de wereld waarin we leven is niet chaotisch. Om goed te functioneren, past het bepaalde regels toe op een grote verscheidenheid aan dingen en systemen. En in elk systeem, is er een structuur zonder welke het niet zal bestaan als een geordende verzameling.
projectbeheer is zeker een ingewikkelde structuur waar de elementen in volgorde moeten bestaan en gecontroleerd moeten worden door regels., Dit laatste kan op zijn beurt min of meer van cruciaal belang zijn om een project compleet en succesvol te maken.
wat wordt als een succes beschouwd? Natuurlijk, het impliceert kostendekking en zakelijke perspectieven op lange termijn.
Wat zijn die regels? Het zijn er veel. In dit artikel, zullen we spreken over een kritische begrip dat heet project scope.
Wat is Projectbereik?
project scope is een bepaald werk dat moet worden gedaan om een eindresultaat te leveren (als een product, dienst) met specifieke kenmerken en functies.,
daarom moet een manager een duidelijk inzicht hebben in alle grenzen, middelen, kosten, doelen, taken en deliverables om een project succesvol te laten zijn.
anders is het vanaf het begin gedoemd. En er is geen verschil wat voor soort methodologie wordt gebruikt als een scope management plan is een must vanaf het allereerste begin in elke industrie of gebied: IT, bouw, ontwerp, marketing (bijvoorbeeld, als marketing onderpand), onderwijs, enz.,
volgens PMI ‘ s Pulse of the Profession report mislukken 37% van de projecten alleen maar omdat er vanaf het begin geen vastgestelde projectdoelstellingen waren.
een schriftelijke bevestiging van alle resultaten die moeten worden bereikt, alsmede alle aannames en beperkingen zijn opgenomen in een scope statement.
Waarom hebben managers een project scope statement nodig?
in de eerste plaats bevat het gedetailleerde informatie over de belangrijkste doelstellingen en resultaten en verduidelijkt het wat niet zal worden bereikt (wat binnen en buiten het toepassingsgebied valt).,
ten tweede, in schriftelijke vorm, weerspiegelt het alle punten waarop belanghebbenden en het team tot overeenstemming komen.
een goed geschreven scope-statement in projectbeheer behandelt onvoorziene wijzigingen en maakt het gemakkelijker om een project af te handelen.
over het algemeen zijn de volgende elementen opgenomen in een goed samengesteld project scope statement:
- rechtvaardiging
een bedrijf heeft een project nodig., Gewoon zeggen, redenen waarom het project wordt gemaakt. Het is van groot belang dat de belanghebbenden de rechtvaardiging van het project begrijpen.
- productbeschrijving
Deze sectie bevat alle bekende kenmerken van een resultaat, product, dienst die zal worden geproduceerd.
- acceptatiecriteria
zij omvatten voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat projectresultaten worden aanvaard.
- Deliverables (or objectives)
Dit is wat daadwerkelijk zal worden geproduceerd (resultaat, product, dienst). Het is een belangrijk punt waarover de belanghebbenden het eens moeten worden.,
- uitsluitingen
Statements of elementen die niet in een project zijn opgenomen. Ze helpen om scope kruipen in projectmanagement te voorkomen.
- beperkingen
Dit zijn alle beperkingen waarmee een project wordt geconfronteerd om verschillende redenen: middelen, financiering, enz.
- aannames
deze factoren brengen enige onzekerheid met zich mee die risico ‘ s met zich meebrengt voor een project. Ze moeten zorgvuldig worden geanalyseerd om die risico ‘ s te minimaliseren. Alle belanghebbenden moeten hiervan op de hoogte zijn.,
- kostenramingen
in dit deel worden de ramingen beschreven die nodig zijn voor de voltooiing van een project. Aan het begin, ze kunnen onbekend zijn, maar het is van cruciaal belang om nauwkeurige kosten te krijgen.
voorbeelden van de reikwijdte van een project
alle input moet beknopt en duidelijk zijn – het zal begrip en het hele concept vormen. Dit is een sleutel voor succesvolle scope in projectmanagement.
hier is een slecht voorbeeld van scope.
een bedrijf wil zijn aanwezigheid op de markt in het land uitbreiden., Nieuwe winkels moeten worden geopend over een periode van tijd.
Wat is duidelijk van deze taak? Bijna niets, behalve wat algemene woorden. Bovendien mist het informatie volgens de slimme techniek voor het stellen van doelen.
en hier is een goed voorbeeld van scope planning in projectmanagement.
een bedrijf wil zijn aanwezigheid spreiden over 10 andere steden (die zullen in een taak worden gespecificeerd) in het land om de winst met 10% te verhogen. De eerste is Stad X met de volgende richting ten westen van het land. Een bedrijf vereist een geëngageerde beroepsbevolking., Het project heeft ongeveer 1 000 000 $ nodig en zou over 12 maanden moeten zijn afgerond.
Waarom is dit een goed voorbeeld van de omvang van het werk? Er zijn specifieke functies en richtingen in overeenstemming met slimme doelen: verhoging van de winst (specifiek) met 10% (meetbaar); een bedrijf zal 10 meer winkels openen (haalbaar) op bepaalde plaatsen met een betrokken arbeidskrachten en kostenramingen (Relevant); bepaalde periode (tijdig).,
reikwijdte van het werk voor een projectmanager
naast alle andere rollen en verantwoordelijkheden moet een succesvolle manager alle belangrijke scope punten van tevoren opruimen en documenteren. In samenwerking met het team en de stakeholders creëert hij een pad voor het schetsen en begrijpen van wat en wanneer er gedaan moet worden om het project te voltooien.
om te slagen, moet een manager projectverkenningsvragen definiëren.
typische projectvragen
- Wat zijn de doelstellingen?,
ze kunnen in een zin of twee worden geplaatst die de informatie over de te bereiken resultaten weergeeft. Als er zich tijdens het proces vragen voordoen, moeten ze naar dit punt worden verwezen.
- Wat zijn de te leveren zaken?
zonder te definiëren (in vroege stadia) wat er geproduceerd zal worden, kan een manager niet doorgaan met de implementatie.
- Wat is het tijdschema?
tijd is een echte uitdaging, vooral wanneer het niet gedefinieerd en gedocumenteerd is.
- Wat zijn de beperkingen?
een manager moet alles weten over de zakelijke omgeving waarin zijn project bestaat., Deze beperkingen kunnen juridisch, commercieel of marktgericht zijn.
- welke aannames kunnen risico ‘ s met zich meebrengen?
deze vragen moeten zo vroeg mogelijk worden beantwoord en behandeld om eventuele problemen tussen partijen te voorkomen.
- wie keurt het eindresultaat goed?
Het is cruciaal om te weten wie de beslisser is. Het zou geweldig zijn als het één persoon is. Het zoeken naar deze persoon kan soms een echte pijn zijn. Maar na dit te hebben gemaakt, zou een manager de taak veel gemakkelijker vinden.,
projectscope en Gantt-diagrammen
Scoping-projecten zijn misschien niet moeilijk en uitdagend wanneer een manager hulpmiddelen gebruikt die al efficiënt bleken te zijn voor honderden projecten. Er is een verscheidenheid van hen, dus iedereen is vrij om degene die aan alle eisen zal voldoen kiezen.
een van de handigste hulpmiddelen om met het projectbereik te werken is echter een Gantt-grafiek.,
ganttpro online Gantt-diagramsoftware is een effectieve manier om alles vanaf nul te plannen. Het heeft een vriendelijke interface en krachtige functies.
Deze Gantt chart maker geeft een duidelijke visueel aantrekkelijke structuur van alle projectdetails en doelen vanaf het begin.
met GanttPRO kunt u eenvoudig definiëren:
- Deliverables.
- Initial steps, work in progress, to-do taken, en nog veel meer.,
- tijdschema ‘ s voor het hele project en elke taak.
- mijlpalen.
- onvoorziene wijzigingen.
- besluitvormers.
Bovendien kunt u in slechts een paar klikken uw project delen met stakeholders of een andere derde partij. Met GanttPRO kunt u twee soorten links genereren: statisch (er zijn geen verdere wijzigingen beschikbaar) en dynamisch (toont altijd de huidige voortgang). Zo kunt u stakeholders op elk moment op de hoogte houden.,
voor een snelle start staat GanttPRO ook toe om al bestaande vrije Gantt-diagramsjablonen te kiezen of u kunt zelfs uw eigen sjablonen maken.
wilt u weten hoe GanttPRO u precies kan helpen? Bekijk dit overzicht om een idee te krijgen.
Leave a Reply