13 Consejos de productividad y organización de Outlook

Microsoft Outlook es un administrador de información personal de Microsoft, accesible como parte de la suite de Microsoft Office. Aunque a menudo se usa como una aplicación de correo electrónico, también incorpora un calendario, administrador de tareas, Administrador de contactos, toma de notas y diario. Ha existido desde MS-DOS y se encuentra en la mayoría de las corporaciones en todo el país. La variante más reciente de la conocida suite de Microsoft, Office ProPlus, viene con Outlook 2016.,

dictado: texto a voz

Microsoft tiene una gema oculta con un complemento llamado Dictate. Diseñado por el equipo de garaje de Microsoft, tiene un propósito: alta precisión de voz a texto.

Pop a la página de inicio: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ y descarga para empezar.

Recuerde Seguimiento

«Al marcar los mensajes de correo electrónico, puede realizar un seguimiento de las respuestas a los mensajes que envíe., También puedes asegurarte de hacer un seguimiento de los mensajes que recibas. En cualquier caso, puede incluir una alerta de recordatorio.»- Microsoft

como alternativa, puede marcar un correo electrónico que envíe a otra persona con un ‘indicador de seguimiento del destinatario’. Cuando se usa, el correo electrónico se agregará a la lista de tareas del destinatario. No recomiendo usar indicadores de seguimiento de destinatarios. No son comunes, y son un poco groseros.,

la Bandera de un correo electrónico para recordarle que usted siga

1. Antes de enviar un correo electrónico, encontrar el Seguimiento de botón en el Mensaje de la Cinta.
2. Seleccione una bandera predeterminada para el seguimiento o establezca una fecha/hora personalizada y un recordatorio.,

Mostrar Banderas y las Tareas de la Bandeja de entrada

Si usted no tiene ya, puede habilitar la barra De tareas para ver todas las banderas y las tareas directamente desde tu bandeja de entrada.

1. en la cinta Ver, haga clic en la barra Tareas pendientes y luego seleccione Tareas.,

Crear Tareas de Correos electrónicos para Tomar notas Rápidas

Marcar un artículo para el seguimiento es genial, pero no deja ningún espacio para las notas o información adicional. En lugar de marcar un correo electrónico para el seguimiento, convierta un correo electrónico en una tarea. Crear una tarea es una manera fácil de agregar notas e información adicional al correo electrónico y continuar viviendo en Outlook. Siempre puede agregar una bandera de seguimiento a la tarea!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., La integración de OneNote en Outlook es impresionante. Puede tomar notas sobre reuniones, guardar correos electrónicos en cuadernos de OneNote e incluso crear banderas de OneNote para que aparezcan en su barra de tareas pendientes de Outlook.

Cómo Guardar mensajes de correo electrónico en OneNote

1. Desde su Bandeja de entrada, resalte el correo electrónico que desea guardar.
2. haga clic en el icono OneNote en la cinta de inicio.
3. seleccione dónde desea guardar el correo electrónico.,

una vez que el correo electrónico se guarda en OneNote, puede agregar notas, información adicional o hacer una lista de verificación. A continuación, crear una bandera de su página OneNote para envolverlo de nuevo en Outlook!

Cómo Crear una perspectiva de la Bandera de una Página de OneNote

1. De su página de OneNote, haga clic en el título.
2. abra la cinta de inicio y, a continuación, haga clic en tareas de Outlook.
3. seleccione la bandera que desea utilizar y ya está todo listo!,

Consejo Profesional: puedes marcar casi cualquier cosa en OneNote, incluidos los párrafos. Tiendo a perder estas banderas, así que recomiendo mantener la bandera en el título.

integración de seminarios web / conferencias

Si aún no está utilizando una herramienta de Conferencias web como Teams, Webex o GoToMeeting, debe comenzar de inmediato. Estas herramientas se integran directamente en Outlook y ofrecen llamadas de conferencia de video y audio, Uso compartido de pantalla, presentaciones de pantalla y mucho más.,

Cómo crear un Encuentro del equipo

1. De su calendario de Outlook, haga clic en Nuevo Encuentro del equipo situado en la Casa de la Cinta.

Cómo crear un WebEx Meeting

1. Si su organización ha WebEx, descargar e instalar el Outlook del paquete de integración.,
2. en su calendario, encuentre el botón Programar reunión en la cinta de inicio

despeje el desorden y manténgase enfocado

La función de desorden aprende cómo prioriza su correo y luego lo ayuda al colocar mensajes de baja prioridad en una carpeta separada (al mismo tiempo que le brinda un resumen diario para que no se pierda nada). Cuando está en movimiento, también puede aprovechar esta capacidad mediante el uso de la «bandeja de entrada enfocada» en la aplicación móvil de Outlook (para dispositivos iOS y Android).

encontrará la carpeta clutter en su buzón de correo., Usted también encontrará los ‘Otros’ ficha mientras mira en tu Bandeja de entrada

He aquí cómo funciona

• el Desorden analiza los correos electrónicos, y en base a su comportamiento pasado, determina los mensajes que usted está más propensos a ignorar.
• luego mueve automáticamente esos mensajes a una carpeta llamada Clutter para que pueda revisarlos más tarde.,

administrar la carpeta Clutter

puede ayudar a Clutter a aprender sus preferencias más rápido moviendo manualmente los elementos dentro o fuera de la carpeta Clutter

Mover de la bandeja de entrada a Clutter

arrastre y suelte los correos electrónicos de su bandeja de entrada a la carpeta clutter y Outlook aprenderá automáticamente a mover esos mensajes a la carpeta clutter en el futuro. También puede hacer clic derecho en el elemento, haga clic en Mover -> mover al desorden.,

Mover de obstáculos a la Bandeja de entrada

Algo importante de la tierra en el desorden de la carpeta? No hay problema, sigue los pasos anteriores de «pasar de la bandeja de entrada al desorden» y listo. Outlook aprenderá dónde pertenecen esos elementos en el futuro.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

automatiza tu bandeja de entrada con reglas de buzón

» una regla es una acción que Outlook para Windows ejecuta automáticamente en mensajes entrantes o salientes. Usted elige qué activa la regla, así como las acciones que realiza la regla. Por ejemplo, puede crear una regla para mover todos los mensajes de su administrador a una carpeta o para eliminar todos los mensajes con «Comprar ahora!»en el tema.

mediante el uso de reglas, puede reducir las acciones manuales y repetitivas necesarias para administrar sus mensajes de correo electrónico. Cuando activa las reglas, se ejecutan de forma continua y automática.,

Las reglas generalmente caen en una de dos categorías: organización o notificación. Puede usar el Asistente de reglas para ayudarle a diseñar reglas para administrar sus mensajes.

El Asistente de reglas incluye plantillas para las reglas más utilizadas.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la ficha Reglas de correo electrónico, elija Nueva regla.
3. En el Asistente de reglas, en Paso 1: Seleccione una plantilla, elija una de las plantillas predeterminadas en mantenerse organizado, mantenerse actualizado o comenzar desde una regla en blanco.

accesos directos

¡Outlook tiene muchas teclas de acceso directo! Para obtener una lista completa, consulte la página de soporte de Microsoft.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Redacte y guarde un mensaje como plantilla y, a continuación, reutilícelo cuando lo desee. Se puede agregar nueva información antes de enviar la plantilla como mensaje de correo electrónico.

cómo crear una plantilla de correo electrónico

1. Crear un nuevo correo electrónico y rellenar el asunto y el cuerpo para preparar la plantilla.
2. en la ventana de mensaje, haga clic en el botón Archivo en la esquina superior izquierda.
3. haga Clic en Guardar Como.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el Guardar como Tipo lista, haga clic en plantilla de Outlook.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar.,

de la Tienda de Palabras de uso común

Autotexto es reutilizables de contenido que se puede almacenar y acceder de nuevo y de nuevo. Puede guardar el Autotexto en la galería de Autotexto seleccionando el texto que desea reutilizar, haga clic en Autotexto y luego haga clic Guardar selección en la galería de Autotexto. Al rellenar la nueva información de building block, almacena el contenido que guarda para usarlo una y otra vez.,

Cómo guardar& usar contenido de Autotexto

1. seleccione el contenido de su mensaje de correo electrónico que desea almacenar como reutilizable.
2. En el Insertar cinta en el objeto Texto grupo, haga clic partes rápidas y luego haga clic Autotexto para acceder a la galería de Autotexto.
3. a continuación, puede guardar el texto deseado en la galería haciendo clic en Autotexto y, a continuación, haga clic en Guardar selección en la galería de Autotexto.
4. al rellenar la nueva información de building block, el contenido se almacena para usarlo una y otra vez.,

mantenga informados a los miembros del proyecto con grupos de contacto

una de las primeras cosas que hago cuando comienzo un nuevo proyecto es crear un grupo de contacto en Outlook. Cada vez que envío un correo electrónico sobre el proyecto incluyo al grupo y todos están informados. Como las personas ya no son parte del proyecto, las elimino del grupo. Es así de simple.

¿Cómo Crear un Grupo de Contacto

1. Ir a los Contactos de Outlook.,
2. en la cinta de Inicio, haga clic en nuevo grupo de contactos.
3. Nombre del grupo.
4. Use el botón Agregar miembros para agregar miembros al grupo.
5. Cuando termine, haga clic en Guardar & Cerrar.

Búsqueda Inteligente

verifique o explore los Términos en sus correos electrónicos con Búsqueda Inteligente. Simplemente resalte los Términos en su Documento y use esta función para traer los resultados de búsqueda de la web directamente a su entorno de lectura o creación.

El panel Insights ofrece más que solo definiciones., Cuando seleccione una palabra o frase, haga clic con el botón derecho en ella y elija Búsqueda Inteligente, el panel insights se abrirá con definiciones, artículos Wiki y las principales búsquedas relacionadas de la web. También puede acceder a la búsqueda inteligente en cualquier momento yendo a revisar > búsqueda inteligente e introduciendo una consulta allí.

Nota: Si está en un dispositivo táctil, toque dos veces la palabra para seleccionarla y luego toque Búsqueda Inteligente.,

Domesticar a tu bandeja de entrada con la Limpieza

Abrumado tratando de lograr la Bandeja de entrada a Cero? La limpieza de carpetas puede ayudar.

desde su bandeja de entrada (o cualquier otra carpeta de correo electrónico), seleccione Inicio > limpiar. Puede limpiar la conversación, limpiar la carpeta o limpiar la carpeta & subcarpetas. Outlook se moverá automáticamente redundante, leer mensajes a la carpeta Elementos eliminados., La limpieza de carpetas nunca eliminará los mensajes no leídos.