Die ersten Schritte in Richtung Outsourcing kann zeitaufwändig sein, aber herauszufinden, wie Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe von externen Fachleuten bauen können erhöhte Effizienz und Skaleneffekte bieten., „Progressive Unternehmer erkennen die unaufhaltsame Macht des Outsourcings Aspekte ihres Unternehmens zu behandeln, die wesentlich sind, aber einfach nicht sinnvoll für sie persönlich zu behandeln“, sagt David Walsh, Unternehmer und Autor von Source Control, ein E-Book über effektive kleine Unternehmen Outsourcing. „Kleine Unternehmen, die durch einen globalen Pool an Humankapital ergänzt werden, können direkt mit den größten Akteuren in ihrem Bereich konkurrieren und gewinnen.“
Wenn auslagern
Für jedes Unternehmen ist der richtige Zeitpunkt für die Auslagerung anders., Einige Unternehmen verfügen über interne Mitarbeiter für die täglichen Aktivitäten, benötigen jedoch möglicherweise Hilfe von außen, um neue Projekte durchzuführen, die keinen anderen Vollzeitbeschäftigten rechtfertigen. Wenn Sie und Ihre derzeitigen Mitarbeiter nicht in der Lage sind, das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens zu verwalten und das Geschäft zufriedenstellend aufzubauen, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Outsourcing in Betracht zu ziehen. Für Tonya Thomas, Präsidentin der kleinen Büroassistentin, war der richtige Zeitpunkt, als ihr klar wurde, dass sie, obwohl sie wollte, dass ihr Geschäft wächst, zu ihrer Zeit keine Zeit mehr hatte, dieses Wachstum zu verfolgen.,
„Zuerst hatte ich das Gefühl, dass ich die einzige Person war, die die Arbeit effizient erledigen konnte; Ich wollte Kontrolle über alles“, sagt Thomas. „Aber ich wollte, dass mein Geschäft wächst und um das zu tun, musste ich loslassen und anfangen zu delegieren.“Loslassen zahlte sich aus: Im ersten Jahr, in dem sie Auftragnehmer einsetzte, um ihre Arbeitsbelastung zu tragen, verdoppelte Thomas den Umsatz ihres Unternehmens.
Für sehr kleine Unternehmen empfiehlt Sparks das Outsourcing von Anfang an. Sie schlägt vor, mit einem Buchhalter und einem virtuellen Assistenten zu beginnen und das Team von dort aus zu erweitern., In ihrem eigenen Geschäft arbeitet Sparks jetzt mit einem virtuellen Buchhalter, einem Webdesigner, einem Ghostwriter, einem Grafikdesigner, einem Executive Assistant und einem Projektmanager zusammen.
Was auslagern
Die Chancen stehen gut, dass Sie bereits einige Geschäftsaufgaben auslagern, wie Lohnverwaltung oder Hintergrund und kriminelle Kontrollen für die Beschäftigung. Und heutzutage kann fast jede Aufgabe ausgelagert werden, da so viele qualifizierte Fachkräfte die Unternehmenswelt verlassen, um als Freiberufler oder Auftragnehmer zu arbeiten. Nur weil Sie eine Aufgabe auslagern können, heißt das jedoch nicht, dass Sie dies tun sollten.,
„Lagern Sie etwas nicht aus, nur weil Sie es nicht tun möchten“, sagt Jim Lanzalotto, Principal bei Scanlon Louis, einem Marketing-und strategischen Outsourcing-Unternehmen. „Manchmal gibt es Dinge, die Sie nicht tun möchten, aber sie sind wichtig für Ihr Kerngeschäft.“
Bevor Sie auswählen, welche Aufgaben Sie ausführen können, schauen Sie sich Ihr Unternehmen genau an und bestimmen Sie Ihre Stärken und Werte., „Kleine Unternehmen müssen ihre Kernkompetenzen und Fähigkeiten identifizieren und ihre eigenen R&D, Talent Management und Ressourcen darauf konzentrieren, die besten ihrer Branche zu sein“, sagt Marc Resnick, Ph. D., ein Small Business Consultant und Direktor des Institute for Technology Innovation an der Florida International University. „Outsourcing jeder Aspekt wäre ein großer Fehler, weil sie aufhören würden, alles anzubieten, was ihre eigenen Kunden anderswo nicht bekommen könnten., Ein kleines Unternehmen, das sich auf Produktdesign konzentriert, sollte also nichts auslagern, was mit der Entwicklung seines internen Designtalents oder seiner Designaktivitäten zusammenhängt. Sie sollten jedoch alle Möglichkeiten für das Outsourcing tangentialer Prozesse wie Lohndienstleistungen, IT usw. untersuchen.“
Die Arten von Aufgaben, die am besten ausgelagert werden, fallen in drei allgemeine Kategorien, so Gregg Landers, Director of Growth Management bei CBIZ MHM, dem achtgrößten Buchhaltungs-und Unternehmensdienstleister des Landes. Dazu gehören:
- Hochqualifiziertes oder leitendes Fachwissen., Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise nicht das Gehalt eines CFO zahlen, aber Sie könnten eine Person auf CFO-Ebene haben, die jeden Monat ein paar Mal hereinkommt, um Finanzanalysen durchzuführen und sicherzustellen, dass der Buchhalter die Bücher gut handhabt, sagt Landers.
- Sehr repetitive Aufgaben. Kreditorenbuchhaltung, Dateneingabe und Versandbestand könnten in diese Kategorie fallen.
- Fachwissen. „Ein Beispiel könnte die IT-Unterstützung für Ihr Buchhaltungssystem oder Ihr Netzwerk sein“, sagt Landers., „Sie können sich möglicherweise keine Vollzeit-IT-Person leisten oder benötigen, und es ist einfacher, zu einem ausgelagerten Anbieter mit den richtigen Fähigkeiten zu wechseln, wenn sich Ihre IT ändert.“
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Die richtigen Auftragnehmer zu finden
Vor der Übergabe der Zügel, sicher sein, dass Sie mit dem richtigen Partner arbeiten. Während die Technologie es viel einfacher macht als früher, fähige, zuverlässige Outsource-Anbieter zu finden, ist der Auswahlprozess immer noch von entscheidender Bedeutung., Ein guter Ausgangspunkt ist Ihr eigenes Netzwerk; Fragen Sie andere Geschäftsinhaber oder Ihren Buchhalter, Anwalt oder Banker, ob sie einen Anbieter empfehlen können, der die von Ihnen benötigten Dienstleistungen anbietet. Online-Netzwerke wie LinkedIn und Twitter machen es einfach, Ihre persönlichen Netzwerke zu erweitern und nach Empfehlungen zu fragen.
In Ermangelung einer guten Empfehlung von einem Freund oder Bekannten gibt es andere Möglichkeiten. Thomas kann Anbieter auslagern, indem er Anzeigen auf einer Work-at-Home-Website platziert und Anträge auf Vorschläge an professionelle Handelsorganisationen sendet., Lanzalotto sagt, dass, während lokale Handelskammern in der Regel nicht einen Anbieter über einen anderen empfehlen können, ein Berufsverband oder Handelsgruppe wird oft den richtigen Partner für Ihre Bedürfnisse empfehlen.
Eine Reihe von Online-Diensten wie oDesk, BidModo und eLance dienen als virtuelle Marktplätze für Auftragnehmer und Geschäftsinhaber, um sich zu verbinden und Arbeitsbeziehungen aufzunehmen. Jack Groetzinger, Mitbegründer von SeatGeek.,com, ein in Manhattan ansässiges Unternehmen, das Ticketpreise für Sport-und Musikveranstaltungen prognostiziert, arbeitet regelmäßig mit Auftragnehmern über oDesk zusammen, um Fotos zu sammeln und Ticketpreisdaten zu sammeln. Zusammen mit einem Vollzeit-Mitarbeiter von sieben, SeatGeek arbeitet jetzt mit Auftragnehmern von den Philippinen nach Pine Bluff verstreut, Ark. und Aurora, Colo. Bei der Einstellung von Freiberuflern achtet Groetzinger am meisten auf das Feedback, das sie von anderen Arbeitgebern erhalten haben.,
„Den richtigen Anbieter zu finden bedeutet, Zugang zu den richtigen Informationen über die potenziellen Auftragnehmer zu haben“, sagt Zack Fuentes, CEO von BidModo. Auf Outsourcing-Sites können Sie normalerweise sehen, wie frühere Kunden die Arbeit potenzieller Anbieter bewertet haben, sowie detaillierte Profile der Anbieter.
Egal, ob Sie einen webbasierten Marktplatz, eine persönliche Empfehlung oder einen personalisierten Matchmaking-Berater verwenden, Der Schlüssel zur Identifizierung des richtigen Auftragnehmers besteht darin, genau zu wissen, wonach Sie suchen.,
„Identifizieren Sie zuerst genau, welche Leistungsmetriken für jede Aufgabe wichtig sind, die Sie auslagern möchten“, sagt Resnick. „Einige Outsourcing-Anbieter konzentrieren sich auf Geschwindigkeit auf Kosten der Qualität oder umgekehrt. Dies ist in Ordnung, solange es eine gute Übereinstimmung zwischen dem gibt, was das kleine Unternehmen will und worauf sich das Unternehmen spezialisiert hat. Aber viele kleine Unternehmen erkennen nicht, dass es große Unterschiede zwischen Outsourcing-Anbietern gibt und wählen die falschen aus. Ein offenes und klares Gespräch mit potenziellen Auftragnehmern über diese wichtigen Leistungskennzahlen ist unerlässlich.,“
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Nach Sie haben gefunden ein Anbieter, Ihre Arbeit ist noch nicht vorbei. Selbst nachdem Sie Referenzen überprüft haben,“ haben Sie keine Angst, ein wenig mehr Zeit zu investieren, um einen bestimmten Vertrag zu erstellen, der genau umreißt, welche Leistung erwartet wird“, sagt Resnick. „Verwenden Sie Anreize, um den Outsourcer zu motivieren, sich auf das zu konzentrieren, was für Sie am wichtigsten ist, und nicht auf seine eigenen Vorlieben oder Annahmen darüber, was Sie wollen.,“
Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und die im Job enthaltenen Schritte klar; Gehen Sie niemals davon aus, dass Auftragnehmer denken, was Sie denken. „Wenn es ein Problem gibt, bin ich oft schuld, da meine Anweisungen möglicherweise nicht klar genug waren“, sagt Jeremy Belcher, Besitzer von FoxyMelody.com, der über eLance zahlreiche Auftragnehmer eingestellt hat. „Es ist sehr wichtig, dass die Anforderungen und Erwartungen am Anfang festgelegt sind und nichts der Annahme überlassen wird.,“Selbst wenn Sie Ihre Erwartungen klar formulieren,“ wird es auf der Anbieterseite eine Lernkurve geben“, fügt Belcher hinzu. „Bleib da drin. Der Anbieter wird besser und Sie haben die Freiheit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.“
Ihre letzte Verantwortung als erfolgreicher Outsourcer besteht darin, zurückzutreten, die Kontrolle aufzugeben und Ihren neuen Teammitgliedern die Arbeit zu ermöglichen, für die Sie sie eingestellt haben. „Man braucht ein gewisses Maß an Vertrauen“, sagt Resnick., „Wenn Sie Ihr gesamtes Outsourcing Mikromanagement betreiben, gehen die Einsparungen bei der Aufmerksamkeit und Zeit des Managements, die der springende Punkt des Outsourcings sind, verloren.“
Wenn Sie es gewohnt sind, alles selbst zu tun, sollten Sie das Management von Outsourcing-Beziehungen an ein anderes Mitglied Ihres Managementteams delegieren, ein Schritt, der Ihnen helfen kann, loszulassen, so Resnick.
„Es geht weniger um Logistik und ganz um Denkweise“, fügt Walsh hinzu. „Viele Besitzer sind stolz darauf, die Welt auf ihren Schultern und ihre gesamte Organisation in ihrem Kopf begraben zu haben., Es ist wichtig, Ihr Unternehmen zu kennen, aber es ist rücksichtslos und nicht skalierbar, sich unentbehrlich zu halten. Erkennen Sie, dass das Entfernen von Low-Level-Operationen die klügste Investition ist, die Sie in den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens tätigen können.“
Wiegen der Kosten im Vergleich zu den Vorteilen
Zählen der Kosten
Was können Sie also erwarten, einen Auftragnehmer dafür zu bezahlen, dass Sie sich über die täglichen Aufgaben erheben und ein besseres Geschäft aufbauen können? Dies hängt von der Art der Arbeit ab, die Sie kaufen, dem Qualifikationsniveau und dem Standort Ihres Anbieters sowie Ihren eigenen Vorlieben.,
Zum Beispiel sagt Groetzinger von SeatGeek, dass Sie über Online-Einstellungsseiten Auftragnehmer in Entwicklungsländern finden können, die für weniger als 1 USD pro Stunde arbeiten. Während in den USA ansässige Auftragnehmer wahrscheinlich höhere Gebühren verlangen werden, sind sie in ländlichen Gebieten möglicherweise niedriger als in Großstädten, in denen die Lebenshaltungskosten höher sind.
„‚Du bekommst, wofür du bezahlst‘ ist wahr, wohin du auch auf der Welt gehst“, sagt Walsh. „Zahlen Sie jemandem immer das, was er wert ist, unabhängig vom Standort, berücksichtigen und nutzen Sie jedoch Währungsunterschiede, die häufig zu Ihren Gunsten wirken. wert Ergebnisse über Stunden., Wenn Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen, spielt es keine Rolle, wie viel Zeit Ihr Auftragnehmer unterwegs verbracht hat. Berücksichtigen Sie unterschiedliche aufgabenbasierte Vereinbarungen, während Sie neue Anbieter bewerten, und wechseln Sie zu einem Festkostenhalter, sobald Sie überzeugt sind, dass sie konsistent liefern können.“
Angesichts der Herausforderungen
Während Outsourcing große Vorteile für ein kleines Unternehmen ergeben kann, ist es nicht ohne Herausforderungen. Wenn Sie sich für die Arbeit mit Offshore-Anbietern entscheiden, können Sprachbarrieren und Zeitzonen schwierig zu bewältigen sein., Walsh sagt jedoch, dass die Konzentration auf die Klarstellung Ihrer eigenen Kommunikation dazu beitragen kann, Verwirrung für diejenigen zu überwinden, die keine englischen Muttersprachler sind. Und „Zeitzonen schaffen mehr Möglichkeiten als Unannehmlichkeiten, da Sie Ihre produktiven Stunden verlängern können, indem Sie Aufgaben während ihres Arbeitstages an jemanden übergeben“, sagt Walsh. „Weisen Sie nachts eine Aufgabe zu und wachen Sie auf, um sie vollständig zu finden und auf Sie zu warten.“
Genau wie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sind bei der Übergabe von Aufgaben an einen ausgelagerten Anbieter Sicherheitsrisiken verbunden., „Die Herausforderung besteht darin, Funktionen sicher auszulagern, so dass persönliche Informationen oder Kundendaten der Mitarbeiter nicht gefährdet werden“, sagt Jonathan Gossels, Präsident von SystemExperts, einem Sicherheits-und Compliance-Beratungsunternehmen.
Wenn Auftragnehmer mit Kreditkartendaten umgehen, empfiehlt Gossels, ihre Compliance-Erklärung zum Datenschutzstandard der Zahlungskartenindustrie zu überprüfen. Wenn sie Gesundheits-oder Nutzeninformationen verarbeiten, überprüfen Sie ihre HIPAA-Compliance-Erklärung. Überprüfen Sie die ISO 27002-Konformitätserklärung des Auftragnehmers, um ein allgemeines Verständnis der Sicherheitsrichtlinien und-praktiken des Auftragnehmers zu erhalten.,
„Der wichtigste Schritt, den ein Unternehmer zum Schutz seiner Daten unternehmen kann, besteht darin, dem ausgelagerten Dienstleister nur die absoluten Mindestdaten zur Verfügung zu stellen, die der Anbieter für seine Arbeit benötigt“, sagt Gossels.
Der Thomas des kleinen Büroassistenten entdeckte die Bedeutung des Schutzes von Kundendaten, als einer ihrer vertraglich beauftragten virtuellen Assistenten Thomas einen Kunden für sein eigenes Geschäft mit virtuellen Assistenten stahl., Anstatt jetzt direkt mit Kunden zu arbeiten, kommunizieren die Auftragnehmer von Thomas anonym über das Online-System des Unternehmens mit ihnen, und Thomas selbst dient als einziger Kundenkontakt.
Ernten die Vorteile
Obwohl es Risiken gibt, Outsourcing bietet letztlich Unternehmer große Vorteile. Der Prozess ermöglicht es Ihnen, ein Team von qualifizierten Fachleuten aufzubauen, ohne die Kosten von Vollzeitbeschäftigten hinzuzufügen, und zu vermeiden, dass Sie mit Aufgaben festgefahren werden, die ohne Ihre Aufmerksamkeit erledigt werden können, sagt Sparks., Es ist eine erschwingliche, bewährte Strategie für das Wachstum Ihres Unternehmens, ohne dass es Ihr Leben übernimmt.
„Die Übergabe von Arbeitskräften zwingt Sie, Ihre Aktivitäten und die Schritte, die Sie unternehmen, objektiv, rücksichtslos und systematisch zu berücksichtigen“, sagt Walsh. „Die Definition eines Prozesses spült Ineffizienz aus.“
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