13 Outlook Produktivitet og Organisasjon Tips

Microsoft Outlook er en personal information manager fra Microsoft, som er tilgjengelig som en del av Microsoft Office-suite. Selv om de ofte brukt som et e-post program, er det på samme måte inkorporerer en kalender, oppgave manager, ta kontakt med manager, notat, og journal. Det har vært rundt siden MS-DOS og er funnet i de fleste bedrifter over hele landet. Den nyeste varianten av Microsofts kjente suite, Office ProPlus, kommer pakket med Outlook 2016.,

Diktering: Tekst-til-Tale

Microsoft har en skjult perle med et tillegg kalt Diktere. Som er utviklet av Microsoft ‘ s Garasje team, det har kun ett formål: Svært nøyaktig tale til tekst.

Pop over til hjem-side: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ og laste ned for å komme i gang.

Husk å Følge Opp

«flagging Av e-postmeldinger, du kan følge svar på meldinger du sender., Du kan også sørge for at du følger opp på meldingene som du mottar. I begge tilfeller, du kan legge til en påminnelse.»— Microsoft

Som et alternativ, kan du flagge en e-postmelding som du sender til noen andre med en «Mottaker følge opp flagg». Når det brukes, e-post vil bli lagt til mottakerens oppgave-listen. Jeg anbefaler ikke å bruke mottakeren følge opp flagg. De er ikke vanlige, og kommer av en litt frekk.,

Flagge en e-postmelding for å minne deg på å følge opp

1. Før du sender en e-post, finner du på Følg Opp-knappen i Meldingen Båndet.
2. Velg en standard flagg for oppfølging eller angi en egendefinert dato/klokkeslett og påminnelse.,

Vis Flagg og Oppgaver fra Innboksen

Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du aktivere to-Do bar for å se alle flagg og oppgaver direkte fra innboksen din.

1. Fra Vis-båndet, klikker du på to-Do Bar og velg deretter Oppgaver.,

Opprette Oppgaver fra e-Post for å Ta Raske notater

Flagging et element for oppfølging er stor, men det la ikke noen rom for notater eller ytterligere informasjon. I stedet for flagging en e-post for å følge opp, konvertere en e-post til en oppgave. Opprette en oppgave er en enkel måte å legge til notater og mer informasjon i e-post og fortsette å leve i Outlook. Du kan alltid legge til en oppfølging flagget til oppgave!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., OneNote-integrasjon i Outlook er kjempebra. Du kan ta notater på møter, lagre e-post i OneNote-notatblokker, og selv lage flagg fra OneNote til å dukke opp i din Outlook to-Do Bar.

Hvordan for å Lagre e-Post i OneNote

1. Fra Innboksen, markere e-posten som du ønsker å lagre.
2. Klikk OneNote-ikonet på Hjem-båndet.
3. Velg hvor du vil lagre e-post.,

Når e-post blir lagret i OneNote, kan du legge til notater, mer informasjon eller gjøre en sjekkliste. Deretter oppretter du et flagg fra OneNote-Siden for å bryte den tilbake i Outlook!

Hvordan å Opprette en Outlook-Flagg fra en OneNote-Siden

1. Fra OneNote-siden, klikker du på tittelen.
2. Åpne Hjem-båndet, og deretter klikker du Outlook-Oppgaver.
3. Velg flagg du ønsker å bruke, og du er ferdig!,

Pro Tips: Du kan flagge omtrent alt i OneNote inkludert avsnitt. Jeg har en tendens til å miste disse flaggene, så jeg anbefaler å holde flagget på tittelen.

Webinar / Konferanser Integrering

Hvis du ikke allerede bruker en web-konferanser verktøy som Lag, Webex, eller GoToMeeting, bør du begynne med en gang. Disse tools integreres direkte inn i Outlook og tilbyr video-og audio-konferansesamtaler, skjermdeling, vise presentasjoner, og så mye mer.,

Hvordan å lage en Lagene Møte

1. Fra Outlook-kalenderen, klikker du Ny Lagene Møte ligger på Hjem-Båndet.

Hvordan å lage en WebEx Meeting

1. Hvis din organisasjon har WebEx, last ned og installer Outlook integrasjon pakken.,
2. Fra kalenderen, kan du finne Planen Møte-knappen i Hjem-båndet

Fjerne Rot og Holde Fokus

Rot funksjonen lærer hvordan du prioritere e-post, og deretter hjelper deg ved å sette en lav prioritet-postmeldinger i en egen mappe (samtidig gir deg en daglig oppsummering så du ikke går glipp av noe). Når du er på farten, kan du også dra nytte av denne muligheten ved å bruke «Fokusert Innboks» i Outlook mobile app (for iOS og Android-enheter).

Du vil finne rot-mappen i postboksen., Du vil også finne ‘den Andre’ tab mens du ser på din Innboks

Her er hvordan det fungerer

• Rot analyserer dine e-poster, og basert på tidligere atferd, bestemmer meldinger som du er mest sannsynlig å ignorere.
• Det da automatisk beveger seg disse meldingene til en mappe som heter Rot, slik at du kan lese dem senere.,

Administrere Rot-mappen

Du kan hjelpe Rot lære dine preferanser raskere manuelt ved å flytte elementer i eller ut av Rot-mappen

Flytt fra Innboksen til Rot

Dra og slippe e-poster fra innboksen til rot-mappen og Outlook automatisk lære å flytte disse meldingene til rot-mappen i fremtiden. Du kan også høyreklikke på elementet, klikker du på Flytt -> Flytt til Rot.,

Flytt fra Rot til Innboksen

Noe viktig land i rot-mappen? Ingen problem, følg «Flytte fra Innboksen til Rot» trinnene over, og du er godt å gå. Outlook vil lære hvor de elementene som hører til i fremtiden.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

Automatisere din Innboks med Postboksen Regler

«En regel er en handling som Outlook for Windows kjører automatisk på innkommende eller utgående meldinger. Du velger hva som utløser regel så vel som handlinger regelen tar. Du kan For eksempel opprette en regel for å flytte alle meldinger fra din leder til en mappe eller slett alle meldinger med «Kjøp nå!»i emnefeltet.

Ved hjelp av regler, kan du redusere manuelle og repeterende handlinger som trengs for å administrere dine e-postmeldinger. Når du slår på reglene, de kjører kontinuerlig og automatisk.,

Regler vanligvis faller inn i en av to kategorier — organisasjon eller et varsel. Du kan bruke Reglene for å hjelpe deg med å utforme regler for å administrere dine meldinger.

Reglene Veiviseren omfatter maler for de mest brukte reglene.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. I Regler og Varsler i dialogboksen Regler for E-post-fanen, og velg en Ny Regel.
3. I regelveiviseren, under Trinn 1: Velg en mal, kan du velge en av de forhåndsdefinerte malene under Opphold Organisert, Holde seg Oppdatert, eller Begynn med en tom regel.

Snarveier

Outlook har hurtigtaster i massevis! For en full liste sjekk ut Microsofts kundestøtte.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Skriv og lagre en melding som en mal, og deretter bruke den på nytt når du ønsker det. Ny informasjon kan legges til før malen er sendt som en e-postmelding.

Hvordan å Lage en Mal for E-post

– >

1. Opprette en ny e-postmelding og fyll i faget og kroppen til å forberede mal.
2. I meldingen vinduet, klikk Fil-knappen øverst i venstre hjørne.
3. Klikk Lagre Som.
4. I dialogboksen Lagre Som, i filtype-listen, klikker du Outlook-Mal.
5. I filnavn-boksen, skriv inn et navn på malen din, og deretter klikker du Lagre.,

Lagre Ofte Brukte Ord

Autotekst er gjenbrukbare innhold som du kan lagre og få tilgang til igjen og igjen. Du kan lagre Autotekst til Autotekst-galleri ved å velge teksten du vil bruke, klikker du Autotekst, og deretter klikker du Lagre Utvalget til Autotekst-Galleriet. Ved å fylle i ny byggeblokk informasjon du lagrer innholdet du lagre for å bruke igjen og igjen.,

Hvordan for å Lagre & Bruke innhold fra Autotekst

– >

1. Velg innhold i din e-post som du ønsker å lagre som gjenbrukbare.
2. På Sett inn-båndet i Tekst-gruppen, klikker du Rask Deler, og deretter klikker du Autotekst for å få tilgang til Autotekst-galleriet.
3. Du kan deretter lagre dine ønskede teksten til galleriet ved å klikke Autotekst, og deretter klikker du Lagre Utvalget til Autotekst-Galleriet.
4. Ved å fylle i ny byggeblokk informasjonen, innholdet er lagret til å bruke igjen og igjen.,

Holde Prosjektet Medlemmer Informert med kontaktgrupper

En av de første tingene jeg gjør når jeg starter et nytt prosjekt er å opprette en kontaktgruppe i Outlook. Hver gang jeg sender en e-post angående prosjektet jeg har gruppe og alle er informert. Som mennesker er ikke lenger en del av prosjektet jeg fjerne dem fra gruppen. Så enkelt er det.

Hvordan å Opprette en kontaktgruppe

1. Gå til Outlook-Kontakter.,
2. I Hjem-båndet, klikk Ny kontaktgruppe.
3. Navn for gruppen.
4. Bruk Legg til Medlemmer-knappen for å legge til medlemmer i gruppen.
5. Når du er ferdig, klikker du på Lagre & Lukk.

Smart Oppslag

Faktum-sjekk eller utforske vilkårene i din e-post med Smart-Oppslag. Merk ganske enkelt vilkårene i dokumentet, og bruk denne funksjonen til å ta i søkeresultatene fra nettet, rett inn i din lesing eller redigering miljø.

Den Innsikt ruten tilbyr mer enn bare definisjoner., Når du velger et ord eller en frase, høyre-klikk på den, og velg Smart-Oppslag, innsikt i ruten vil åpne med definisjoner, Wiki-artikler, og toppen relaterte søk fra internett. Du kan også komme til Smart Oppslag som helst ved å gå til Anmeldelse > Smart Oppslag og legge inn en spørring der.

Merk: Hvis du er på en touch-enheten, trykker du på ordet for å merke den, og deretter trykke på Smart-Oppslag.,

Temme din innboks med Clean-up

Overveldet prøver å oppnå Innboks Null? Mappen Clean-up kan hjelpe.

Fra Innboksen (eller noen annen e-post-mappen), velger du Hjem > Rydde Opp. Du kan Rydde Opp Samtalen, Rydde Opp Mappen, eller Rydde Opp Mappen & Sub-mapper. Outlook vil automatisk flytte overflødig, lese meldinger til Slettede Elementer-mappen., Mappen clean-up vil aldri fjerne uleste meldinger.