Immagina questo:
Una sala riunioni soffocante in piena estate. Loquace Tom sta ronzando su e su qualcosa che non è nemmeno rilevante per l’argomento a portata di mano. Sono sette minuti preziosi nell’ora di pranzo. Il tuo stomaco sta iniziando a rombare. Il ticchettio dell’orologio sul muro è improvvisamente più forte
we siamo stati tutti lì.
L’incontro senza fine.,
Se sei preoccupato di come vengono spesi gli incontri nella tua azienda, non preoccuparti, non sei solo. Secondo un sondaggio di 1.000 impiegati in tutto il Regno Unito, il dipendente medio trascorre quasi 11 ore ogni settimana preparando e partecipando a 4,4 riunioni, con 2,6 di quelle riunioni ritenute inutili. Questo tempo sprecato costa alle aziende del Regno Unito un enorme £191 miliardi all’anno-immagina quanto costa in tutto il mondo!
Ci deve essere un modo migliore.
In questo articolo, ti mostreremo 8 idee per riunioni del personale che possono assicurarti che il tuo tempo sia sempre ben speso!,
Contenuto dell’articolo
1. Impostare un ordine del giorno
Sembra semplice, giusto?
Eppure siamo stati tutti a una riunione in cui l’ordine del giorno era completamente assente o, nella migliore delle ipotesi, molto sciolto.
Un ordine del giorno chiaro che va oltre esattamente ciò che si vuole coprire, ei risultati che si desidera raggiungere può aiutare a guidare il vostro incontro nella giusta direzione e assicurarsi che il tempo di tutti è ben speso.,
Se trovi che le cose si stanno allontanando dalla tua agenda, puoi prendere nota per discutere di questi articoli un’altra volta, prima di tornare indietro verso ciò che hai pianificato di discutere.
Non è necessario dedicare troppo tempo alla tua agenda. Basta una lista di controllo a punta di proiettile.
Ed è importante assicurarsi che tutti ne siano consapevoli. Il Project.co team meeting template è perfetto per la creazione di uno spazio dove tutti possono tenersi aggiornati sulle prossime riunioni., Puoi invitare i membri del team, aggiungere la tua agenda e persino creare attività che possono essere assegnate alle persone corrette e attivate prima o dopo la riunione.
Questo più grande colpevole di queste riunioni “senza agenda” sono le riunioni ricorrenti. Il catch up giornalieri o settimanali. Le riunioni vagamente denominate “vendite” o “marketing”.
Questi incontri possono essere della massima importanza, ma stai ottenendo il massimo da loro?
Anche con incontri regolari di recupero è importante sapere esattamente cosa stai recuperando.,
Un’agenda ben mappata inviata a tutti il giorno prima può fare la differenza. Tutto quello che dovete fare è pensare a quello che è successo dal vostro ultimo incontro e parlare di questo, in particolare. Questa potrebbe essere una recente campagna di social media che hai lanciato o una carrellata di nuovi clienti nella tua pipeline di vendita.
Qualunque cosa tu stia discutendo, un ordine del giorno può aiutare a mantenere le cose brevi e in pista.
2. Assegna un bigliettaio
Qualcosa di cui tutti possiamo essere colpevoli di tanto in tanto è dimenticare le nostre riunioni non appena usciamo dalla stanza., Stiamo gia ‘ andando verso la prossima cosa.
Assegnando una nota-taker, è possibile assicurarsi che i minuti della riunione sono annotati e condivisi con il team. In questo modo, ognuno ha qualcosa a cui fare riferimento. Le note possono anche essere utilizzati per ricordare alla gente di ciò che sono tenuti a fare post-incontro.
Naturalmente, ci si aspetta che tutti scrivano le proprie note-e possono! Ma è anche buona pratica avere una serie di note imparziali che coprano tutto ciò che è stato discusso in un modo di fatto.,
Per fare questo, assegnare un note-taker per registrare le note della riunione (abbiamo un modello che è perfetto per questo!). Questo dovrebbe essere il loro ruolo principale per l’incontro in modo che non si distraggano e trascurano il compito.,
Ecco un rapido esempio di note o minuti per una riunione che ha discusso una transizione al lavoro a distanza:
la Transizione al lavoro a distanza
- il Normale orario di lavoro si applica
- Ogni squadra avrà una mattina del check-in
- Manager per completare un fine-del-giorno relazione che sintetizza il giorno successi
- Uso Slack per la comunicazione istantanea
- Utilizzare lo Zoom per le chiamate in conferenza e incontri
Questo è un esempio molto semplice, ma copre le basi di ciò che le note della riunione o minuti dovrebbe essere simile.
3., Consenti ‘ buffer time ‘
Mentre è importante assicurarsi che il tempo sia ben speso, è anche importante essere realistici. Non si sta mai andando ad essere in grado di pianificare una riunione fino al minuto, in modo da consentire per un po ‘di tempo di buffer quando le cose vanno fuori pista.
Il tempo del buffer è esattamente quello che sembra. È un breve lasso di tempo che può essere utilizzato come buffer tra le attività o, in questo caso, gli argomenti delle riunioni.
È probabile che l’inizio e la fine dei tuoi incontri siano i più dirompenti, mentre tutti ricevono saluti e addii., Quindi, tra cui 5 minuti o giù di lì entrambi i lati per chit-chat come questo potrebbe aiutare a prevedere il tempo che dovete spendere su altre parti della vostra agenda.
4. Assegnare un leader della riunione
Consentire il tempo di buffer è tutto bene, ma è anche importante assegnare un leader della riunione per garantire che le cose tornino rapidamente in pista.
Dopo tutto, non vuoi passare metà dell’incontro a parlare di ciò che tutti hanno mangiato per cena ieri sera!
Assegnando un leader della riunione puoi assicurarti che la tua agenda sia seguita e che il tempo sia utilizzato in modo efficace.,
E questo non deve essere il ruolo del membro più anziano del personale nella stanza, chiunque potrebbe essere nominato come leader della riunione.
Si potrebbe nominare la persona che è più coinvolto con l’argomento a portata di mano, per esempio, se si sta parlando di vendite poi lasciare che uno dei vostri membri del team di vendita a guidare la riunione.
Potrebbe anche essere fantastico prenderlo a turno e scoprire quale persona è naturalmente la migliore nelle riunioni principali.
5. Invia un’e-mail di follow-up
Oltre a scrivere i minuti della riunione, aiuta anche a inviare un’e-mail di follow-up al tuo team., Questo dovrebbe servire come promemoria di ciò che è stato discusso e può anche includere alcuni punti di azione per i diversi membri del team.
Ecco un esempio che utilizza lo stesso argomento della riunione che abbiamo usato sopra:
Come puoi vedere, questa e-mail riassume rapidamente i punti importanti della riunione, fornisce alle persone punti di azione e imposta una data prossima riunione. Semplice, ma efficace!,
L’invio di un’e-mail di follow-up come questa è un buon modo per garantire che il tempo sia ben speso perché assicura che i punti di azione siano completati prima della prossima riunione.
Senza un follow-up e-mail, si potrebbe avere membri del personale dimenticare quello che avrebbero dovuto fare e la creazione di ritardi o colli di bottiglia nella prossima riunione.
6. Prova lightning jams
Finora abbiamo discusso di idee che possono migliorare i tuoi incontri attuali, ma che ne dici di un nuovo modo di fare incontri tutti insieme?
Incontra fulmini marmellate!
I fulmini possono aiutare il tuo team a prendere decisioni più veloci., E in realtà sono piuttosto divertenti.
A tutti nella stanza viene data una pila di note post-it e invitati a scrivere quanti più problemi, problemi o semplicemente argomenti di discussione che possono in 4 minuti.
Il leader della riunione dovrebbe agire come moderatore qui, cronometrando l’esercizio e assicurando anche che i membri del team non conferiscano.
Alla fine dei quattro minuti, le note post-it vengono visualizzate davanti a tutti (i duplicati possono essere scartati) e quindi ogni membro del team riceve 3 punti appiccicosi., Possono usare questi punti appiccicosi per votare sul post-it osserva che si sentono evidenziare le tre questioni o argomenti più importanti.
Gli argomenti con il maggior numero di voti sono quelli su cui ti concentri per la riunione.
Questa è una versione molto semplificata di lightning jams e c’è molto di più che puoi fare per renderlo più un esercizio cronometrato e strutturato. Se hai tempo, guarda questo video per saperne di più:
7. Non sederti!,
Un altro modo interessante per ottenere il massimo dalle vostre riunioni è quello di alzarsi in piedi! A nessuno piace stare in piedi per lunghi periodi e così alzarsi riunioni sono noti per essere molto produttivo.
Le riunioni in piedi sono così produttive che sono state effettivamente implementate in alcune metodologie di gestione dei progetti popolari, come Scrum.
Inoltre, dà a tutti una pausa dalla seduta alle loro scrivanie tutto il giorno!
8., Metti alla prova la tua tecnologia in anticipo
Sempre più team stanno lavorando in remoto in questi giorni, e se questo è il caso per la tua squadra, allora aiuta a dare la tecnologia di chiamata in conferenza che stai usando un piccolo test-drive all’inizio della giornata.
Può essere davvero frustrante per tutti se la riunione doveva iniziare alle 10 del mattino, ma stai ancora aspettando il download di Skype Business alle 10:10!
Un test rapido del link riunione ci vorranno secondi, e se lo fai individuare eventuali errori, allora hai salvato il tempo di tutti fissandoli prima della riunione.,
Aiuta anche a utilizzare Google Calendar (o qualsiasi applicazione calendario gratuito) per pianificare le riunioni. Con Google Calendar, è possibile inviare e-mail e invita a scoprire chi è e non è disponibile per l’incontro:
considerazioni Finali
Qui a Progetto.co siamo pazzi per la gestione del tempo! Crediamo che sia assolutamente vitale per la gestione di un business di successo.
Siamo andati allo sforzo di fare qualcosa che pensiamo possa salvare il tempo della tua squadra quando si tratta del tuo prossimo incontro., Il nostro modello ‘Team Meeting’ è stato progettato per aiutarti a pianificare e migliorare le riunioni che hai con il tuo team.
Puoi invitare il tuo team, preparare le tue note, aggiungere file, impostare punti azione e molto altro ancora – tutto all’interno di un progetto privato. Clicca qui per provarlo gratuitamente.
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