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夏の高さで息苦しい会議室。 おしゃべりなトムは、手元のトピックにも関連していない何かについて上と上droningされています。 それはあなたの昼食時間に七つの貴重な分です。 あなたの胃がゴロゴロし始めています。 壁の時計のカチカチ音が突然大きくなります…
…私たちはすべてそこにいました。
終わりのない会議。,
あなたのビジネスの会議がどのように費やされているか心配しているなら、心配しないでください、あなたは一人ではありません。 イギリス全土の1,000人のオフィスワーカーの調査によると、平均的な従業員は毎週11時間ほぼ4.4の会議の準備と出席を費やしており、そのうち2.6は不要と考えられています。 この無駄な時間は、英国の企業になんと191億円の費用がかかります–ちょうどそれが世界的にどのくらいの費用がかかるか想像してみてください！
もっと良い方法があるはずです。
この記事では、私たちはあなたの時間が常によく費やされていることを確認することができます8スタッフミーティングのアイデアを,
記事の内容
1. 議題を設定する
右、単純なようですか？
そして、まだ私たちはすべての議題が完全に不在であったか、せいぜい、非常に緩い会議に行ってきました。
あなたがカバーしたいものを正確に上に行く明確な議題、そしてあなたが達成したい結果は、正しい方向にあなたの会議を操縦し、すべての人の時間,
物事があなたの議題から離れていることがわかった場合は、議論する予定のものに向かって戻ってステアリングする前に、それらの項目を別の
あなたも、あなたの議題にあまりにも多くの時間を費やす必要はありません。 ちょうど箇条書きのチェックリストが行います。
そして、それは誰もがそれを認識していることを確認することが重要です。 このProject.co チーム会議テンプレートは、誰もが今後の会議を最新に保つことができるスペースを作成するのに最適です。, あなたは、チームメンバーを招待あなたの議題を追加し、さらには正しい人に割り当てられ、会議の前または後にactionedできるタスクを作成することができ
これらの”アジェンダレス”会議のこの最大の原因は、定期的な会議です。 毎日または毎週のキャッチアップ。 曖昧に示された’販売’または’マーケティング’会合。
これらの会議は最も重要かもしれませんが、あなたはそれらから最大限のものを得ていますか？
定期的なキャッチアップ会議でも、あなたがキャッチアップしているものを正確に知ることが重要です。,
前日にすべての人に送られた適切にマッピングされた議題は、すべての違いを生むことができます。 だが考えたから前の会議について話が注目する必要があると主張した。 こ最近の社会メディアのキャンペーンで開始またはroundupの新規クライアントに向けて売上パイプライン
あなたが議論しているものは何でも、議題は物事を簡単かつオントラックに保つのに役立ちます。
2. ノートテイカーを割り当てる
私たちが時々罪を犯すことができる何かは、部屋を出るとすぐに私たちの会議を忘れています。, 私たちはすでに次のことに向かって境界しています。
ノートテイカーを割り当てることにより、会議の議事録が確実に書き留められ、チームと共有されるようにすることができます。 そうすれば、誰もが戻って参照する何かを持っています。 ノートは、会議後に何をする必要があるかを人々に思い出させるためにも使用できます。
もちろん、あなたは誰もが自分のノートを書くことを期待しています–そして、彼らはできます！ しかし、実際の方法で議論されたすべてのものをカバーする公平なメモのセットを持つことも良い習慣です。,
これを行うには、会議のノートを記録するために一つのノートテイカーを割り当てます（私たちはこれに最適なテンプレートを持っています！). これは、彼らが気を取られ、タスクを無視しないように、会議のための彼らの主な役割であるべきです。,
リモート作業への移行について説明した会議のメモや議事録の簡単な例を次に示します。
リモート作業への移行
- 通常の労働時間が適用されます
- 各チームは朝のチェックインを行います
- マネージャーは、その日の成果をまとめた一日の終わりのレポートを完了します
- インスタントコミュニケーションにSlackを使用します
- 電話会議や会議にZoomを使用します
これは非常に簡単な例ですが、会議のメモまたは議事録がどのように見えるかの基本について説明しています。
3., ‘Buffer time’を許可する
あなたの時間が十分に費やされていることを確認することが重要ですが、現実的であることも重要です。 あなたは非常に分までの会議を計画することができるつもりはありませんので、物事が軌道に乗るときにいくつかの”バッファ時間”を許可します。
バッファ時間はまさにそれがどのように聞こえるかです。 これは、タスク間のバッファとして、またはこの場合、トピックを満たすために使用することができる短い時間です。
あなたの会議の始まりと終わりが最も破壊的になる可能性がありますが、誰もが挨拶と別れを邪魔します。, だから、このようなチットチャットのための5分かそこらのいずれかの側を含むと、あなたがあなたの議題の他の部分に費やさなければならない時
4. 会議リーダーを割り当てる
バッファ時間を許可することはすべて順調ですが、物事が迅速に軌道に戻るように会議リーダーを割り当てることも重要
結局のところ、あなたは誰もが昨夜夕食のために食べたものについて話して会議の半分を過ごすことを望んでいません！
配会のリーダーに確保することができるとの議案が続くことになる時間を有効活用する。,
そして、これは部屋のスタッフの最も年長のメンバーの役割である必要はありません、誰もが会議のリーダーとして任命することができます。
たとえば、営業について話している場合は、営業チームメンバーの一人が会議をリードしましょう。
また、順番にそれを取り、どの人が主要な会議で自然に最高であるかを見つけることは素晴らしいことができます。
5. フォローアップメールを送信する
議事録を書き留めるだけでなく、チームにフォローアップメールを送信するのにも役立ちます。, この成果を最大限活用することを忘れなかったのであっても、アクションポイントの異なる認識が全国的に広まりました。
上記と同じミーティングトピックを使用した例は次のとおりです。
ご覧のとおり、このメールは会議の重要なポイントをすばやく要約し、人々にアクションポイントを与え、次のミーティングの日付を設定します。 シンプルでありながら効果的！,
このようなフォローアップメールを送信することは、アクションポイントが次の会議に先んじて完了することを確認するため、時間が十分に費やされるようにするための良い方法です。
フォローアップメールがなければ、スタッフが何をすべきかを忘れて、次の会議で遅延やボトルネックを作成することができます。
6. Lightning jamsを試してみてください
これまでのところ、現在の会議を強化できるアイデアについて議論しましたが、会議をすべて一緒に行う新しい方法
雷ジャムを満たしています！
Lightning jamsは、チームがより迅速な意思決定を行うのに役立ちます。, 彼らは実際にはかなり楽しいです。
部屋の誰もがポストイットノートの山を与えられ、4分でできる多くの問題、問題、または単に議論のトピックを書き留めるように招待されます。
会議のリーダーは、ここでモデレーターとして行動し、運動のタイミングを計り、チームメンバーが相談しないようにする必要があります。
四分の終わりに、ポストイットノートは全員の前に表示され（重複は破棄することができます）、各チームメンバーに3つの粘着性のドットが与えられます。, 彼らはポストitノートに投票するためにこれらの粘着性のドットを使用することができます。
最も投票の多いトピックは、会議のために焦点を当てたものです。
これはlightning jamsの非常に単純化されたバージョンであり、これを時限と構造化された運動にするためにできることはもっとたくさんあります。 時間があれば、このビデオをチェックしてください。
7. 座るな!,
あなたの会議を最大限に活用するもう一つの興味深い方法は、立ち上がることです！ 誰も長い期間の間立っていることを好まないし、従って会合を立てることはかなり生産的であると知られている。
スタンドアップミーティングは非常に生産的であり、実際にはスクラムなどの一般的なプロジェクト管理手法に実装されています。
さらに、それは誰もが一日中机に座ってから休憩を与えます！
8., あなたの技術を事前にテストしてください
最近、より多くのチームがリモートで作業しています。
会議が午前10時に開始されるはずであったが、Skype Businessが10時10分にダウンロードされるのを待っているのであれば、誰にとっても本当にイライラする
会議リンクのクイックテストには数秒かかり、エラーが見つかった場合は、会議の前にそれらを修正することによって、すべての時間を節約しました。,
また、googleカレンダー（または任意の無料のカレンダーアプリ）を使用して会議をスケジュールするのに役立ちます。 Googleカレンダーを使用すると、電子メールの招待を送信し、会議のために利用できるとされていない人を見つけることができます：
最終的な考え
ここでProject.co 私たちは時間管理に夢中です！ 私達はそれが巧妙なビジネスを動かすことに絶対に重大であることを
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