13 Perspectives de Productivité & Organisation Conseils

Microsoft Outlook est un gestionnaire d’informations personnelles de Microsoft, accessible comme un morceau de la suite Microsoft Office. Bien que souvent utilisé comme application de messagerie, il intègre également un calendrier, un gestionnaire de tâches, un gestionnaire de contacts, une prise de notes et un journal. Il existe depuis MS-DOS et se trouve dans la plupart des entreprises à travers le pays. La variante la plus récente de la suite bien connue de Microsoft, Office ProPlus, est livrée avec Outlook 2016.,

dictée: synthèse vocale

Microsoft a une gemme cachée avec un complément appelé Dictate. Conçu par L’équipe Garage de Microsoft, il n’a qu’un seul objectif: une synthèse vocale très précise.

accédez à la page d’accueil: https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ et téléchargez-le pour commencer.

n’oubliez pas de Suivi

« Par le repérage de messages e-mail, vous pouvez suivre les réponses à des messages que vous envoyez., Vous pouvez également vous assurer que vous suivez les messages que vous recevez. Dans les deux cas, vous pouvez inclure une alerte de rappel.” Microsoft

Comme alternative, vous pouvez marquer un e-mail que vous envoyez à quelqu’un d’autre avec un « Destinataire suivi de drapeau ». Lorsqu’il est utilisé, l’e-mail sera ajouté à la liste des tâches du destinataire. Je ne recommande pas d’utiliser les indicateurs de suivi des destinataires. Ils ne sont pas communs, et se détachent un peu grossier.,

Drapeau un e-mail pour vous rappeler de suivi

1. Avant de vous envoyer un email, trouvez le Suivi bouton dans le Ruban du Message.
2. sélectionnez un indicateur par défaut pour le suivi ou définissez une date/heure et un rappel personnalisés.,

Afficher des Drapeaux et des Tâches à partir de la Boîte de réception

Si vous ne l’avez pas déjà, vous pouvez activer la barre des tâches pour voir tous vos drapeaux et des tâches directement à partir de votre boîte de réception.

1. dans le ruban Affichage, cliquez sur barre de tâches puis sélectionnez Tâches.,

Créer des Tâches à partir d’e-Mails pour une Rapide Prise de Note

Repérage d’un élément pour le suivi c’est bien, mais il ne veut pas laisser de place à des notes ou des informations supplémentaires. Au lieu de signaler un e-mail pour un suivi, convertissez un e-mail en tâche. Création d’une tâche est un moyen facile d’ajouter des notes et des informations supplémentaires à l’adresse courriel et continuer à vivre dans Outlook. Vous pouvez toujours ajouter un indicateur de suivi à la tâche!,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., L’intégration de OneNote dans Outlook est géniale. Vous pouvez prendre des notes sur les réunions, enregistrer des e-mails dans les blocs-notes OneNote et même créer des drapeaux à partir de OneNote pour apparaître dans votre barre de tâches Outlook.

Comment faire pour Enregistrer les e-Mails dans OneNote

1. À partir de votre Boîte de réception, mettez en surbrillance le message que vous souhaitez enregistrer.
2. cliquez sur L’icône OneNote dans le ruban Accueil.
3. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer l’e-mail.,

une Fois l’e-mail est enregistré dans OneNote, vous pouvez ajouter des notes, des informations supplémentaires ou faire une liste. Ensuite, créez un drapeau à partir de votre Page OneNote pour l’envelopper dans Outlook!

Comment Créer des Perspectives Drapeau de OneNote Page

1. De votre page OneNote, cliquez sur le titre.
2. ouvrez le ruban Accueil, puis cliquez sur tâches Outlook.
3. Sélectionnez le drapeau que vous souhaitez utiliser et vous êtes tous ensemble!,

Conseil de Pro: vous pouvez signaler à peu près n’importe quoi dans OneNote, y compris les paragraphes. J’ai tendance à perdre ces drapeaux, donc je recommande de garder le drapeau sur le titre.

intégration webinaire/conférence

Si vous n’utilisez pas déjà un outil de conférence web tel que Teams, Webex ou GoToMeeting, vous devriez commencer immédiatement. Ces outils s’intègrent directement dans Outlook et offrent des conférences téléphoniques vidéo et audio, le partage d’écran, des présentations d’affichage, et bien plus encore.,

Comment faire pour créer une Réunion des Équipes

1. À partir de votre calendrier Outlook, cliquez sur Nouvelle Réunion des Équipes situées sur le Ruban Accueil.

Comment faire pour créer une Réunion WebEx

1. Si votre organisation a WebEx, de télécharger et d’installer les Perspectives package d’intégration.,
2. dans votre calendrier, recherchez le bouton Planifier une réunion dans le ruban Accueil

effacez l’encombrement et restez concentré

la fonction encombrement apprend comment vous hiérarchisez votre courrier, puis vous aide en plaçant les messages à faible priorité dans un dossier séparé (tout en vous donnant un résumé quotidien pour ne rien manquer). Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez également profiter de cette fonctionnalité en utilisant la « boîte de réception ciblée” dans L’application mobile Outlook (pour les appareils iOS et Android).

Vous trouverez le désordre dossier dans votre boîte aux lettres., Vous trouverez également les « Autres » de l’onglet tout en regardant votre Boîte de réception

Voici comment cela fonctionne

• l’Encombrement de l’analyse de vos e-mails, et en fonction de votre comportement passé, détermine les messages que vous avez le plus de chances d’ignorer.
• Il déplace ensuite automatiquement ces messages vers un dossier appelé Clutter afin que vous puissiez les consulter plus tard.,

gestion du dossier Clutter

Vous pouvez aider Clutter à connaître vos préférences plus rapidement en déplaçant manuellement les éléments dans ou hors du dossier Clutter

passer de la boîte de réception à Clutter

faites glisser et déposez les e-mails de votre boîte de réception vers le dossier clutter et Outlook apprendra automatiquement à déplacer ces messages vers le dossier clutter à l’avenir. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’élément, cliquez sur Déplacer-> déplacer vers L’encombrement.,

Déplacement de l’Encombrement de la Boîte de réception

Quelque chose d’important terres dans le fouillis dossier? Pas de problème, suivez les étapes « passer de la boîte de réception à L’encombrement » ci-dessus et vous êtes prêt à partir. Outlook apprendra où ces éléments appartiennent à l’avenir.,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

Automatisez votre boîte de réception avec des règles de Boîte aux lettres

« Une règle est une action Qu’Outlook Pour Windows exécute automatiquement sur les messages entrants ou sortants. Vous choisissez ce qui déclenche la règle ainsi que les actions qu’elle effectue. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer tous les messages de votre gestionnaire vers un dossier ou pour supprimer tous les messages avec  » Acheter maintenant!” dans le sujet.

en utilisant des règles, vous pouvez réduire les actions manuelles et répétitives nécessaires à la gestion de vos messages électroniques. Lorsque vous activez les règles, elles s’exécutent en continu et automatiquement.,

Les règles appartiennent généralement à l’une des deux catégories suivantes: organisation ou notification. Vous pouvez utiliser l’Assistant pour vous aider à concevoir des règles pour gérer vos messages.

L’Assistant règles comprend des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées.,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. dans la boîte de dialogue Règles et alertes, dans L’onglet Règles de messagerie électronique, choisissez Nouvelle règle.
3. Dans L’Assistant règles, sous Étape 1: Sélectionnez un modèle, choisissez l’un des modèles par défaut sous rester organisé, rester à jour ou commencer à partir d’une règle vide.

raccourcis

Outlook a des touches de raccourci à gogo! Pour une liste complète consultez la page de support de Microsoft.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., Composez et enregistrez un message en tant que modèle, puis réutilisez-le quand vous le souhaitez. De nouvelles informations peuvent être ajoutées avant que le modèle ne soit envoyé sous forme de message électronique.

comment créer un modèle D’e-mail

1. créez un nouvel e-mail et remplissez le sujet et le corps pour préparer le modèle.
2. dans la fenêtre message, cliquez sur le bouton fichier dans le coin supérieur gauche.
3. Cliquez sur Enregistrer sous.
4. dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type Enregistrer sous, cliquez sur Modèle Outlook.
5. Dans la zone nom de Fichier, saisissez un nom pour votre modèle, puis cliquez sur Enregistrer.,

Magasin de Mots Couramment Utilisés

la fonction Insertion automatique de contenu réutilisable, que vous pouvez stocker et accéder à encore et encore. Vous pouvez enregistrer AutoText dans la galerie AutoText en sélectionnant le texte que vous souhaitez réutiliser, cliquez sur AutoText, puis cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie AutoText. En remplissant les nouvelles informations du bloc de construction, vous stockez le contenu que vous enregistrez pour l’utiliser encore et encore.,

Comment enregistrer& utiliser le contenu de L’AutoTexte

1. sélectionnez le contenu de votre e-mail que vous souhaitez stocker comme réutilisable.
2. dans le ruban insérer dans le groupe Texte, cliquez sur parties rapides, puis sur Texte automatique pour accéder à la galerie de texte automatique.
3. Vous pouvez ensuite enregistrer le texte souhaité dans la galerie en cliquant sur AutoText, puis sur Enregistrer la sélection dans la galerie AutoText.
4. En remplissant les nouvelles informations du bloc de construction, le contenu est stocké pour être utilisé encore et encore.,

tenir les membres du projet informés avec les groupes de Contact

l’une des premières choses que je fais lorsque je démarre un nouveau projet est de créer un groupe de contact dans Outlook. Chaque fois que j’envoie un e-mail concernant le projet, j’inclus le groupe et tout le monde est informé. Comme les gens ne font plus partie du projet, je les supprimer du groupe. C’est aussi simple que cela.

Comment faire pour Créer un Groupe de Contact

1. Accédez à vos Contacts Outlook.,
2. dans le ruban Accueil, cliquez sur Nouveau groupe de contacts.
3. le Nom du groupe.
4. Utilisez le bouton Ajouter des Membres pour ajouter des membres au groupe.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer & Fermer.

Smart Lookup

vérifiez les faits ou explorez les Termes dans vos e-mails avec Smart Lookup. Mettez simplement en surbrillance les termes de votre document et utilisez cette fonctionnalité pour afficher les résultats de recherche sur le web directement dans votre environnement de lecture ou de création.

le volet Insights offre plus que de simples définitions., Lorsque vous sélectionnez un mot ou une phrase, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Recherche intelligente, le volet insights s’ouvre avec les définitions, les articles Wiki et les principales recherches connexes sur le web. Vous pouvez également accéder à Smart Lookup à tout moment en allant dans Review > Smart Lookup et en y entrant une requête.

Remarque: Si vous êtes sur un appareil tactile, appuyez deux fois sur le mot pour le sélectionner, puis appuyez sur Recherche intelligente.,

Apprivoiser votre boîte de réception avec le Nettoyage

Accablé d’essayer d’atteindre la Boîte de réception de Zéro? Le nettoyage des dossiers peut aider.

dans votre boîte de réception (ou tout autre dossier de messagerie), sélectionnez Home> nettoyer. Vous pouvez nettoyer la Conversation, nettoyer le dossier ou nettoyer le dossier & sous-dossiers. Outlook se déplace automatiquement redondant, lire les messages dans le dossier Éléments supprimés., Le nettoyage des dossiers ne supprimera jamais les messages non lus.