13 Outlook Productivity & Organization Tips (Svenska)

Microsoft Outlook är en personlig informationshanterare från Microsoft, tillgänglig som en del av Microsoft Office-paketet. Om än ofta används som ett e-postprogram, innehåller det också en kalender, Aktivitetshanteraren, kontakthanteraren, antecknings och journal. Det har funnits sedan MS-DOS och finns i de flesta företag över hela landet. Den senaste varianten av Microsofts välkända svit, Office ProPlus, kommer förpackad med Outlook 2016.,

Dictation: Text till tal

Microsoft har en dold pärla med ett tillägg som heter Dictate. Designad av Microsofts Garage team, den har ett syfte: mycket exakt tal till text.

öppna startsidan:https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ och ladda ner för att komma igång.

kom ihåg att följa upp

”genom att flagga e-postmeddelanden, du kan spåra svar på meddelanden som du skickar., Du kan också se till att du följer upp meddelanden som du får. I båda fallen kan du inkludera en påminnelsevarning.”- Microsoft

som ett alternativ kan du flagga ett e-postmeddelande som du skickar till någon annan med en ”Mottagaruppföljningsflagga”. När det används kommer e-postmeddelandet att läggas till i mottagarens uppgiftslista. Jag rekommenderar inte att använda mottagare följa upp flaggor. De är inte vanliga, och kom av lite oförskämd.,

flagga ett e-postmeddelande för att påminna dig om att följa upp

1. innan du skickar ett e-postmeddelande, hitta uppföljningsknappen i meddelandefältet.
2. välj en standardflagga för uppföljning eller ange ett anpassat datum / tid och påminnelse.,

Visa flaggor och uppgifter från inkorgen

Om du inte redan har gjort det kan du aktivera att göra-fältet för att se alla dina flaggor och uppgifter direkt från inkorgen.

1. i menyfliksområdet Visa klickar du på att göra-fältet och väljer sedan uppgifter.,

skapa uppgifter från e-post för snabb anteckning

att flagga ett objekt för uppföljning är bra men det lämnar inget utrymme för anteckningar eller ytterligare information. I stället för att flagga ett e-postmeddelande för uppföljning, konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift. Att skapa en uppgift är ett enkelt sätt att lägga till anteckningar och ytterligare information till e-postmeddelandet och fortsätta att leva i Outlook. Du kan alltid lägga till en uppföljningsflagga till uppgiften!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., OneNotes integration i Outlook är fantastisk. Du kan göra anteckningar på möten, spara e-post i OneNote bärbara datorer, och även skapa flaggor från OneNote att dyka upp i din Outlook att göra Bar.

hur man sparar e-post i OneNote

1. från din e-post arkera det e-postmeddelande du vill spara.
2. Klicka på OneNote-ikonen i hembandet.
3. Välj var du vill spara e-postmeddelandet.,

När e-postmeddelandet har sparats i OneNote kan du lägga till anteckningar, ytterligare information eller göra en checklista. Skapa sedan en flagga från din OneNote-sida för att sätta tillbaka den i Outlook!

hur man skapar en Outlook-flagga från en OneNote-sida

1. från din OneNote-sida klickar du på titeln.
2. öppna menyfliksområdet hem och klicka sedan på Outlook-uppgifter.
3. välj den flagga du vill använda och du är klar!,

Pro Tips: Du kan flagga nästan vad som helst i OneNote inklusive stycken. Jag tenderar att förlora dessa flaggor så jag rekommenderar att hålla flaggan på titeln.

webbseminarium/Conferencing Integration

om du inte redan använder ett webbkonferensverktyg som Team, Webex eller GoToMeeting, bör du börja direkt. Dessa verktyg integreras direkt i Outlook och erbjuder video-och ljudkonferenssamtal, skärmdelning, presentationer och så mycket mer.,

hur man skapar ett lagmöte

1. från din Outlook kalender, klicka på nya teammöte som finns i menyfliksområdet hem.

hur man skapar ett WebEx-Möte

1. om din organisation har WebEx, ladda ner och installera Outlook-Integrationspaketet.,
2. från din kalender hittar du knappen Schemaläggningsmöte i menyfliksområdet hem

rensa röran och fokusera

röran funktionen lär dig hur du prioriterar ditt mail, och sedan hjälper dig genom att sätta lågprioriterade meddelanden i en separat mapp (samtidigt som du ger dig en daglig sammanfattning så att du inte missar något). När du är på språng, Du kan också dra nytta av denna förmåga genom att använda den ”fokuserade inkorgen” i Outlook mobile app (för iOS och Android-enheter).

Du hittar mappen clutter i din brevlåda., Du hittar också fliken”Other”medan du tittar på din inkorg

så här fungerar det

• clutter analyserar dina e-postmeddelanden, och baserat på ditt tidigare beteende, bestämmer de meddelanden som du sannolikt kommer att ignorera.
• Det flyttar sedan automatiskt dessa meddelanden till en mapp som heter Clutter så att du kan granska dem senare.,

hantera röran mappen

Du kan hjälpa röran lära dina preferenser snabbare genom att manuellt flytta objekt i eller ur röran mappen

flytta från inkorgen till röran

dra och släpp e-post från inkorgen till röran mappen och Outlook kommer automatiskt att lära sig att flytta dessa meddelanden till röran mappen i framtiden. Du kan också högerklicka på objektet, klicka på Flytta- > flytta till skräp.,

flytta från skräp till inkorg

något viktigt land i inkorgen lutter mapp? Inga problem, följ stegen ”flytta från inkorg till skräp” ovan och du är bra att gå. Outlook kommer att lära sig var dessa objekt hör hemma i framtiden.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

automatisera din inkorg med Brevlåderegler

”en regel är en åtgärd som Outlook för Windows körs automatiskt på inkommande eller utgående meddelanden. Du väljer vad som utlöser regeln samt de åtgärder som regeln tar. Du kan till exempel skapa en regel för att flytta alla meddelanden från din chef till en mapp eller ta bort alla meddelanden med ”Köp nu!”i ämnet.

genom att använda regler kan du minska manuella och repetitiva åtgärder som behövs för att hantera dina e-postmeddelanden. När du slår på regler körs de kontinuerligt och automatiskt.,

regler faller i allmänhet i en av två kategorier — organisation eller anmälan. Du kan använda guiden regler för att hjälpa dig att utforma regler för att hantera dina meddelanden.

Regelguiden innehåller mallar för de vanligaste reglerna.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. i dialogrutan Regler och varningar väljer du ny regel på fliken E-postregler.
3. I Regelguiden, under Steg 1: Välj en mall, välj en av standardmallarna under Håll dig organiserad, Håll dig uppdaterad eller starta från en tom regel.

genvägar

Outlook har kortkommandon galore! För en fullständig lista kolla Microsofts supportsida.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Skriv och spara ett meddelande som en mall och återanvänd det sedan när du vill ha det. Ny information kan läggas till innan mallen skickas som ett e-postmeddelande.

så här skapar du en e-postmall

1. skapa ett nytt e-postmeddelande och fyll i ämnet och kroppen för att förbereda mallen.
2. i meddelandefönstret klickar du på filknappen längst upp till vänster.
3. Klicka på Spara som.
4. i dialogrutan Spara som klickar du på Outlook-Mall i listan Spara som typ.
5. i rutan Filnamn skriver du ett namn på mallen och klickar sedan på Spara.,

lagra vanliga ord

autotext är återanvändbart innehåll som du kan lagra och komma åt om och om igen. Du kan spara AutoText till AutoText-galleriet genom att välja den text du vill återanvända, klicka på AutoText och klicka sedan på Spara markering till AutoText-galleriet. Genom att fylla i den nya byggstensinformationen lagrar du det innehåll du sparar för att använda om och om igen.,

så här sparar du& använd innehåll från AutoText

1. välj innehållet i ditt e-postmeddelande som du vill lagra som återanvändbart.
2. Klicka på Snabbdelar på Infoga menyfliksområdet i textgruppen och klicka sedan på AutoText för att komma åt autotext-galleriet.
3. Du kan sedan spara önskad text i galleriet genom att klicka på AutoText och klicka sedan på Spara markering till AutoText Gallery.
4. genom att fylla i den nya byggstensinformationen lagras innehållet för att användas om och om igen.,

Håll projektmedlemmarna informerade med Kontaktgrupper

en av de första sakerna jag gör när jag startar ett nytt projekt är att skapa en kontaktgrupp i Outlook. Varje gång jag skickar ett mail om projektet inkluderar Jag gruppen och alla är informerade. Eftersom människor inte längre är en del av projektet tar jag bort dem från gruppen. Så enkelt är det.

hur man skapar en kontaktgrupp

1. gå till Outlook kontakter.,
2. Klicka på Ny kontaktgrupp i menyfliksområdet hem.
3. namnge gruppen.
4. använd knappen Lägg till medlemmar för att lägga till medlemmar i gruppen.
5. när du är klar klickar du på Spara& Stäng.

Smart Lookup

fakta-kontrollera eller utforska termer i din e-post med Smart Lookup. Helt enkelt markera termer i dokumentet och använda den här funktionen för att få in sökresultat från webben direkt i din läsning eller författande miljö.

Panelen insikter erbjuder mer än bara definitioner., När du väljer ett ord eller en fras, högerklickar du på det och väljer Smart Lookup öppnas insiktsfönstret med definitioner, Wikiartiklar och topprelaterade sökningar från webben. Du kan också komma till Smart Lookup när som helst genom att gå igenom > Smart Lookup och ange en fråga där.

Obs! Om du är på en touch-enhet dubbeltryck på ordet för att markera det och tryck sedan på Smart Lookup.,

tämja din inkorg med rensning

överväldigad försöker för att uppnå inkorg noll? Mapprensning kan hjälpa till.

från din inkorg (eller någon annan e-postmapp) väljer du hem> städa upp. Du kan städa upp konversationen, städa upp mappen eller städa upp mappen & undermappar. Outlook kommer automatiskt att flytta redundant, läsa meddelanden till mappen borttagna objekt., Folder clean-up tar aldrig bort olästa meddelanden.