prendre les premiers pas vers l’externalisation peut prendre du temps, mais trouver comment construire votre entreprise avec l’aide de professionnels externes peut offrir une efficacité accrue et des économies d’échelle., « Les entrepreneurs progressistes réalisent le pouvoir imparable de l’externalisation pour gérer des aspects de leur entreprise qui sont essentiels mais qui n’ont tout simplement pas de sens pour eux », explique David Walsh, entrepreneur et auteur de Source Control, un livre électronique sur l’externalisation efficace des petites entreprises. « Les petites entreprises, renforcées par un bassin mondial de capital humain, peuvent rivaliser directement avec les plus grands acteurs de leur espace et gagner. »
quand externaliser
pour chaque entreprise, le bon moment pour externaliser est différent., Certaines entreprises ont du personnel interne pour gérer les activités quotidiennes, mais peuvent avoir besoin d’aide extérieure pour entreprendre de nouveaux projets qui ne justifient pas un autre employé à temps plein. Lorsque vous et vos employés actuels êtes incapables de gérer les activités quotidiennes de votre entreprise et de construire l’entreprise de manière satisfaisante, il est peut-être temps d’envisager l’externalisation. Pour Tonya Thomas, présidente de The Small Office Assistant, le bon moment était quand elle a réalisé que même si elle voulait que son entreprise se développe, elle n’avait plus de temps dans sa journée pour poursuivre cette croissance.,
« Au début, J’avais l’impression d’être la seule personne capable de faire le travail efficacement; je voulais tout contrôler », explique Thomas. « Mais je voulais que mon entreprise se développe et pour ce faire, je devais lâcher prise et commencer à déléguer. »Lâcher prise a porté ses fruits: la première année où elle a commencé à utiliser des entrepreneurs pour l’aider à assumer sa charge de travail, Thomas a doublé les revenus de son entreprise.
pour les très petites entreprises, Sparks recommande l’externalisation dès le début. Elle suggère de commencer avec un comptable et un assistant virtuel, et de développer l’équipe à partir de là., Dans sa propre entreprise, Sparks contracte maintenant avec un comptable virtuel, un concepteur web, un écrivain fantôme, un graphiste, un assistant de direction et un chef de projet.
que sous-traiter
Il y a de fortes Chances que vous externalisiez déjà certaines tâches commerciales, telles que l’administration de la paie ou les vérifications d’antécédents et criminels pour l’emploi. Et de nos jours, presque toutes les tâches peuvent être externalisées, avec autant de professionnels qualifiés quittant le monde de l’entreprise pour travailler en tant que pigistes ou entrepreneurs. Cependant, ce n’est pas parce que vous pouvez externaliser une tâche que vous le devriez.,
« N’externalisez pas quelque chose simplement parce que vous ne voulez pas le faire », explique Jim Lanzalotto, directeur chez Scanlon Louis, une société de marketing et d’externalisation stratégique. « Parfois, il y a des choses que vous ne voulez pas faire, mais elles sont importantes pour votre cœur de métier. »
avant de choisir les tâches que vous pouvez effectuer, examinez attentivement votre entreprise et déterminez vos forces et vos valeurs., « Les petites entreprises doivent identifier leurs compétences et capacités de base et concentrer leurs propres R&D, gestion des talents et ressources sur le fait d’être les meilleurs dans leur industrie », explique Marc Resnick, pH.d., consultant en petites entreprises et directeur de L’Institute for Technology Innovation de La Florida International University. « Externaliser n’importe quel aspect de serait une grosse erreur parce qu’ils cesseraient d’offrir tout ce que leurs propres clients ne pourraient pas obtenir ailleurs., Ainsi, une petite entreprise qui se concentre sur la conception de produits ne devrait pas externaliser quoi que ce soit lié au développement de son talent de conception interne ou de ses activités de conception. Mais ils devraient étudier toutes les opportunités d’externalisation des processus tangentiels tels que les services de paie, L’informatique, etc. »
Les types de tâches les mieux externalisées se répartissent en trois catégories générales, selon Gregg Landers, directeur de la gestion de la croissance chez CBIZ MHM, le huitième plus grand fournisseur de services comptables et de Services Aux Entreprises du pays. Ils comprennent:
- Une expertise hautement qualifiée, ou exécutive., Par exemple, vous n’avez peut-être pas besoin de payer le salaire d’un directeur financier, mais vous pourriez avoir une personne de niveau CFO à venir quelques fois par mois pour fournir une analyse financière et s’assurer que le comptable gère bien les livres, dit Landers.
- des tâches Très répétitives. Les comptes créditeurs, la saisie de données et les stocks d’expédition pourraient entrer dans cette catégorie.
- connaissances spécialisées. « Un exemple pourrait être le support informatique de votre système comptable ou de votre réseau », explique Landers., « Vous ne pouvez pas vous permettre ou avoir besoin d’un informaticien à temps plein, et il est plus facile de passer à un fournisseur externalisé avec les bonnes compétences à mesure que vos besoins informatiques changent. »
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trouver les bons entrepreneurs
avant de céder les rênes, assurez-vous de travailler avec le bon partenaire. Alors que la technologie rend beaucoup plus facile qu’autrefois de trouver des fournisseurs d’externalisation capables et fiables, le processus de sélection est toujours d’une importance vitale., Un bon point de départ est votre propre réseau; demandez à d’autres propriétaires d’entreprise ou à votre comptable, avocat ou banquier s’ils peuvent recommander un fournisseur offrant les services dont vous avez besoin. Les réseaux en ligne tels que LinkedIn et Twitter vous permettent d’élargir facilement vos réseaux personnels et de demander des recommandations.
En l’absence d’une bonne recommandation d’un ami ou d’une connaissance, il y a d’autres options. Thomas a localisé des fournisseurs d’externalisation en plaçant des annonces sur un site Web de travail à domicile et en soumettant des demandes de propositions à des organisations professionnelles., Lanzalotto dit que si les chambres de Commerce locales ne peuvent généralement pas recommander un fournisseur plutôt qu’un autre, une association professionnelle ou un groupe commercial recommandera souvent le bon partenaire pour vos besoins.
un certain nombre de services en ligne tels que oDesk, BidModo et eLance servent de marchés virtuels pour les entrepreneurs et les propriétaires d’entreprise afin de se connecter et d’entamer des relations de travail. Jack Groetzinger, co-fondateur de SeatGeek.,com, une société basée à Manhattan qui prévoit les prix des billets pour les événements sportifs et musicaux, travaille régulièrement avec des sous-traitants via oDesk pour recueillir des photographies et collecter des données sur les prix des billets. Avec un personnel à temps plein de sept personnes, SeatGeek travaille maintenant avec des entrepreneurs dispersés des Philippines à Pine Bluff, Ark. et Aurora, dans le Colorado. Lors de l’embauche de pigistes, Groetzinger dit qu’il accorde le plus d’attention aux commentaires qu’ils ont reçus d’autres employeurs.,
« trouver le bon fournisseur signifie avoir accès aux bonnes informations sur les entrepreneurs potentiels », explique Zack Fuentes, PDG de BidModo. Les sites d’externalisation vous permettent généralement de voir comment les clients précédents ont évalué le travail des fournisseurs potentiels, ainsi que des profils détaillés des fournisseurs.
que vous utilisiez un marché web, une référence personnelle ou un consultant de mise en relation personnalisé, la clé pour identifier le bon entrepreneur est de savoir exactement ce que vous recherchez.,
« identifiez d’abord exactement quelles mesures de performance sont importantes pour chaque tâche que vous souhaitez externaliser », explique Resnick. « Certains fournisseurs d’externalisation se concentrent sur la vitesse au détriment de la qualité ou vice versa. C’est très bien tant qu’il y a une bonne correspondance entre ce que la petite entreprise veut et ce que le se spécialise dans. Mais de nombreuses petites entreprises ne réalisent pas qu’il existe de grandes différences entre les fournisseurs d’externalisation et sélectionnent les mauvais. Une conversation ouverte et claire avec les entrepreneurs potentiels au sujet de ces indicateurs de performance clés est essentielle., »
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faire fonctionner
Après avoir trouvé un fournisseur, votre travail n’est pas encore terminé. Même après avoir vérifié les références, » n’ayez pas peur de mettre un peu plus de temps pour créer un contrat spécifique qui décrit exactement les performances attendues », dit Resnick. « Utilisez des incitations pour motiver le sous-traitant à se concentrer sur ce qui est le plus important pour vous plutôt que sur ses propres préférences ou ses hypothèses sur ce que vous voulez., »
communiquez clairement vos attentes et les étapes incluses dans le travail; ne présumez jamais que les entrepreneurs pensent ce que vous pensez. « Quand il y a un problème , je suis souvent le seul à blâmer, car mes instructions n’ont peut-être pas été assez claires », explique Jeremy Belcher, propriétaire de FoxyMelody.com, qui a embauché de nombreux entrepreneurs via eLance. « Il est très important que les exigences et les attentes soient énoncées au début, et que rien ne soit laissé à l’hypothèse., »
même lorsque vous indiquez clairement vos attentes, » il y aura une courbe d’apprentissage du côté du fournisseur », ajoute Belcher. « Accrochez-vous. Le fournisseur s’améliorera et vous aurez la liberté de vous concentrer sur des tâches plus importantes. »
Votre dernière responsabilité en tant que sous-traitant réussi est de prendre du recul, d’abandonner le contrôle et de permettre aux nouveaux membres de votre équipe de faire le travail pour lequel vous les avez embauchés. « Vous avez besoin d’une certaine confiance », dit Resnick., « Si vous allez microgérer toute votre sous-traitance, les économies d’attention et de temps de gestion qui sont tout le point de l’externalisation sont perdues. »
Si vous avez l’habitude de tout faire vous-même, envisagez de déléguer la gestion des relations d’externalisation à un autre membre de votre équipe de direction, une décision qui peut vous aider à lâcher prise, selon Resnick.
« Il s’agit moins de logistique que de mentalité », ajoute Walsh. « De nombreux propriétaires sont fiers d’avoir le monde sur leurs épaules et toute leur organisation enfouie dans leur esprit., Connaître votre entreprise est essentiel, mais rester indispensable est imprudent et peu évolutif. Sachez que vous retirer des opérations de bas niveau est l’investissement le plus intelligent que vous puissiez faire dans le succès à long terme de votre entreprise. »
peser les coûts par rapport aux avantages
compter le coût
alors, à quoi pouvez-vous vous attendre pour payer un entrepreneur pour vous permettre de vous élever au-dessus des tâches quotidiennes et de construire une meilleure entreprise? Cela dépend du type de travail que vous achetez, le niveau de compétence et l’emplacement de votre fournisseur, et vos propres préférences.,
Par exemple, Groetzinger de SeatGeek dit que grâce aux sites de recrutement en ligne, vous pouvez trouver des entrepreneurs dans les pays en développement qui travailleront moins de 1 per l’heure. Bien que les entrepreneurs basés aux États-Unis exigeront probablement des frais plus élevés, ils peuvent être moins élevés dans les zones rurales que dans les villes métropolitaines où le coût de la vie est plus élevé.
« Vous obtenez ce que vous payez » est vrai, où que vous alliez dans le monde, » Walsh dit. « Payez toujours à quelqu’un ce qu’il vaut, quel que soit l’emplacement, mais en tenant compte et en tirant parti des différences de devises qui jouent souvent en votre faveur. valorisez les résultats au fil des heures., Si vous n’obtenez pas le résultat dont vous avez besoin, peu importe le temps que votre entrepreneur a passé en cours de route. Envisagez des accords distincts basés sur des tâches pendant que vous évaluez de nouveaux fournisseurs, et passez à une retenue à coût fixe une fois que vous êtes confiant dans leur capacité à fournir de manière cohérente. »
relever les défis
alors que l’externalisation peut donner de grands avantages pour une petite entreprise, ce n’est pas sans défis. Si vous choisissez de travailler avec des fournisseurs offshore, les barrières linguistiques et les fuseaux horaires peuvent être difficiles à gérer., Cependant, Walsh dit que se concentrer sur la clarté de vos propres communications peut aider à surmonter la confusion pour ceux qui ne sont pas de langue maternelle anglaise. Et « les fuseaux horaires créent plus d’opportunités que de désagréments, car vous pouvez prolonger vos heures productives en confiant des tâches à quelqu’un pendant sa journée de travail », explique Walsh. « Assignez une tâche la nuit, et réveillez-vous pour la trouver complète et vous attend. »
tout comme lorsque vous embauchez un nouvel employé, il existe des risques de sécurité lorsque vous confiez des tâches à un fournisseur externalisé., « Le défi consiste à externaliser les fonctionnalités en toute sécurité, de manière à ne pas mettre en danger les informations personnelles des employés ou les données des clients », explique Jonathan Gossels, président de SystemExperts, une société de conseil en sécurité et conformité.
Si les entrepreneurs traitent des données de carte de crédit, Gossels recommande de revoir leur déclaration de conformité aux normes de sécurité des données de L’industrie des cartes de paiement; s’ils traitent des informations sur la santé ou les avantages sociaux, consultez leur déclaration de conformité HIPAA. Pour avoir une idée générale de la Politique et des pratiques de sécurité de l’entrepreneur, consultez leur déclaration de conformité ISO 27002.,
« la mesure la plus importante qu’un propriétaire d’entreprise peut prendre pour protéger ses données est de fournir uniquement au fournisseur de services externalisé les données minimales absolues nécessaires pour que le fournisseur puisse faire son travail », explique Gossels.
Thomas, La Petite Assistante de bureau, a découvert l’importance de protéger les données des clients lorsqu’un de ses assistants virtuels sous contrat a volé un client à Thomas pour sa propre entreprise d’assistants virtuels., Maintenant, plutôt que de travailler directement avec les clients, les entrepreneurs de Thomas communiquent avec eux de manière anonyme via le système en ligne de L’entreprise et Thomas elle-même est le seul contact avec le client.
récolter les bénéfices
bien qu’il y ait des risques, l’externalisation offre finalement aux propriétaires d’entreprise de grands avantages. Le processus vous permet de construire une équipe de professionnels qualifiés sans ajouter les dépenses des employés à temps plein, et d’éviter de s’enliser avec des tâches qui peuvent être accomplies sans votre attention, dit Sparks., C’est une stratégie abordable et éprouvée pour développer votre entreprise sans la laisser prendre le contrôle de votre vie.
« la remise du travail vous oblige à considérer objectivement, impitoyablement et systématiquement vos activités et les mesures prises pour les exécuter », dit Walsh. « Définir un processus élimine l’inefficacité. »
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