a dar os primeiros passos em direção a terceirização pode ser demorado, mas de descobrir como construir o seu negócio com a ajuda de profissionais externos podem oferecer maiores eficiências e economias de escala., “Os empreendedores progressistas percebem o poder imparável da terceirização para lidar com aspectos de seus negócios que são essenciais, mas simplesmente não fazem sentido para eles lidarem pessoalmente”, diz David Walsh, empresário e autor do controle de fonte, um e-book sobre a terceirização eficaz de pequenas empresas. “As pequenas empresas, aumentadas por um conjunto global de capital humano, podem competir diretamente com os maiores jogadores em seu espaço, e ganhar.”
Quando terceirizar
para cada empresa, o momento certo para terceirizar é diferente., Algumas empresas têm pessoal interno para lidar com atividades diárias, mas podem precisar de ajuda externa para realizar novos projetos que não justificam outro funcionário a tempo inteiro. Quando você e seus funcionários atuais são incapazes de gerenciar o negócio diário de sua empresa e construir o negócio satisfatoriamente, pode ser hora de considerar terceirização. Para Tonya Thomas, presidente do pequeno assistente de escritório, o momento certo foi quando ela percebeu que, embora ela queria que seu negócio crescesse, ela não tinha tempo no seu dia para prosseguir esse crescimento.,”no início, senti que era a única pessoa capaz de fazer o trabalho de forma eficiente; queria controlar tudo”, diz Thomas. “Mas eu queria que meu negócio crescesse e para fazer isso eu tinha que deixar ir e começar a delegar.”Letting go payed off: The first year she began using contractors to help carry her workplace, Thomas Double her company revenue.para empresas muito pequenas, Sparks recomenda a terceirização desde o início. Ela sugere começar com um contador e um assistente virtual, e crescer a equipe de lá., Em seu próprio negócio, Sparks agora contrata um contador virtual, um web designer, um escritor fantasma, um designer gráfico, um assistente executivo e um gerente de projeto.
O que terceirizar
É provável que você já esteja terceirizando algumas tarefas de negócios, tais como administração de salários ou antecedentes e verificações criminais para o emprego. E hoje em dia, quase todas as tarefas podem ser terceirizadas, com tantos profissionais qualificados deixando o mundo corporativo para trabalhar como freelancers ou empreiteiros. No entanto, só porque você pode terceirizar uma tarefa não significa que você deve.,
“Don’T outsourcing something just because you don’t want to do it”, diz Jim Lanzalotto, diretor da Scanlon Louis, uma empresa de marketing e outsourcing estratégico. “Às vezes há coisas que você não quer fazer, mas elas são importantes para o seu negócio principal.”
Antes de escolher quais tarefas você pode cultivar, dê uma olhada no seu negócio e determine seus pontos fortes e valores., “As pequenas empresas devem identificar suas competências essenciais e capacidades, e focar seus próprios R&D, gestão de talentos e recursos em ser o melhor em seu setor, a estes”, diz Marc Resnick, Ph. D., uma pequena consultor de empresas e diretor do Instituto para a Inovação tecnológica na Universidade Internacional da Flórida. “Terceirizar qualquer aspecto seria um grande erro porque eles deixariam de oferecer qualquer coisa que seus próprios clientes não poderiam obter em outro lugar., Assim, uma pequena empresa que se concentra no design de produtos não deve terceirizar nada relacionado com o desenvolvimento de seu talento de design interno ou suas atividades de design. Mas eles devem investigar todas as oportunidades para terceirizar processos tangenciais, como os Serviços de folha de pagamento, e assim por diante.”
os tipos de tarefas que são melhor terceirizadas caem em três categorias gerais, de acordo com Gregg Landers, diretor de gestão do crescimento na CBIZ MHM, o oitavo maior provedor de serviços de contabilidade e Negócios do país. Estas incluem: conhecimentos especializados altamente qualificados ou executivos., Por exemplo, você pode não precisar pagar o salário de um CFO, mas você poderia ter uma pessoa de nível CFO para vir algumas vezes por mês para fornecer análises financeiras e garantir que o contador está lidando bem com os livros, diz Landers.tarefas altamente repetitivas. As contas a pagar, o registo de dados e o inventário de envio podem ser incluídos nesta categoria.conhecimento especializado. “Um exemplo pode ser o Suporte de TI para seu sistema de contabilidade ou sua rede”, diz Landers., “Você pode não ser capaz de pagar ou precisar de uma pessoa de TI em tempo integral, e é mais fácil mudar para um fornecedor terceirizado com o conjunto de habilidades certas como o seu IT precisa mudar.”
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encontrar os empreiteiros certos
Antes de entregar as rédeas, certifique-se de que está trabalhando com o parceiro certo. Enquanto a tecnologia torna muito mais fácil do que antes encontrar fornecedores de terceirização capazes e confiáveis, o processo de seleção ainda é de vital importância., Um bom ponto de partida é a sua própria rede; pergunte a outros empresários ou ao seu contabilista, advogado ou banqueiro se eles podem recomendar um provedor que oferece os serviços que você precisa. Redes Online como o LinkedIn e o Twitter tornam mais fácil expandir suas redes pessoais e pedir recomendações.na ausência de uma boa recomendação de um amigo ou conhecido, existem outras opções. Thomas located outsource providers by placing ads on a work-at-home website and by submiting requests for proposals to professional trade organizations., Lanzalotto diz que enquanto as Câmaras de comércio locais geralmente não podem recomendar um provedor sobre outro, uma associação profissional ou grupo de comércio muitas vezes recomendará o parceiro certo para suas necessidades.vários serviços online, como oDesk, BidModo e eLance, servem como mercados virtuais para empreiteiros e proprietários de empresas se conectarem e iniciarem relações de trabalho. Jack Groetzinger, co-fundador de SeatGeek.,com, uma empresa baseada em Manhattan que prevê preços de bilhetes para eventos desportivos e musicais, trabalha regularmente com empreiteiros através de oDesk para recolher fotografias e recolher dados sobre o preço dos bilhetes. Junto com uma equipe de sete funcionários a tempo inteiro, SeatGeek agora trabalha com empreiteiros espalhados das Filipinas para Pine Bluff, Ark. e Aurora, Colo. Ao contratar freelancers, Groetzinger diz que ele presta mais atenção ao feedback que eles receberam de outros empregadores.,”encontrar o fornecedor certo significa ter acesso às informações certas sobre os potenciais empreiteiros”, diz Zack Fuentes, CEO da BidModo. Sites de terceirização geralmente permitem que você veja como os clientes anteriores avaliaram o trabalho de potenciais fornecedores, bem como perfis detalhados dos fornecedores.a chave para identificar o CONTRATANTE certo é saber exatamente o que você está procurando.,
“primeiro identifique exatamente quais métricas de desempenho são importantes para cada tarefa que deseja terceirizar”, diz Resnick. “Alguns fornecedores de terceirização se concentram na velocidade à custa da qualidade ou vice-versa. Isto é bom, desde que haja uma boa correspondência entre o que o pequeno negócio quer e o que o especializado em. Mas muitas pequenas empresas não percebem que existem grandes diferenças entre os fornecedores de terceirização e selecionam os errados. Uma conversa aberta e clara com potenciais empreiteiros sobre estas métricas de desempenho chave é essencial.,”
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fazendo com que funcione
depois de ter encontrado um provedor, o seu trabalho ainda não acabou. Mesmo depois de verificar as referências, “não tenha medo de colocar um pouco de tempo extra criando um contrato específico que define exatamente o que o desempenho é esperado”, diz Resnick. “Use incentivos para motivar o terceirizado a se concentrar no que é mais importante para você, em vez de suas próprias preferências ou suas suposições sobre o que você quer.,”
comunique suas expectativas e os passos incluídos no trabalho claramente; nunca assuma que os empreiteiros estão pensando o que você está pensando. “Quando há um problema , sou muitas vezes o culpado, porque as minhas instruções podem não ter sido claras o suficiente”, diz Jeremy Belcher, proprietário da FoxyMelody.com, que contratou vários empreiteiros através de eLance. “É muito importante que os requisitos e expectativas sejam definidos no início, e que nada seja deixado à suposição.,”
mesmo quando você declara claramente suas expectativas,” haverá uma curva de aprendizagem do lado do provedor”, acrescenta Belcher. “Aguenta-te. O Provedor vai melhorar, e você terá a liberdade de se concentrar em tarefas mais importantes.”
Sua responsabilidade final como um terceirizado bem sucedido é recuar, abandonar o controle, e permitir que seus novos membros da equipe para fazer o trabalho que você os contratou para fazer. “Você precisa de alguma confiança”, diz Resnick., “Se você estiver indo para microgerir todo o seu outsourcing, a economia na atenção de gestão e tempo que é todo o ponto de outsourcing é perdido.”
Se você está acostumado a fazer tudo sozinho, considere delegar a gestão de relações de outsourcing para outro membro de sua equipe de gestão, um movimento que pode ajudá-lo a deixar ir, de acordo com Resnick.
“It’s less about logistics and entirely about mindset,” Walsh acrescenta. “Muitos proprietários têm orgulho em ter o mundo nos seus ombros e toda a sua organização enterrada na sua mente., Saber que o seu negócio é crítico, mas manter-se indispensável é imprudente e pouco escalável. Perceba que remover-se de operações de baixo nível é o investimento mais inteligente que você pode fazer no sucesso de longo prazo de seu negócio.”
pesando os custos vs. os benefícios
contando o custo
então o que você pode esperar para pagar um contratante para permitir que você se elevar acima de tarefas diárias e construir um negócio melhor? Depende do tipo de trabalho que você está comprando, o nível de habilidade e localização de seu provedor, e suas próprias preferências.,
Por exemplo, Groetzinger de SeatGeek diz que através de sites de contratação online, você pode encontrar empreiteiros em países em desenvolvimento que trabalharão por menos de US $1 por hora. Enquanto empreiteiros sediados nos EUA provavelmente vão exigir taxas mais elevadas, eles podem ser menores em áreas rurais do que em cidades metropolitanas onde o custo de vida é maior.
“‘you get what you pay for’ is true, wherever you go in the world,” Walsh diz. “Pague sempre a alguém o que vale, independentemente da localização, mas contabilizando e alavancando diferenças de moeda que muitas vezes funcionam a seu favor. resultados de valor durante horas., Se não tiver o resultado que precisa, não importa quanto tempo o seu empreiteiro passou pelo caminho. Considere acordos distintos baseados em tarefas, enquanto você está avaliando novos provedores, e transição para um retentor de custo fixo, uma vez que você está confiante em sua capacidade de entregar consistentemente.”
enfrentar os desafios
enquanto o outsourcing pode produzir grandes vantagens para uma pequena empresa, não é sem desafios. Se você optar por trabalhar com provedores offshore, barreiras linguísticas e fusos horários podem ser difíceis de lidar., No entanto, Walsh diz que focar em tornar suas próprias comunicações claras pode ajudar a superar a confusão para aqueles que não são falantes nativos de Inglês. E” os fusos horários criam mais oportunidades do que inconveniências, pois você pode estender suas horas produtivas entregando tarefas a alguém durante o seu dia de trabalho”, diz Walsh. “Atribua uma tarefa à noite, e desperta para encontrá-la completa e esperando por você.”
assim como quando você contrata um novo empregado, há riscos de segurança envolvidos ao entregar tarefas a um fornecedor terceirizado., “O desafio é terceirizar a funcionalidade de forma segura, de uma forma que não coloque em risco as informações pessoais dos funcionários ou os dados dos clientes”, diz Jonathan Gossels, presidente da SystemExperts, uma empresa de consultoria de segurança e conformidade.se os contratantes estão a tratar dos dados do cartão de crédito, o Gossels recomenda a revisão da Declaração de Conformidade padrão de segurança dos dados do sector dos cartões de pagamento; se estão a tratar da informação sobre saúde ou benefícios, revê a declaração de conformidade do HIPAA. Para um sentido geral da política e práticas de segurança do CONTRATANTE, reveja sua declaração de Conformidade ISO 27002.,
“O passo mais importante que um empresário pode dar para proteger os seus dados é apenas fornecer ao prestador de serviços subcontratado os dados mínimos absolutamente necessários para que o prestador faça o seu trabalho”, diz Gossels.Thomas, Assistente de escritório pequeno, descobriu a importância de proteger os dados dos clientes quando um de seus assistentes virtuais contratados roubou um cliente de Thomas para seu próprio negócio de assistente virtual., Agora, ao invés de trabalhar diretamente com clientes, os empreiteiros de Thomas se comunicam com eles anonimamente através do sistema online da empresa e a própria Thomas serve como o único contato com o cliente.
colher os benefícios
Embora haja riscos, a terceirização finalmente oferece grandes vantagens aos proprietários de negócios. O processo permite que você construa uma equipe de profissionais qualificados sem adicionar as despesas de funcionários a tempo inteiro, e para evitar ficar atolado com tarefas que podem ser concluídas sem a sua atenção, diz Sparks., É uma estratégia acessível e comprovada para crescer o seu negócio sem deixá-lo tomar conta da sua vida.”entregar o trabalho obriga-o a considerar objetivamente, impiedosamente e sistematicamente as suas atividades e os passos dados para realizá-las”, diz Walsh. “Definir um processo descarta a ineficiência.”
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