13 Outlook Produktivity A Organizace Tipy

Microsoft Outlook je správce osobních informací od společnosti Microsoft, dostupné jako část Microsoft Office suite. I když se často používá jako e-mailová aplikace, zahrnuje také kalendář, správce úloh, správce kontaktů, psaní poznámek a deník. Je to už od MS-DOS a Nachází se ve většině korporací po celé zemi. Nejnovější varianta známé sady Microsoft, Office ProPlus, přichází s aplikací Outlook 2016.,

diktát: Text To Speech

Microsoft má skrytý klenot s doplňkem zvaným Dictate. Navržený garážovým týmem společnosti Microsoft má jeden účel: vysoce přesný projev k textu.

vyskočte na domovskou stránku: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ a stáhněte si, abyste mohli začít.

Nezapomeňte Sledovat

„O nahlášení e-mailové zprávy, můžete sledovat odpovědi na zprávy, které odešlete., Můžete se také ujistit, že sledujete zprávy, které obdržíte. V obou případech můžete zahrnout upozornění na připomenutí.“— Microsoft

Jako alternativu, můžete označit e-mailem poslat někoho jiného s ‚Příjemci sledovat vlajku‘. Při použití bude e-mail přidán do seznamu úkolů příjemce. Nedoporučuji používat příjemce sledovat vlajky. Nejsou běžné, a přijít off trochu hrubý.,

Vlajky e-mail, aby vám připomněl, follow-up

1. Před můžete poslat e-mail, najít navazující tlačítko ve Zprávě Stuhou.
2. Vyberte výchozí příznak pro sledování nebo nastavte vlastní datum/čas a připomenutí.,

Zobrazit Vlajky a Úkoly ze složky Doručená pošta

Pokud jste tak již neučinili, můžete povolit panel úkolů vidět všechny své vlajky a úkoly přímo z vašeho doručené pošty.

1. z pásu karet zobrazení klikněte na panel úkolů a poté vyberte úkoly.,

Vytvářet Úkoly z e-Mailů pro Rychlé psaní poznámek

Označování zboží, zpracování je skvělé, ale to nenechává žádný prostor pro poznámky nebo doplňující informace. Místo toho, abyste označili e-mail pro sledování, převeďte e-mail na úkol. Vytvoření úkolu je snadný způsob, jak přidat poznámky a další informace do e-mailu a pokračovat v aplikaci Outlook. K úkolu můžete vždy přidat následující příznak!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., Integrace OneNote do aplikace Outlook je úžasné. Můžete si dělat poznámky o schůzkách, ukládat e-maily do notebooků OneNote a dokonce vytvářet vlajky z OneNote, které se zobrazí v panelu úkolů aplikace Outlook.

Jak Uložit e-Maily v aplikaci OneNote

1. Ze složky Doručená pošta, označte e-mail, který chcete uložit.
2. klikněte na ikonu OneNote na domovské pásce.
3. vyberte, kam chcete e-mail uložit.,

jakmile je e-mail uložen v OneNote, můžete přidat poznámky, další informace nebo vytvořit kontrolní seznam. Poté vytvořte příznak ze stránky OneNote a zabalte jej zpět do aplikace Outlook!

Jak Vytvořit aplikace Outlook Vlajku z OneNote Stránky

1. Z OneNote stránku, klikněte na název.
2. otevřete domovskou stuhu a klikněte na úkoly aplikace Outlook.
3. Vyberte příznak, který chcete použít, a máte vše nastaveno!,

Pro Tip: Můžete označit téměř cokoli v OneNote včetně odstavců. Mám tendenci ztratit tyto vlajky, takže doporučuji ponechat vlajku na názvu.

integrace webináře / konference

Pokud již nepoužíváte nástroj pro webové konference, jako jsou týmy, Webex nebo GoToMeeting, měli byste začít hned. Tyto nástroje se integrují přímo do aplikace Outlook a nabízejí konferenční hovory s videem a zvukem, sdílení obrazovky, prezentace na displeji a mnoho dalšího.,

Jak vytvořit Týmy Setkání

1. Z kalendáře aplikace Outlook, klepněte na tlačítko Nové Týmy Setkání se nachází na Domovské Pásu karet.

Jak vytvořit WebEx Setkání

1. Pokud vaše organizace má WebEx, stáhněte a nainstalujte aplikaci Outlook integrace balíčku.,
2. Z kalendáře, najít Plán Setkání tlačítko na Domovské pásu karet

Zrušte Nepořádek a soustředit

Nepořádek funkce dozví, jak si priority své mailu, a pak vám pomůže tím, že nízkou prioritou zprávy v samostatné složce (zatímco ještě dává vám denní přehled, takže si nenechte si ujít nic). Když jste na cestách, můžete tuto schopnost také využít pomocí „zaměřené doručené pošty“ v mobilní aplikaci Outlook (pro zařízení iOS a Android).

složku clutter najdete ve vaší poštovní schránce., Najdete zde také „Ostatní“ kartu, při pohledu na složky Doručená pošta

Zde je návod, jak to funguje

• Nepořádek analyzuje vaše e-maily, a na základě vašeho chování v minulosti určuje zprávy, které jste s největší pravděpodobností ignorovat.
• poté automaticky přesune tyto zprávy do složky nazvané Clutter, abyste je mohli později zkontrolovat.,

Správa Nepořádek složky

můžete pomoci Nepořádek naučit své preference rychleji ruční přesouvání položek v nebo ven z Nepořádku složky

Přesunout z Doručené pošty, aby Nepořádek

Drag and drop e-maily z vaší schránky na nepořádek složky a aplikace Outlook bude automaticky učit přesunout tyto zprávy nepořádek složky v budoucnosti. Můžete také kliknout pravým tlačítkem myši na položku, kliknout na Přesunout – > přesunout do nepořádek.,

Přesunout z Nepořádek Doručená pošta

Něco důležitého pozemků v nepořádku složky? Žádný problém, postupujte podle kroků „přesunout z doručené pošty do nepořádek“ výše a je dobré jít. Outlook se dozví, kam tyto položky patří v budoucnu.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

Automatizujte doručenou poštu pomocí pravidel poštovní schránky

“ pravidlo je akce, kterou aplikace Outlook pro Windows automaticky spustí na příchozích nebo odchozích zprávách. Můžete si vybrat, co spouští pravidlo, stejně jako akce pravidlo trvá. Můžete například vytvořit pravidlo pro přesun všech zpráv z Správce do složky nebo pro odstranění všech zpráv pomocí „Koupit teď!“v předmětu.

pomocí pravidel můžete omezit ruční a opakující se akce potřebné ke správě e-mailových zpráv. Když zapnete pravidla, běží nepřetržitě a automaticky.,

pravidla obecně spadají do jedné ze dvou kategorií — organizace nebo oznámení. Můžete použít Průvodce pravidly, které vám pomohou navrhnout pravidla pro správu zpráv.

Průvodce pravidly obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. v dialogovém okně Pravidla a upozornění vyberte Na kartě Pravidla E-mailu nové pravidlo.
3. v Průvodci pravidly v kroku 1 Vyberte šablonu, vyberte jednu z výchozích šablon v části Zůstaňte organizovaní, Zůstaňte aktuální nebo začněte z prázdného pravidla.

zkratky

Outlook má klávesové zkratky habaděj! Úplný seznam naleznete na stránce podpory společnosti Microsoft.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Vytvořte a uložte zprávu jako šablonu a poté ji znovu použijte, když ji chcete. Nové informace lze přidat před odesláním šablony jako e-mailové zprávy.

jak vytvořit šablonu e-mailu

1. vytvořte nový e-mail a vyplňte předmět a tělo pro přípravu šablony.
2. v okně Zprávy klikněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu.
3. klikněte na Uložit jako.
4. v dialogovém okně Uložit jako v seznamu Uložit jako typ klikněte na šablonu aplikace Outlook.
5. do pole Název souboru zadejte název šablony a poté klikněte na Uložit.,

Uložit Běžně Používaná Slova

Text je opakovaně použitelný obsah, který můžete uložit a přístup znovu a znovu. Můžete uložit AutoText do galerie AutoText výběrem textu, který chcete znovu použít, klepněte na tlačítko AutoText, a potom klepněte na tlačítko Uložit výběr do galerie AutoText. Vyplněním nových informací o stavebním bloku ukládáte obsah, který uložíte, abyste mohli znovu a znovu používat.,

jak uložit& použijte obsah z Autotextu

1. Vyberte obsah v e-mailové zprávě, který chcete uložit jako opakovaně použitelný.
2. na Vložené pásce v textové skupině klikněte na rychlé části a poté klepněte na tlačítko AutoText pro přístup do galerie AutoText.
3. poté můžete požadovaný text uložit do galerie kliknutím na AutoText a poté kliknutím na Uložit výběr do galerie AutoText.
4. vyplněním nových informací o stavebním bloku se obsah uloží, aby se znovu a znovu používal.,

informujte členy projektu o kontaktních skupinách

jednou z prvních věcí, které dělám, když začínám nový projekt, je vytvoření kontaktní skupiny v aplikaci Outlook. Pokaždé, když pošlu e-mail týkající se projektu, zahrnuji skupinu a všichni jsou informováni. Protože lidé již nejsou součástí projektu, odstraňuji je ze skupiny. Je to tak jednoduché.

Jak Vytvořit Skupinu v Kontaktu

1. Jít do vašich Kontaktů aplikace Outlook.,
2. v domovské pásce klikněte na nová skupina kontaktů.
3. pojmenujte skupinu.
4. pomocí tlačítka Přidat členy přidejte členy do skupiny.
5. Po dokončení klikněte na Uložit & Zavřít.

Inteligentní vyhledávání

kontrola faktů nebo prozkoumání podmínek v e-mailech pomocí inteligentního vyhledávání. Jednoduše zvýrazněte výrazy v dokumentu a pomocí této funkce přiveďte výsledky vyhledávání z webu přímo do prostředí pro čtení nebo autorství.

podokno Insights nabízí více než jen definice., Když vyberete slovo nebo frázi, klepněte pravým tlačítkem myši je, a vyberte Inteligentní Vyhledávání, postřehy podokně se otevře s definicemi, Wiki články, a horní související vyhledávání z webu. Můžete také získat na Inteligentní Vyhledávání na Recenze > Inteligentní Vyhledávání a zadávání dotazu.

Poznámka: Pokud jste na dotykovém zařízení, poklepejte na slovo a vyberte jej a klepněte na inteligentní vyhledávání.,

Zkrotit své e-mailové schránky s Clean-up

Ohromen se snaží dosáhnout Inbox Zero? Čištění složek může pomoci.

z doručené pošty (nebo jiné složky e-mailu) vyberte domov > vyčistit. Můžete vyčistit konverzaci, vyčistit složku nebo vyčistit složku & podsložky. Outlook se automaticky přesune redundantní, číst zprávy do složky Odstraněné položky., Vyčištění složek nikdy neodstraní nepřečtené zprávy.