pierwsze kroki w kierunku outsourcingu mogą być czasochłonne, ale zastanawianie się, jak zbudować swój biznes z pomocą zewnętrznych specjalistów, może zaoferować większą wydajność i ekonomię skali., „Postępowi przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z niepowstrzymanej mocy outsourcingu, aby poradzić sobie z aspektami ich działalności, które są niezbędne, ale po prostu nie mają sensu, aby radzić sobie osobiście”, mówi David Walsh, przedsiębiorca i autor Source Control, e-book na temat efektywnego outsourcingu małych firm. „Małe firmy, powiększone o globalną pulę kapitału ludzkiego, mogą konkurować bezpośrednio z największymi graczami w swojej przestrzeni i wygrywać.”
Kiedy zlecić outsourcing
dla każdej firmy odpowiedni czas na outsourcing jest inny., Niektóre firmy mają wewnętrzny personel do obsługi codziennych czynności, ale mogą potrzebować pomocy z zewnątrz, aby podjąć nowe projekty, które nie wymagają innego pełnoetatowego pracownika. Kiedy ty i Twoi obecni pracownicy nie jesteście w stanie zarządzać codzienną działalnością firmy i budować ją w zadowalający sposób, może być czas na rozważenie outsourcingu. Dla Tonyi Thomas, prezes Small Office Assistant, odpowiedni moment był moment, kiedy zdała sobie sprawę, że chociaż chce, aby jej biznes się rozwijał, nie miała czasu, aby kontynuować ten wzrost.,
„na początku czułem, że jestem jedyną osobą, która może wykonywać pracę efektywnie; chciałem mieć kontrolę nad wszystkim”, mówi Thomas. „Ale chciałem, aby mój biznes się rozwijał i aby to zrobić, musiałem odpuścić i zacząć delegować.”Odpuszczanie się opłaciło się: w pierwszym roku, w którym zaczęła korzystać z kontrahentów, aby pomóc w przenoszeniu jej obciążenia pracą, Thomas podwoił przychody firmy.
dla bardzo małych firm Sparks od samego początku poleca outsourcing. Sugeruje rozpoczęcie pracy z księgowym i wirtualnym asystentem, a następnie rozwój zespołu., We własnej firmie Sparks zatrudnia teraz Wirtualnego księgowego, projektanta stron internetowych, pisarza duchów, grafika, asystenta wykonawczego i kierownika projektu.
Co zlecić Na Zewnątrz
możliwe, że zlecasz już niektóre zadania biznesowe, takie jak administrowanie listą płac lub sprawdzanie przeszłości i spraw karnych w celu zatrudnienia. W dzisiejszych czasach prawie każde zadanie można zlecić na zewnątrz, a tak wielu wykwalifikowanych specjalistów opuszcza korporacyjny świat, aby pracować jako freelancerzy lub wykonawcy. Jednak tylko dlatego, że możesz zlecić zadanie na zewnątrz, nie oznacza, że powinieneś.,
„nie zlecaj czegoś tylko dlatego, że nie chcesz tego robić” – mówi Jim Lanzalotto, dyrektor w Scanlon Louis, firmie zajmującej się marketingiem i strategicznym outsourcingiem. „Czasami są rzeczy, których nie chcesz robić, ale są one ważne dla twojej podstawowej działalności.”
zanim wybierzesz zadania, które możesz wykonać, przyjrzyj się swojej firmie i określ swoje mocne strony i wartości., „Małe firmy muszą zidentyfikować swoje podstawowe kompetencje i możliwości i skupić się na własnych R& D, zarządzanie talentami i zasobami na bycie najlepszym w swojej branży”, mówi Marc Resnick, Ph.D., konsultant ds. małych przedsiębiorstw i dyrektor Instytutu Innowacji technologicznych na Florida International University. „Outsourcing jakiegokolwiek aspektu byłby wielkim błędem, ponieważ przestaliby oferować wszystko, czego ich klienci nie mogliby uzyskać gdzie indziej., Tak więc mała firma, która koncentruje się na projektowaniu produktu, nie powinna zlecać Na Zewnątrz niczego związanego z rozwijaniem swoich wewnętrznych talentów projektowych lub ich działań projektowych. Ale powinni zbadać wszystkie możliwości outsourcingu procesów stycznych, takich jak usługi płacowe, IT i tak dalej.”
rodzaje zadań, które najlepiej zlecać Na Zewnątrz, dzielą się na trzy ogólne kategorie, według Gregga Landersa, dyrektora ds. zarządzania wzrostem w CBIZ MHM, ósmym co do wielkości dostawcą usług księgowych i biznesowych w kraju. Należą do nich:
- wysoko wykwalifikowana lub wykonawcza wiedza specjalistyczna., Na przykład może nie trzeba płacić wynagrodzenia dyrektora finansowego, ale możesz mieć osobę na poziomie Dyrektora Finansowego, która przychodzi kilka razy w miesiącu, aby dostarczyć analizę finansową i upewnić się, że księgowy dobrze obsługuje księgi, mówi Landers.
- bardzo powtarzalne zadania. Rachunki do zapłaty, wprowadzanie danych i inwentaryzacja wysyłkowa mogą należeć do tej kategorii.
- specjalistyczna wiedza. „Przykładem może być Obsługa informatyczna systemu księgowego lub sieci” – mówi Landers., „Możesz nie być w stanie sobie pozwolić lub potrzebować pełnoetatowej osoby IT, A łatwiej jest zmienić się na dostawcę outsourcingowego z odpowiednim zestawem umiejętności, ponieważ twoje potrzeby IT ulegną zmianie.”
Related: 8 Great time-Tracking Apps for Freelancers
Finding the Right Contractors
zanim oddasz lejce, upewnij się, że pracujesz z właściwym partnerem. Podczas gdy technologia sprawia, że o wiele łatwiej niż kiedyś było znaleźć zdolnych, niezawodnych dostawców outsourcingu, proces selekcji jest nadal niezwykle ważny., Dobrym miejscem startowym jest twoja własna sieć; zapytaj innych właścicieli firm lub swojego księgowego, prawnika lub bankiera, czy mogą polecić dostawcę oferującego potrzebne usługi. Sieci Online, takie jak LinkedIn i Twitter, ułatwiają rozszerzanie sieci osobistych i proszenie o rekomendacje.
W przypadku braku dobrej rekomendacji od przyjaciela lub znajomego, istnieją inne opcje. Thomas zlokalizował dostawców outsourcingu, umieszczając reklamy na stronie internetowej work-at-home i składając wnioski o propozycje do profesjonalnych organizacji handlowych., Lanzalotto twierdzi, że podczas gdy lokalne izby handlowe zazwyczaj nie mogą polecić jednego dostawcy nad innym, stowarzyszenie zawodowe lub grupa handlowa często poleci odpowiedniego partnera dla Twoich potrzeb.
wiele usług online, takich jak Odesk, BidModo i eLance, służy jako wirtualne rynki dla wykonawców i właścicieli firm, aby nawiązać i nawiązać relacje robocze. Jack Groetzinger, współzałożyciel SeatGeek.,com, firma z siedzibą na Manhattanie, która prognozuje ceny biletów na Wydarzenia sportowe i muzyczne, regularnie współpracuje z wykonawcami za pośrednictwem oDesk w celu gromadzenia zdjęć i zbierania danych o cenach biletów. Wraz z siedmioosobowym personelem w pełnym wymiarze czasu, SeatGeek współpracuje teraz z wykonawcami rozproszonymi z Filipin do Pine Bluff, Ark. i Aurora, Colo. Zatrudniając freelancerów, Groetzinger mówi, że najbardziej zwraca uwagę na opinie, które otrzymali od innych pracodawców.,
„znalezienie odpowiedniego dostawcy oznacza dostęp do właściwych informacji o potencjalnych kontrahentach”, mówi Zack Fuentes, dyrektor generalny BidModo. Witryny outsourcingowe zazwyczaj pozwalają zobaczyć, jak poprzedni klienci oceniali pracę potencjalnych dostawców, a także szczegółowe profile dostawców.
niezależnie od tego, czy korzystasz z internetowego rynku, osobistego polecenia, czy spersonalizowanego konsultanta dobierania graczy, kluczem do zidentyfikowania WŁAŚCIWEGO wykonawcy jest dokładnie wiedzieć, czego szukasz.,
„najpierw określ, jakie wskaźniki wydajności są ważne dla każdego zadania, które chcesz zlecić na zewnątrz”, mówi Resnick. „Niektórzy dostawcy usług outsourcingowych koncentrują się na szybkości kosztem jakości lub odwrotnie. Jest to w porządku, o ile istnieje dobry mecz między tym, czego chce mała firma, a tym, w czym specjalizuje się. Ale wiele małych firm nie zdaje sobie sprawy, że istnieją duże różnice między dostawcami usług outsourcingowych i wybrać złe. Niezbędna jest otwarta i jasna rozmowa z potencjalnymi wykonawcami dotycząca tych kluczowych wskaźników wydajności.,”
dotyczy: 10 usług fakturowania on-line dla właścicieli małych firm
sprawne działanie
Po znalezieniu dostawcy Twoja praca jeszcze się nie skończyła. Nawet po sprawdzeniu referencji „Nie bój się poświęcić trochę więcej czasu na stworzenie konkretnego kontraktu, który dokładnie określa oczekiwane wyniki”, mówi Resnick. „Wykorzystaj zachęty, aby zmotywować outsourcera do skupienia się na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze, a nie na własnych preferencjach lub założeniach dotyczących tego, czego chcesz.,”
jasno przedstawiaj swoje oczekiwania i kroki zawarte w pracy; nigdy nie zakładaj, że wykonawcy myślą o tym, co myślisz. „Kiedy pojawia się problem , często jestem winny, ponieważ moje instrukcje mogły nie być wystarczająco jasne”, mówi Jeremy Belcher, właściciel FoxyMelody.com, który zatrudnił wielu kontrahentów za pośrednictwem eLance. „Bardzo ważne jest, aby wymagania i oczekiwania zostały określone na początku i aby nic nie pozostało do założenia.,”
nawet jeśli jasno określisz swoje oczekiwania,” po stronie dostawcy będzie krzywa uczenia się ” – dodaje Belcher. „Trzymaj się. Dostawca będzie lepszy, a Ty będziesz miał swobodę skupienia się na ważniejszych zadaniach.”
twoim ostatecznym obowiązkiem jako skutecznego outsourcera jest wycofanie się, zrzeczenie się kontroli i umożliwienie nowym członkom zespołu wykonywania pracy, do której ich zatrudniłeś. „Potrzebujesz pewnej miary zaufania” – mówi Resnick., „Jeśli zamierzasz mikromanażować cały twój outsourcing, oszczędności w zarządzaniu uwagi i czasu, który jest cały punkt outsourcingu jest stracony.”
Jeśli jesteś przyzwyczajony do robienia wszystkiego samemu, rozważ powierzenie zarządzania relacjami outsourcingowymi innemu członkowi zespołu zarządzającego, co według Resnicka może pomóc ci odpuścić.
„nie chodzi tu o logistykę, a tylko o sposób myślenia” – dodaje Walsh. „Wielu właścicieli jest dumnych z tego, że świat spoczywa na ich barkach, a cała organizacja jest pogrzebana w ich umyśle., Wiedza o swojej firmie ma kluczowe znaczenie, ale utrzymanie się niezbędnym jest lekkomyślne i nie skalowalne. Zdaj sobie sprawę, że usunięcie siebie z działalności na niskim poziomie jest najmądrzejszą inwestycją, jaką możesz dokonać w długoterminowym sukcesie Twojej firmy.”
ważenie kosztów a korzyści
liczenie kosztów
więc czego możesz oczekiwać od wykonawcy za to, że pozwoli Ci wznieść się ponad codzienne zadania i zbudować lepszy biznes? Zależy to od rodzaju pracy, którą kupujesz, poziomu umiejętności i lokalizacji dostawcy oraz własnych preferencji.,
na przykład, Groetzinger SeatGeek mówi, że za pośrednictwem internetowych stron wynajmu można znaleźć wykonawców w krajach rozwijających się, którzy będą pracować za mniej niż $1 za godzinę. Podczas gdy wykonawcy z siedzibą w USA będą prawdopodobnie wymagać wyższych opłat, mogą być niższe na obszarach wiejskich niż w metropoliach, gdzie koszty utrzymania są większe.
„’dostajesz to, za co płacisz' jest prawdą, gdziekolwiek jesteś na świecie,” mówi Walsh. „Zawsze płać komuś tyle, ile jest wart, niezależnie od lokalizacji, ale uwzględniaj i wykorzystuj różnice walutowe, które często działają na Twoją korzyść. wartość wyników w ciągu godzin., Jeśli nie uzyskasz potrzebnego wyniku, nie ma znaczenia, ile czasu twój wykonawca spędził po drodze. Podczas oceny nowych dostawców rozważaj odrębne umowy oparte na zadaniach i przejdź do ustalonego kosztu, gdy będziesz mieć pewność, że ich zdolność do konsekwentnej realizacji.”
sprostanie wyzwaniom
o ile outsourcing może przynieść ogromne korzyści małej firmie, to nie bez wyzwań. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z dostawcami offshore, bariery językowe i strefy czasowe mogą być trudne do pokonania., Jednak Walsh mówi, że skupienie się na uczynieniu własnej komunikacji jasną może pomóc przezwyciężyć zamieszanie dla tych, którzy nie są rodzimymi użytkownikami języka angielskiego. „Strefy czasowe stwarzają więcej możliwości niż niedogodności, ponieważ możesz wydłużyć swoje produktywne godziny, przekazując zadania komuś w ciągu dnia pracy”, mówi Walsh. „Przypisać zadanie w nocy, i obudzić się, aby znaleźć go kompletne i czeka na Ciebie.”
podobnie jak w przypadku zatrudniania nowego pracownika, istnieje ryzyko związane z bezpieczeństwem przy przekazywaniu zadań zleceniodawcy., „Wyzwaniem jest bezpieczne outsourcing funkcjonalności w sposób, który nie naraża danych osobowych pracowników ani danych klientów”, mówi Jonathan Gossels, prezes SystemExperts, firmy konsultingowej zajmującej się bezpieczeństwem i zgodnością.
jeśli kontrahenci przetwarzają dane kart kredytowych, Gossels zaleca zapoznanie się ze standardowym oświadczeniem o bezpieczeństwie danych w branży kart płatniczych; jeśli przetwarzają informacje o zdrowiu lub korzyściach, zapoznaj się z oświadczeniem o zgodności z HIPAA. Aby poznać ogólne zasady i praktyki bezpieczeństwa wykonawcy, zapoznaj się z jego oświadczeniem o zgodności z normą ISO 27002.,
„najważniejszym krokiem, który właściciel firmy może podjąć w celu ochrony swoich danych, jest zapewnienie dostawcy usług zewnętrznych absolutnego minimum danych niezbędnych do wykonywania jego pracy”, mówi Gossels.
Thomas Asystent małego biura odkrył znaczenie ochrony danych klientów, gdy jeden z jej zakontraktowanych wirtualnych asystentów ukradł klienta Thomas dla jej własnego biznesu wirtualnego asystenta., Teraz, zamiast pracować bezpośrednio z klientami, wykonawcy Thomas komunikują się z nimi anonimowo za pośrednictwem systemu online firmy, a sama Thomas służy jako jedyny kontakt z klientem.
czerpanie korzyści
chociaż istnieje ryzyko, outsourcing ostatecznie oferuje właścicielom firm ogromne korzyści. Proces ten pozwala zbudować zespół wykwalifikowanych specjalistów bez ponoszenia kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i uniknąć zagłębiania się w zadania, które można wykonać bez twojej uwagi-mówi Sparks., To niedroga, sprawdzona strategia rozwoju firmy bez pozwalania jej przejąć twoje życie.
„przekazanie pracy zmusza cię do obiektywnego, bezwzględnego i systematycznego rozważania swoich działań i kroków podejmowanych w celu ich wykonania” – mówi Walsh. „Zdefiniowanie procesu eliminuje nieefektywność.”
Leave a Reply