13 Outlook Produttività e organizzazione Suggerimenti

Microsoft Outlook è un gestore di informazioni personali di Microsoft, accessibile come un pezzo della suite Microsoft Office. Anche se spesso utilizzato come applicazione di posta elettronica, incorpora allo stesso modo un calendario, task manager, contact manager, prendere appunti, e journal. E ‘ stato intorno dal MS-DOS e si trova nella maggior parte delle aziende in tutto il paese. La variante più recente della suite ben nota di Microsoft, Office ProPlus, viene fornita con Outlook 2016.,

Dettatura: Text to Speech

Microsoft ha una gemma nascosta con un componente aggiuntivo chiamato Dictate. Progettato dal team Garage di Microsoft, ha uno scopo: Altamente preciso discorso al testo.

Vai alla home page:https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ e scarica per iniziare.

Ricorda di Follow-Up

“Dal contrassegno di messaggi di posta elettronica, è possibile tenere traccia delle risposte ai messaggi inviati., È inoltre possibile assicurarsi di seguire i messaggi che si ricevono. In entrambi i casi, è possibile includere un avviso di promemoria.”- Microsoft

In alternativa, puoi contrassegnare un’e-mail inviata a qualcun altro con un ‘Flag di follow-up del destinatario’. Quando viene utilizzato, l’e-mail verrà aggiunto all’elenco delle attività del destinatario. Non consiglio di utilizzare i flag di follow-up dei destinatari. Non sono comuni, e vengono fuori un po ‘ scortese.,

Bandiera di una e-mail per ricordarvi di follow-up

1. Prima di inviare una e-mail, trovare il Follow-Up pulsante nel Messaggio Nastro.
2. Seleziona un flag predefinito per il follow-up o imposta una data/ora e un promemoria personalizzati.,

Mostra Bandiere e Attività posta in Arrivo

Se non l’hai già fatto, è possibile attivare la barra Da Fare per vedere tutte le bandiere e i compiti direttamente dalla tua casella di posta.

1. Dalla barra multifunzione Visualizza, fare clic sulla barra delle cose da fare, quindi selezionare Attività.,

Creare Attività e-Mail per Rapido di Prendere appunti

Contrassegnare una voce per il follow-up è grande, ma non lascia spazio per le note o informazioni aggiuntive. Invece di contrassegnare un’e-mail per il follow-up, convertire un’e-mail in un’attività. La creazione di un’attività è un modo semplice per aggiungere note e informazioni aggiuntive all’e-mail e continuare a vivere in Outlook. È sempre possibile aggiungere una bandiera di follow-up per l’attività!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., L’integrazione di OneNote in Outlook è impressionante. È possibile prendere appunti sulle riunioni, salvare le e-mail nei notebook OneNote e persino creare flag da OneNote da visualizzare nella barra delle cose da fare di Outlook.

Come Salvare Messaggi di posta elettronica in OneNote

1. Dalla tua posta in Arrivo, selezionare l’e-mail che si desidera salvare.
2. Fare clic sull’icona OneNote nella barra multifunzione Home.
3. Selezionare dove si desidera salvare l’e-mail.,

Una volta che l’e-mail viene salvata in OneNote, è possibile aggiungere note, informazioni aggiuntive o fare una lista di controllo. Quindi crea un flag dalla tua pagina OneNote per riavvolgerlo in Outlook!

Come Creare un Outlook Bandiera da una Pagina di OneNote

1. Dalla pagina di OneNote, fare clic sul titolo.
2. Aprire la barra multifunzione Home, quindi fare clic su Attività di Outlook.
3. Selezionare la bandiera che si desidera utilizzare e il gioco è fatto!,

Suggerimento pro: puoi contrassegnare qualsiasi cosa in OneNote inclusi i paragrafi. Tendo a perdere queste bandiere quindi consiglio di tenere la bandiera sul titolo.

Integrazione Webinar/Conferencing

Se non stai già utilizzando uno strumento di web conferencing come Teams, Webex o GoToMeeting, dovresti iniziare subito. Questi strumenti si integrano direttamente in Outlook e offrono chiamate in conferenza video e audio, condivisione dello schermo, presentazioni di visualizzazione e molto altro ancora.,

Come creare un Team di Incontro

1. Dal calendario di Outlook, fare clic su Nuovo Team Meeting situato nella Home della barra Multifunzione.

Come creare una Riunione WebEx

1. Se la vostra organizzazione ha WebEx, scaricare e installare l’integrazione con Outlook, pacchetto.,
2. Dal tuo calendario, trova il pulsante Pianifica riunione nella barra multifunzione Home

Cancella il disordine e rimani concentrato

La funzione Clutter impara come priorità la tua posta, e poi ti aiuta mettendo messaggi a bassa priorità in una cartella separata (pur dando un riepilogo giornaliero in modo da non perdere nulla). Quando sei in viaggio, puoi anche sfruttare questa funzionalità utilizzando la “Posta in arrivo focalizzata” nell’app mobile di Outlook (per dispositivi iOS e Android).

Troverai la cartella clutter nella tua casella di posta., Troverete anche “l’Altra” scheda mentre si guarda la tua casella di Posta

Ecco come funziona

• il Disordine analizza i messaggi di posta elettronica, e in base al comportamento passato, determina i messaggi che siete più probabile che ignorare.
• Quindi sposta automaticamente quei messaggi in una cartella chiamata Clutter in modo da poterli rivedere in un secondo momento.,

Gestione della cartella Clutter

Puoi aiutare Clutter a imparare le tue preferenze più velocemente spostando manualmente gli elementi all’interno o all’esterno della cartella Clutter

Sposta da Inbox a Clutter

Trascina e rilascia le email dalla tua casella di posta alla cartella clutter e Outlook imparerà automaticamente a spostare quei messaggi nella cartella clutter in futuro. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull’elemento, fare clic su Sposta – > Sposta in Clutter.,

Sposta da Ammasso di posta in Arrivo

Qualcosa di importante paese nella confusione cartella? Nessun problema, segui i passaggi precedenti “Sposta dalla posta in arrivo al disordine” e sei a posto. Outlook imparerà dove tali elementi appartengono in futuro.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

Automatizza la tua casella di posta con le regole della casella di posta

“Una regola è un’azione che Outlook per Windows esegue automaticamente sui messaggi in entrata o in uscita. È possibile scegliere ciò che attiva la regola e le azioni che la regola esegue. Ad esempio, puoi creare una regola per spostare tutti i messaggi dal tuo gestore in una cartella o per eliminare tutti i messaggi con ” Acquista ora!”nel soggetto.

Utilizzando le regole, è possibile ridurre le azioni manuali e ripetitive necessarie per gestire i messaggi di posta elettronica. Quando si attivano le regole, vengono eseguite in modo continuo e automatico.,

Le regole generalmente rientrano in una delle due categorie: organizzazione o notifica. È possibile utilizzare la procedura guidata Regole per progettare regole per gestire i messaggi.

La procedura guidata Regole include modelli per le regole utilizzate più frequentemente.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, nella scheda Regole e-mail, scegliere Nuova regola.
3. Nella procedura guidata regole, al passaggio 1: selezionare un modello, scegliere uno dei modelli predefiniti in Rimani organizzato, Rimani aggiornato o Inizia da una regola vuota.

Scorciatoie

Outlook ha tasti di scelta rapida a bizzeffe! Per un elenco completo controlla la pagina di supporto di Microsoft.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Comporre e salvare un messaggio come modello, quindi riutilizzarlo quando lo si desidera. È possibile aggiungere nuove informazioni prima che il modello venga inviato come messaggio e-mail.

Come creare un modello di email

1. Crea una nuova email e inserisci l’oggetto e il corpo per preparare il modello.
2. Nella finestra del messaggio, fare clic sul pulsante File nell’angolo in alto a sinistra.
3. Fare clic su Salva con nome.
4. Nella finestra di dialogo Salva con nome, nell’elenco tipo Salva con nome, fare clic su Modello di Outlook.
5. Nella casella Nome file, digitare un nome per il modello, quindi fare clic su Salva.,

Archivio Comunemente Usato Parole

Glossario è contenuto riutilizzabile che consente di memorizzare e accedere di nuovo e di nuovo. È possibile salvare il testo nella galleria del testo selezionando il testo che si desidera riutilizzare, fare clic su Testo automatico e quindi fare clic su Salva selezione nella galleria del testo automatico. Compilando le nuove informazioni del blocco di costruzione si memorizzano i contenuti salvati da utilizzare ancora e ancora.,

Come salvare& Utilizzare il contenuto dal glossario

1. Selezionare il contenuto nel messaggio di posta elettronica che si desidera memorizzare come riutilizzabile.
2. Sulla barra multifunzione Inserisci nel gruppo di testo, fare clic su Parti rapide, quindi fare clic su Glossario per accedere alla galleria di glossario.
3. È quindi possibile salvare il testo desiderato nella galleria facendo clic su Glossario, quindi fare clic su Salva selezione nella galleria glossario.
4. Compilando le nuove informazioni building block, il contenuto viene memorizzato per utilizzare ancora e ancora.,

Mantieni informati i membri del progetto con i gruppi di contatti

Una delle prime cose che faccio quando avvio un nuovo progetto è creare un gruppo di contatti in Outlook. Ogni volta che invio una e-mail riguardante il progetto includo il gruppo e tutti sono informati. Poiché le persone non fanno più parte del progetto, le rimuovo dal gruppo. E ‘cosi’ semplice.

Come Creare un Gruppo di Contatti

1. Vai a Contatti di Outlook.,
2. Nella barra multifunzione Home, fare clic su Nuovo gruppo di contatti.
3. Assegna un nome al gruppo.
4. Utilizzare il pulsante Aggiungi membri per aggiungere membri al gruppo.
5. Al termine, fare clic su Salva & Chiudi.

Smart Lookup

Fact-controllare o esplorare termini nelle vostre email con Smart Lookup. Basta evidenziare i termini nel documento e utilizzare questa funzione per portare i risultati di ricerca dal web a destra nel vostro ambiente di lettura o di authoring.

Il riquadro Insights offre più di semplici definizioni., Quando selezioni una parola o una frase, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Ricerca intelligente, il riquadro insights si aprirà con definizioni, articoli Wiki e ricerche correlate principali dal Web. Puoi anche arrivare alla ricerca intelligente in qualsiasi momento andando a Rivedere > Ricerca intelligente e inserendo una query lì.

Nota: Se si è su un dispositivo touch, toccare due volte la parola per selezionarla e quindi toccare Ricerca intelligente.,

Domare la vostra casella di posta con Clean-up

Sopraffatto, cercando di raggiungere Inbox Zero? Folder Clean-up può aiutare.

Dalla tua casella di posta (o da qualsiasi altra cartella di posta elettronica), seleziona Home> Pulisci. È possibile pulire la conversazione, Pulire la cartella o pulire la cartella & Sottocartelle. Outlook si sposterà automaticamente ridondante, leggere i messaggi nella cartella Posta eliminata., Folder clean – up non rimuoverà mai i messaggi non letti.