13Outlookの生産性と組織のヒント

Microsoft Outlookは、Microsoft Officeスイートの一部としてアクセス可能なMicrosoftの個人情報マネージャです。 ものとしてしばしば用いられるメールを利用するため、同様に組み込みカレンダ、タスクマネージャー接触長、何か不都合なことが起こった。 それはMS-DOS以来の周りされているし、全国のほとんどの企業で発見されています。 Microsoftのよく知られているスイート、Office ProPlusの最新の変種は、Outlook2016にパッケージ化されています。,

Dictation:Text to Speech

Microsoftには、Dictateというアドインがある隠された宝石があります。 設計のマイクロソフトのガレージチームで一目的：高精度音声ドキュメントをpdf、

ホームページにポップオーバー：https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/開始するためにダウンロードしてください。

フォローアップすることを忘れないでください

“電子メールメッセージにフラグを立てることにより、送信したメッセージに対する応答を追跡できます。, また、受信したメッセージをフォローアップすることもできます。 いずれの場合も含めることができ、リマインダの警戒態勢にあるからです。”-マイクロソフト

代替として、あなたは”受信者のフォローアップフラグ”で他の誰かに送信する電子メールにフラグを立てることができます。 使用すると、電子メールは受信者のタスクリストに追加されます。 受信者フォローアップフラグの使用はお勧めしません。 彼らは一般的ではないし、少し失礼なオフに来る。,

フォローアップすることを思い出させるために電子メールにフラグを立てます

1. メールを送信する前に、メッセージリボンで[フォローアップ]ボタンを見つけます。
2. フォローアップのデフォルトのフラグを選択するか、カスタムの日付/時刻とリマインダーを設定します。,

受信トレイからフラグとタスクを表示

まだ行っていない場合は、to-doバーを有効にして、受信トレイからすべてのフラグとタスクを直接表示できます。

1. 表示リボンからTo-Doバーをクリックし、タスクを選択します。,

迅速なメモを取るための電子メールからタスクを作成します

フォローアップのための項目にフラグを立てることは素晴らしいですが、メモや追加情報の余地はありません。 の代わりに低迷するメールをフォローアップの変換できるメールをしています。 タスクを作成すると、電子メールにメモや追加情報を追加し、Outlookで生き続けるための簡単な方法です。 あなたはいつでもタスクにフォローアップフラグを追加することが,

How to Create a Task from an Email

1. Drag and drop the email into the task icon. That’s it!

Organize multiple Email Chains with OneNote Integration

OneNote is a free-flowing place to organize your information in one easy place., OneNoteのOutlookへの統合は素晴らしいです。 会議でメモを取ったり、OneNoteノートブックに電子メールを保存したり、OneNoteからフラグを作成してOutlookのTo-Doバーに表示することもできます。

OneNoteでメールを保存する方法

1. 受信トレイから、保存するメールを強調表示します。
2. ホームリボンのOneNoteアイコンをクリックします。
3. メールを保存する場所を選択します。,

電子メールがOneNoteに保存されたら、メモ、追加情報を追加したり、チェックリストを作成したりできます。 次に、OneNoteページからフラグを作成してOutlookにラップします。

OneNoteページからOutlookフラグを作成する方法

1. Onenoteページからタイトルをクリックします。
2. ホームリボンを開き、Outlookタスクをクリックします。
3. 使用するフラグを選択すると、すべて設定されています！,

プロのヒント：あなたは段落を含むOneNoteのちょうど約何でもフラグを立てることができます。 私はこれらの旗を失いがちである従って私はタイトルの旗を保つことを推薦する

Webinar/Conferencing Integration

Teams、Webex、GoToMeetingなどのweb会議ツールをまだ使用していない場合は、すぐに開始する必要があります。 これらのツールは、Outlookに直接統合し、ビデオおよび音声会議通話、画面共有、ディスプレイプレゼンテーションなどを提供します。,

チームミーティングを作成する方法

1. あなたのoutlookの予定表、ホームリボンにある新しいチーム会議をクリックします。

インストールの作成方法にWebEx Meeting

1. 組織の場合は、WebExダウンロードとインストール済の統合パッケージです。,
2. あなたのカレンダーから、ホームリボンで会議のスケジュールボタンを見つけます

クラッタをクリアし、集中し続けます

クラッタ機能は、あなたのメール 外出先では、Outlook mobileアプリ（iOSおよびAndroidデバイス用）の”フォーカスされた受信トレイ”を使用して、この機能を利用することもできます。

メールボックスにクラッタフォルダがあります。, 受信トレイを見ながら”その他”タブも見つかります

これがどのように機能するかです

• clutterはあなたの電子メールを分析し、あなたの過去の行動に基づいて、あなたが無視する可能性が最も高いメッセージを決定します。
• その後、これらのメッセージを自動的にClutterというフォルダに移動し、後で確認できるようにします。,

クラッタフォルダの管理

クラッタフォルダの中または外にアイテムを手動で移動することで、クラッタフォルダの設定をより速く学ぶことができます

受信トレイからクラッタに移動

受信トレイからクラッタフォルダに電子メールをドラッグアンドドロップすると、Outlookはそれらのメッセージをクラッタフォルダに自動的に移動するようになります。 また、アイテムを右クリックして移動をクリックすることもできます->クラッタに移動します。,

クラッタフォルダ内の何か重要な土地を受信トレイにクラッタから移動しますか？ いいえ問題は、”受信トレイからクラッタに移動”上記の手順に従ってください、あなたは行ってもいいです。 Outlookは、これらの項目が将来どこに属するかを学習します。,

Turning Off/On Clutter Tool

• You can turn Clutter off/on by signing into your Outlook on the web account, navigate to Settings > Options > Mail > Automatic processing > Clutter.
• Focused Inbox can be disabled in the Outlook mobile app for iOS and Android in settings.,

メールボックスルールで受信トレイを自動化

“ルールは、受信または送信メッセージに対してOutlook for Windowsが自動的に実行されるアクションです。 ルールをトリガーするものと、ルールが実行するアクションを選択します。 たとえば、すべてのメッセージをマネージャーからフォルダーに移動したり、”今すぐ購入！”主題で。

ルールを使用することで、電子メールメッセージの管理に必要な手動および反復的な操作を減らすことができます。 ルールをオンにすると、ルールは継続的かつ自動的に実行されます。,

ルールは一般に、組織または通知のいずれかに分類されます。 ルールウィザードを使用すると、メッセージを管理するルールを設計できます。

ルールウィザードには、最も頻繁に使用されるルールのテンプレートが含まれ,

How to Create a Rule

1. Choose Rules > Manage Rules & Alerts from the ribbon or choose the File tab and then choose Manage Rules & Alerts.,
2. ルールとアラートダイアログボックスの電子メールルールタブで、新しいルールを選択します。
3. ルールウィザードの”ステップ1:テンプレートの選択”で、”整理”、”最新の状態に保つ”、または”空白のルールから開始”のいずれかのデフォルトテンプレートを選択します。

ショートカット

Outlookにはショートカットキーが豊富にあります！ のための完全なリストをチェックMicrosoftのサポートページ.,

Frequently Used Shortcuts

Quickly Move Between Views

Email Templates

Use email templates to send messages that include information that infrequently changes from message to message., メッセージを作成してテンプレートとして保存し、必要に応じて再利用します。 新規情報を追加する前のテンプレートとして出力されまメールメッセージ。

メールテンプレートを作成する方法

1. 新しいメールを作成し、件名と本文を入力してテンプレートを準備します。
2. メッセージウィンドウで、左上隅のファイルボタンをクリックします。
3. 名前を付けて保存をクリックします。
4. 名前を付けて保存ダイアログボックスの種類リストで、Outlookテンプレートをクリックします。
5. [ファイル名]ボックスにテンプレートの名前を入力し、[保存]をクリックします。,

一般的に使用される単語を格納します

定型句は、何度も何度も保存してアクセスできる再利用可能なコンテンツです。 定型句を定型句ギャラリーに保存するには、再利用するテキストを選択し、定型句をクリックしてから、定型句ギャラリーに選択範囲を保存をクリックし 新しいビルディングブロック情報を入力することにより、保存したコンテンツを保存して何度も使用します。,

保存方法&定型句からコンテンツを使用する

1. 再利用可能として保存するメールメッセージのコンテンツを選択します。
2. テキストグループの挿入リボンで、クイックパーツをクリックし、定型句をクリックして定型句ギャラリーにアクセスします。
3. 次に、定型句をクリックして目的のテキストをギャラリーに保存し、[選択範囲を定型句ギャラリーに保存Save Selection to AutoText Gallery]をクリックします。
4. 新しいビルディングブロック情報を入力することにより、コンテンツは何度も何度も使用するように格納される。,

プロジェクトメンバーに連絡先グループを知らせる

新しいプロジェクトを開始するときに最初に行うことの一つは、Outlookで連絡先グループ 私がプロジェクトに関する電子メールを送る度に私はグループを含み、皆は知らされる。 として、プロジェクトIから取り除く。 それは簡単です。

連絡先グループを作成する方法

1. Outlookの連絡先に移動します—–,
2. ホームリボンで、新規連絡先グループをクリックします。
3. グループに名前を付けます。
4. メンバーの追加ボタンを使用して、グループにメンバーを追加します。
5. 終了したら、保存をクリックします&閉じます。li>

スマートルックアップ

スマートルックアップでメール内の用語をファクトチェックまたは探索します。 単に表面に文書では、この機能を利用しく検索結果には、ウェブから右へお読みまたはオーサリング環境です。

Insightsペインには、単なる定義以上のものがあります。, 単語または語句を選択し、右クリックしてスマートルックアップを選択すると、インサイトペインが開き、定義、Wiki記事、およびwebからの上位の関連検索が また、>スマートルックアップを確認し、そこにクエリを入力することで、いつでもスマートルックアップにアクセスできます。

メモ:タッチデバイスを使用している場合は、単語をダブルタップして選択し、スマートルックアップをタップします。,

受信トレイをクリーンアップで飼いならす

受信トレイゼロを達成？ フォルダークリーンアップできます。

受信トレイ（またはその他のメールフォルダ）から、Home>クリーンアップを選択します。 会話のクリーンアップ、フォルダのクリーンアップ、またはフォルダのクリーンアップ&サブフォルダをクリーンアップできます。 先行きに自動的に移動冗長化された、読みのメッセージに削除済みアイテムのフォルダにまとめた。, フォルダークリーンな除去の未読メッセージ