världen vi lever i är inte kaotisk. För att fungera korrekt tillämpar det vissa regler på ett stort antal saker och system. Och i vilket system som helst finns det en struktur utan vilken den inte kommer att existera som en beställd uppsättning.
Projektledning är definitivt en komplicerad struktur där dess element bör finnas i ordning och kontrolleras av regler., Den senare kan i sin tur vara mer eller mindre kritisk för att ett projekt ska vara komplett och framgångsrikt.
vad anses vara en framgång? Naturligtvis innebär det kostnadstäckning och långsiktiga affärsperspektiv.
vilka är dessa regler? Det finns många av dem. I den här artikeln kommer vi att tala om ett kritiskt begrepp som kallas projektets omfattning.
Vad är projektets omfattning?
projektets omfattning är ett visst arbete som ska göras för att leverera ett slutresultat (som en produkt, tjänst) med specificerade funktioner och funktioner.,
därför måste en chef ha en tydlig förståelse för alla gränser, resurser, kostnader, mål, uppgifter och resultat för att ett projekt ska lyckas.
annars är det dömt från början. Och det finns ingen skillnad vilken typ av metod som används som en verksamhetsplan är ett måste från början i någon bransch eller sfär: det, konstruktion, design, marknadsföring (till exempel som marknadsföringssäkerheter), utbildning etc.,
enligt PMI: s Pulsrapport misslyckas 37% av projekten bara för att det inte fanns några definierade projektmål från början.
en skriftlig bekräftelse på alla resultat som ska uppnås samt alla antaganden och begränsningar ingår i en omfattning uttalande.
Varför behöver cheferna ett meddelande om projektets omfattning?
först och främst innehåller den detaljerad information om viktiga mål och resultat och klargör vad som inte kommer att levereras (vad är in och utanför tillämpningsområdet).,
För det andra, i skriftlig form, återspeglar det alla punkter där intressenter och laget kommer överens.
en välskriven omfattning i projektledning hanterar oförutsedda förändringar och gör det lättare att hantera ett projekt.
i allmänhet ingår följande element i ett väl sammansatt projektomfattning:
- motivering
ett företag behöver att ett projekt adresserar., Säger bara, varför projektet skapas. Det är av stor betydelse att intressenterna förstår projektets motivering.
- produktbeskrivning
detta avsnitt innehåller alla kända egenskaper hos ett resultat, produkt, tjänst som kommer att produceras.
- acceptanskriterier
de innehåller villkor som bör uppfyllas innan projektleveranserna godkänns.
- Resultat (eller mål)
detta är vad som faktiskt kommer att produceras (resultat, produkt, tjänst). Det är en viktig punkt att komma överens om för intressenterna.,
- undantag
uttalanden eller element som inte ingår i ett projekt. De hjälper till att undvika funktionalitetstillväxt i projektledning.
- begränsningar
det här är några begränsningar som ett projekt står inför på grund av olika orsaker: resurser, finansiering etc.
- antaganden
dessa faktorer ger viss osäkerhet som introducerar risk för ett projekt. De måste analyseras noggrant för att minimera dessa risker. Alla berörda parter bör vara medvetna om dem.,
- kostnadsberäkningar
i det här avsnittet beskrivs de uppskattningar som behövs för att slutföra ett projekt. I början kan de vara okända, men det är viktigt att få exakta kostnader.
exempel på omfattningen av ett projekt
alla ingångar ska vara kortfattade och tydliga – det kommer att bilda förståelse och hela konceptet. Detta är en nyckel för framgångsrik omfattning i projektledning.
här är ett dåligt exempel på omfattning.
ett företag vill sprida sin närvaro på marknaden i landet., Nya butiker bör öppnas under en tidsperiod.
vad framgår av den här uppgiften? Nästan ingenting förutom några allmänna ord. Dessutom saknar den information enligt den smarta tekniken för målsättning.
och här är ett bra exempel på omfattning planering i projektledning.
ett företag vill sprida sin närvaro över 10 fler städer (de kommer att anges i en uppgift) i landet för att öka vinsten med 10%. Den första kommer att vara town X med följande riktning väster om landet. Ett företag kräver en engagerad arbetskraft., Projektet behöver cirka 1 000 000 $ och bör vara över i 12 månader.
Varför är detta ett bra exempel på arbetets omfattning? Det finns specifika funktioner och riktningar i enlighet med smarta mål: ökning av vinst (specifik) med 10% (mätbar); ett företag öppnar 10 fler butiker (uppnåelig) på angivna platser med en engagerad arbetskraft och kostnadsberäkningar (Relevant); bestämd tidsperiod (i tid).,
omfattning av arbetet för en projektledare
bland alla andra roller och ansvarsområden måste en framgångsrik chef rensa upp och dokumentera alla viktiga punkter på förhand. I samarbete med teamet och intressenterna skapar han en väg för att beskriva och förstå vad och när som ska göras för att slutföra projektet.
för att lyckas måste en chef definiera frågor om projektsökning.
typiska projektdoseringsfrågor
- vilka är målen?,
de kan sättas i en mening eller två som visar informationen om resultat som ska uppnås. Om några frågor uppstår i processen bör de hänvisas till denna punkt.
- vilka är resultaten?
utan att definiera (på tidiga stadier) vad som kommer att produceras, kan en chef inte fortsätta med genomförandet.
- vad är tidsramen?
tid är en verklig utmaning, särskilt när den inte definieras och dokumenteras.
- vilka är begränsningarna?
en chef bör veta allt om affärsmiljön där hans projekt finns., Dessa begränsningar kan vara lagliga, kommersiella eller marknadsmässiga.
- vilka antaganden kan medföra risker?
dessa frågor bör besvaras och hanteras så tidigt som möjligt för att undvika eventuella problem mellan parterna.
- vem godkänner slutresultatet?
det är viktigt att veta vem beslutsfattaren är. Det skulle vara bra om det är en person. Att söka efter den här personen kan ibland vara en riktig smärta. Men efter att ha gjort detta skulle en chef hitta uppgiften mycket lättare.,
projektets omfattning och Gantt-diagram
det kan inte vara svårt och svårt att göra Scoping-projekt när en chef använder verktyg som redan visat sig vara effektiva för hundratals projekt. Det finns en mängd av dem, så vem som helst är fri att välja den som uppfyller alla krav.
ett av de mest praktiska verktygen för att arbeta med projektets omfattning är dock ett Gantt-diagram.,
GanttPRO online Gantt diagram programvara är ett effektivt sätt att få allt planerat från början. Den har ett vänligt gränssnitt och kraftfulla funktioner.
denna Gantt diagram maker ger en tydlig visuellt tilltalande struktur av alla projektdetaljer samt mål redan från början.
med GanttPRO kan du enkelt definiera:
- Resultat.
- inledande steg, pågående arbete, att göra uppgifter och många fler.,
- tidsramar för hela projektet och varje uppgift.
- milstolpar.
- oförutsedda förändringar.
- beslutsfattare.
dessutom, på bara några klick, kan du dela ditt projekt med intressenter eller någon annan tredje part. Med GanttPRO kan du skapa två typer av länkar: statisk (inga ytterligare ändringar finns tillgängliga) och dynamisk (visar alltid aktuella framsteg). Således kommer du att kunna hålla intressenter i slingan när som helst.,
För en snabb start kan GanttPRO också välja redan befintliga gratis Gantt-diagrammallar eller du kan till och med skapa din egen.
behöver du veta hur GanttPRO kan hjälpa dig? Titta på denna översikt för att få en ledtråd.
Leave a Reply