Il mondo in cui viviamo non è caotico. Per funzionare correttamente, applica alcune regole a una grande varietà di cose e sistemi. E in qualsiasi sistema, c’è una struttura senza la quale non esisterà come un insieme ordinato.
La gestione del progetto è sicuramente una struttura complicata in cui i suoi elementi dovrebbero esistere in ordine ed essere controllati da regole., Questi ultimi, a loro volta, possono essere più o meno critici per un progetto completo e di successo.
Che cosa è considerato un successo? Naturalmente, implica il recupero dei costi e prospettive di business a lungo termine.
Quali sono queste regole? Ce ne sono molti. In questo articolo, parleremo di una nozione critica che si chiama ambito del progetto.
Qual è l’ambito del progetto?
Ambito del progetto è un certo lavoro che deve essere fatto per fornire un risultato finale (come prodotto, servizio) con caratteristiche e funzioni specificate.,
Pertanto, un manager deve avere una chiara comprensione di tutti i confini, le risorse, i costi, gli obiettivi, le attività e i risultati finali per un progetto di successo.
Altrimenti, è condannato fin dall’inizio. E non c’è differenza che tipo di metodologia viene utilizzata come piano di gestione dell’ambito è un must fin dall’inizio in qualsiasi settore o sfera: IT, costruzione, design, marketing (ad esempio, come garanzia di marketing), istruzione, ecc.,
Secondo il rapporto Pulse of the Profession di PMI, il 37% dei progetti fallisce solo perché non c’erano obiettivi di progetto definiti fin dall’inizio.
Una conferma scritta di tutti i risultati che devono essere raggiunti così come tutte le ipotesi e i vincoli sono inclusi in una dichiarazione di ambito.
Perché i manager hanno bisogno di una dichiarazione di ambito del progetto?
Prima di tutto, include informazioni dettagliate sui principali obiettivi e risultati finali e chiarisce cosa non verrà consegnato (cosa è dentro e fuori dall’ambito).,
In secondo luogo, in forma scritta, riflette tutti i punti in cui le parti interessate e il team raggiungono un accordo.
Una dichiarazione di ambito ben scritta nella gestione del progetto gestisce cambiamenti imprevisti e rende più facile gestire un progetto.
Generalmente, i seguenti elementi sono inclusi in una dichiarazione di ambito del progetto ben composta:
- Giustificazione
Una necessità aziendale che un progetto affronta., Semplicemente dicendo, motivi per cui il progetto è stato creato. È di grande importanza che le parti interessate comprendano la giustificazione del progetto.
- Descrizione del prodotto
Questa sezione include tutte le caratteristiche note di un risultato, prodotto, servizio che verrà prodotto.
- Criteri di accettazione
Includono le condizioni che devono essere soddisfatte prima dell’accettazione dei risultati del progetto.
- Deliverables (o objectives)
Questo è ciò che verrà effettivamente prodotto (risultato, prodotto, servizio). Si tratta di un punto importante da concordare per le parti interessate.,
- Esclusioni
Dichiarazioni o qualsiasi elemento non incluso in un progetto. Aiutano ad evitare lo scorrimento dell’ambito nella gestione del progetto.
- Vincoli
Queste sono le limitazioni che un progetto deve affrontare a causa di vari motivi: risorse, finanziamenti, ecc.
- Ipotesi
Questi fattori portano una certa incertezza che introduce il rischio per un progetto. Devono essere attentamente analizzati al fine di ridurre al minimo tali rischi. Tutte le parti interessate dovrebbero esserne consapevoli.,
- Stime dei costi
Questa sezione descrive le stime necessarie per completare un progetto. All’inizio, possono essere sconosciuti, ma è fondamentale ottenere costi accurati.
Esempi dello scopo di un progetto
Tutti gli input dovrebbero essere concisi e chiari – formeranno la comprensione e l’intero concetto. Questa è una chiave per la portata di successo nella gestione del progetto.
Ecco un cattivo esempio di scope.
Un’azienda vuole diffondere la propria presenza sul mercato nel paese., Nuovi negozi dovrebbero essere aperti per un periodo di tempo.
Cosa è chiaro da questa attività? Quasi nulla tranne alcune parole generali. Inoltre, manca di informazioni secondo la tecnica INTELLIGENTE per la definizione degli obiettivi.
Ed ecco un buon esempio di pianificazione dell’ambito nella gestione del progetto.
Una società vuole diffondere la sua presenza su altre 10 città (saranno specificate in un compito) nel paese per aumentare il profitto del 10%. La prima sarà la città X con la seguente direzione ad ovest del paese. Una società richiede una forza lavoro impegnata., Il progetto ha bisogno di circa 1 000 000 $ e dovrebbe concludersi in 12 mesi.
Perché questo è un buon esempio dello scopo del lavoro? Ci sono caratteristiche e indicazioni specifiche in conformità con gli obiettivi INTELLIGENTI: aumento del profitto (specifico) del 10% (misurabile); una società aprirà altri 10 negozi (realizzabili) in luoghi specificati con una forza lavoro impegnata e stime dei costi (rilevanti); periodo di tempo definito (tempestivo).,
Ambito di lavoro per un project manager
Tra tutti gli altri ruoli e responsabilità, un manager di successo deve chiarire e documentare in anticipo tutti i punti importanti dell’ambito. In collaborazione con il team e gli stakeholder, crea un percorso per delineare e capire cosa e quando dovrebbe essere fatto per completare il progetto.
Per avere successo, un manager deve definire le domande di ambito del progetto.
Domande tipiche di scoping del progetto
- Quali sono gli obiettivi?,
Essi possono essere messi in una frase o due che mostrano le informazioni sui risultati da raggiungere. Se si verificano domande nel processo, dovrebbero essere riferite a questo punto.
- Quali sono i risultati finali?
Senza definire (nelle fasi iniziali) ciò che verrà prodotto, un manager non può continuare con l’implementazione.
- Qual è il lasso di tempo?
Il tempo è una vera sfida soprattutto quando non è definito e documentato.
- Quali sono i vincoli?
Un manager dovrebbe sapere tutto sull’ambiente aziendale in cui esiste il suo progetto., Tali vincoli possono essere legali, commerciali o di mercato.
- Quali ipotesi possono comportare rischi?
Queste domande dovrebbero essere risolte e gestite il prima possibile al fine di evitare problemi tra le parti.
- Chi approva il risultato finale?
È fondamentale sapere chi è il decisore. Sarebbe bello se fosse una persona. La ricerca di questa persona a volte può essere un vero dolore. Ma dopo aver fatto questo, un manager avrebbe trovato il compito molto più facile.,
Ambito del progetto e diagrammi di Gantt
I progetti di scoping potrebbero non essere difficili e impegnativi quando un manager utilizza strumenti già dimostrati efficienti per centinaia di progetti. Ce n’è una varietà, quindi chiunque è libero di scegliere quello che soddisferà tutti i requisiti.
Tuttavia, uno degli strumenti più convenienti per lavorare con l’ambito del progetto è un diagramma di Gantt.,
GanttPRO online software grafico Gantt è un modo efficace per ottenere tutto pianificato da zero. Ha un’interfaccia amichevole e potenti funzionalità.
Questo creatore di diagrammi di Gantt fornisce una chiara struttura visivamente accattivante di tutti i dettagli del progetto e degli obiettivi fin dall’inizio.
Con GanttPRO, definirai facilmente:
- Deliverables.
- Passi iniziali, lavori in corso, attività da fare e molti altri.,
- Tempi per l’intero progetto e ogni attività.
- Pietre miliari.
- Modifiche impreviste.
- Decisori.
Inoltre, in pochi clic, puoi condividere il tuo progetto con le parti interessate o qualsiasi altra terza parte. Con GanttPRO, è possibile generare due tipi di collegamenti: statico (non sono disponibili ulteriori modifiche) e dinamico (mostra sempre l’avanzamento corrente). Così, si sarà in grado di mantenere le parti interessate nel ciclo in qualsiasi momento.,
Inoltre, per un avvio rapido, GanttPRO permette di scegliere modelli di Gantt libero già esistenti o si può anche creare il proprio.
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