13Outlook 생산성 및 조직 팁

Microsoft Outlook 은 Microsoft Office 제품군의 한 조각으로 액세스 할 수있는 Microsoft 의 개인 정보 관리자입니다. 도 불구하고 자주 사용되는 전자 메일 응용 프로그램으로,그것은 마찬가지로 통합한 달력,작업 관리자 문의,관리자,노트,그리고 저널입니다. 그것은 MS-DOS 이후 주변에 있었고 전국의 대부분의 기업에서 발견됩니다. 마이크로 소프트의 잘 알려진 제품군,오피스 ProPlus 의 가장 최근의 변형은 아웃룩 2016 과 함께 패키지오고있다.,

받아쓰기:Text to Speech

Microsoft 에는 Dictate 라는 추가 기능이있는 숨겨진 gem 이 있습니다. 텍스트에 매우 정확한 음성:마이크로 소프트의 차고 팀에 의해 설계,그것은 하나의 목적을 가지고있다.

홈 페이지로 팝업:https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/그리고 시작하려면 다운로드하십시오.

기

“신고하여 이메일 메시지 를 추적할 수 있습 응답 메시지를 보낼 수 있습니다., 받은 메시지에 대해 후속 조치를 취할 수도 있습니다. 두 경우 모두 미리 알림 경고를 포함할 수 있습니다.”-Microsoft

대안으로’수신자 후속 플래그’로 다른 사람에게 보내는 이메일에 플래그를 지정할 수 있습니다. 사용하면 이메일이 수신자의 작업 목록에 추가됩니다. 수신자 후속 플래그를 사용하지 않는 것이 좋습니다. 그들은 일반적이지 않고 조금 무례합니다.,

깃발을 이메일 당신을 생각 나게 따라

1. 보내기 전에,이메일을 찾을 따라 버튼을에서는 리본 메시지.
2. 후속 조치에 대한 기본 플래그를 선택하거나 사용자 정의 날짜/시간 및 미리 알림을 설정하십시오.,

보 플래그 및에서 작업을 Inbox

지 않은 경우 사용할 수 있습니다-마을의 모든 플래그 및에서 직접 작업을 받은편지함.

1. 보기 리본에서 할 일 표시 줄을 클릭 한 다음 작업을 선택하십시오.,

에서 작업 만들기 위한 이메일을 빠르고 가는 주

신고 항목을 따르는 것은 좋지만 그것을 떠나지 않는 어떤 객실 또는 추가적인 정보를 찾으십시오. 후속 조치를 위해 전자 메일에 플래그를 지정하는 대신 전자 메일을 작업으로 변환하십시오. 작업 만들기 쉬운 방법이 추가 메모 및 추가 정보를 이메일에 살고 계속 전망이다. 당신은 항상 작업에 후속 플래그를 추가 할 수 있습니다!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., Outlook 에 OneNote 의 통합은 굉장하다. 할 수 있는 메모 회의 저장을 이메일 OneNote 노트북,심지어 만들기에서 플래그 OneNote 에 표시하는 Outlook 을 수행됩니다.

을 저장하는 방법을 이메일 OneNote

1. 에서 받은편지함을 강조하고 싶은 이메일 저장합니다.
2. 홈 리본에서 OneNote 아이콘을 클릭합니다.
3. 이메일을 저장할 위치를 선택하십시오.,

이메일이 OneNote 에 저장되면 메모,추가 정보를 추가하거나 체크리스트를 만들 수 있습니다. 그런 다음 Onenote 페이지에서 플래그를 만들어 Outlook 으로 다시 감싸십시오!

을 만드는 방법 Outlook 플래그에서 OneNote 페이지

1. 에서 당신의 OneNote 페이지 제목을 클릭하십시오.
2. 홈 리본을 연 다음 Outlook 작업을 클릭하십시오.
3. 사용하려는 플래그를 선택하면 모두 설정됩니다!,

프로 팁:단락을 포함하여 OneNote 에서 거의 모든 것에 플래그를 지정할 수 있습니다. 나는이 깃발을 잃어 버리는 경향이 있으므로 깃발을 제목에 두는 것이 좋습니다.

세미나/회의 통합

시되지 않은 경우 사용하는 웹 회의 도구와 같은 팀,Webex,또는 초,시작해야 합니다. 이러한 도구는 직접 통합으로 전망 및 제공 영상과 오디오 회의 통화,화면 공유,표시 프레젠테이션,그리고 훨씬 더 많은.,

을 만드는 방법 팀 회의

1. Outlook 일정에서 클릭 새 팀 회의에 위치한 홈 리본입니다.

을 만드는 방법을 WebEx Meeting

1. 경우 조직에서 WebEx,다운로드 및 설치 Outlook 통합 패키지입니다.,
2. 에서,캘린더 일정을 찾을 회의 버튼에서 가 리본

명확한 혼란과 집중

불필요 기능을 배우는 어떻게 당신이 우선 순위를 정신의 메일,그리고 그는 당신을 넣어 우선순위가 낮은 메시지 별도의 폴더에(아직도 당신에게 매일 그렇게 당신이 놓치지 마세요 아무것도). 이동 중일 때 Outlook 모바일 앱(iOS 및 Android 기기 용)의”집중받은 편지함”을 사용하여이 기능을 활용할 수도 있습니다.

사서함에 clutter 폴더가 있습니다., 도 찾아볼 수 있는’다른’탭을 찾고있는 동안 당신의함.

여기에서 작동하는 방법

• 혼란을 분석하고 이메일을 기반으로 과거 동작을 결정하는 메시지가 당신을 가능성이 높은 무시해도 됩니다.
• 그런 다음 해당 메시지를 Clutter 라는 폴더로 자동 이동하여 나중에 검토 할 수 있습니다.,

를 관리하는 혼란을 폴더

도울 수 있습니 혼란을 자세히 귀하의 환경 설정을 빠르게 수동으로 움직이는 품목 또는 혼란의 폴더

에서 이동함을 혼란

드래그 앤 드롭 이메일 받은편지함에서의 혼란을 폴더 Outlook 것이 자동으로 배우는 이동하는 메시지를 사람들을 혼란에서 폴더를 미래입니다. 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Move->Move to Clutter 를 클릭 할 수도 있습니다.,

이동이에서 혼란을 받은

뭔가 중요한 토지에서 폴더에 혼란? 문제 없습니다,위의’혼란받은 편지함에서 이동’단계를 따라 당신은 갈 수있어. 전망은 그 항목이 미래에 속하는 곳을 배우게됩니다.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

사서함 규칙으로받은 편지함 자동화

“규칙은 Windows 용 Outlook 이 수신 또는 발신 메시지에서 자동으로 실행되는 작업입니다. 규칙이 취하는 작업뿐만 아니라 규칙을 트리거하는 작업을 선택합니다. 예를 들어,당신이 규칙을 만들 수 있습 이동하는 모든 메시지로서의 관리자의 폴더 또는 메시지를 모두 삭제하려면으로”지금 구매!”주제에.규칙을 사용하면 전자 메일 메시지를 관리하는 데 필요한 수동 및 반복적 인 작업을 줄일 수 있습니다. 규칙을 켜면 지속적으로 자동으로 실행됩니다.,

규칙은 일반적으로 조직 또는 알림의 두 가지 범주 중 하나에 속합니다. 규칙 마법사를 사용하여 규칙을 디자인하여 메시지를 관리할 수 있습니다.

규칙 마법사에는 가장 자주 사용되는 규칙에 대한 템플릿이 포함됩니다.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. 규칙 및 경고 대화 상자의 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙을 선택합니다.
3. 규칙에법 1 단계:템플릿을 선택 중 하나를 선택의 기본 템플릿에서 숙박을 구성,최신 상태로 유지,또는 빈 규칙에서 시작.

바로 가기

Outlook 에는 바로 가기 키가 풍부합니다! 전체 목록은 Microsoft 의 지원 페이지를 확인하십시오.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., 메시지를 템플릿으로 작성하고 저장 한 다음 원할 때 다시 사용하십시오. 템플릿이 전자 메일 메시지로 전송되기 전에 새 정보를 추가 할 수 있습니다.

이메일 템플릿을 만드는 방법

1. 새 이메일을 만들고 템플릿을 준비하기 위해 제목과 본문을 채 웁니다.
2. 메시지 창에서 왼쪽 상단 모서리에있는 파일 버튼을 클릭하십시오.
3. 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
4. 다른 이름으로 저장 대화 상자의 다른 이름으로 저장 유형 목록에서 Outlook 템플릿을 클릭합니다.
5. 파일 이름 상자에 템플릿의 이름을 입력한 다음 저장을 클릭합니다.,

스토어 일반적으로 사용되는 단어

상용구가 재사용할 수 있는 콘텐츠는 저장할 수 있습 및 액세요. 저장할 수 있는 상용구하는 자동 텍스트 갤러리를 선택하여 당신이 원하는 텍스트를 재사용,클릭 자동 텍스트,그리고 다음 저장을 클릭하여 선택하는 자동 텍스트 갤러리도 있습니다. 새로운 빌딩 블록 정보를 작성하여 당신은 당신이 또 다시 사용하기 위해 저장 내용을 저장합니다.,

을 저장하는 방법을&콘텐츠를 사용에서 상용구

1. 선택의 콘텐츠를 이메일 메시지를 저장할로 재사용할 수 있습니다.
2. 텍스트 그룹의 삽입 리본에서 빠른 부분을 클릭한 다음 상용구를 클릭하여 상용구 갤러리에 액세스합니다.
3. 를 저장할 수 있습니다 원하는 텍스트 갤러리 클릭하여 상용구,그리고 다음 저장을 클릭하여 선택하는 자동 텍스트 갤러리도 있습니다.
4. 새로운 빌딩 블록 정보를 기입함으로써,컨텐츠는 또 다시 사용하도록 저장된다.,

지 프로젝트와 정보를 회원에게 연락 그룹

첫 번째 것들 중 하나 내가 시작할 때 새로운 프로젝트는 연락처를 만들 그룹에서 Outlook. 프로젝트에 관한 이메일을 보낼 때마다 그룹을 포함 시키며 모든 사람이 통보를받습니다. 사람들이 더 이상 프로젝트의 일부가 아니므로 나는 그룹에서 그들을 제거합니다. 그것은 간단합니다.

을 만드는 방법을 연락처 그룹

1. 귀하의 Outlook 연락처입니다.,
2. 홈 리본에서 새 연락처 그룹을 클릭합니다.
3. 그룹의 이름을 지정합니다.
4. 멤버 추가 버튼을 사용하여 그룹에 멤버를 추가합니다.
5. 완료되면 저장&닫기를 클릭하십시오.

스마트 조회

스마트 조회로 이메일의 용어를 사실 확인하거나 탐색하십시오. 단순히 강조 관점에서 문서를 사용하여 이 기능을 가지고에서 검색결과는 웹에서 오른쪽으로 당신의 읽기 또는 제작 환경을 제공합니다.

통찰력 창은 단순한 정의 이상을 제공합니다., 을 선택할 때는 단어나 어구를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한,그리고 선택한 스마트 조회 통찰력 창에서 열리와 정의 위키 문서,그리고 상단에 관련 검색어가 웹에서. 도 얻을 수 있는 스마트 조회하여 언제든지 검토>스마트 조회 입력하면 쿼리가 있다.참고:터치 장치에있는 경우 단어를 두 번 탭하여 선택한 다음 스마트 조회를 누릅니다.,

길들일 받은편지함으로 정

을 압도하려고 달성함? 폴더 정리가 도움이 될 수 있습니다.

받은 편지함(또는 다른 이메일 폴더)에서 Home>정리를 선택하십시오. 대화를 정리하거나 폴더를 정리하거나&하위 폴더를 정리할 수 있습니다. Outlook 은 자동으로 지운 편지함 폴더에 중복,읽기 메시지를 이동합니다., 폴더 정리는 읽지 않은 메시지를 제거하지 않습니다.피>