukautettu päivämäärä/aika ja muistutus.,

Näytä Liput ja Tehtävät Inbox

Jos et ole jo, voit ottaa To-Do bar nähdä kaikki liput ja tehtävät suoraan sähköpostiisi.

1. Näkymänauhasta, Napsauta to-Do-palkkia ja valitse tehtävät.,

Luoda Tehtäviä, Sähköposteja Nopeasti Muistiinpano

Liputus kohteen seuranta on suuri, mutta se ei jätä mitään tilaa muistiinpanoja tai muita tietoja. Sen sijaan, että ilmoittaisit sähköpostin seurattavaksi, muuta Sähköposti tehtävään. Tehtävän luominen on helppo tapa lisätä muistiinpanoja ja lisätietoja sähköpostiin ja jatkaa elämistä Outlookissa. Voit aina lisätä jatkolipun tehtävään!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., OneNoten integroituminen näkymiin on mahtavaa. Voit tehdä muistiinpanoja kokouksissa, tallentaa sähköposteja OneNote-muistikirjat, ja jopa luoda liput OneNote näy Outlook-Palkki.

Miten Säästää Sähköpostit OneNote

1. Postilaatikosta, korosta sähköposti, jonka haluat tallentaa.
2. klikkaa OneNote-kuvaketta kotinauhassa.
3. valitse, minne haluat tallentaa sähköpostin.,

Kun sähköposti on tallennettu OneNote, voit lisätä muistiinpanoja, lisätietoja tai tehdä tarkistuslista. Sitten luoda lippu teidän OneNote sivu kääriä sen takaisin Outlookiin!

Miten Luoda Outlook-Lipun OneNote-Sivulla

1. OneNote-sivun, valitse otsikko.
2. avaa kotinauha, valitse sitten Outlook-tehtävät.
3. Valitse lippu, jota haluat käyttää ja olet valmis!,

Pro Tip: Voit merkitä juuri mitään OneNote kuten edellä. Minulla on tapana menettää nämä liput, joten suosittelen pitämään lipun otsikossa.

Webinaari / Conferencing-Integraatio

Jos et ole jo käyttää web conferencing työkalu, kuten Joukkueet, Webex tai GoToMeeting, sinun pitäisi aloittaa heti. Nämä työkalut integroituvat suoraan Outlookiin ja tarjoavat video – ja äänikonferenssipuheluita, näytön jakamista, näyttöesityksiä ja niin paljon muuta.,

Miten luoda Joukkueet Kokous

1. Outlook-kalenterin, valitse Uusi Joukkueet Kokouksessa, joka sijaitsee aloitus-Nauha.

Miten luoda WebEx Meeting

1. Jos organisaatiosi on WebEx, lataa ja asenna Outlook integraatio paketti.,
2. kalenterista, löytää Aikataulu Kokous-painike Home-valintanauhan

Tyhjennä Sotkua ja Pysyä Keskittyneenä

Clutter-ominaisuus oppii, miten priorisoida mail, ja sitten auttaa sinua laittamalla matalan prioriteetin viestit erilliseen kansioon (silti antaa sinulle päivittäinen yhteenveto, joten et menetä mitään). Kun liikkeellä, voit myös hyödyntää tätä ominaisuutta käyttämällä ”Keskittynyt Saapuneet” Outlook mobile app (iOS-ja Android-laitteet).

postiluukusta löytyy sotkukansio., Löydät myös ”Muut” – välilehti, kun katsot Saapuneet-kansiossa

Tässä on, miten se toimii

• Clutter analysoi sähköpostit, ja perustuu omaan menneisyyden käyttäytymistä, määrittää viestit, jotka olet todennäköisesti sivuuttaa.
• se sitten automaattisesti siirtää nämä viestit kansioon nimeltä Clutter, jotta voit tarkistaa ne myöhemmin.,

Toimitusjohtaja Sotkua kansio

Voit auttaa Sotkua oppia mieleisesi nopeammin käsin liikkuvia kohteita tai pois Sotkua kansio

Siirtyä Saapuneet Sotkua

Vedä ja pudota sähköposteja saapuneet sotkua kansio ja Outlook automaattisesti oppia siirtää näitä viestejä clutter-kansioon. Voit myös hiiren kakkospainikkeella kohdetta, valitse Move -> Siirry sotkuun.,

Siirrä Sotkua Postilaatikkoon

Jotain tärkeää maa-clutter-kansioon? Ei hätää, seuraa ’siirrä postilaatikosta sotkua’ vaiheet edellä ja olet hyvä mennä. Näkymät oppivat, mihin ne kohteet kuuluvat tulevaisuudessa.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

Automatisoida Saapuneet Postilaatikko Säännöt

”sääntö on toiminta, että Outlook for Windows toimii automaattisesti saapuvat ja lähtevät viestit. Voit valita, mikä laukaisee säännön sekä toimia sääntö tekee. Voit esimerkiksi luoda säännön, jolla voit siirtää kaikki viestit manageriltasi kansioon tai poistaa kaikki viestit ” Osta nyt!”aiheesta.

sääntöjen avulla voit vähentää sähköpostiviestien hallintaan tarvittavia manuaalisia ja toistuvia toimia. Kun käynnistät säännöt, ne toimivat jatkuvasti ja automaattisesti.,

säännöt kuuluvat yleensä jompaankumpaan kahdesta kategoriasta — organisaatioon tai ilmoitukseen. Voit käyttää ohjatun sääntöjen avulla voit suunnitella sääntöjä hallita viestejä.

ohjatut säännöt sisältävät useimmin käytettyjen sääntöjen mallit.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. säännöt ja hälytykset-valintaikkunassa, Sähköpostisäännöt-välilehdessä, valitse uusi sääntö.
3. valitse Ohjattu Sääntöjen luominen, alle Vaihe 1: Valitse malli, valita yksi, oletuksena malleja alla Pysymään Järjestetty, Pysyä Ajan tasalla, tai Aloita tyhjästä säännöstä.

pikanäppäimet

Outlookissa on pikanäppäimet galore! Täydellinen luettelo tutustu Microsoftin tukisivu.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Kirjoita ja tallenna viesti mallina, ja käytä se sitten uudelleen, kun haluat sen. Uusia tietoja voidaan lisätä ennen mallin lähettämistä sähköpostina.

Miten Luoda sähköpostimallin

1. Luo uusi sähköpostiviesti ja kirjoita aihe ja kehon valmistautua malliin.
2. Napsauta viestiikkunassa vasemmassa yläkulmassa olevaa Tiedostopainiketta.
3. klikkaa Tallenna nimellä.
4. Tallenna nimellä-valintaikkunassa Tallenna tyyppiluetteloon, Napsauta Outlook-malli.
5. Kirjoita tiedostonimiruutuun mallin nimi ja valitse sitten Tallenna.,

Tallentaa Yleisesti Käytettyjä Sanoja

automaattinen teksti on uudelleen-sisältöä, että voit tallentaa ja käyttää uudelleen ja uudelleen. Voit tallentaa Autotextin AutoText-galleriaan valitsemalla uudelleenkäytettäväksi haluamasi tekstin, napsauttamalla AutoText-painiketta ja valitsemalla Tallenna valinta AutoText-galleriaan. Täyttämällä uuden rakennuspalikan tiedot tallennat tallentamasi sisällön uudelleen ja uudelleen käytettäväksi.,

Miten Säästää & Käyttää sisältöä Automaattisena

1. Valitse sisältö sähköpostiisi viestin, jonka haluat tallentaa, kuten uudelleenkäytettäviä.
2. Lisää-nauha Teksti-ryhmästä pikaosat ja napsauta sitten automaattinen teksti käyttää Automaattisena galleria.
3. voit sitten tallentaa haluamasi tekstin galleriaan klikkaamalla Autotekstiä ja napsauta Tallenna valinta Autotekstigalleriaan.
4. täyttämällä uuden rakennuslohkotiedon sisältö tallennetaan käytettäväksi yhä uudelleen.,

Pitää Projektin Jäsenet ajan tasalla Yhteystiedot Ryhmät

Yksi ensimmäisiä asioita tehdä, kun aloitan uuden projektin tavoitteena on luoda yhteysryhmän Outlook. Joka kerta kun lähetän sähköpostia projektiin liittyen, otan ryhmän mukaan ja kaikki saavat siitä tiedon. Koska ihmiset eivät enää kuulu projektiin, poistan heidät ryhmästä. Se on niin yksinkertaista.

Miten Luoda yhteysryhmän,

1. Mene Outlook-Yhteystiedot.,
2. kotinauhassa klikkaa uutta kontaktiryhmää.
3. nimeä yhtye.
4. lisää jäsenet-painiketta lisätäksesi jäseniä ryhmään.
5. Kun olet valmis, valitse Tallenna & Sulje.

Smart Lookup

Fact-check tai explore terms in your emails with Smart Lookup. Yksinkertaisesti korosta ehdot asiakirjan ja käyttää tätä ominaisuutta tuoda hakutuloksia verkosta suoraan lukemisen tai kirjoittamisen ympäristö.

Insights-ruudussa on muutakin kuin määritelmiä., Kun valitset sanan tai lause, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Smart Lookup, oivalluksia ruudussa avaa määritelmiä, Wiki-artikkeleita, ja alkuun liittyviä hakuja verkosta. Voit myös saada Smart Lookup tahansa menemällä Arvostelu > Älykäs Haku ja kirjoittamalla kyselyn siellä.

Huomautus: Jos olet kosketuslaitteessa, kaksoisnapauta sanaa valitaksesi sen ja napauta sitten Smart Lookup.,

Kesyttää saapuneet puhdistaminen

Hukkua yrittää saavuttaa Saapuneet Zero? Kansioiden siivouksesta voi olla apua.

postilaatikostasi (tai mistä tahansa muusta sähköpostikansiosta), Valitse Koti > Siivoa. Voit siivota keskustelun, siivota kansion tai siivota kansion & alikansiot. Outlook automaattisesti siirtää tarpeeton, lukea viestejä poistetut kohteet kansio., Kansion puhdistus ei koskaan poista lukemattomia viestejä.