Prendere i primi passi verso l’outsourcing può richiedere molto tempo, ma capire come costruire il tuo business con l’aiuto di professionisti esterni può offrire maggiori efficienze ed economie di scala., “Gli imprenditori progressisti realizzano il potere inarrestabile dell’outsourcing per gestire aspetti della loro attività che sono essenziali ma semplicemente non hanno senso per loro di affrontare personalmente”, afferma David Walsh, imprenditore e autore di Source Control, un e-book sull’efficace outsourcing delle piccole imprese. “Le piccole imprese, potenziate da un pool globale di capitale umano, possono competere direttamente con i più grandi giocatori nel loro spazio e vincere.”
Quando esternalizzare
Per ogni azienda, il momento giusto per esternalizzare è diverso., Alcune aziende hanno personale interno per gestire le attività quotidiane, ma potrebbe essere necessario un aiuto esterno per intraprendere nuovi progetti che non giustificano un altro dipendente a tempo pieno. Quando voi ei vostri dipendenti attuali non sono in grado di gestire il business giorno per giorno della vostra azienda e costruire il business in modo soddisfacente, può essere il momento di considerare l’outsourcing. Per Tonya Thomas, presidente del Small Office Assistant, il momento giusto è stato quando si è resa conto che, sebbene volesse che la sua attività crescesse, non aveva più tempo per perseguire quella crescita.,
“All’inizio mi sentivo l’unica persona che poteva fare il lavoro in modo efficiente; volevo il controllo su tutto”, dice Thomas. “Ma volevo che la mia attività crescesse e per farlo ho dovuto lasciare andare e iniziare a delegare.”Lasciarsi andare ha dato i suoi frutti: il primo anno in cui ha iniziato a utilizzare appaltatori per aiutare a portare il suo carico di lavoro, Thomas ha raddoppiato le entrate della sua azienda.
Per le imprese molto piccole, Sparks consiglia di outsourcing fin dall’inizio. Suggerisce di iniziare con un contabile e un assistente virtuale e di far crescere la squadra da lì., Nella sua attività, Sparks ora contratti con un contabile virtuale, un web designer, un ghost writer, un graphic designer, un assistente esecutivo e un project manager.
Cosa esternalizzare
È probabile che tu stia già esternalizzando alcune attività aziendali, come l’amministrazione dei salari o il background e i controlli penali per l’occupazione. E in questi giorni, quasi tutte le attività possono essere esternalizzate, con così tanti professionisti qualificati che lasciano il mondo aziendale per lavorare come liberi professionisti o appaltatori. Tuttavia, solo perché è possibile esternalizzare un compito non significa che si dovrebbe.,
“Non esternalizzare qualcosa solo perché non vuoi farlo”, afferma Jim Lanzalotto, principal di Scanlon Louis, una società di marketing e outsourcing strategico. “A volte ci sono cose che non vuoi fare, ma sono importanti per il tuo core business.”
Prima di scegliere quali attività è possibile coltivare, dare un’occhiata al vostro business e determinare i vostri punti di forza e valori., “Le piccole imprese devono identificare le loro competenze e capacità di base e concentrare la propria R & D, gestione dei talenti e risorse per essere i migliori nel loro settore in questi, ” dice Marc Resnick, Ph. D., un consulente di piccole imprese e direttore dell’Istituto per l’innovazione tecnologica presso la Florida International University. “Outsourcing qualsiasi aspetto sarebbe un grosso errore perché avrebbero cessato di offrire tutto ciò che i propri clienti non potevano ottenere altrove., Quindi una piccola impresa che si concentra sulla progettazione del prodotto non dovrebbe esternalizzare nulla relativo allo sviluppo del suo talento di progettazione interna o delle loro attività di progettazione. Ma dovrebbero indagare tutte le opportunità per l’outsourcing di processi tangenziali come i servizi di libro paga, IT e così via.”
I tipi di attività che sono meglio esternalizzati rientrano in tre categorie generali, secondo Gregg Landers, direttore della gestione della crescita presso CBIZ MHM, l’ottavo più grande fornitore di servizi contabili e aziendali della nazione. Includono:
- Competenze altamente qualificate o esecutive., Ad esempio, potrebbe non essere necessario pagare lo stipendio di un CFO, ma si potrebbe avere una persona di livello CFO a venire in un paio di volte ogni mese per fornire analisi finanziarie e garantire che il contabile sta gestendo bene i libri, Landers dice.
- Compiti altamente ripetitivi. I conti da pagare, l’immissione dei dati e l’inventario di spedizione potrebbero rientrare in questa categoria.
- Conoscenze specialistiche. “Un esempio potrebbe essere il supporto IT per il tuo sistema di contabilità o la tua rete”, afferma Landers., “Potresti non essere in grado di permetterti o aver bisogno di una persona IT a tempo pieno, ed è più facile passare a un fornitore in outsourcing con il giusto set di abilità in quanto il tuo IT ha bisogno di cambiamenti.”
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Trovare gli appaltatori giusti
Prima di consegnare le redini, assicurati di lavorare con il partner giusto. Mentre la tecnologia rende molto più facile di una volta per trovare in grado, fornitori di outsourcing affidabili, il processo di selezione è ancora di vitale importanza., Un buon punto di partenza è la tua rete; chiedi ad altri imprenditori o al tuo commercialista, avvocato o banchiere se possono raccomandare un fornitore che offre i servizi di cui hai bisogno. Reti online come LinkedIn e Twitter rendono facile espandere le reti personali e chiedere consigli.
In assenza di una buona raccomandazione da un amico o un conoscente, ci sono altre opzioni. Thomas trova fornitori di outsourcing inserendo annunci su un sito web work-at-home e presentando richieste di proposte alle organizzazioni professionali., Lanzalotto afferma che mentre le Camere di commercio locali di solito non possono raccomandare un fornitore piuttosto che un altro, un’associazione professionale o un gruppo commerciale spesso raccomandano il partner giusto per le tue esigenze.
Un certo numero di servizi online come oDesk, BidModo e eLance servono come mercati virtuali per imprenditori e imprenditori per connettersi e iniziare rapporti di lavoro. Jack Groetzinger, co-fondatore di SeatGeek.,com, una società con sede a Manhattan che prevede i prezzi dei biglietti per eventi sportivi e musicali, lavora regolarmente con gli appaltatori attraverso oDesk per raccogliere fotografie e raccogliere dati sui prezzi dei biglietti. Insieme a uno staff a tempo pieno di sette persone, SeatGeek ora lavora con appaltatori sparsi dalle Filippine a Pine Bluff, Ark., e Aurora, Colo. Quando assumono liberi professionisti, Groetzinger dice che presta più attenzione al feedback che hanno ricevuto da altri datori di lavoro.,
“Trovare il fornitore giusto significa avere accesso alle giuste informazioni sui potenziali appaltatori”, afferma Zack Fuentes, CEO di BidModo. I siti di outsourcing di solito consentono di vedere come i clienti precedenti hanno valutato il lavoro dei potenziali fornitori, nonché i profili dettagliati dei fornitori.
Se si utilizza un marketplace web-based, un rinvio personale, o un consulente matchmaking personalizzato, la chiave per identificare il contraente giusto è quello di sapere esattamente quello che stai cercando.,
“In primo luogo identificare esattamente quali metriche di prestazioni sono importanti per ogni attività vuole esternalizzare,” Resnick dice. “Alcuni fornitori di outsourcing si concentrano sulla velocità a scapito della qualità o viceversa. Questo va bene finché c’è una buona corrispondenza tra ciò che la piccola impresa vuole e ciò che la si specializza in. Ma molte piccole imprese non si rendono conto che ci sono grandi differenze tra i fornitori di outsourcing e selezionare quelli sbagliati. Una conversazione aperta e chiara con i potenziali appaltatori per quanto riguarda queste metriche di prestazioni chiave è essenziale.,”
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Farlo funzionare
Dopo aver trovato un fornitore, il tuo lavoro non è ancora finito. Anche dopo aver controllato i riferimenti, “non aver paura di dedicare un po’ di tempo in più alla creazione di un contratto specifico che delinea esattamente quali prestazioni sono previste”, afferma Resnick. “Usa gli incentivi per motivare l’outsourcer a concentrarsi su ciò che è più importante per te piuttosto che sulle proprie preferenze o sulle loro ipotesi su ciò che desideri.,”
Comunica chiaramente le tue aspettative e i passaggi inclusi nel lavoro; non dare mai per scontato che gli appaltatori stiano pensando a ciò che stai pensando. “Quando c’è un problema , sono spesso quello da incolpare, poiché le mie istruzioni potrebbero non essere state abbastanza chiare”, afferma Jeremy Belcher, proprietario di FoxyMelody.com, chi ha assunto appaltatori numerosi attraverso eLance. “È molto importante che i requisiti e le aspettative siano stabiliti all’inizio e che nulla sia lasciato all’ipotesi.,”
Anche quando affermi chiaramente le tue aspettative,” ci sarà una curva di apprendimento da parte del provider”, aggiunge Belcher. “Resisti. Il fornitore migliorerà e avrai la libertà di concentrarti su compiti più importanti.”
La tua responsabilità finale come outsourcer di successo è di fare un passo indietro, rinunciare al controllo e consentire ai nuovi membri del team di svolgere il lavoro che li hai assunti. “Hai bisogno di una certa misura di fiducia”, dice Resnick., “Se avete intenzione di microgestire tutto il vostro outsourcing, il risparmio di attenzione di gestione e il tempo che è il punto di outsourcing è perso.”
Se siete abituati a fare tutto da soli, considerare delegando la gestione delle relazioni di outsourcing ad un altro membro del vostro team di gestione, una mossa che può aiutare a lasciar andare, secondo Resnick.
“Si tratta meno di logistica e interamente di mentalità”, aggiunge Walsh. “Molti proprietari sono orgogliosi di avere il mondo sulle loro spalle e la loro intera organizzazione sepolta nella loro mente., Conoscere la tua attività è fondamentale, ma mantenerti indispensabile è sconsiderato e non scalabile. Renditi conto che rimuovere te stesso dalle operazioni di basso livello è l’investimento più intelligente che puoi fare nel successo a lungo termine della tua attività.”
Pesando i costi rispetto ai benefici
Contando il costo
Quindi cosa puoi aspettarti di pagare un appaltatore per permetterti di superare le attività quotidiane e costruire un business migliore? Dipende dal tipo di lavoro che stai acquistando, dal livello di abilità e dalla posizione del tuo fornitore e dalle tue preferenze.,
Ad esempio, Groetzinger di SeatGeek afferma che attraverso siti di assunzione online, è possibile trovare appaltatori nei paesi in via di sviluppo che lavoreranno per meno di $1 all’ora. Mentre gli appaltatori con sede negli Stati Uniti richiederanno probabilmente tasse più elevate, potrebbero essere più bassi nelle aree rurali che nelle città metropolitane dove il costo della vita è maggiore.
“‘Ottieni quello per cui paghi’ è vero, ovunque tu vada nel mondo”, dice Walsh. “Paga sempre qualcuno quello che vale, indipendentemente dalla posizione, ma tenendo conto e sfruttando le differenze valutarie che spesso funzionano a tuo favore. risultati di valore su ore., Se non ottieni il risultato di cui hai bisogno, non importa quanto tempo ha trascorso il tuo appaltatore lungo la strada. Prendi in considerazione accordi distinti basati su attività mentre stai valutando nuovi provider e passa a un fermo a costo fisso una volta che sei sicuro della loro capacità di fornire in modo coerente.”
Affrontare le sfide
Mentre l’outsourcing può produrre grandi vantaggi per una piccola azienda, non è senza sfide. Se si sceglie di lavorare con fornitori offshore, barriere linguistiche e fusi orari possono essere difficili da affrontare., Tuttavia, Walsh dice che concentrarsi sul rendere chiare le proprie comunicazioni può aiutare a superare la confusione per coloro che non sono madrelingua inglese. E” i fusi orari creano più opportunità che disagi, in quanto è possibile estendere le ore produttive consegnando le attività a qualcuno durante la giornata lavorativa”, afferma Walsh. “Assegnare un compito di notte, e sveglio per trovarlo completo e in attesa per voi.”
Proprio come quando assumi un nuovo dipendente, ci sono rischi per la sicurezza quando passi le attività a un fornitore in outsourcing., “La sfida è quella di esternalizzare la funzionalità in modo sicuro, in un modo che non metta a rischio le informazioni personali dei dipendenti o i dati dei clienti”, afferma Jonathan Gossels, presidente di SystemExperts, una società di consulenza in materia di sicurezza e conformità.
Se gli appaltatori stanno gestendo i dati delle carte di credito, Gossels consiglia di rivedere la dichiarazione di conformità allo standard di sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento; se stanno gestendo informazioni sulla salute o sui benefici, rivedere la dichiarazione di conformità HIPAA. Per un senso generale della politica e delle pratiche di sicurezza del contraente, rivedere la dichiarazione di conformità ISO 27002.,
“Il passo più importante che un imprenditore può prendere per proteggere i suoi dati è quello di fornire solo il fornitore di servizi in outsourcing con i dati minimi assoluti necessari per il fornitore di fare il suo lavoro,” Gossels dice.
Il piccolo assistente di ufficio Thomas ha scoperto l’importanza di proteggere i dati dei clienti quando uno dei suoi assistenti virtuali a contratto ha rubato un cliente da Thomas per la sua attività di assistente virtuale., Ora, piuttosto che lavorare direttamente con i clienti, gli appaltatori di Thomas comunicano con loro in modo anonimo attraverso il sistema online dell’azienda e Thomas stessa funge da unico contatto con il cliente.
Raccogliendo i benefici
Anche se ci sono rischi, outsourcing in ultima analisi, offre agli imprenditori grandi vantaggi. Il processo consente di costruire un team di professionisti qualificati senza aggiungere la spesa dei dipendenti a tempo pieno, e per evitare di impantanarsi con le attività che possono essere completati senza la vostra attenzione, Sparks dice., È una strategia conveniente e comprovata per far crescere la tua attività senza lasciarla prendere in consegna la tua vita.
“Distribuire il lavoro ti costringe a considerare obiettivamente, spietatamente e sistematicamente le tue attività e le misure adottate per eseguirle”, dice Walsh. “Definire un processo elimina l’inefficienza.”
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