Se trabalhou durante algum tempo no lado do vendedor de uma empresa B2B, provavelmente está acostumado a receber RFPs de clientes interessados em seus produtos e serviços. Abreviatura de “pedido de proposta”, um PFR é um documento que uma empresa em busca de serviços de nível empresarial pode usar para obter uma visão geral das ofertas e custos de vários fornecedores ao mesmo tempo. Se um fornecedor participa de um PFR, ele responde a uma série de perguntas sobre os produtos, serviços, metodologia e custos que irão atender às necessidades da empresa.,
dado o grande papel que o PFR desempenha no software empresarial, não deve ser surpreendente que muitos de nós tenham fortes sentimentos sobre como eles devem ser estruturados. Alguns meses atrás, meu colega Chris escreveu um artigo argumentando que muitas empresas estão “recebendo o processo RFP errado.”Ao não realizar a devida diligência suficiente antes de enviar o PFR, ele escreveu, uma empresa está alienando os próprios vendedores que poderiam melhor atender suas necessidades.,
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outro problema que atormenta o atual PFR é que, em muitos casos, não é um PFR de todo. Tornou-se um termo que se aplica a RFPs, RFIs e RFQs., Todos os três têm certas características em comum, mas cada um tem distinções claras, e compreender essas distinções irá melhorar muito o seu processo de seleção à medida que você Busca por um fornecedor. Aqui está um resumo das distinções e orientações de cada documento sobre quando você deve usá-lo:
RFI
diminutivo de “pedido de informações”, o RFI é realmente um documento preliminar usado por empresas que não entendem o mercado em que estão prestes a entrar., No caso de uma empresa que procura um CRM, por exemplo, ele usaria um RFI se não tivesse experiência prévia com CRM e quisesse obter um entendimento sobre a gama de opções no espaço CRM.
porque o RFI é mais um documento de busca de fatos, você vai querer fazer perguntas abertas, aquelas que permitem ao fornecedor falar sobre sua gama completa de ofertas. Normalmente, a RFI indicará os grandes desafios de negócios que você está tendo, e então o fornecedor pode adaptar a sua resposta no contexto desses desafios., Muitas vezes, o fornecedor irá explicar a sua posição no mercado (por exemplo, em que indústrias se especializa), como ele licencia seu produto, e que outras taxas você pode esperar.
RFP
an RFP, “Request for Proposal”, é um documento que pede aos vendedores para propor soluções para os problemas de um cliente ou requisitos de Negócio. Um PFR é geralmente o que segue um RFI; na verdade, é raro que uma empresa Vá de um RFI para um RFQ (por razões que se tornarão claras abaixo)., Um PFR deve conter muito mais especificidade em termos do que as necessidades de uma empresa são, delineando os objetivos de negócio para o projeto e identificando Requisitos específicos que são necessários para o trabalho que está sendo solicitado. A chave para este documento é que há detalhes suficientes para dar aos vendedores o contexto que eles precisam para propor uma solução válida, mas ainda precisa permitir suficiente margem de manobra para que os vendedores apliquem a criatividade e as melhores práticas para atender a essas necessidades.,
RFQ
abreviatura de” pedido de cotação”, A RFQ é um documento ainda mais detalhado que perfila até as especificações exatas exigidas pela empresa. Em uma situação em que um RFQ é usado para um projeto de software b2b, a empresa sabe o suficiente sobre seu sistema atual e exatamente como ele quer mudá-lo ou melhorá-lo no futuro.,
Ao contrário do RFP, que permite a flexibilidade do fornecedor para sugerir soluções criativas para o problema, uma empresa implantando um RFQ não está à procura de criatividade, mas sim para o fornecedor para implantar o software usando especificações pré-determinadas. Tipicamente, o RFQ contém uma tabela que lista cada requisito e, em seguida, pede ao fornecedor para avaliar a sua capacidade de atender esse requisito., O fornecedor então irá especificar se ele pode cumprir o requisito fora da caixa, se ele vai exigir alguma configuração, se ele vai exigir algum código personalizado, ou se ele vai exigir alavancar um fornecedor de terceiros.qual é o melhor?
como vendedor, chego a esta questão com certas distorções, mas prefiro a rota RFI-RFP ao contrário de uma RFQ. Por quê? Normalmente, os clientes que vêm até nós com um RFQ tendem a ser de mente fechada em sua abordagem., Porque você não está se abrindo à criatividade e ao conhecimento institucional acumulado do Fornecedor, você está basicamente sinalizando que você não quer aprender nada de novo, nem quer se abrir a novas abordagens.
Na minha experiência de muitos clientes, por engano, o nome do RFQ como uma RFP, mas quando você vai para responder você não tem permissão para “propor” uma variedade de soluções e ter conversas posteriores sobre sua proposta de opções, qual é a finalidade de uma RFP., Nestes casos, você é simplesmente solicitado a preencher uma lista de requisitos e dar custos detalhados para cada item de linha, que por sua definição é simplesmente um RFQ. Um RFQ é apropriado para um projeto no qual você está adicionando ou aumentando um sistema existente. Acredito que esta abordagem é inadequada para um projeto no qual você está planejando implementar um sistema inteiramente novo, pois você pode facilmente cair na armadilha de pedir que os vendedores lhe forneçam um sistema que faça exatamente o que seu sistema atual faz., Se for esse o caso, então você precisa dar uma olhada dura por que você está implementando um novo sistema em primeiro lugar e se certificar de que seus objetivos de Negócio estão em linha com seus objetivos de projeto.
normalmente, você está procurando implementar um novo sistema porque o que você está usando hoje não atende às suas necessidades. Se esse for realmente o caso, como você pode saber que sistemas lá fora vão atender às suas necessidades, a menos que você dê aos fornecedores a flexibilidade para discutir seus processos de negócios atuais de forma colaborativa?, Se você simplesmente colocar uma lista detalhada de necessidades, com base no que você faz hoje, você vai obter respostas em que os fornecedores de tentar encaixar suas soluções para atender a essa lista e perder a oportunidade de realmente mudar o seu negócio para melhor.
a mentalidade RFQ, em suma, minimiza algumas das mudanças positivas que você pode ver em seus processos de negócio como um todo. E fechar os olhos à mudança é o caminho mais rápido para a obsolescência de uma empresa.você está pronto para levar o seu negócio para o próximo nível com tecnologia de CRM de ponta? Vá aqui para saber mais.
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