świat, w którym żyjemy, nie jest chaotyczny . Aby prawidłowo funkcjonować, stosuje pewne zasady do wielu różnych rzeczy i systemów. A w każdym systemie istnieje struktura, bez której nie będzie istnieć jako uporządkowany zbiór.
Zarządzanie projektami jest zdecydowanie skomplikowaną strukturą, w której jego elementy powinny istnieć w porządku i być kontrolowane przez reguły., Te ostatnie z kolei mogą mieć mniej lub bardziej krytyczne znaczenie dla kompletności i sukcesu projektu.
co jest uważane za sukces? Oczywiście oznacza to zwrot kosztów i długoterminowe perspektywy biznesowe.
Jakie są te zasady? Jest ich wielu. W tym artykule porozmawiamy o jednym krytycznym pojęciu, które nazywa się zakresem projektu.
Co To jest zakres projektu?
zakres projektu to pewna praca, która ma być wykonana w celu uzyskania efektu końcowego (jako produkt, usługa) z określonymi funkcjami i funkcjami.,
dlatego menedżer musi mieć jasne zrozumienie wszystkich granic, zasobów, kosztów, celów, zadań i rezultatów projektu, aby odnieść sukces.
w przeciwnym razie jest skazany od początku. I nie ma różnicy, jakiego rodzaju metodologia jest używana jako plan zarządzania zakresem jest koniecznością od samego początku w każdej branży lub sferze: IT, budownictwo, projektowanie, marketing( na przykład jako zabezpieczenie marketingowe), Edukacja itp.,
według raportu PMI Pulse of the Profession, 37% projektów zawodzi tylko dlatego, że od początku nie było zdefiniowanych celów projektu.
pisemne potwierdzenie wszystkich wyników, które mają zostać osiągnięte, a także wszystkie założenia i ograniczenia są zawarte w deklaracji zakresu.
dlaczego menedżerowie potrzebują określenia zakresu projektu?
przede wszystkim zawiera szczegółowe informacje o głównych celach i rezultatach oraz wyjaśnia, co nie zostanie zrealizowane (co jest w zakresie i poza nim).,
dobrze napisana deklaracja zakresu w zarządzaniu projektami obsługuje nieprzewidziane zmiany i ułatwia obsługę projektu.
Ogólnie rzecz biorąc, następujące elementy są zawarte w dobrze skomponowanym oświadczeniu o zakresie projektu:
- uzasadnienie
potrzeba biznesowa, którą dotyczy projekt., Mówiąc wprost, powody, dla których projekt jest tworzony. Ważne jest, aby interesariusze rozumieli uzasadnienie projektu.
- opis produktu
Ta sekcja zawiera wszystkie znane cechy wyniku, produktu, usługi, która zostanie wyprodukowana.
- kryteria akceptacji
obejmują one warunki, które powinny być spełnione przed akceptacją rezultatów projektu.
- rezultaty (lub cele)
oto, co faktycznie zostanie wytworzone (wynik, produkt, usługa). Jest to ważna kwestia do uzgodnienia dla zainteresowanych stron.,
- wykluczenia
oświadczenia lub jakiekolwiek elementy nie zawarte w projekcie. Pomagają one uniknąć pełzania zakresu w zarządzaniu projektami.
- ograniczenia
są to wszelkie ograniczenia, przed którymi stoi projekt z różnych powodów: zasobów, finansowania itp.
- założenia
czynniki te przynoszą pewną niepewność, która wprowadza ryzyko do projektu. Muszą być dokładnie analizowane w celu zminimalizowania tych zagrożeń. Wszystkie zainteresowane strony powinny być tego świadome.,
- kosztorysy
w tej sekcji opisano kosztorysy potrzebne do ukończenia projektu. Na samym początku mogą być nieznane, ale ważne jest, aby uzyskać dokładne koszty.
przykłady zakresu projektu
wszystkie dane wejściowe powinny być zwięzłe i jasne – będą stanowić zrozumienie i całą koncepcję. Jest to klucz do sukcesu w zarządzaniu projektami.
oto zły przykład zakresu.
firma chce rozszerzyć swoją obecność na rynku w kraju., Nowe sklepy powinny być otwierane przez pewien czas.
co jest jasne z tego zadania? Prawie nic poza ogólnymi słowami. Ponadto brakuje w nim informacji zgodnie z inteligentną techniką wyznaczania celów.
A oto dobry przykład planowania zakresu w zarządzaniu projektami.
firma chce rozszerzyć swoją obecność na 10 kolejnych miast (zostaną one określone w zadaniu) w kraju, aby zwiększyć zysk o 10%. Pierwszym z nich będzie miasto X z następującym kierunkiem na zachód kraju. Firma wymaga zaangażowanej siły roboczej., Projekt potrzebuje około 1 000 000 $ i powinien zakończyć się w ciągu 12 miesięcy.
Dlaczego jest to dobry przykład zakresu prac? Istnieją konkretne cechy i kierunki zgodne z inteligentnymi celami: wzrost zysku (konkretny) o 10% (mierzalny); firma otworzy 10 kolejnych sklepów (osiągalnych) w określonych miejscach z zaangażowaną siłą roboczą i szacunkami kosztów (odpowiedni); określony czas (terminowy).,
zakres prac dla kierownika projektu
spośród wszystkich innych ról i obowiązków, odnoszący sukcesy menedżer musi wcześniej wyjaśnić i udokumentować wszystkie ważne punkty zakresu. We współpracy z zespołem i interesariuszami tworzy ścieżkę do określenia i zrozumienia, co i kiedy należy zrobić, aby zakończyć projekt.
aby odnieść sukces, menedżer musi zdefiniować pytania dotyczące zakresu projektu.
typowe pytania dotyczące zakresu projektu
- jakie są cele?,
mogą być umieszczone w zdaniu lub dwóch, które pokazują informacje o wynikach do osiągnięcia. Jeśli w trakcie procesu pojawią się jakiekolwiek pytania, należy je odnieść do tego punktu.
- jakie są rezultaty?
bez zdefiniowania (na wczesnych etapach) tego, co będzie produkowane, menedżer nie może kontynuować implementacji.
- jaki jest termin?
Czas jest prawdziwym wyzwaniem, zwłaszcza gdy nie jest zdefiniowany i udokumentowany.
- jakie są ograniczenia?
menedżer powinien wiedzieć wszystko o środowisku biznesowym, w którym istnieje jego projekt., Ograniczenia te mogą mieć charakter prawny, handlowy lub rynkowy.
- jakie założenia mogą przynieść ryzyko?
na te pytania należy odpowiedzieć i zająć się jak najwcześniej, aby uniknąć problemów między stronami.
- kto zatwierdza ostateczny wynik?
ważne jest, aby wiedzieć, kto jest decydentem. Byłoby wspaniale, gdyby była to jedna osoba. Szukanie tej osoby czasami może być prawdziwym bólem. Ale po dokonaniu tego, menedżer znajdzie zadanie znacznie łatwiejsze.,
zakres projektu i wykresy Gantta
zakres projektów nie może być trudne i trudne, gdy menedżer używa narzędzi, które okazały się skuteczne dla setek projektów. Jest ich wiele, więc każdy może wybrać ten, który spełni wszystkie wymagania.
jednak jednym z najwygodniejszych narzędzi do pracy z zakresem projektu jest wykres Gantta.,
oprogramowanie ganttpro online Gantt chart to skuteczny sposób na zaplanowanie wszystkiego od zera. Ma przyjazny interfejs i zaawansowane funkcje.
Ten Kreator wykresów Gantta daje wyraźną wizualnie atrakcyjną strukturę wszystkich szczegółów projektu, a także celów od samego początku.
z GanttPRO, można łatwo zdefiniować:
- Deliverables.
- początkowe kroki, prace w toku, zadania do wykonania i wiele innych.,
- ramy czasowe dla całego projektu i każdego zadania.
- kamienie milowe.
- decydenci.
ponadto za pomocą kilku kliknięć możesz udostępnić swój projekt interesariuszom lub innym stronom trzecim. Z GanttPRO, można wygenerować dwa rodzaje linków: statyczne (nie są dostępne dalsze zmiany) i dynamiczne (zawsze pokazuje aktualny postęp). Dzięki temu będziesz w stanie w każdej chwili informować interesariuszy.,
ponadto, dla szybkiego startu, GanttPRO umożliwia wybór już istniejących darmowych szablonów wykresów Gantta lub nawet tworzenie własnych.
czy musisz wiedzieć, jak dokładnie GanttPRO może Ci pomóc? Obejrzyj ten przegląd, aby uzyskać wskazówkę.
Leave a Reply