kép ezt:
egy fülledt tárgyalóterem a nyár magasságában. A beszédes Tom olyan dolgokról beszél, amelyek még a téma szempontjából sem relevánsak. Hét értékes perc az ebédidőbe. Kezd dübörögni a gyomrod. Az óra ketyegése a falon hirtelen hangosabb …
… mindannyian ott voltunk.
a végtelen találkozó.,
Ha aggódik amiatt, hogy az üzleti találkozók hogyan kerülnek elköltésre, ne aggódjon, nem vagy egyedül. Az Egyesült Királyságban dolgozó 1000 irodai dolgozó felmérése szerint az átlagos munkavállaló hetente csaknem 11 órát tölt 4,4 ülésre való felkészüléssel és részvételgel, ezek közül 2,6-ot feleslegesnek tartanak. Ez az elpazarolt idő évente óriási 191 milliárd fontot fizet az Egyesült Királyság vállalkozásainak-képzelje el, mennyibe kerül világszerte!
kell, hogy legyen egy jobb út.
ebben a cikkben megmutatjuk Önnek az 8 személyzeti találkozó ötleteit, amelyek biztosítják, hogy az idő mindig jól töltött!,
cikk tartalma
1. Állítsa be a napirendet
egyszerűnek tűnik, igaz?
és mégis mindannyian egy olyan találkozón voltunk, ahol a napirend teljesen hiányzott, vagy legjobb esetben nagyon laza volt.
egy világos napirendet, hogy megy át, hogy pontosan mit szeretne fedezni, és az eredményeket szeretne elérni segíthet irányítani a találkozó a helyes irányba, és győződjön meg róla, mindenki ideje jól töltött.,
Ha úgy találja, hogy a dolgok távolodnak a napirendtől, jegyezze fel, hogy ezeket a tételeket egy másik alkalommal megvitassa, mielőtt visszatérne arra, amit tervezett megvitatni.
Önnek sem kell túl sok időt töltenie a napirendjén. Csak egy golyós ellenőrzőlista megteszi.
és fontos, hogy mindenki tisztában legyen vele. Az Project.co a team meeting template tökéletes egy olyan hely létrehozásához, ahol mindenki naprakész lehet a közelgő találkozókon., Meghívhatja a csapat tagjait, hozzáadhatja napirendjét, sőt olyan feladatokat is létrehozhat, amelyeket a megfelelő emberekhez lehet hozzárendelni, az ülés előtt vagy után.
ezeknek a “napirend nélküli” találkozóknak ez a legnagyobb bűnösje ismétlődő találkozók. A napi vagy heti felzárkózás. Az “értékesítés” vagy a “marketing” találkozók homályosan elnevezett.
ezek a találkozók rendkívül fontosak lehetnek, de a lehető legtöbbet hozza ki belőlük?
még a rendszeres felzárkózási találkozókkal is fontos tudni, hogy pontosan mi a felzárkózás.,
egy jól leképezett Napirend, amelyet az előző nap mindenkinek elküldtek, mindent megváltoztathat. Csak arra kell gondolnod, hogy mi történt az utolsó találkozód óta, és erről konkrétan beszélni. Ez lehet egy nemrégiben elindított közösségi média kampány, vagy új ügyfelek köre az értékesítési folyamatban.
bármit is tárgyalsz, egy napirend segíthet a dolgok rövid és nyomon követésében.
2. Rendeljen egy jegyzetelő
valami mindannyian bűnös időről időre elfelejti a találkozók, amint elhagyjuk a szobát., Már a következő felé tartunk.
egy jegyzetelő hozzárendelésével biztosíthatja, hogy a találkozó jegyzőkönyvei le vannak írva és megoszthatók legyenek a csapattal. Így mindenkinek van valami, amit vissza kell utalnia. A jegyzeteket arra is fel lehet használni, hogy emlékeztessék az embereket arra, hogy mit kell tenniük a találkozó után.
természetesen elvárható, hogy mindenki saját jegyzeteket írjon – és ők is! De ez is jó gyakorlat, hogy van egy sor pártatlan jegyzetek, amely magában foglalja mindazt, amit tárgyalt egy kérdés-of-fact módon.,
ehhez rendeljen hozzá egy jegyzetelőt a találkozó jegyzeteinek rögzítéséhez (van egy sablonunk, amely tökéletes erre!). Ez legyen a fő szerepük a találkozón, hogy ne zavarják el őket, és ne hagyják figyelmen kívül a feladatot.,
Itt egy gyors példa a jegyzeteket vagy perc egy találkozót, hogy tárgyalt átmeneti távoli működik:
Átmenet távoli dolgozik,
- Normál munkaidő alkalmazni
- Minden csapatnak lesz egy reggel bejelentkezés
- a Vezetők, hogy a teljes end-of-day jelentés összefoglalja a nap teljesítmények
- a Laza azonnali kommunikációs
- Zoom Használata a konferencia hívás, találkozókat,
Ez egy nagyon egyszerű példa, de az alapok, amit találkozó jegyzetek vagy perc kell kinéznie.
3., Engedélyezze a “pufferidő”
bár fontos annak biztosítása, hogy az idő jól töltött, az is fontos, hogy reális legyen. Soha nem lesz képes megtervezni egy találkozót egészen a percig, tehát engedélyezzen néhány “pufferidőt”, amikor a dolgok lekerülnek a pályáról.
A pufferidő pontosan az, aminek hangzik. Ez egy rövid ideig, hogy lehet használni, mint egy puffer feladatok között, vagy ebben az esetben, találkozó témák.
valószínű, hogy a találkozók kezdete és vége lesz a leginkább zavaró, miközben mindenki üdvözletet kap, és búcsúzik az útból., Tehát beleértve 5 perc vagy úgy mindkét oldalon chit-chat, mint ez segíthet, hogy előre az időt meg kell tölteni más részein a napirend.
4. Hozzárendelése találkozó vezetője
lehetővé teszi a puffer idő minden rendben van, jó, de az is fontos, hogy rendeljen egy találkozó vezetője, hogy a dolgok újra a pályán gyorsan.
végül is nem akarja a találkozó felét azzal tölteni, hogy arról beszél, amit mindenki vacsorázott tegnap este!
az ülésvezető kijelölésével biztosíthatja, hogy a napirendjét betartsák, és az időt hatékonyan használják.,
és nem kell, hogy ez legyen a vezető beosztású munkatárs szerepe a teremben, bárki kinevezhető a találkozó vezetőjévé.
kijelölheti azt a személyt, aki a leginkább részt vesz a szóban forgó témában, például ha értékesítésről beszél, akkor hagyja, hogy az értékesítési csapat egyik tagja vezesse az ülést.
azt is jó lehet, hogy felváltva, és megtudja, melyik személy természetesen a legjobb vezető találkozókon.
5. Küldj egy nyomon követési e-mailt
amellett, hogy írásban le találkozó perc, ez is segít, hogy küldjön egy nyomon követési e-mailt a csapat., Ennek emlékeztetőnek kell lennie arra, amit megvitattak, és tartalmazhat néhány cselekvési pontot a csapat különböző tagjai számára.
Itt egy példa ugyanazt a találkozó témája voltunk fent:
Mint látható, ez az e-mail gyorsan összefoglalja azokat a legfontosabb pontokat, a találkozó ad az emberek cselekvési pontot, majd beállítja a dátumot a következő találkozót. Egyszerű, mégis hatékony!,
az ilyen nyomon követési e-mail küldése jó módja annak, hogy az idő jól el legyen töltve, mert biztosítja, hogy a cselekvési pontok a következő találkozó előtt befejeződjenek.
nyomon követési e-mail nélkül a személyzet tagjai elfelejthetik, mit kellett volna tenniük, és késéseket vagy szűk keresztmetszeteket hozhatnak létre a következő ülésen.
6. Próbálja lightning jams
eddig már tárgyalt ötleteket, amelyek fokozhatják a jelenlegi találkozók-de mi lenne egy új módja annak, hogy a találkozók együtt?
Ismerje meg a villám dugókat!
a villámlások segíthetnek a csapatnak a gyorsabb döntések meghozatalában., És igazából elég mókásak.
mindenki a szobában kap egy halom post-it jegyzetek és felkérik, hogy írja le annyi probléma, kérdés, vagy egyszerűen témák vita, hogy tudnak 4 perc alatt.
az ülésvezetőnek itt moderátorként kell eljárnia, időzítve a gyakorlatot, valamint gondoskodnia kell arról, hogy a csapattagok ne ruházzanak fel.
a négy perc végén a post-it jegyzetek mindenki előtt megjelennek (a másolatok eldobhatók), majd minden csapattag 3 ragacsos pontot kap., Ezeket a ragacsos pontokat felhasználhatják a poszt szavazására-megjegyzi, hogy úgy érzik, kiemelik a három legfontosabb kérdést vagy témát.
a legtöbb szavazattal rendelkező témák azok, amelyekre a találkozóra összpontosít.
Ez egy nagyon leegyszerűsített változata a lightning jams-nek, és sokkal többet tehetünk azért, hogy ez egy időzített és strukturált gyakorlat legyen. Ha van ideje, nézze meg ezt a videót, hogy többet megtudjon:
7. Ne ülj le!,
egy másik érdekes módja annak, hogy a legtöbbet hozza ki a találkozók, hogy álljon fel! Senki sem szeret hosszú ideig állni, ezért a stand up meetingekről ismert, hogy meglehetősen produktívak.
Stand up ülések annyira produktív valójában, hogy már ténylegesen végre néhány népszerű projekt menedzsment módszerek, mint például Scrum.
plusz, ez ad mindenkinek egy kis szünetet ül az asztalukon egész nap!
8., Tesztelje a tech előre
manapság egyre több csapat dolgozik távolról, és ha ez a helyzet a csapata számára, akkor segít abban, hogy a konferenciahívási technológiát a nap elején egy kis tesztvezetéssel használja.
mindenki számára nagyon frusztráló lehet, ha a találkozónak 10 órakor kellett volna kezdődnie, de még mindig arra vár, hogy a Skype-üzlet 10:10-kor töltse le!
a találkozó linkjének gyors tesztelése másodperceket vesz igénybe, ha bármilyen hibát észlel, akkor mindenki idejét megmentette azáltal, hogy megjavította őket a találkozó előtt.,
segít a Google Naptár (vagy bármely ingyenes naptáralkalmazás) használatának az ülések ütemezéséhez. A Google Calendar segítségével e-mail meghívókat küldhet, hogy megtudja, ki az, és nem érhető el a találkozóra:
végső gondolatok
itt Project.co megőrültünk az időgazdálkodásért! Hisszük, hogy ez feltétlenül létfontosságú, hogy fut egy sikeres üzleti.
mi már elment az erőfeszítés, hogy valamit, hogy úgy gondoljuk, hogy megmentheti a csapat időt, amikor a következő találkozó., A “Team Meeting” sablont úgy tervezték, hogy segítsen megtervezni és javítani a csapatával folytatott találkozókat.
meghívhatja csapatát, elkészítheti jegyzeteit, fájlokat adhat hozzá, cselekvési pontokat állíthat be, és még sok más – mindezt egy privát projekten belül. Kattintson ide, hogy próbálja ki ingyen.
Leave a Reply