Picture this:
duszna sala konferencyjna w szczycie lata. Gadatliwy Tom brzęczy w kółko o czymś, co nie jest nawet istotne dla danego tematu. To siedem cennych minut w porze lunchu. Twój żołądek zaczyna dudnić. Tykanie zegara na ścianie jest nagle głośniejsze …
…wszyscy tam byliśmy.
niekończące się spotkanie.,
Jeśli martwisz się o sposób spędzania spotkań w Twojej firmie, nie martw się, nie jesteś sam. Według ankiety przeprowadzonej wśród 1000 pracowników biurowych w Wielkiej Brytanii, przeciętny pracownik spędza prawie 11 godzin tygodniowo przygotowując się do 4,4 spotkań i uczestnicząc w nich, a 2,6 z nich uznaje się za niepotrzebne. Ten zmarnowany czas kosztuje brytyjskie firmy aż 191 miliardów funtów rocznie-wyobraź sobie, ile to kosztuje na całym świecie!
musi być lepszy sposób.
w tym artykule pokażemy ci 8 pomysłów na spotkania pracowników, które mogą zapewnić, że twój czas jest zawsze dobrze spędzony!,
treść artykułu
1. Ustaw agendę
wydaje się proste, prawda?
A jednak wszyscy byliśmy na spotkaniu, na którym program był zupełnie nieobecny lub w najlepszym razie bardzo luźny.
jasny program, który obejmuje dokładnie to, co chcesz objąć, i wyniki, które chcesz osiągnąć, mogą pomóc skierować spotkanie we właściwym kierunku i upewnić się, że każdy czas jest dobrze spędzony.,
Jeśli okaże się, że rzeczy oddalają się od Twojego programu, możesz zanotować, aby omówić te kwestie innym razem, zanim wrócisz do tego, co zaplanowałeś.
nie musisz też poświęcać zbyt wiele czasu na swój program. Wystarczy Lista kontrolna.
i ważne jest, aby wszyscy byli tego świadomi. Na Project.co szablon spotkania zespołu jest idealny do tworzenia przestrzeni, w której każdy może być na bieżąco z nadchodzącymi spotkaniami., Możesz zapraszać członków zespołu, dodawać agendę, a nawet tworzyć zadania, które można przypisać odpowiednim osobom i wykonać przed lub po spotkaniu.
największym winowajcą tych spotkań „bez agendy” są cykliczne spotkania. Dzienne lub tygodniowe nadrabianie zaległości. Spotkania „sprzedażowe” lub „marketingowe”.
te spotkania mogą mieć ogromne znaczenie, ale czy wyciągasz z nich jak najwięcej?
nawet przy regularnych spotkaniach nadrabiających zaległości ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co nadrabiasz.,
dobrze zmapowany agenda wysłany do wszystkich dzień wcześniej może zrobić różnicę. Wszystko, co musisz zrobić, to pomyśleć o tym, co wydarzyło się od ostatniego spotkania i porozmawiać o tym, konkretnie. Może to być niedawna kampania w mediach społecznościowych, którą uruchomiłeś lub łapanka nowych klientów w rurociągu sprzedaży.
cokolwiek dyskutujesz, program może pomóc utrzymać sprawy krótko i na bieżąco.
2. Przypisać notatnik
coś, czego wszyscy możemy być winni od czasu do czasu, to zapominanie o naszych spotkaniach, gdy tylko opuścimy salę., Już zmierzamy w kierunku następnej rzeczy.
przypisując notatkę, możesz mieć pewność, że Twoje protokoły ze spotkań są zapisywane i udostępniane zespołowi. W ten sposób każdy ma do czego się odnieść. Notatki mogą być nawet używane do przypominania ludziom o tym, co mają zrobić po spotkaniu.
oczywiście można oczekiwać, że każdy napisze własne notatki – i mogą! Ale dobrą praktyką jest również posiadanie zestawu bezstronnych notatek, które obejmują wszystko, co zostało omówione w sposób rzeczowy.,
aby to zrobić, Przypisz jeden notatnik do nagrywania notatek ze spotkania (mamy szablon, który jest idealny do tego!). To powinno być ich główną rolą na spotkaniu, aby nie rozpraszali się i nie zaniedbywali zadania.,
oto krótki przykład notatek lub minut na spotkanie, w którym omówiono przejście na pracę zdalną:
przejście na pracę zdalną
- zastosowanie mają normalne godziny pracy
- każdy zespół będzie miał poranną odprawę
- Menedżerowie, aby ukończyć raport podsumowujący osiągnięcia dnia
- użyj Slack do natychmiastowej komunikacji
- użyj Zoom do połączeń konferencyjnych i spotkań
jest to bardzo prosty przykład, ale obejmuje podstawy tego, jak powinny wyglądać notatki ze spotkania lub minuty.
3., Pozwól „czas bufora”
chociaż ważne jest, aby upewnić się, że twój czas jest dobrze spędzony, ważne jest również, aby być realistycznym. Nigdy nie będziesz w stanie zaplanować spotkania aż do samej minuty, więc pozwól na trochę „czasu bufora”, gdy sprawy wypadną z toru.
czas bufora jest dokładnie taki, jak brzmi. Jest to krótki czas, który może być używany jako bufor między zadaniami, lub w tym przypadku, tematy spotkań.
jest prawdopodobne, że początek i koniec waszych spotkań będzie najbardziej uciążliwy, podczas gdy wszyscy otrzymają pozdrowienia i pożegnania z drogi., Więc w tym 5 minut lub tak po obu stronach dla chit-chat jak to może pomóc w prognozowaniu czasu trzeba spędzić na innych częściach programu.
4. Przypisanie lidera spotkania
pozwala na czas bufora jest wszystko dobrze i dobrze, ale ważne jest również, aby przypisać lidera spotkania, aby upewnić się, że wszystko wróci na właściwe tory.
W końcu nie chcesz spędzić połowy spotkania rozmawiając o tym, co wszyscy jedli wczoraj na kolację!
wyznaczając lidera spotkania możesz mieć pewność, że twój program jest przestrzegany i że czas jest efektywnie wykorzystywany.,
i nie musi to być rola najwyższego rangą członka personelu w sali, każdy może zostać wyznaczony na lidera spotkania.
możesz wyznaczyć osobę, która jest najbardziej zaangażowana w dany temat, na przykład, jeśli mówisz o sprzedaży, pozwól jednemu z członków zespołu sprzedaży prowadzić spotkanie.
fajnie byłoby też wziąć się za to po kolei i dowiedzieć się, która osoba jest naturalnie najlepsza w prowadzeniu spotkań.
5. Wyślij e-mail z obserwacją
oprócz zapisywania protokołów ze spotkań, pomaga również wysłać e-mail z obserwacją do Twojego zespołu., Powinno to służyć jako przypomnienie o tym, co zostało omówione i może również obejmować pewne punkty działania dla różnych członków zespołu.
oto przykład użycia tego samego tematu spotkania, którego użyliśmy powyżej:
jak widać, ten e-mail szybko podsumowuje ważne punkty spotkania, podaje Punkty Akcji i ustawia datę spotkania.następne spotkanie. Proste, ale skuteczne!,
wysyłanie takiego e-maila jest dobrym sposobem na zapewnienie dobrze spędzonego czasu, ponieważ zapewnia, że punkty akcji zostaną ukończone przed następnym spotkaniem.
Bez e-maila możesz sprawić, że pracownicy zapomną o tym, co mają robić i spowodują opóźnienia lub wąskie gardła na następnym spotkaniu.
6. Wypróbuj lightning jams
do tej pory omawialiśmy pomysły, które mogą ulepszyć twoje obecne spotkania – ale co powiesz na nowy sposób na wspólne spotkania?
poznaj lightning jams!
Lightning jams może pomóc Twojemu zespołowi w szybszym podejmowaniu decyzji., I są całkiem zabawne.
wszyscy w pokoju otrzymują stos notatek post-it I zapraszają do spisania jak największej liczby problemów, problemów lub po prostu tematów dyskusji, które mogą w 4 minuty.
prowadzący spotkanie powinien działać tutaj jako moderator, ustalając czas trwania ćwiczeń, a także upewniając się, że członkowie zespołu nie naradzają się.
pod koniec czterech minut notatki z post-it są wyświetlane przed wszystkimi (duplikaty można wyrzucić), a następnie każdy członek zespołu otrzymuje 3 lepkie kropki., Mogą użyć tych lepkich kropek, aby głosować na notatki post-it, które uważają za podkreślające trzy najważniejsze kwestie lub tematy.
tematy z największą liczbą głosów to te, na których skupiasz się na spotkaniu.
jest to bardzo uproszczona wersja lightning jams i jest o wiele więcej, które możesz zrobić, aby było to bardziej ćwiczenie czasowe i ustrukturyzowane. Jeśli masz czas, sprawdź ten film, aby dowiedzieć się więcej:
7. Nie siadaj!,
kolejnym ciekawym sposobem na maksymalne wykorzystanie spotkań jest wstanie! Nikt nie lubi stać przez długi czas, a więc spotkania na stojąco są znane jako dość produktywne.
spotkania Stand up są tak produktywne, że zostały wdrożone do niektórych popularnych metod zarządzania projektami, takich jak Scrum.
Plus, daje każdemu przerwę od siedzenia przy biurkach cały dzień!
8., Przetestuj swoją technologię wcześniej
coraz więcej zespołów pracuje obecnie zdalnie, a jeśli tak jest w przypadku Twojego zespołu, pomaga to dać technologii połączeń konferencyjnych używasz trochę jazdy testowej wcześniej w ciągu dnia.
To może być naprawdę frustrujące dla wszystkich, jeśli spotkanie miało rozpocząć się o 10 rano, ale nadal czekasz na Skype Business do pobrania o 10:10!
szybki test łącza spotkania zajmie kilka sekund, a jeśli zauważysz jakiekolwiek błędy, zaoszczędzisz czas wszystkich, naprawiając je przed spotkaniem.,
pomaga również korzystać z Kalendarza Google (lub dowolnej bezpłatnej aplikacji kalendarza), aby zaplanować spotkania. Dzięki Google Calendar możesz wysyłać zaproszenia e-mailowe i dowiedzieć się, kto jest i nie jest dostępny na spotkaniu:
ostatnie myśli
tutaj Project.co szalejemy na punkcie zarządzania czasem! Wierzymy, że prowadzenie udanego biznesu jest absolutnie niezbędne.
podjęliśmy wysiłek, aby stworzyć coś, co naszym zdaniem może zaoszczędzić czas twojej drużyny podczas następnego spotkania., Nasz szablon „spotkanie zespołu” został zaprojektowany, aby pomóc ci zaplanować i usprawnić spotkania z Twoim zespołem.
możesz zaprosić swój zespół, przygotować notatki, dodać pliki, ustawić punkty akcji i wiele więcej – wszystko w ramach jednego prywatnego projektu. Kliknij tutaj, aby wypróbować go za darmo.
Leave a Reply