Microsoft Outlook ist ein persönlicher Informationsmanager von Microsoft, auf den als Teil der Microsoft Office-Suite zugegriffen werden kann. Obwohl es oft als E-Mail-Anwendung verwendet wird, enthält es auch einen Kalender, einen Task-Manager, einen Kontaktmanager, Notizen und ein Journal. Es gibt es schon seit MS-DOS und ist in den meisten Unternehmen im ganzen Land zu finden. Die neueste Variante der bekannten Suite von Microsoft, Office ProPlus, wird mit Outlook 2016 ausgeliefert.,
Diktat: Text-to-Speech
Microsoft hat ein verstecktes Juwel mit einem add-in namens Diktieren. Es wurde vom Garage-Team von Microsoft entwickelt und hat einen Zweck: Hochgenaue Sprache in Text.
Wechseln Sie zur Startseite: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ und laden Sie sie herunter, um loszulegen.
Denken Sie daran, Follow-Up
„Durch Markieren von E-Mail-Nachrichten, können Sie verfolgen antworten auf Nachrichten, die Sie senden., Sie können auch sicherstellen, dass Sie Nachrichten verfolgen, die Sie erhalten. In beiden Fällen können Sie eine Erinnerungs-Alarm.“- Microsoft
Alternativ können Sie eine E-Mail, die Sie an eine andere Person senden, mit einem „Empfänger-Follow-up-Flag“ kennzeichnen. Bei Verwendung wird die E-Mail zur Aufgabenliste des Empfängers hinzugefügt. Ich empfehle nicht, Empfänger-Follow-up-Flags zu verwenden. Sie sind nicht üblich,und kommen ein bisschen unhöflich.,
Flag eine e-mail zu erinnern sie zu folgen up
- Bevor Sie eine E-Mail senden, suchen Sie die Schaltfläche Follow-Up im Nachrichtenband.
- Wählen Sie ein Standardflag für Follow-up oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Datum/Uhrzeit und Erinnerung.,
Flags und Aufgaben aus dem Posteingang anzeigen
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, können Sie die Aufgabenleiste aktivieren, um alle Flags und Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang anzuzeigen.
- Klicken Sie im Menüband Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen Sie dann Aufgaben aus.,
Erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails für eine schnelle h2>
Das Markieren eines Elements für die Nachverfolgung ist großartig, lässt jedoch keinen Raum für Notizen oder zusätzliche Informationen. Anstatt eine E-Mail als Follow-up zu kennzeichnen, konvertieren Sie eine E-Mail in eine Aufgabe. Das Erstellen einer Aufgabe ist eine einfache Möglichkeit, Notizen und zusätzliche Informationen zur E-Mail hinzuzufügen und weiterhin in Outlook zu leben. Sie können der Aufgabe jederzeit ein Follow-up-Flag hinzufügen!,
How to Create a Task from an Email
- Drag and drop the email into the task icon. That’s it!
Organize multiple Email Chains with OneNote Integration
OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., Die Integration von OneNote in Outlook ist großartig. Sie können sich Notizen zu Besprechungen machen, E-Mails in OneNote-Notizbüchern speichern und sogar Flags aus OneNote erstellen, die in Ihrer Outlook-Aufgabenleiste angezeigt werden.
So speichern Sie E-Mails in OneNote
- Aus Ihrem Posteingang, markieren Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten.
- Klicken Sie auf das OneNote-Symbol im Home-Menüband.
- Wählen Sie aus, wo Sie die E-Mail speichern möchten.,
Sobald die E-Mail in OneNote gespeichert ist, können Sie Notizen, zusätzliche Informationen hinzufügen oder eine Checkliste erstellen. Erstellen Sie dann ein Flag von Ihrer OneNote-Seite, um es wieder in Outlook zu verpacken!
So erstellen Sie ein Outlook-Flag von einer OneNote-Seite
- Klicken Sie auf Ihrer OneNote-Seite auf den Titel.
- Öffnen Sie das Home-Menüband und klicken Sie dann auf Outlook-Aufgaben.
- Wählen Sie das Flag, das Sie verwenden möchten, und Sie sind alle gesetzt!,
Pro Tipp: Sie können fast alles in OneNote markieren, einschließlich Absätze. Ich neige dazu, diese Flaggen zu verlieren, also empfehle ich, die Flagge auf dem Titel zu behalten.
Webinar / Konferenzintegration
Wenn Sie noch kein Webkonferenztool wie Teams, Webex oder GoToMeeting verwenden, sollten Sie sofort beginnen. Diese Tools lassen sich direkt in Outlook integrieren und bieten Video – und Audiokonferenzanrufe, Bildschirmfreigabe, Display-Präsentationen und vieles mehr.,
So erstellen Sie ein Teamtreffen
- Aus Ihrem Outlook-Kalender, Klicken Sie auf Neue Teams Treffen auf dem Home-Band befindet.
So erstellen Sie ein WebEx-Meeting
- Wenn Ihre Organisation über WebEx verfügt, laden Sie das Outlook-Integrationspaket herunter und installieren Sie es.,
- Suchen Sie in Ihrem Kalender die Schaltfläche Besprechung planen im Home-Menüband
Löschen Sie das Durcheinander und bleiben Sie konzentriert
Die Durcheinanderfunktion lernt, wie Sie Ihre E-Mails priorisieren, und hilft Ihnen dann dabei, Nachrichten mit niedriger Priorität in einen separaten Ordner zu legen (während Sie weiterhin eine tägliche Zusammenfassung erhalten, damit Sie nichts verpassen). Unterwegs können Sie diese Funktion auch nutzen, indem Sie den „Fokussierten Posteingang“ in der mobilen Outlook-App (für iOS-und Android-Geräte) verwenden.
Sie finden den Ordner clutter in Ihrer Mailbox., Sie finden auch die Registerkarte“Andere“, während Sie Ihren Posteingang betrachten
So funktioniert es
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- Clutter analysiert Ihre E-Mails und bestimmt basierend auf Ihrem früheren Verhalten die Nachrichten, die Sie am wahrscheinlichsten ignorieren.
- Diese Nachrichten werden dann automatisch in einen Ordner namens Clutter verschoben, damit Sie sie später überprüfen können.,
Verwalten des Clutter-Ordners
Sie können Clutter dabei helfen, Ihre Einstellungen schneller zu lernen, indem Sie Elemente manuell in den Clutter-Ordner verschieben oder aus dem Clutter-Ordner entfernen
Vom Posteingang in den Clutter-Ordner verschieben
Ziehen Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in den Clutter-Ordner und Outlook lernt automatisch, diese Nachrichten in Zukunft in den Clutter-Ordner zu verschieben. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und auf Verschieben – > In Unordnung verschieben.,
Wechseln Sie von Clutter in den Posteingang
Etwas Wichtiges landet im clutter Ordner? Kein Problem, folgen Sie den Schritten „Von Posteingang zu Unordnung wechseln“ oben und Sie können loslegen. Outlook wird lernen, wo diese Elemente in der Zukunft gehören.,
Turning Off/On Clutter Tool
- You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
- Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,
Automatisieren Sie Ihren Posteingang mit Postfachregeln
„Eine Regel ist eine Aktion, die Outlook für Windows automatisch für eingehende oder ausgehende Nachrichten ausführt. Sie wählen aus, was die Regel auslöst und welche Aktionen die Regel ausführt. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um alle Nachrichten von Ihrem Manager in einen Ordner zu verschieben oder alle Nachrichten mit “ Jetzt kaufen!“in der Betreffzeile.
Mithilfe von Regeln können Sie manuelle und sich wiederholende Aktionen reduzieren, die zum Verwalten Ihrer E-Mail-Nachrichten erforderlich sind. Wenn Sie Regeln aktivieren, werden sie kontinuierlich und automatisch ausgeführt.,
Regeln fallen im Allgemeinen in eine von zwei Kategorien — Organisation oder Benachrichtigung. Sie können den Regelassistenten verwenden, um Regeln für die Verwaltung Ihrer Nachrichten zu entwerfen.
Der Regelassistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln.,
How to Create a Rule
- Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
- Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel.
- Wählen Sie im Regelassistenten unter Schritt 1 eine Vorlage aus, wählen Sie eine der Standardvorlagen unter Organisiert bleiben aus, bleiben Sie auf dem Laufenden oder beginnen Sie mit einer leeren Regel.
Shortcuts
Outlook hat Tastenkombinationen in Hülle und Fülle! Eine vollständige Liste finden Sie auf der Support-Seite von Microsoft.,
Frequently Used Shortcuts
Quickly Move Between Views
Email Templates
Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Verfassen und speichern Sie eine Nachricht als Vorlage und verwenden Sie sie dann wieder, wenn Sie sie möchten. Neue Informationen können hinzugefügt werden, bevor die Vorlage als E-Mail-Nachricht gesendet wird.
So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage
- Erstellen Sie eine neue E-Mail und füllen Sie den Betreff und den Text aus, um die Vorlage vorzubereiten.
- Klicken Sie im Nachrichtenfenster oben links auf die Schaltfläche Datei.
- Klicken Sie auf Speichern unter.
- Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Als Typ speichern auf Outlook-Vorlage.
- Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Vorlage ein und klicken Sie dann auf Speichern.,
Speichern Sie häufig verwendete Wörter
AutoText ist wiederverwendbarer Inhalt, den Sie immer wieder speichern und darauf zugreifen können. Sie können AutoText in der AutoText-Galerie speichern, indem Sie den Text auswählen, den Sie wiederverwenden möchten, auf AutoText klicken und dann auf Auswahl in AutoText-Galerie speichern klicken. Durch das Ausfüllen der neuen Bausteininformationen speichern Sie den Inhalt, den Sie speichern, um ihn immer wieder zu verwenden.,
So speichern Sie & Verwenden Sie Inhalte aus AutoText
- Wählen Sie den Inhalt in Ihrer E-Mail-Nachricht aus, den Sie als wiederverwendbar speichern möchten.
- Klicken Sie im Menüband Einfügen in der Textgruppe auf Quick Parts und dann auf AutoText, um auf die AutoText-Galerie zuzugreifen.
- Sie können dann Ihren gewünschten Text in der Galerie speichern, indem Sie auf AutoText klicken und dann auf Auswahl in AutoText-Galerie speichern klicken.
- Durch das Ausfüllen der neuen Bausteininformationen wird der Inhalt immer wieder zur Verwendung gespeichert.,
Halten Sie Projektmitglieder mit Kontaktgruppen auf dem Laufenden
Eines der ersten Dinge, die ich tue, wenn ich ein neues Projekt starte, ist das Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook. Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail bezüglich des Projekts sende, schließe ich die Gruppe ein und jeder wird informiert. Da die Leute nicht mehr Teil des Projekts sind, entferne ich sie aus der Gruppe. So einfach ist es.
So erstellen Sie eine Kontaktgruppe
- Gehen Sie zu Ihren Outlook-Kontakten.,
- Klicken Sie im Home-Menüband auf Neue Kontaktgruppe.
- Benennen Sie die Gruppe.
- Verwenden Sie die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen, um Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen.
Smart Lookup
Fact-check oder erkunden begriffe in ihre e-mails mit Smart Lookup. Markieren Sie einfach Begriffe in Ihrem Dokument und verwenden Sie diese Funktion, um Suchergebnisse aus dem Web direkt in Ihre Lese-oder Autorenumgebung zu bringen.
Der Bereich Insights bietet mehr als nur Definitionen., Wenn Sie ein Wort oder eine Phrase auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und Smart Lookup auswählen, wird der Insights-Bereich mit Definitionen, Wiki-Artikeln und Top-Suchanfragen aus dem Web geöffnet. Sie können auch jederzeit zu Smart Lookup gelangen, indem Sie > Smart Lookup überprüfen und dort eine Abfrage eingeben.
Hinweis: Wenn Sie sich auf einem Touch-Gerät befinden, tippen Sie doppelt auf das Wort, um es auszuwählen, und tippen Sie dann auf Smart Lookup.,
Zähmen Sie Ihren Posteingang mit Clean-up
Überwältigt versuchen zu erreichen Posteingang Null? Ordner Aufräumen helfen können.
Wählen Sie in Ihrem Posteingang (oder einem anderen E-Mail-Ordner) Home > Bereinigen. Sie können Konversation bereinigen, Ordner bereinigen oder Ordner & Unterordner bereinigen. Outlook verschiebt automatisch redundante, gelesene Nachrichten in den Ordner Gelöschte Elemente., Ordnerbereinigung wird niemals ungelesene Nachrichten entfernen.
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