8 ideeën voor een personeelsvergadering om ervoor te zorgen dat de tijd goed besteed wordt!

Beeld dit in:

een benauwde vergaderruimte in het hoogtepunt van de zomer. Talkative Tom is drongen op en op over iets dat niet eens relevant is voor het onderwerp bij de hand. Het is zeven kostbare minuten in je lunchpauze. Je maag begint te rommelen. Het tikken van de klok op de muur is plotseling luider…

…we hebben het allemaal meegemaakt.

de eindeloze bijeenkomst.,

Als u zich zorgen maakt over hoe de vergaderingen in uw bedrijf worden besteed, maak u geen zorgen, u bent niet alleen. Volgens een enquête onder 1.000 kantoormedewerkers in het Verenigd Koninkrijk besteedt de gemiddelde werknemer bijna 11 uur per week aan de voorbereiding en het bijwonen van 4,4 vergaderingen, waarvan 2,6 niet nodig wordt geacht. Deze verspilde tijd kost de Britse bedrijven maar liefst 191 miljard pond per jaar – stel je eens voor hoeveel het wereldwijd kost!

er moet een betere manier zijn.

in dit artikel laten we u 8 ideeën zien die ervoor kunnen zorgen dat uw tijd altijd goed besteed wordt!,

1. Een agenda instellen

lijkt eenvoudig, toch?

en toch zijn we allemaal naar een vergadering geweest waar de agenda volledig afwezig was of, op zijn best, erg los.

een duidelijke agenda die precies gaat over wat u wilt behandelen, en de resultaten die u wilt bereiken kan helpen om uw vergadering in de juiste richting te sturen en ervoor te zorgen dat ieders tijd goed wordt besteed.,

Als u merkt dat dingen zich van uw agenda verplaatsen, kunt u een notitie maken om deze punten een andere keer te bespreken, voordat u teruggaat naar wat u van plan bent te bespreken.

u hoeft ook niet te veel tijd aan uw agenda te besteden. Alleen een puntige checklist is genoeg.

en het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen zich hiervan bewust is. Het Project.co team meeting template is perfect voor het creëren van een ruimte waar iedereen op de hoogte kan blijven van komende vergaderingen., U kunt teamleden uitnodigen, uw agenda toevoegen en zelfs taken maken die aan de juiste mensen kunnen worden toegewezen en voor of na de vergadering kunnen worden uitgevoerd.

deze grootste boosdoener van deze ‘agenda-less’ vergaderingen zijn terugkerende vergaderingen. De dagelijkse of wekelijkse inhaalslag. De vaag genoemde ‘sales’ of ‘marketing’ bijeenkomsten.

deze bijeenkomsten kunnen van het grootste belang zijn, maar haalt u er het uiterste uit?

zelfs met regelmatige inhaalbijeenkomsten is het belangrijk om precies te weten wat je inhaalt.,

een goed in kaart gebrachte agenda die de dag ervoor naar iedereen wordt gestuurd, kan het verschil maken. Het enige wat je hoeft te doen is nadenken over wat er gebeurd is sinds je laatste vergadering en daar specifiek over praten. Dit kan een recente social media campagne die u gestart of een roundup van nieuwe klanten in uw sales pipeline.

wat u ook bespreekt, een agenda kan helpen om de zaken kort en op het juiste spoor te houden.

2. Een notitie nemer

toewijzen iets waar we allemaal van tijd tot tijd schuldig aan kunnen zijn, is onze vergaderingen vergeten zodra we de kamer verlaten., We zijn al op weg naar het volgende.

door een notitienemer toe te wijzen, kunt u ervoor zorgen dat uw notulen worden genoteerd en gedeeld met het team. Op die manier heeft iedereen iets om naar terug te verwijzen. De notities kunnen zelfs worden gebruikt om mensen te herinneren aan wat ze na de vergadering moeten doen.

natuurlijk zou je verwachten dat iedereen zijn eigen notities schrijft – en dat kunnen ze! Maar het is ook een goede praktijk om een set onpartijdige notities te hebben die alles omvat wat op een feitelijke manier werd besproken.,

om dit te doen, wijs één notitie-nemer toe om de notities van de vergadering op te nemen (we hebben een sjabloon dat hier perfect voor is!). Dit moet hun belangrijkste rol voor de vergadering, zodat ze niet afgeleid en verwaarlozing van de taak.,

Hier is een voorbeeld van aantekeningen of notulen voor een vergadering die werd gesproken over een overgang naar het werken op afstand:

de Overgang naar werken op afstand

• de Normale werkuren van toepassing
• Elk team zal een ochtend check-in
• Managers om een einde-van-de-dag verslag met een samenvatting van de dag van de prestaties
• Gebruik Slack voor directe communicatie
• Gebruik de Zoom-voor conference calls en meetings

Dit is een heel eenvoudig voorbeeld, maar het heeft betrekking op de basis van wat aantekeningen of notulen eruit moet zien.

3., Sta’ buffer time ‘

toe hoewel het belangrijk is om ervoor te zorgen dat uw tijd goed besteed is, is het ook belangrijk om realistisch te zijn. Je zult nooit in staat zijn om een vergadering tot op de minuut te plannen, dus zorg voor wat ‘buffer tijd’ wanneer dingen van de rails raken.

buffertijd is precies zoals het klinkt. Het is een korte hoeveelheid tijd die kan worden gebruikt als buffer tussen taken, of in dit geval, vergadering onderwerpen.

Het is waarschijnlijk dat het begin en het einde van uw vergaderingen het meest storend zullen zijn, terwijl iedereen groeten en afscheid neemt uit de weg., Dus met inbegrip van 5 minuten of zo beide kanten voor chit-chat als dit kan u helpen om de tijd die je moet besteden aan andere delen van uw agenda voorspellen.

4. Een vergaderleider toewijzen

het toestaan van buffertijd is allemaal goed en wel, maar het is ook belangrijk om een vergaderleider toe te wijzen om ervoor te zorgen dat alles snel weer op de rails komt.

u wilt immers niet de helft van de vergadering doorbrengen met praten over wat iedereen gisteravond gegeten heeft!

door een vergaderleider toe te wijzen kunt u ervoor zorgen dat uw agenda wordt gevolgd en dat de tijd effectief wordt gebruikt.,

en dit hoeft niet de rol te zijn van het hoogste personeelslid in de zaal, iedereen kan worden aangesteld als de vergaderleider.

u kunt de persoon aanwijzen die het meest betrokken is bij het onderwerp in kwestie, bijvoorbeeld, als u het over sales hebt, laat dan een van uw sales teamleden de vergadering leiden.

het zou ook geweldig zijn om het om de beurt te doen en erachter te komen welke persoon natuurlijk het beste is bij het leiden van vergaderingen.

5. Stuur een follow-up e-mail

naast het opschrijven van notulen van vergaderingen, helpt het ook om een follow-up e-mail naar uw team te sturen., Dit moet dienen als een herinnering aan wat werd besproken en kan ook enkele actiepunten voor verschillende teamleden bevatten.

Hier is een voorbeeld dat hetzelfde onderwerp gebruikt als hierboven:

zoals u kunt zien, geeft deze e-mail snel een samenvatting van de belangrijke punten van de vergadering, geeft mensen actiepunten, en stelt een datum voor de volgende vergadering. Eenvoudig, maar toch effectief!,

het versturen van een follow-up e-mail zoals deze is een goede manier om ervoor te zorgen dat de tijd goed besteed wordt, omdat het ervoor zorgt dat de actiepunten zijn voltooid voor de volgende bijeenkomst.

zonder een follow-up e-mail, kunt u medewerkers laten vergeten wat ze moesten doen en vertragingen of knelpunten creëren in de volgende vergadering.

6. Probeer lightning jams

tot nu toe hebben we ideeën besproken die uw huidige vergaderingen kunnen verbeteren – maar hoe zit het met een nieuwe manier om vergaderingen allemaal samen te doen?

ontmoet bliksemstoringen!

Bliksemstoringen kunnen uw team helpen sneller beslissingen te nemen., En ze zijn eigenlijk best leuk.

Iedereen in de kamer krijgt een stapel post-it notities en wordt uitgenodigd om zoveel problemen, problemen of gewoon discussieonderwerpen op te schrijven dat ze in 4 minuten kunnen.

de leider van de vergadering dient hier als moderator op te treden, de oefening te timen en er ook voor te zorgen dat teamleden niet overleggen.

aan het einde van de vier minuten worden de post-it-notities voor iedereen weergegeven (duplicaten kunnen worden weggegooid) en dan krijgt elk teamlid 3 sticky dots., Ze kunnen deze sticky dots gebruiken om te stemmen op de post-it merkt op dat ze het gevoel benadrukken de drie belangrijkste kwesties of onderwerpen.

de onderwerpen met de meeste stemmen zijn de onderwerpen waarop u zich tijdens de vergadering concentreert.

dat is een zeer vereenvoudigde versie van lightning jams en er is veel meer dat je kunt doen om dit meer van een getimede en gestructureerde oefening te maken. Als u tijd hebt, bekijk dan deze video voor meer informatie:

7. Ga niet zitten!,

een andere interessante manier om het meeste uit uw vergaderingen te halen is om op te staan! Niemand houdt ervan om te staan rond voor lange periodes en dus stand up vergaderingen staan bekend als vrij productief te zijn.

Stand up meetings zijn in feite zo productief dat ze zijn geà mplementeerd in een aantal populaire project management methodologieën, zoals Scrum.

Plus, het geeft iedereen een pauze van het zitten aan hun bureau de hele dag!

8., Test uw technologie vooraf

steeds meer teams werken op afstand deze dagen, en als dat het geval is voor uw team dan helpt het om de conference call-technologie die u gebruikt een kleine test-drive eerder op de dag.

Het kan echt frustrerend zijn voor iedereen als de vergadering zou beginnen om 10: 00, maar je wacht nog steeds op Skype Business om te downloaden om 10:10!

een snelle test van de meeting link zal seconden duren, en als je fouten ontdekt dan heb je ieders tijd bespaard door ze voor de vergadering te repareren.,

Het helpt ook om Google Calendar (of een gratis Agenda-app) te gebruiken om uw vergaderingen te plannen. Met Google Calendar kunt u e-mailuitnodigingen versturen en erachter komen wie er wel en niet beschikbaar is voor de vergadering:

laatste gedachten

hier op Project.co we zijn gek op tijdmanagement! Wij geloven dat het absoluut noodzakelijk is om een succesvol bedrijf te runnen.

we hebben ons ingespannen om iets te maken waarvan we denken dat het uw team tijd kan besparen als het gaat om uw volgende bijeenkomst., Ons sjabloon ‘Team Meeting’ is ontworpen om u te helpen bij het plannen en verbeteren van de vergaderingen die u met uw team hebt.

u kunt uw team uitnodigen, uw notities voorbereiden, bestanden toevoegen, actiepunten instellen en nog veel meer – allemaal binnen één privéproject. Klik hier om het gratis uit te proberen.